序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇企業檔案規范化管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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一、全員參與，過程管理是做好企業檔案規范化管理工作的保障

全員參與，過程管理是檔案規范化管理中的一個重要方面。檔案工作涉及到企業的方方面面，文件在形成、流轉、辦理、整理、歸檔的過程中也會涉及到企業的各個環節。比如，企業一個項目的文件，它的形成從項目的立項、調研到預算、招標再到最后的實施，可以說涉及到了這個項目的全部階段。因此，要把檔案意識貫徹落實到每一個環節中去，實行部門立卷責任制，堅持“誰立檔誰整理”的原則，各司其職。全員參與，這樣才能使企業的檔案工作進一步規范化。

二、完善制度，健全機制是企業檔案規范化管理工作的根本

企業應該及時成立相關的檔案管理評估工作領導小組，對檔案的管理情況進行有效的監管和評估。要根據本單位的具體情況實施并修訂符合本單位實際的檔案管理規范機制，如要健全《檔案管理標準》、《檔案分類標準和保管期限》、《檔案管理應急預案》等方面的制度。此外，企業每年還應將檔案工作列入到本年度的發展規劃和計劃中去，不斷完善并健全檔案工作的管理體系，確保檔案工作的領導職責、管理職責和工作職責都能分級分層落實到位，這將會對檔案工作的規范化管理提供切實的保障。

三、常態化管理，規范化實施是企業檔案管理工作的基礎

檔案工作是一個企業開展各項業務和活動的有機組成部分，有著不可或缺的意義，應該采取常態化的方式開展。

1、對各種檔案要及時歸檔，確保檔案的完整性。各種類別和載體的檔案都要在規定的時間內及時歸檔，要按照《歸檔文件整理規則》做好檔案的系統化管理，確保歸檔文件的準確和完整。對到期的檔案要及時進行鑒定，確保檔案利用的有效性。對已到保管期限的檔案要專人進行鑒定，經鑒定后，仍需要保存的檔案要對其重新劃定保管期限，對那些到保管期限也沒有保存價值的檔案，要進行登記造冊，填寫銷毀清冊。對檔案的借閱，要完備手續。借閱檔案要按照規定辦理借閱登記手續，要按時催促歸還。企業要根據每年的檔案借閱情況，編寫好檔案利用效果的登記。此外，檔案的收進、轉出都要進行登記，雙方當面清點，辦理簽字手續。檔案室要保持干凈整潔，沒有雜物，室內面積要能夠滿足檔案工作發展的需要，要留有足夠的存儲空間。檔案柜、檔案架的擺放要做到整齊有序，要擺放文件資料存放的示意圖，以方便查閱。應在每年的年中和年末對所存放的檔案進行全面的清查并及時建立清查記錄。

2、用“關鍵詞”的方式檢索檔案資料，以提高使用效率。

使用“關鍵詞”來代替“主題詞”，可以簡化查找檔案的時間，提高使用效率，也就是說通過從題名或文件主題中歸納出一些體現主題內容的關鍵詞，對其進行標識，等錄入計算機后就可以通過計算機批量處理的功能進行檢索處理。比如，有關廠房基礎建設的文件，有人將它的關鍵詞寫為“基本建設”，有人寫為“基建”，還有人寫成“廠房建設”，在通過計算機調控后可以把關鍵詞統一規范為“基建。”此外，計算機還有一項“活動增加”的功能，可以利用這項功能將那些不規范的詞語和主題詞中詞義相近的進行合并，這樣就解決了用手工標識速度較慢的問題，同時還解決了主題詞中的詞義含量的問題。

3、實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，就是說那些歸檔的文件應該要以本單位形成的文件為主，這是推進檔案規范化管理中的重要一環。這里需要注意三個問題：一是對文件歸檔的時間要把握準確，進行歸檔的文件必須是完成了現階段任務的，沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則會造成檔案管理的混亂和無序。二是要明確文件歸檔的重點，對歸檔文件進行合理的分工，也就是說要在實際工作中將文件和資料區分開來，尤其是要注意那些在內容、形式和作用方面相似的文件資料，要堅持具體問題具體分析，從而減少檔案管理中的重復和冗余，提高檔案使用的效率。三是要有效地保證全宗檔案的完整性。在歸檔工作中要把握好重點，分清主次，保證不該歸檔的文件不要混入其中，該歸檔的文件要及時歸檔而不能散失。這就要求在歸檔立卷中，要將那些具有內在聯系的文件材料放在一個卷中，以確保其對于同一問題處理的全部來龍去脈過程的反映，保證同一問題的完整性，這樣文件歸檔后既完整又有序，可以為檔案管理的規范化奠定堅實的基礎。

四、網絡化和信息化技術是實施企業檔案管理工作的有效手段

現在，計算機技術已普遍應用于各個領域，檔案管理中也需要把計算機技術運用到日常的每個環節中，這樣才能夠更好的提高效率，使得工作的開展越來越便捷。例如，檔案管理中在進行打印文件時，計算機可以自動生成一個序列，按照這個自動生成的序列進行打印就會大大的減少文件歸檔的工作量，充分發揮計算機技術的優勢，能夠有效減少人員的工作量，大幅度提升工作效率。

在大多數企業中，檔案管理人員通常還都是靠著一臺電腦和相關的軟件來完成工作，這樣的工作方式已經越來越無法滿足日益發展的社會對于檔案管理的要求。如果檔案管理手段落后，就會給檔案管理工作帶來負面的影響，因為目前社會的發展對檔案使用的需求正日益增加，落后的管理方式就無法滿足這種需求。在科技急速發展和普及的今天，數字化和網絡化的技術對于檔案管理工作也已經形成了很大的沖擊，這就要求在檔案管理工作中要改變以往落后的工作方式。在數字化的影響下，原來檔案的那種可視記錄的識別型正在被機器識別的代碼型也就是電子檔案所取代。而檔案管理的模式也正在發生著極大的改變，由最初傳統的手工模式轉變到單機數據管理的模式、網絡信息管理的模式再到知識管理的模式，管理模式的這些變化必然要引起相關的管理程序和手段的轉變。因此，檔案管理人員就要根據電子檔案的特點，對傳統的手工檔案的管理程序進行必要的調整。在檔案整理過程中，管理人員要充分利用計算機技術等現代科技手段，增強數字化檔案的存儲，將自動化和信息化的管理方式貫徹到檔案管理中的每一個環節中，從而實現檔案管理的高效和精確。此外，還要加強對于電子文件的管理和研究，可以建立一些電子文件中心和電子數據系統平臺等使得檔案管理工作充分實現現代化管理模式。

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關鍵詞：干部檔案；規范管理；人事制度

隨著我國城市化進程不斷深入發展，企業人事管理的重要性日益凸顯，筆者在結合自身多年實踐的基礎上，從以下幾個角度對于干部檔案規范化管理相關問題進行探討，以期能夠提升我國人事管理水平。

一、提升干部檔案規范化宣傳水平

干部檔案的規范化管理在企業的整體人事工作當中意義重大，而干部檔案規范化管理首先需要從宣傳人手，各個單位應當認識到干部檔案規范化宣傳的重要性，提升工作人員的檔案意識。將干部的檔案規范化管理作為日常重點行政工作推行，為干部的檔案相關工作提供合理的制度支撐、人力保障和資金支撐。與此同時，也應當重視檔案管理相關人員的責任意識培養，提升其服務意識，進而進行干部檔案規范化的相關宣傳。提升干部檔案規范化的宣傳，應當將干部檔案管理與人才培養模式形結合，兩者共同推動企業的人事工作順暢發展。近年來，由于人事改革的深入推動，干部檔案的管理意識所有下降，因此應當通過提升干部檔案規范化的渠道，深入進行干部檔案的規范化管理。

二、建立健全干部檔案規范化管理制度

干部檔案管理工作，是一項長期并且復雜的工作，涉及到企業的人事制度、行政制度以及員工管理原則等等，主要包括干部檔案的收集、整理以及保存和查閱等工作。想要提升干部檔案管理的規范性，就應當建立健全干部檔案的規范化管理，建立管理制度的基礎應當是我國的《檔案法》，進而進行工作相關條例的細化和適用性研究，保障工作有法可依、有法必依，進行規范化的管理。通過建立責任制度、人員安排制度、考勤制度、獎懲制度等一系列制度，推動檔案管理效率的提升，進而保障干部檔案的規范化管理。

三、嚴格保障干部檔案的真實性

干部檔案的真實性是保障干部檔案規范化的管理的重要環節，這首先需要從材料準入人手，認真鑒別干部材料的真偽，在進行干部檔案收集后，應當在組織相關專業人員對于材料的真實性進行鑒別，保障匯報內容的真實性和準確性。一旦發現錯誤信息立即進行登記匯報，保障干部檔案的真實性。

除此以外，還應當認識到材料審查的價值，工作人員進行初步材料真實性審查后，還應當根據材料的不同用途對于材料進行分類整理，對于過度重復或者已經過期的資料進行清理，保障檔案的有效性和真實性。保障材料的完整性，在進行干部的檔案篩選的過程中，往往比較容易出現材料缺失的問題，需要工作人員進行仔細核對，及時查漏補缺，發現材料中的問題，及時通知干部本人或者相關單位將真實的材料補充完整。

四、科學進行干部檔案排序分類工作

干部檔案的真實性得到保障以后，干部檔案規范化管理的重點就在于對干部檔案進行科學分類排序工作，保障干部當你管理的條理性和整體性。一方面，需要重視干部檔案的排序工作，需要將干部檔案進行精確分類，根據入職年份、部門、黨派等項目進行分類保管，進行規范化保存保障在借閱時能夠快速準確的得到相關材料；另一方面，對于干部檔案進行合理的排序，合理排序對于工作效率有著很好的提升，通常而言，干部檔案的排序可以通過時間順序、重要程度順序、更新材料時間順序等等方式進行排序，無論排序的方式如何，都需要對于項目進行明晰目錄的編寫，尤其對于材料內容比較繁雜的檔案，更需要進行目錄的撰寫以提升材料查詢借閱的效率，進而提升人事工作的效率。

五、謹慎進行干部檔案規范化核對后入庫

在進行檔案的歸檔排序后，進行企業相關人員的檔案進一步整理，需要反復核對材料的數量、準確程度和相關聯系方式，確認信息準確無誤后將其根據相關的目錄的進行裝訂，裝訂完成后，在檔案的封面上進行信息的編輯，負責人姓名、檔案號碼以及聯系方式，進而完成整個干部檔案規范化管理工作。推動我國干部檔案規范化借閱模式管理，需要建立起借閱實名登記制度，嚴格進行借閱制度的落實，審核借閱人的身份和借閱目的，執行合理的借閱手續，保障檔案檔案和個人信息的準確性和機密性。

與此同時，也應當重視干部檔案的跟蹤管理工作，進行借閱期間需要認識到期限的限制，工作人員在管理期限內應當對于檔案進行嚴格跟蹤管理，一旦到期立即進行檔案的催回工作，保障檔案的安全和機密性，保障企業的干部檔案能夠及時準確地歸檔。

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隨著我國經濟的高速發展。我國的人們對社會的要求也是越來越高，這也使得人們對關于自己的身心健康的東西是越來也在乎，其中首當其沖的就是對我國的旅游行業的發展水平要求也是不斷的提高。而隨著我國醫社會文明的不斷提高和科學信息技術的不斷發展，我國的全民旅游的思維已經逐漸得到人們的認可，這也使得我國的旅游行業檔案的管理在旅游行業健康發展中占據的地位越是越來越大。近年來，隨著我國的旅游行業政策的全面實施，以及人們物質生活的逐漸提高，使的我國的旅游行業范圍擴大同時，旅游行業的參與人數劇增，這就勢必導致我國旅游行業檔案大量產生。不僅如此，由于我旅游行業檔案管理對象具有廣泛性和我國的旅游行業人員具有流動性等特點，這為旅游行業檔案工作帶來更大的難度，必須對旅游行業檔案加以規范化管理，這也是我國旅游行業發展的需要

一、我國的旅游行業檔案管理的現狀和問題

（一）我國旅游行業檔案管理的現狀

我國的旅游行業檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進展的不同步。由于地域經濟的發展問題，我國在各地的旅游行業進程不統一，同時由于經濟地域的問題我國各地區的旅游行業人員的旅游行業檔案管理的素養不高，以致于在旅游行業檔案管理的工作進展是沒有達到同步平衡的。其二就是旅游行業檔案缺乏規范統一的管理。由于對旅游行業檔案的認識不高，導致有些地區仍把旅游行業的檔案管理當做旅游中的附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對旅游行業的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對旅游行業檔案的管理工作不重視不規范，這也就是的對旅游行業的管理手段和條件也比較落后。

（二）我國的旅游行業檔案規范化管理存在的問題

從目前我國的旅游行業檔案檔案的管理要進行規范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的旅游行業檔案規范化管理建設的艱巨性和復雜性認識不夠。我國由于幅員遼闊，旅游資源眾多，使得旅游行業檔案的管理的規范化首要的就是任務繁多，涉及面廣，這需要多個部門的共同參與和建設而且這也關乎各個部門的利益。其次那就是我國的旅游行業政策制度的制定和實施過多依賴于信息化管理系統，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進安全的計算機系統來支撐，這對于規范化的管理還是有影響的。最后那就是從業旅游行業檔案的人員素質不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對旅游行業檔案的規范化管理有重大的影響。

二、我國的旅游行業檔案管理的規范化的四個方面

我國的旅游行業檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的旅游行業檔案規范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個方面來對我國的旅游行業檔案規范化管理作一個簡單分析和闡述：

第一，對旅游行業檔案進行信息化管理。對我國的旅游行業檔案信息化那就是要利用計算機的數據庫技術、數據壓縮技術以及高速掃描技術等現代的技術手段，將我國的紙質的傳統介質的旅游行業檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進行管理，這樣在能形成系統組織成具有有序結構的電子檔案信息庫同時也能做到不依賴于計算機信息庫，這樣又能做到旅游行業檔案的現代化管理模式，而做到旅游行業檔案管理的規范化。

第二，明確旅游行業檔案職責任務，強化旅游行業檔案管理業務建設。要建立我國的全民旅游行業檔案這是一件極其復雜的工作，而且這項工作的質量水平的也關系著我國的旅游行業檔案價值作用。因此，我國的政府以及旅游行業的相關單位必須運用科學的原則和方法，強化對相關單位對我國的的旅游行業檔案工作的監管，而能夠為我國的旅游行業檔案工作服務以及為我國的和諧社會建設提供業務保障。這也就是說在旅游行業檔案管理上，首先那就要明確我國的旅游行業檔案的職責的任務，其次就是強化我國的旅游行業檔案管理業務的建設，去做到旅游行業檔案管理的規范化。

第三，堅持面向“三個服務”，做好旅游行業檔案的管理和利用。所謂的三個堅持服務那就是第一要堅持為旅行社和旅客服務。這是作為旅游行業檔案規范管理的核心，做到這個才是檔案管理的意義。第二堅持那就是為決策服務。這是旅游行業檔案的重要作用之一，這也是檔案規范管的重要點。第三那就是堅持為旅游行業的穩健運行服務。這個是旅游行業檔案管理的根本任務，所以，要堅持這三個服務，做好我國的旅游行業檔案管理和利用，也只有做到這個才能算是真正的做到了旅游行業檔案的規范化。

第四，加強設備的建設，提高從業人員的素質。旅游行業檔案的管理歸根結底還是由人和設備兩個重要點構成。為此，首先我國的旅游行業中檔案的管理部門在旅游行業檔案的設施配置要完備的建設，這也是我國的旅游行業檔案管理現代化的重要基礎。其次，那就是由于我國的旅游行業檔案工作其專業性強而且對旅游行業的業務要求高特點，所以，在我國的旅游行業工作方面，那么就應該要加強我國的旅游行業檔案人員隊伍的素質的培養，也就是要注意搞好我國旅游行業從業人員培訓，增強旅游行業檔案管理道德干部隊伍的整體素質，以適應我國日漸昌盛的旅游行業檔案管理的新的要求

三、結術語

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以建立“兩個體系”為目標，推進檔案資源和管理網絡建設

大力推進以各級各類檔案館為主、以各級基層檔案室為輔、以農村村級和城市社區建檔為基礎的檔案管理網絡建設，大力推進以豐富檔案館（室）藏為內容的檔案資源建設，全面構建“兩個體系”。依法調整檔案進館范圍，將應接收進館的檔案全部接收進館，打造館藏內容豐富、結構優化、特色鮮明、服務人民群眾的現代檔案館。貫徹執行國家檔案局第8號令，在6月底以前全面完成機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的修訂、報審工作，把機關履行主要職能、重大活動、重大事件形成的文件材料、電子文件和涉及人的各種載體的檔案納入歸檔范圍。建立和完善農業農村和城市社區檔案工作，廣泛開展 “雙百示范點”（即建立一百個村級建檔示范點和一百個城市社區建檔示范點）創建活動，鞏固和提高村級建檔率與社區建檔率。

以服務民生為重點，增強服務大局的能力

認真做好全省國有企業改制檔案處置工作，把檔案處置納入國有資產與產權變動工作內容。推行企業檔案管理規范化，引導民營企業建立和完善檔案工作，把現有的經濟開發區檔案工作聯系點建成規范化管理示范點。幫助基層農村做好村民檔案、現代農業生產與經營、農村經營承包與流轉、社會保障、基礎設施建設與文化建設、村務公開與民主管理等的建檔與管理，在村民較為集中、農民較為富裕的鄉（鎮），探索村檔鄉（鎮）管理方式。加強和規范城市街道、社區檔案室建設，指導社區建立健全城市低保戶、“零就業”家庭、住房困難家庭、殘疾人等方面的檔案，鞏固和提高城市社區建檔率。加強對勞動和社會保障、民政、醫療衛生、土地征用、城市拆遷、移民安置等政府公共服務部門檔案工作的監督指導，確保各類民生檔案的完整、安全和有效利用。加強對省重點工程檔案工作的監督、檢查與指導，抓好重點工程檔案的登記、人員培訓、現場指導、跟蹤服務和項目檔案驗收工作。制定貫徹執行《國家科技重大專項檔案管理規定》的實施意見，配合省環保局抓好全省污染源普查檔案管理的規范管理，做好檔案開放審查和檔案編研工作，組織開展形式多樣的檔案文化活動，開發制作高品位的檔案文化產品，積極主動地承辦和參與黨委、政府的大型紀念活動。

以依法治檔為依托，營造良好發展平臺

加強地方檔案法規建設，各設區市全部制定和頒布與《江西省檔案管理條例》相配套的地方檔案法規。建立健全檔案執法檢查工作長效機制，聯合有關部門認真做好社會保障和勞動就業等民生工程檔案執法檢查，制定或修訂相關規范化文件，依法查處違法案件。對全省檔案登記工作進行檢查驗收，科學分析登記情況，提出加強檔案資源建設的對策和意見。深入開展各種形式的檔案法制宣傳活動，充分發揮社會大眾傳媒和檔案信息網站的窗口作用，提高全社會檔案法治意識，讓更多的人了解、關心、支持檔案工作，共同為檔案事業又好又快發展營造一個良好環境。

以規范化管理為手段，強化檔案業務和基礎設施建設

按照國家檔案局關于檔案事業發展綜合評估體系內容的有關要求，對各設區市檔案局（館）進行年度工作考評。組織推廣機關文件材料歸檔整理年度檢查制度，把貫徹執行國家檔案局第8號令、文件材料整理歸檔、檔案登記、現行已公開文件報送、檔案安全保管和有效利用等工作納入機關年度檢查內容。大力開展檔案工作規范化管理活動，省、市級機關要加強對下屬單位和全系統檔案工作的業務指導，把下屬單位及系統檔案工作規范化管理納入本單位、本系統年度工作考核內容。大中專院校、科技事業單位和各級各類檔案館要以檔案工作規范化管理上等級為目標，促進檔案基礎業務工作、檔案信息化建設和檔案信息開發利用。各設區市機關檔案工作規范化管理達標單位要完成10~15家，企事業單位要完成3~5家，縣級機關要完成3~5家。以文明城市測評活動為契機，大力推進檔案館的規范化管理。每個設區市要力爭有一個縣級檔案館達到省一級館水平，縣級館要有四分之一達到規范化管理等級，有條件的要積極爭創國家級檔案館。按照《檔案館建筑設計規范》和“四位一體”的要求，下力氣解決好檔案館建設問題。已經開始建設的檔案館要嚴格標準確保質量，列入規劃建設的做到盡早開工，沒有列入規劃的要積極爭取列入建設計劃。

以“三庫一站”為抓手，提升檔案服務質量

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[關鍵詞] 會計檔案；科學管理；信息化；規范化

[中圖分類號] F233 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0012- 02

0 引 言

完整的會計檔案不僅可以原原本本地還原出本單位開展經濟活動的歷史畫面。同時，也可以做到重新展示會計工作的實際操作過程，為領導層進行科學決策時提供歷史真實的事實依據。隨著經濟的發展，科學技術不斷進步，我國的會計檔案管理水平取得了令人矚目的成就，但是與國外發達國家相比，仍存在著諸多問題，差距明顯。具體表現在：會計檔案體系科學性、規范性，前瞻性仍然存在不完善的地方，會計檔案管理人員的綜合素質與會計檔案管理之間仍存在差距，領導重視程度不夠，信息化程度仍不完善等。因此，只通過不斷完善會計檔案管理的監督體系，不斷完善自身軟硬件實力，內強素質，才能有效提升會計檔案管理工作水平，為單位可持續發展創造更有利的條件。

1 目前會計檔案管理工作仍存在問題

通過對當前我國會計檔案管理現狀的剖析，不難發現當前會計檔案在管理過程主要存在以下一些問題。

1.1 會計檔案管理制度缺失

在我國隨著大家的共同努力，在會計檔案制度建設方面取得了較大的成績，但是，不得不看到，各個單位之的發展很不平衡，有的單位做得比較完善和健全。但是，也有不少的單位在會計檔案管理制度建設上仍然存在缺失，對會計檔案管理工作的科學化、制度化、規范化造成較大的影響。比如很多單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有做出具體可操作性強的規定。當需要查詢時，很難迅速找到，效率低下，也給后續會計檔案管理人員造成較多不便。

1.2 領導的會計檔案意識不強，對會計檔案工作重視不夠

會計檔案管理是會計常規工作的重要組成部分。由于意識的失位，一個比較長的時間內，單位的領導層，對會計檔案的認識，在主觀意識上出現了偏差，導致一種較為普遍的認識偏失，從思想的深處對會計檔案就存在模糊的認識，那就是會計工作內容僅局限于貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監督等，往往遺漏會計檔案這一環節。由于領導對會計檔案管理工作的重視程度不夠，必定會導致會計工作與會計檔案管理脫節。

1.3 會計檔案管理信息化程度偏低

現代社會是一個信息化和網絡化高速發展的科技型社會，一個單位如果不能做到與時俱進，必然會在發展的道路上被淘汰。眾所周知，傳統的會計檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費，而且，會計檔案管理處于低水平。隨著社會信息化程度的不斷深化，對單位會計檔案管理同樣受到影響，目前，由于各種因素的影響，會計檔案管理信息化程度普遍偏低。

1.4 會計人員綜合素質不高

一個單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲備問題。人才是單位事業發展的核心因素，因此，人才戰略是單位實現可持續發展的核心，必須引起重視。會計檔案的規范化和人才的關系也是十分清楚的一件事情，尤其是在會計檔案管理工作中，目前會計人員綜合素質不高是困擾會計檔案工作可持續發展的核心因素。但是，不得不面對我國會計檔案管理從業人員普遍綜合素質不高這一現實，會計檔案管理人員綜合素質偏差，專業技能的缺乏和安全管理意識淡薄，都造成了檔案信息不全，檔案信息泄露等問題的頻頻發生，也給資金安全造成很多不必要影響。

1.5 會計檔案基礎工作不規范

由于歷史的原因，會計檔案管理人員的素質偏差，根本就沒有檔案工作的基本常識，加上文化水平的局限，和外出培訓機會的缺失，在這種情況下的會計檔案工作只能是材料的無序堆積。會計檔案人員知識所限，會計檔案基本業務能力先天不足。在立卷方面，會計檔案封面內容填寫不全，裝訂不整齊，部分分類、排列不規范，存在目錄不細甚至無目錄等現象極為平常。會計檔案的保管方面，沒有成立綜合檔案室，而是由出納人員兼管，這就違背了行業法規。會計檔案基礎工作不規范，容易造成單位檔案管理上混亂。

2 強化會計檔案規范化管理必須采取有效措施

會計檔案和其他門類的檔案一樣，必須按照規范化要求進行管理。會計檔案工作應順應時代的發展，采取科學的、合理的手段，實現檔案規范化管理。

2.1 會計檔案管理制度的完善

首先必須建章立制，會計檔案管理工作必須依據國家相關法律、法規執行，特別要注意學習并貫徹落實《會計檔案管理辦法》，一切都要以《會計檔案管理辦法》為樣板，層層落實，對照《會計檔案管理辦法》規定的條款自檢、自查，逐一落實。做到科學、合理、合法。同時，具體會計檔案管理機構可根據自身的特點和行業發展規律，必須制訂一套具有本單位特色的、行之有效的會計檔案管理體系，在日常的工作實踐中，及時發現問題，及時解決問題。通過不斷總結經驗，進一步完善企業的會計檔案管理體系。

2.2 統一思想，提高認識，加強對會計檔案工作領導

從現在做起，領導要帶頭學習國家有關檔案方面的法規性文件的學習，提高對檔案工作重要性的認識，必須統一思想，提高認識，加強對會計檔案工作的領導。會計檔案工作不僅不會影響單位會計工作，而且是會計工作的繼續，也是會計工作中不可分離的重要部分，和貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監督等是一個和諧的統一體。

管理層必須摒棄傳統思想的束縛，加強對會計檔案工作的認識，轉變觀念，充分意識到會計檔案管理工作的重要性，盡快把檔案管理納入到會計的日常工作事務中來。統一思想，加強領導，加大對檔案管理的資金投入，使會計檔案管理工作能夠得到快速發展。

2.3 要實現會計檔案管理信息化必須建立信息管理平臺

當今，社會已經發展成信息化和網絡化高速發達的科技型社會，人們都感受到一種無形的壓力，已經感到了緊迫感和危機感。因此，都必須與時俱進，才能有效地避免在發展的道路上被淘汰。各單位必須創造條件建立一個信息化的會計檔案管理平臺，通過局域網、互聯網來加強各部門之間以及與外界之間良好的溝通渠道。通過科技化手段，來實現會計檔案的高效管理。

會計檔案信息化的基礎根植于會計檔案工作的現代化。

（1）事實上從會計基礎工作實現會計電算技術，會計檔案實現信息化才有基礎，如果沒有會計基礎工作的電算化技術，就沒有辦法讓整個會計業務工作形成數字化材料，會計檔案信息化就沒有物質基礎，那么實現會計檔案信息化只能是一句空話。

（2）網絡的普及為會計檔案信息化的實現提供了傳輸工具，否則，會計檔案信息化也是一個美好的想法，不能付諸實現。

（3）檔案機構的軟、硬件環境的改善，網絡軟件的普遍使用，檔案數字化設備的完善，為會計檔案最終實現信息化提供了技術上的保證。

（4）逐步建立檔案管理網站，科學地設計與會計檔案工作相關的網頁，既要做到作為單位宣傳黨和國家關于會計工作的法律法規政策，也可以作為宣傳單位會計檔案工作動態的陣地，又可作為宣傳會計檔案業務知識的窗口，也為今后會計檔案開發利用提供良好的工作平臺。

2.4 加強培訓，提升會計檔案人員的綜合素質

一個單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲備問題。人才是單位事業發展的核心因素，對于會計檔案管理工作人員也例外，要將會計檔案人員在職、在崗不斷地接受新的知識，強化在職繼續教育培訓。使在職在崗職業培訓經常化、常規化、制度化。需要定期進行業務培訓，通過專家授課、專業技能培訓、學習觀摩等學習型活動來提升在職會計檔案人員的職業技能和安全意識。同時領導要加強對會計檔案工作的領導，強化對會計檔案人員的工作檢查與監督，通過制定規章制度，來有效地規范會計檔案工作人員的行為。

2.5 規范會計檔案基礎工作

會計檔案是否能夠按照規范要求進行有效管理，主要取決于會計檔案工作人員的基本素質、工作任務完成所需要的錄入等設備、會計檔案規范化實現各種耗材等。在各個條件得到解決后，會計檔案規范的實現要從以下幾個方面抓好落實。

（1）向檔案規范管理達標單位學習觀摩，借鑒兄弟單位成功的模式指導本單位會計檔案規范化管理實施。

（2）認真學習國家及各省檔案業務主管部門制定的會計檔案規范化管理有關具體標準，一一對照排查，找出問題，提出統籌解決的方式和方法，并通過具體實踐進行改進。

（3）在會計檔案規范管理過程中，要請業務部門的專家前來實地指導，檢查會計檔案工作中可能存在的問題和指出進一步提升會計檔案管理規范水平的意見和建議。會計檔案管理人員必須根據專家提出的不足和缺陷認真進行修正和完善。

只有領導支持和重視會計檔案工作，會計檔案作為本單位服務窗口之一同樣會受重視，檔案管理人員素質大專以上，經常培訓二級單位專職檔案員及各處室的兼職檔案人員的檔案管理知識。調卷都是檔案管理系統電腦檢索，速度快。庫房有密集架、除濕機等。專門有中控室對所有庫房監控，有防盜系統報警器、除濕加濕顯示屏、防火警報器。會計檔案保管和歸檔的要求非常規范，很大程度上提高了檔案管理工作效率，完善了檔案管理體系。

綜上所述，會計檔案規范化管理，是一件綜合性的工作，每一步都需要腳踏實地、一絲不茍地抓好落實，單位會計檔案規范工作才能取得成功。

3 結 語

會計檔案規范化管理是大勢所趨，越來越多的單位對會計檔案規范化管理加強了領導，增強了力量，加大了經費的投入，同時加大了檢查監督的力度，已經為會計檔案規范管理創造了內外部條件。很多單位都在努力盡快配齊會計檔案管理需要的相關的軟、硬件設施，在經費上也給予了充分的保證，配備專職人員或通過在職進修形式來保證綜合素質強，能夠勝任會計檔案規范化管理要求的各項工作的專（兼）職會計檔案管理人員，會計檔案實現規范化管理所必須的各項條件都在不斷完備，采取有效管理措施也已經到位，在為實現本單位會計檔案的規范化管理的道路上前進。

主要參考文獻

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關鍵詞：檔案 信息 規范化 管理 措施

進入信息時代后，我國檔案數量與日俱增，其中，地質行業資料有以地球系統科學為核心的基礎地質研究成果，研究方法，以及圖文地質資料，實物地質資料，圖書文獻等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數據庫、圖集、應用系統、實時數據、科普等方式展示。實現檔案工作規范化管理的根本目標就是要實現檔案保管的系統化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發和利用檔案信息資源，基礎和前提是要實現檔案管理的規范化，這兩者是相輔相成、互相促進的。

1 更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性

要充分做好檔案信息資源的開發利用工作，就必須樹立社會服務觀念和市場經濟觀念。一是要確立主動服務的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產生開發檔案信息資源的強大動力。四是要確立市場觀念。在市場經濟條件下，所有工作都必須以市場需求為導向，并與市場經濟競爭相適應。

2 豐富館藏，深層次開發檔案信息資源

要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的相關規定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經濟和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質量。要逐步擴大檔案信息的開發規模，系統地開發和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經濟活動方面的檔案資料，根據研究成果寫成論文或報告，提供給有關方面作為參考。要針對社會熱點問題開發檔案信息資源，把現實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區的社會經濟發展做貢獻。

3 擴大科技檔案的利用范圍

檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的規定及時進行調整，根據情況適當放寬對部分檔案的限制。特別是科學、經濟、文化、技術等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進科技成果盡快轉化為現實生產力。

3.1 加強網絡環境建設，創新檔案服務手段。加快檔案信息的互聯網絡建設，實現檔案信息的網絡化，以達到資源共享的目的。建立檔案管理部門網站，開展網上利用等相關服務。積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源的數據庫建設，實現檔案信息資源的數據庫化和數字化。

在網上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。

開展在線服務，方便利用者在網上與檔案管理部門進行信息交流，并提供查詢和資信服務。

3.2 加強橫向聯合，實現信息資源共享。在這個高速發展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內的所有文獻部門應當建立一個完整的社會信息系統，建立聯合目錄，形成網絡，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。

3.3 規范新老檔案員的工作交接手續。過去有的單位老檔案員在調換工作時，幾乎不清點收藏檔案數量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規定，最終在整理檔案時無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業務工作的正常開展。為避免今后再發生這類情況，《認證標準》要求新老檔案員在交接工作時，必須當面點清收藏檔案的數量和門類，登記臺賬必須與實物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續，以分清責任（認證時，查近10 年的交接手續）。

4 提高個人業務素質，搞好檔案編研

要實現檔案工作的規范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業務素質。關于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業務知識，可以通過參觀學習和業務培訓等方式逐步提高。檔案工作者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。

檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現代化的發展，越來越多的現代化辦公設備進入了檔案館（室），這些設備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現代化設備，也是檔案工作人員必須學習的知識。

5 結束語

為社會發展提供地學信息和檔案查詢等專項服務，是新時期國家賦予地質調查檔案管理工作的重要職責和使命。作為地質調查機構的專門處室，應該站在的季度上，加強，積極推進，充分挖掘、整合和展示中國地質調查工作的信息資源，為提高地質調查工作服務，提升地質檔案管理和開發利用工作做好支撐。

參考文獻

［1］ 張福玲.淺談檔案規范化管理與信息資源開發利用［J］.當代礦工，2008（10）

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關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理

一、維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。**市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為**市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開**去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到**市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到**社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。**市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

二、社會保險業務規范化管理

在**市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，**市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，**市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。

社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。**市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

三、社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，**市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。

**市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。