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遼寧大學歷史學院， 沈陽 110036

[摘要]高校數字檔案館是學校應用現代信息技術環境下應運而生的新型檔案館。當今的高校機構以及其相應的教育體系越來越與科學技術密切聯系，在信息時代的潮流下，高校數字檔案館是必然趨勢。

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關鍵詞 ]數字檔案館；高校；建設策略；信息技術；數字化

新階段的數字信息技術涉及到社會的各個角落，高校數字檔案館是“數字化校園”的重要組成部分。高校數字檔案館是在現代數字信息網絡技術的基礎上，“利用數字化手段進行存儲，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術進行信息查詢，以高速寬帶通信網絡設施連接到全球各地，并對學校所有檔案資源進行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個利用者的一個基層的學校檔案數字庫。”[1]

近幾年，高等教育改革促使網絡教學的發展。各種課件、網絡課程、視頻教學等現代方式的出現，新的教學方式對數字檔案館的建設有了新的要求，而且高校出現異地辦學、合并辦學和合作辦學的現象，因此一些高校已突破了在空間上相對集中的教學模式和組織構架，促使檔案信息的結構要素也呈現多元化的現象。

一、信息資源建設策略

數字信息資源以計算機技術和多媒體技術為基礎，以數字形式存在的一種計算機處理信息形式。高校建立檔案數據庫，如學生教務系統、校園網信息系統、科研管理系統等，學校的教學、科研、管理等方面的紙質文件及辦公自動化系統中的電子文件甚至是網站網頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學校活動的宣傳報道等都屬于數字信息資源。因此數字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學術成果，都要進行收集、整理和利用。

1.信息資源數字化策略。高校數字檔案館信息資源豐富，比如說學生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設這一過程需要數字化信息生成技術來進行。信息資源數字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應用于傳統檔案的信息資源數字化和文本和多媒體信息的數字化。

2.信息資源存儲策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉換。

3.信息資源共享策略。由于高校數字信息涉校內事務多方面，因此需要全校各個機構的合作來保存數字信息，來實現信息資源的共享，因此建立一個統一的檔案管理系統平臺是建設數字檔案的前提條件。

二、組織與管理協調策略

我國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，各級別類別的檔案機構應具備相應的機構設置與管理職能。而網絡平臺的的廣闊性，并且在存儲容量大具有優勢，因此需要專業的組織與管理，決定了數字檔案館組織與管理的特殊性。

1.組織策略

（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業發展的角度來看，數字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統一的規劃和部署的標準來完善高校檔案行政管理。

（2）組建方式。“高校數字檔案館資源的統一管理、永久保存和有效利用是組建數字檔案館的根本出發點，統一管理取決于標準體系的建設，永久保存主要取決于數字檔案館的技術支撐體系的建設，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度。”從國家檔案事業發全局看，建設高校數字檔案館需要在國家檔案局的統一領導下，依照規定，實行數字化檔案信息的收集、整理、存儲、管理、提供利用、搭建平臺、系統運行維護以及數據組織、數據存儲、數據訪問等技術標準和管理規范，以此形成高校數字檔案館的基礎體系結構。

2.管理策略

建立數字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業務標準。包括標準化與規范化管理、檔案管理自動化、檔案信息管理系統和管理服務體系的建設。

三、技術應用策略

高校數字檔案館的建設與發展，數字資源的組織與存儲等涉及了頂層設計、海量數據存儲、知識數據管理、多媒體數據檢索訪問、數字資源長期保存等專業技術，數字檔案館的順利運行需要大量的先進技術來獲得保障。

1.頂層設計技術與方法

頂層設計是一種體現總體管理過程的設計方法（Top-Down）。頂層設計要求以整個學校的角度考慮用全局視角去設計數字檔案館的方案并實施，并且體現整個數字檔案管理機構的系統性，制定和明確任務目標。頂層設計的全局性與發展性能夠有效保障數字檔案館的建設。

2.海量數據存儲技術

隨著校園數字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲的需求在不斷增強，這不僅需要用海量存儲設備進行存儲備份，更需要提供數字化檔案信息的網絡化服務利用。這就需要借助于網絡的在線存儲技術以獲得更可靠的、更安全的存儲空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲（DAS）技術、網絡附加存儲（NAS）技術、存儲區域網（SAN）技術、內容尋址存儲（CAS）技術。

3.知識管理與數據挖掘技術

隨著高校的發展，校園積累的檔案數據量迅速增長，面對校園檔案館保存的海量數據，需要考慮如何運用數據挖掘技術與知識管理的相關知識，對檔案數據進行分析、整合、挖掘與共享，充分發揮檔案的價值，為高校活動提供知識服務。

4.多媒體數據訪問和檢索技術

多媒體檔案將會逐漸成為高校數字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等。基于內容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數字資源檢索技術，是對多媒體對象的內容及上下文語義環境進行檢索。主要包括三種類型：基于內容的圖像檢索、基于內容的視頻索引、基于內容的音頻檢索。

5.數字資源長期保存技術

高校數字檔案館建設需要對其數字資源的長期保存。數字檔案館的長期保存主要應從應用系統的軟件和網絡存儲的硬件來研究。

6.服務導向體系架構技術

SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務的體系架構，能夠支持系統架構者從面對業務需求的變化，幫助系統架構者站在一個新的高度理解復雜系統的各種組件的開發與功能部署形式，以迅速的方式來架構整個信息系統。基于SOA技術架構高校數字檔案館的關鍵在于提供各種“服務”，即系統中精確定義的、封裝完善的、獨立于其他服務所處環境和狀態的函數。支持多個實體檔案館基于統一的數字檔案館服務平臺來開展現代檔案管理的綜合業務工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在數字檔案館需要解決網絡信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強檔案信息資源安全保障技術的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實性。入侵檢測技術、容災技術、防火墻技術、數字水印技術以及加強對重要數據的備份工作，都是維護信息資源安全的重要措施。

2.人才策略

“數字檔案館的建設和運行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網頁編輯人員、數據處理人員、信息鑒定人員、在線服務人員等，進而打造滿足數字檔案館建設需要的人才隊伍。”所以，首先要培養和引進理論與實踐相結合的知識技術型人才，并且不斷進行檔案信息技術及理論知識的學習與培訓，在整體層次上提高工作人員的素質。

高校數字檔案館則是將學校里的各項事務、教師與學生的檔案資源等材料進行數字化，存于計算機之中，然后再向校園網中，以數字檔案的形式向全校師生甚至是全社會提供查閱利用。如何在信息時代建立一個高層次、專業化、服務型的高校數字檔案館應當值得人們去關注。

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〔關鍵詞〕數字化；檔案館；實施策略

數字化檔案館是檔案信息化的重要組成部分，是未來檔案館的發展方向。構建高校數字化檔案館，能夠實現檔案信息資源的有效利用和共享，最大限度地發揮檔案信息的作用，為學校的改革和發展提供優質服務，是實現高校檔案現代化的必然趨勢。將會給高校檔案工作帶來新的機遇，也給檔案工作者帶來新的挑戰。

1 數字化檔案館要實現的目標

數字化檔案館是在互聯網上形成一個超大規模的高度有序分布的檔案資源庫群，各信息資源庫群通過計算機網絡的聯接和應用軟件的集成，組建成一個超大數字檔案館，使檔案利用者可以在整個網絡上進行信息查詢，沒有時間和空間上的限制；通過對數據有效的組織和挖掘，可以為生產、管理和決策提供必要的依據；通過網絡向政府和社會各界提供優質高效的服務［1］。數字檔案館就要實現館藏數字化、館務自動化、傳輸網絡化、服務在線化和信息共享化。（1）檔案業務流程處理自動化。檔案管理部門用數字化手段對檔案業務流程進行管理，對各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統生成的電子檔案實行網絡監控、接收和歸檔，實現文檔一體化管理。（2）館藏檔案數字化。數字化檔案館將原始文獻信息資源存儲在硬盤、軟盤、光介質之中從而形成各種數據庫，館藏檔案信息只有經過數字化，才能通過計算機和校園網絡實現資源共享。（3）信息傳遞網絡化。在信息資源存儲數字化的基礎上，數字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網絡技術，將檔案信息在網上傳輸，用戶通過網絡實現異地利用，成為互相聯結、互相配合的整體。（4）信息資源共享化。數字化檔案館在充分開發利用館藏資源的同時，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個巨大的信息空間，滿足社會需求，實現真正意義上的信息共享［2］。

2 數字化檔案館建設對高校檔案工作的作用與影響

2.1 數字化檔案館與傳統檔案館相比有著巨大的優勢數字化檔案館通過計算機網絡獲取館藏信息，存儲量大，占用庫房空間小；通過計算機網絡聯接形成一個完整的系統，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對紙質檔案的調卷、查閱，保護了紙質檔案；能夠通過網絡實現信息資源共享；服務質量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。

2.2 構建高校數字化檔案館是國家檔案事業發展的需要隨著高校各項事業的發展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構建高校數字化檔案館有助于國家綜合信息系統的組建，也將極大地增加整個檔案信息系統的功能和與其他信息系統的聯網能力［3］，是我國數字資源建設開發利用的基礎，是加快我國檔案信息化步伐的需要，是國家檔案事業發展的需要。

2.3 數字化檔案館最大限度地發揮館藏檔案的作用

隨著高校檔案信息化建設的推進，學校在教學、科研及管理等方面產生了大量的數字化形態的檔案信息，及時接收各類有保存價值的電子檔案，對檔案信息資源進行有效的數字化處理。對于非保密的檔案信息，利用網絡、傳播、交流，拓寬服務范圍；用戶充分利用網絡與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發揮館藏檔案的作用［4］。

2.4 數字化檔案館對高校檔案工作產生積極的促進作用數字檔案館的獨特形式對信息服務將產生深遠的影響，使檔案管理者的觀念發生了根本性的變革，對檔案管理體系、管理流程、服務方式及信息資源的保護都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設置權限，各部門根據自己的權限范圍收集與本部門相關的檔案信息數據，按照相應的格式傳輸到檔案管理系統數據庫中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務的地位和被重視程度，極大地推動檔案工作的發展。

3 高校數字檔案館建設的具體實施策略

數字檔案館是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，也就意味著對檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。

3.1 高校數字檔案工作

3.1.1 數字化檔案的收集

高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統和網站，每年都產生大量的數字文檔，涉及教學、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統一管理。通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確認有保存價值的電子文件，通過校園網再傳輸到檔案管理系統，通過設計好的程序對其進行自動鑒定，并進入檔案館監控網絡中；對于各部門使用的辦公軟件，產生的非結構化文件也應定期通過網絡移交到檔案館。

3.1.2 數字化檔案的管理

高校數字檔案館要建立檔案管理工作的自動化系統。實行計算機輔助立卷，運用計算機技術對檔案工作的全過程實施自動化管理，其功能涵蓋對檔案的數字化加工和數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數字管理全過程。建立數字檔案設備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。

3.1.3 數字化檔案的利用

高校檔案館通過數字校園平臺，運用自己的網頁和服務器，實現遠距離、快速度、高質量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網上利用工作主要使用高性能的計算機作為WEB服務器，通過校園網開展電子檢索服務，在各高校之間互傳、互換信息；聯機建立用戶使用情況文檔，實現資源共享［5］。

3.2 優化館藏檔案資源結構

3.2.1 館藏檔案數字化

把館藏紙質檔案、實物、聲像、各種基建圖紙全部數字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統數據庫，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲到光盤、磁盤中，上傳到數據庫。

3.2.2 與辦公自動化系統有效接軌

在數字化校園建設過程中，學校各個職能部門相繼建成了辦公自動化系統，這些系統產生的有價值的信息資源通過一個數據接口自動轉入檔案管理系統，檔案管理系統對這些系統中的數據進行采集、處理、分類、加工，實現一體化管理。因此，要建立檔案管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接，形成完整的信息體系［6］。

3.2.3 資源庫建設

檔案資源庫是國家基礎數據庫的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會檔案利用者的基礎。所以必須在規范化的基礎上，投入足夠的人力、物力，建設高質量的資源庫。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數據庫的基礎上，建立相應的數據庫，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數據庫、學生檔案數據庫、教學活動數據庫、重大科研成果檔案數據庫、檔案編研成果數據庫等。

3.2.4 檔案信息結構升級

數字檔案館信息資源不但要達到齊備的門類、一定的數字規模，更要使數字化檔案館資源建設突出重點、層次清晰、不斷充實新的內容。加快信息結構升級、有效提升信息之間的關聯度，滿足用戶需求［7］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關的信息，提供信息服務，實現檔案信息潛在的價值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽二級檔案館，借助校史館開設歷史沿革、學科建設、知名專家、黨建工作、學生活動專題等。二是對館藏檔案信息進行分析、選擇、組織、提煉、加工，進行深層次的開發和挖掘，形成新的信息產品，使檔案信息的服務更具有深度和廣度。三是充分發掘教學、科研特色，廣泛征集校內外、國內外有價值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運用校園網和檔案管理系統進行數據轉換，運用互聯網實現共享。四是加強校內各部門之間、校際之間、學校與社會各界的橫向聯合，形成一個完整的體系，實現信息資源的互補，使信息資源豐富、系統，滿足多層次、全方位的需求。

3.3 數字檔案館個性化服務

3.3.1 加強信息意識

數字檔案館個性化服務就是利用計算機網絡為用戶提供充分的信息服務，滿足其個體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強信息意識，積極主動地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識，敏銳地感受社會信息的變化。努力學習信息知識，提高信息能力，對信息進行監督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準確、可靠。學習計算機技術、網絡技術，具備對檔案信息分析、處理能力。

3.3.2 提高個性化服務水平

數字檔案館以用戶為中心，根據用戶希望的時間和地點滿足其對檔案的信息需求，根據個人的習慣、專業等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能、信息檢索、呼叫中心等方式［8］，為用戶服務。只要通過網絡上的個人電腦就可以成為數字檔案館的服務對象，用戶可以利用檔案館的客戶機進行網上咨詢、發送電子郵件等，自由地查詢網絡上的信息，不受時間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進行跟蹤服務，建立檔案用戶反饋機制，發現不足，提升質量，滿足檔案信息用戶的個性化需求。

3.4 數字檔案信息風險對策

高校數字檔案館建設的目的是將數字檔案信息在網上進行傳輸，實現檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾，解決信息安全問題至關重要。

3.4.1 系統安全對策

采用安全性能較高的操作系統，高性能的服務器、計算機軟件、硬件，高可靠性的數據庫管理系統。

3.4.2 管理安全對策

（1）加強安全保密意識

高校數字化檔案信息的內容涉及高校的教學、科研、管理等各個方面，其中有很多屬于密級材料，因此，檔案工作人員應樹立高度的安全意識，嚴格依據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。

（2）制定相關的制度、標準

結合國家及本地相關的數字檔案文件、結合本部門的實際及數字檔案館的特點，制定相關的制度、標準。例如，數字檔案鑒定、備份制度、數字檔案網絡管理制度、數字檔案管理標準、數據庫標準等。保證制度到位，責任到人，嚴格管理。

（3）侵權風險措施

必須認真采用身份認證，加強用戶使用管理，資源授權管理，保護利用者隱私。只有授權用戶才能按照授權范圍通過客戶端應用程序進行數據處理工作，其他人無法操作系統。采用知識產權相關聲明規避侵權風險，保護知識產權［9］。

3.4.3 技術安全對策

對數字信息進行安全維護，保證數據安全傳輸，未得保護的移動設備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網絡；定期檢查、安全升級、軟件補丁，確保數字化檔案不受惡意侵害；檔案館內部的數據庫和電子文件的局域網要切實與外網實行物理隔離，密鑰管理；在網上提供公開檔案信息服務的，采取防火墻、數據備份等防護措施，檔案館信息系統遭到人為或自然災害時能夠及時有效恢復，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網［10］。通過風險評估、安全檢測、判斷，實現網絡主動防御、主動安全保護。

4 結 語

數字時代，知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，檔案的信息化、現代化也對數字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會發展的目標需要、科技發展的實現可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會效益和經濟效益，數字化檔案館是一項功在當代、利在千秋的偉大事業，時代使然，勢在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強學習，掌握新形勢下檔案工作的業務知識，提高計算機技術、網絡技術水平，以適應數字檔案館建設的需要。

參考文獻

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［4］郭未艾．高校檔案館數字化建設建議［J］．科技信息，2008，29：631．

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［6］祖慶芝．數字檔案館建設［J］．中國檔案，2011，（3）：29．

［7］張東華，姚紅葉．信息生態視閾下數字檔案館信息服務研究［J］．檔案學通訊，2011，（5）：58．

［8］蔣春崗．個性化服務：數字檔案館用戶服務拓展新趨向［J］．檔案，2008，（3）：47-48．

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關鍵詞：高等學校 數字化 檔案館建設

在知識經濟時代，知識將視同物質和能源成為未來社會的最主要資源之一，它決定著一個國家的盛衰和民族的存亡。檔案館是信息資源的聚集地，特別是高校檔案館，其集中了教學、科研、財務、外事、黨政管理、基本建設等各種門類的信息資源，在我國的教育事業乃至知識經濟格局中都有著重要的地位。高校檔案部門作為一個信息服務機構要積極實現檔案館的數字化建設。

所謂“數字化檔案館”是指以數字資源主要采集對象，實施檔案的數字化存儲、管理、維護及提供數字檔案信息的網絡傳輸、利用服務，并架構于一個完整的標準化體系基礎之上的檔案館。它是傳統檔案館的延伸，是傳統檔案館利用現代化信息技術獲得自身發展的產物。只有實現信息存儲數字化、信息資源共享化、信息傳播網絡化及提供利用多元化，才能最大限度地發揮檔案的作用，為學校的改革和發展提供優質的服務。

一、必要性與可能性

1.必要性

實體檔案館在發展過程因自身固有特性的原因遇到難以回避的問題：

庫存空間不足，需要探求新的存儲技術；

查找利用困難，效率低下，需要尋求新的提供利用手段；

原件利用頻繁，易損毀，需要在提供利用與保護原件之間尋求平衡點；

各機構形成了大量電子文件，檔案館需要對其進行有效的管理與控制。

我校檔案館在整個學校工作中的地位是校史校情的宣傳、展覽，教學、科研成果的展示，學生信息的提供等，是展示學校現代化管理的一個窗口。要創建優勢明顯、特色鮮明的國內知名大學，不僅要求教學、科研一流，服務、保障也應是一流的，數字化檔案館的建設是知名大學創建過程中必不可少的一環。與學校的其他服務機構相比，我校的檔案館建設相對滯后，由于檔案館建設的滯后性，已經或有可能造成危害或不良后果。隨著學生規模和教學、科研業務量的不斷擴大，檔案數量也急病劇嗇，對大量的文書、教學、科研、基建檔案實行數字化管理成為必然。實踐表明，這對節省檔案存放空間，提高檔案查找、檢索、復印效率，實現資源共享以提供教學、科研、服務師生應用等，都起到了積極作用。國內一些知名品牌大學檔案館建設已初有成效，全國很多一流高校在“十一五”期間建設了數字化檔案館，也有很多高校將數字化檔案建設納入了“十二五規劃”如：北京大學：將其館藏檔案進行了數字化，并在網上公布，起到了宣傳校史校情的良好效果；浙江大學：多媒體檔案數據庫已經建立，并可提供網上查詢利用。浙江工業大學：數字化建設已經開展，在其“十二五”規劃中，數字化建設是其主要內容。

2.對于我院數字化檔案館建設的可能性做以下幾點陳述：

檔案館自身建設具有了一定的基礎；

學校整體數字化建設、網絡建設提供了良好的條件；

省內其他學校在數字化檔案館建設中積累了一定的經驗，可為我校建設所借鑒；

數字化檔案館建設是檔案界探討的一個熱點問題，在國內外均有成功的案例，并逐步形成了系統的理論。

二、建設目標與功能定位

總體目標：通過數字化檔案館的建設，實現檔案館管理的現代化、服務的網絡化、信息的開放化，使檔案館成為學校對內服務、對外宣傳的一個窗口。建設多媒體檔案信息資源管理系統，并開發利用好系統的各項應用功能。

具體目標如下：

館藏資源數字化，實現對珍貴檔案的保護。

提供利用網絡化。建立檔案主頁和服務器，實現在校園網內（或Internet）上相關檔案信息的時時查詢與利用。

電子文件管理系統建立，實現電子文件的網上接收與全文管理，建立檔案數字化標準。

三、建設步驟

1.硬件設施的投入

建設數字化檔案館，首先需要相應合理軟硬件資金投入，在先期調研的基礎上，選擇性能和價格比相對高的產品，合理配置相關設備，實現互聯計算機檔案數據的相互共享，在硬件方面包括：

數字化轉換設備：主要有掃描儀、數碼相機、縮微設備；

數字化存儲設備：主要有光盤塔、磁盤陣列或磁帶庫；

接收、查詢利用設備：主要有服務器、打印機、網絡輔助設備、計算機終端。

2.館藏檔案數字化

在進行必要的硬件投入之后，從理論上講，可以開始進行館藏資源的數字化轉換，但考慮到成本效益問題，應該分步驟進行，具體來講可從以下幾個步驟入手：

（1）數字化對象的鑒選

即哪些檔案優先數字化，一般來說，珍貴的檔案、利用率較高的檔案應作為數字化的首選，同時，那些對宣傳校史校情有重要作用的圖片，也應該優先數字化。

（2）數字化轉換

即通過掃描儀、數碼相機等轉換設備進行數字化轉換。在轉換過程中，應從利用的角度考慮分辨率的問題。

（3）數字化存儲

這涉及兩個問題，一是經過數字化轉換的檔案以什么格式進行存儲，是圖像格式還是文本格式；二是對經過數字化轉換的檔案進行著錄，采用什么方式進行著錄，是MARC格式、HTML格式還是XML格式。

在檔案數字化過程中，充分結合檔案數字化建設中的現狀與問題注重檔案數字化網絡工作流程的優化。

館藏資源數字化之后，如果不進行有效的管理、建立數據庫系統，那么數字化也就失去了意義。應該說，館藏資源的數字化與數據庫系統的建立應該是同步的。數據庫系統包括兩部分：一是數據庫，二是數據庫管理系統。

由于學校檔案類型的多樣性，在建立數據庫的過程中，就必須建立多種數據庫，如：教師科研成果數據庫、學生成績數據庫、人事數據庫、基建、設備數據庫等。這些數據庫應考慮到與原有數據庫的兼容問題。

在選擇數據庫軟件的過程中，應考慮到學校自身的狀況，先進性和適用性相結合，對一些數據量較大的數字化檔案應避免如FOXBASE等小型數據庫。同時開發專用軟件，實現軟件技術同步發展。

四、建設關鍵、難點與前瞻

在完成數字化轉換之后，選擇何種存儲格式，將成為一個難點，需要論證。特別是在后期電子文件接收系統建立、完善后，如何將原有的可能是圖像的格式與后來的文本格式進行有機的結合，并且不會造成利用上的障礙，可能是在數字化檔案館建設過程中需要注意的一個問題。

由于學校檔案可能涉及隱私問題、著作權問題等法律問題，因而必須在安全保密問題上采取有效措施，利用權限控制是一個可以采取的手段，但在學校范圍內，這種手段仍有可能失控。

系統建設的成敗關系整個數字化建設的成敗，在系統建設過程中應多方取長補短，注意與學校已有系統的結合，可與軟件公司合作開發，重要的是培養自身的系統建設人才。

目前的大部分數字檔案系統普遍注重的是業務層面的整理功能，利用功能則主要表現在在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計算機上，這樣的數字檔案系統只能算是檔案輔助整理系統。在后期的工程中，應著重使數字檔案系統成為檔案專家系統，增強系統中統計和分析的功能，開拓更為專業、有效、簡便、迅捷的查詢和利用手段，提升數字檔案館的整體水平。

小結

數字化檔案館是檔案館發展的方向，是科學技術特別是信息技術發展對檔案管理的要求。數字化檔案館建設勢在必行。高校有基礎、有能力走在全國數字化檔案館建設的前列，要充分發揮高校的優勢，做好數字化建設工作，為學校發展提供更優質服務。

參考文獻：

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[4]楊秉光，王詠梅.企業數字檔案系統的建設研究——江蘇省電力公司數字檔案系統案例研究.中國檔案，2010.7

篇(4)

關鍵詞：高校檔案；數字化；信息化；檔案管理

如何構建準確、安全、標準化的檔案數據庫，實現檔案現代化管理和數字應用，根據本單位的數據庫建設實際工作，筆者建議，可從以下幾個方面入手：

1 基礎設施現代化

基礎設施主要包括：聯通行業或單位的電腦、打印機、掃描儀、wep等相關信息化辦公設備。這些是信息化的基礎，是檔案數據化建設和發展的必備物質條件。

基礎設施是工具，是為檔案數字化建設和應用服務的。充分利用現代信息技術提供的手段和平臺，改造傳統檔案業務處理模式和方式，從而提升業務的處理效能，提高檔案的利用率，是檔案界所不斷追求的。多年的實踐經驗告訴我們，要想走檔案現代化建設之路，實現檔案數據庫管理應用，就必須要有相應基礎設施。

2 檔案信息電子化

檔案由載體和信息兩部分組成，檔案的本質是信息而不是載體，在建立檔案數據庫前，載體和信息是不可分的。隨著高校辦公自動化的普及，網絡功能的擴大，各部門產生了大量電子檔案，這些電子檔案就是檔案數字化的基礎和資源，比如：招生信息、科研信息、教務信息等等。數字化的前提是要建立數據庫，數據庫的信息來源有兩個路徑。一個是將館藏實體檔案全文內容轉換為數字信息，也就是對館藏檔案加工掃描數字處理，形成檔案數據庫，并在此基礎上進行二次、三次文獻加工；二是網絡環境下，接收現代辦公條件中新產生的電子檔案和數據庫。把大量的電子檔案信息資源收集后轉入數據庫，或是直接拷貝建庫是檔案界值得借鑒的。近幾年，隨著網絡備份技術的提高，采用自動化系統采集和數據導入檔案信息，是檔案收集的快車道。也就是將辦公自動化系統產生的大量電子文件直接生成數字檔案，經歸檔處理后可直接將其建庫存檔或放到web服務器上。

3 檔案管理規范化

檔案管理規范化是檔案數字化建設的基礎，只有建立了數字檔案資源在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面的統一標準，以及檔案收集、整理、歸檔、上網和檔案系統建設等各個環節的統一規范，才能實現檔案數據的有序流通。

首先要考慮檔案館數據庫建設的等級標準和數據格式，并規定各種標準下的應用軟件開發、硬件購置等信息資源建設的規模。各高校應結合自身的特點和需要，合理選擇相應的建設標準，建立現代化檔案信息系統，避免盲目的低水平重復建設。其次，應建立數字檔案的統一標準和檔案信息化操作的統一規范，主要包括傳統檔案的數字化操作規范和現行電子檔案管理規范，數據庫建設的標準規范，檔案系統的軟硬件規范和接口標準，以及檔案安全管理標準規范等，使檔案信息管理的每個環節中的每一步都有章可循，每份數字檔案都有標準規范，有效實現檔案信息的安全保密、互聯互通、資源共享，并將部分標準規范上升為法律法規，做到依法治檔。

4 檔案利用網絡化

檔案的網絡化利用是傳統檔案工作與現代科學技術相結合的產物，是網絡帶個人們的方便和快捷。我們在建立檔案管理系統的過程，學校各個部門在向檔案館遞交紙質資料的同時，通過校園網將資料數據同步發送到檔案館的系統服務器上，檔案館根據這些案卷信息進行整理、組卷編號入數據庫，對于有必要進一步加工的內容，可再做深入的技術處理，比如，制作音頻視頻、文字識別、索引目錄、鑒定篩選、加權加密等，最后放到網絡終端提供利用和服務。

數字檔案提供利用的方法無外乎三種，即提供拷貝、通信傳輸、直接利用。高校校園網為高校數字化檔案館提供了極好的網絡環境，同時也為高校檔案網絡化利用提供了條件。文件制作與編制檢索工具基本上同步，文件制作與檔案管理采用同一系統軟件，以高性能計算機作為web服務器，通過校園網進行電子檢索服務、互傳、互換信息。值得說明的是在提供利用過程中，要切實采取安全措施，注意檔案的保密工作。首先，在提供利用方式上應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供；第二，要確立數字檔案內容的密級層次，進行有效管理；第三，對網上傳輸的數字檔案內容要進行加密，并對所使用的密碼進行隨機更換；第四，利用的系統應有較強的容錯能力，避免由于操作失誤或掉電等其他自然因素帶來不可挽回的損失。

5 服務利用現代化

高校檔案館的職能主要體現在服務上，檔案是學校重要的信息資源，若要充分發揮其作用，最大限度的提供服務利用，充分發揮檔案館的服務職能，適應社會信息化進程的需要，必須要轉變服務理念和服務模式，提高現代化的服務手段。

首先利用校園網達到網上檢索和利用，在是充分利用檔案管理系統，達到網上傳遞不的檔案信息。另外，根據需求建立常用數據庫，據我們學校檔案利用的信息統計，學籍檔案利用約占全館檔案利用的80%左右，行政和基建科研等僅占所有提供服務利用的20%。依據此情況，我們學校在已有的檔案數據庫基礎上，把常用的數據庫拿出來，另外組建檔案館內部辦公系統，形成內部局域網，主要是為利用提供方便的，有：學生的成績單數據庫、學歷認證數據庫、英語四、六級考試成績數據庫。該庫通過兩種方式收集。一是庫房已有的紙質成績單通過高速掃描儀掃描成電子版，之后利用對成績單目錄的OCR識別，將電子版成績單與學生學號關聯建立數據庫庫；二是將教務處教務管理系統中的電子成績單則通過pdf打印機批量生成pdf文件，同時利用自動化腳本程序將pdf文件直接與學生學號關聯。最后將所有的電子檔案信息與已有的學生信息關聯，即可實現輸入學生名字或學號即直接打印出檔案信息，減少了原件反復復印的破損，同時也節省查檔時間。

總之，實現高校檔案數字化，可以極大地方便用戶查詢和讀者服務工作，是高校檔案工作的新出路，是新形式下高校檔案管理模式的轉變，也是實現高校檔案信息共享和有效快速利用的新途徑。

參考文獻

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一、聲像檔案數字化管理是我校檔案工作的必然要求

筆者所在高校早在2011年就明確提出建立數字化檔案館的工作目標，為更好地推進此項工作，兩年多以來，筆者先后實地考察調研了省內外十幾所檔案數字化工作開展良好的兄弟院校檔案館（室），利用一切可能的機會加強與他們的溝通交流，學習和借鑒他們檔案數字化工作的指導思想與原則、運作方式、系統建設、管理模式等方面的先進經驗，探索適合我校數字化檔案館建設情況的方法和道路，在當前學校有限的人力、物力、財力下，盡快推進校館藏檔案數字化及服務利用網絡化工作，尤其是聲像檔案數字化管理方面。

二、當前高校聲像檔案數字化管理的基本情況：

數字化檔案館的建設基本可分為三個階段：一初始階段主要是建立檔案信息化管理系統，進行紙質檔案的電子化管理工作；二發展階段，主要是光盤和局域網絡在檔案館的應用，用戶可以在檔案館及其以外的局域網內任何場所訪問檔案館的機讀目錄、光盤數據庫和檢索系統；三數字化檔案館階段，通過互聯網跨越館際，超越時空限制，在虛擬檔案館中利用檔案信息資源。不論是哪個階段，都離不開數字化檔案管理系統的應用。當前，不少的高校檔案館已經進入數字化檔案館建設的初始化階段和發展階段，開發或引進了檔案自動化系統，對館藏紙質檔案進行數字化加工與處理，應該說，已經取得了階段性的成果。各高校在聲像檔案的數字化管理方面還是處于探索階段，主要分為以下幾種情況：

（一）利用某個較成熟的檔案管理系統進行聲像檔案數字化管理

當前，各高校都是在市場上自主選用相關的檔案管理系統，在調研與走訪過程中，筆者發現全國不少高校檔案館選用了南方某所高校所研發的檔案管理系統，甚至很多國家機關與企事業單位也選用了該系統。該系統從2003年研發完成投入使用，已經通過省檔案局科技成果鑒定，也獲得了國家版權局頒發的計算機軟件著作權登記證書。可以實現檔案錄入、全文掛接、檔案查詢、檔案借閱利用統計、檔案借閱、辦公自動化系統識別、信息等功能，是當前市場上比較成熟的一款系統之一。該系統是由某大學的檔案館與南京某科技有限公司聯合研制開發的電子文件和電子檔案管理系統及信息系統。據部分使用該系統的檔案館工作人員反映，該系統的利用能夠明顯提高工作效率，保障數據安全，與學校的辦公自動化系統直接對接，在已有數據庫的基礎上進行資源的二次開發利用，并直接利用檔案管理系統中數據庫的相關數據制作檔案館網頁進行與公告。不少高校在利用該系統處理文字性檔案資料的同時，管理照片、音頻、視頻檔案數據。

（二）在選用某個信息管理系統的基礎上進一步自主開發

部分高校在利用某個比較成熟的系統進行管理數字化的文字檔案的同時，也發現了其在管理照片、音頻、視頻等聲像檔案方面的局限性，比如在上傳的聲像檔案數據量不大，同時使用系統人數不多的情況下，數據上傳速度較快，查找利用效果比較理想。但數據達一定空間后，系統會出現運行緩慢的現象，10人左右同時在線工作會出現系統緩慢至不運轉狀態。針對這種情況，所走訪的上海部分高校檔案館為應對這種情況，引進了計算機和軟件設計專業的工作人員，根據自己學校的聲像檔案管理工作需求，做出系統設計方案，請相關專業公司重新設計了專門的聲像檔案管理系統與正在使用中的文字檔案管理系統對接。重新設計后的聲像檔案數字化管理的系統設計理念是以利用方便為主要目的，查找對象的速度比較快，并且考慮到了照片的版權保護問題，避免日后產生相關法律問題。檔案館為保證服務器的良好運轉，僅在服務器的升級、擴容上就先后投入了30多萬，對服務器的設計要求上也特別注重數據的安全保護問題，采取了雙重保護措施來保障數據的絕對安全。

（三）獨立自主研發系統

據筆者了解，上海交通大學的數字化檔案館建設工作早在2000左右即啟動，在檔案界已經是有口皆碑。上海交通大學檔案館設有信息中心技術室，能夠針對學校工作需求自主開發檔案管理系統和信息網頁。分為“歸檔平臺”、“檔案查詢”、“學歷學位認證”、“校友人物信息查詢”、“科研獲獎成果查詢”、“歷史文件中心”、“現代文件中心”、“編研陳展”、“專題匯編”、“視頻點播”等幾個部分。但是，該系統并不推向市場，僅供自己學校使用，無法在其他學校推廣。該校的照片管理系統可以實現網上查閱，不直接調用原版照片，查閱原版照片需調用光盤或磁盤陣列。在我們已調查了解的幾十所高校中，均未開展視頻檔案的數字化管理工作。該校檔案館負責人表示，他們剛開始啟動視頻檔案的數字化管理工作，前不久陸續考察過中央音像館所用的媒咨系統、青島檔案館和深圳檔案館的數字化管理工作，正在做工作規劃方案。但是該系統投入大，工作過程紛繁復雜，需要大量的專業設備和專業工作人員來配合操作該系統。

山東大學檔案館也正在研發自己的檔案管理系統，該系統可以實現照片與視頻的數字化管理，當前已經投入使用，正在推向市場。

三、對于高校建設數字化檔案館的幾點思考

（一）檔案資源的數字化處理是一項投資巨大的工程

當前各高校建立數字化檔案館都面臨不僅要數字化處理當前產生的檔案資料，還要數字化處理歷史遺留的過往資料的問題。這是一項復雜的系統工程，不可一蹴而就，需要長時間地投入大量的人力、物力和財力。所考察的幾所高校在有限的人力資源的情況下，都采取服務外包的形式來解決這個問題。在此工作上同濟大學檔案館2011年投入99萬，數字化處理了140萬頁檔案資料，計劃2012年投入200萬，以后計劃每年投入300-500萬，直至此項工作完成；目前上海交通大學檔案館通過此種方式數字化處理了400多萬頁檔案資料；上海師范大學檔案館的服務外包工作合作單位是上海八一廠；西南石油大學和蘇州大學檔案館是采取有選擇性進行資源數字化的方案，珍貴的檔案、利用率較高的檔案（如新生錄取名冊等）、字跡退化的檔案、基建圖紙檔案優先數字化處理。

（二）建立數字化檔案館要注重檔案隊伍建設

數字化檔案館的建設需要配備專業的計算機技術人才來維護、管理檔案管理系統，隨著系統開發公司原有軟件的升級和更新換代，加上供應商地域距離的遙遠，在系統的服務期過期后，僅依靠供應商的服務很難保證系統的正常維護、開發和升級，并且存在后期維護服務費用投入巨大，服務不及時不到位的問題。我校及山東大學等學校目前所使用系統狀況使我們深切的感受到這一點。上海交通大學檔案館和上海師范大學檔案館的檔案管理系統都是靠檔案館自己的計算機專業人士來維護系統正常運轉。另外，還要培訓一批技術骨干和管理人才，提高全體工作人員的數字檔案館工作思維、操作技能。

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關鍵詞：高校；檔案管理；數字化建設

高校檔案工作是學校的重要基礎工作，為人才培養、科學研究、學科建設等工作提供保障。隨著高校信息化建設進程的快速推進，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質量和效率。而檔案數字化建設的合理開展，可以在確保高校檔案建設質量的基礎上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數字化建設是當前高校值得深入思考的重要課題。

一、高校檔案的數字化進程面臨現狀及存在問題

（一）資金問題

在我國很多高校中只注重教學以及科研工作，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在教學任務及科研工作以上面。相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數字化的資金就更少，這就嚴重影響了高校檔案數字化的建設進程。

（二）規范標準問題

高校檔案數字化建設，需要有明確的標準和規范，這也是高校檔案數字化建設的一個基礎條件。目前高校數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等還沒有形成規范。應參考國內已有的檔案數字化技術標準，來規范高校檔案數字化工作。高校檔案數字化應用軟件開發上，應依照國家標準并結合高校的實際，統一規劃，創新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進行多種形式研發，形成符合高校檔案數字化發展趨勢的管理軟件。

（三）人員素質問題

高校檔案數字化建設，需要有一定檔案業務水平和熟練掌握計算機技術的復合型人才。但是就現在大多數高校檔案管理工作人員的分析與調查發現，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業務知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發展，無法適應。這就嚴重制約了高校檔案數字化建設的開展。

（四）數據庫建設問題

經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，規模小、標準化程度低、類型單一，大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，服務水平差，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足新時期工作需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源共享。這些問題嚴重制約了高校檔案的數字化進程。

二、高校檔案的數字化進程發展對策的初探

（一）加大基礎設施投入

目前，我國高校檔案的數字化建設還處于初級發展階段，大多數高校依舊主要以傳統紙質檔案管理模式為主，缺少數字化檔案的管理。而高校檔案數字化水平偏低成因而言，其主要在于硬件設備缺乏，掃描儀、打印機以及計算機等數字化檔案管理設備數量有限或者質量比較差，無法滿足新時期高校檔案管理需求，加之檔案管理系統軟件沒有及時進行更新，影響了檔案管理效果。因此，為了確保高校檔案數字化建設的質量，必須要加大硬件設備等基礎設施投入，具體就是要在增強全體高校檔案管理人員數字化管理意識和技能的基礎上，配備檔案數字化建設所需的檔案管理系統軟件和硬件技術設備，確保數字化檔案管理提供必要的軟硬件條件，從而為數字化高校檔案管理工作提供物質保障。一方面，要對高校現有的硬件設施進行改善，積極引進先進的掃描儀、打印機和計算機等數字化硬件設備；另一方面，要加大軟件建設，積極選擇一些高水平的、功能完善的檔案管理系統軟件滿足新時期高校檔案工作實際需要。

（二）加強檔案人才培養

高校檔案數字化建設是一項繁雜的工作，其管理難度比較大。為了確保高校檔案數字化建設的質量，必須要重視人才隊伍建設，確保檔案管理人員除了具備較高的知識層次以及檔案管理專業知識之外，還要掌握計算機技術，才能滿足新時期高校檔案管理需求。人才是檔案數字化建設的核心，因此，為了順應新時期高校檔案數字化建設要求，高校檔案部門要重視打造一支高素質、專業化的人才隊伍。首先，要加強高校檔案工作人員的理論知識培養，確保他們具備扎實的檔案專業理論知識；同時還要注意提高他們計算機技術等數字化檔案處理能力；其次，要定期組織高校中那些具有發展潛力的青年檔案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力，確保可以適應新時期檔案工作的發展需求。

（三）做好檔案數據庫建設

高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。n案數據庫包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、檔案數據資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數據庫相關的數字資源處理。數字檔案信息加工包括數字檔案信息整理、格式轉換、數字檔案信息錄入、數字檔案信息集成等基本功能。數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息。這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。

（四）重視檔案安全保障

理論上來講，安全是互聯網產物需要著重考慮的重要特征，高校檔案數字化建設也不例外。為了確保高校檔案數字化建設質量，防范檔案管理中存在的各種安全隱患，確保檔案信息的完整性，就必須要注意重視檔案的安全保障工作。首先，為了確保數字化檔案的安全性，必須要加強檔案管理人員的安全知識培訓，比如防范病毒的方法等，增強全體人員的信息安全管理意識，確保他們可以更好地勝任有關的檔案管理工作。其次，需要防范黑客攻擊和計算機病毒感染，定期對數字化檔案進行安全備份工作，且要采用本地和異地各一套，以防止數字化檔案出現泄露等各種意外情況的發生。再次，高校檔案部門需要嚴格按照信息安全等級的保護要求，采取科學、合理的安全保障技術和安全管理制度來全面確保高校檔案數字化建設的安全。比如，制定數字檔案備份制度、數字檔案歸檔制度、網絡安全管理制度和保密制度等來確保高校檔案數字化建設順利開展。最后，考慮到高校檔案工作的特殊性，他們需要具備高度的政治感、責任感和保密意識，切實做好檔案數字化管理過程中相關檔案信息的保密工作。

三、結束語

高校檔案數字化建設是高校檔案工作的重要環節，數字化檔案真實、準確、完整地展現了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結的依據。進行科學、規范的檔案數字化建設，是非常必要的。當然，構建高校檔案數字化管理與建設平臺的時間還不長，還有很多不完善的地方，需要進一步研究與探索。

綜上所述，為了確保高校現代化建設的順利開展，必須要加大基礎設施投入力度，重視檔案數字化人才的培養，做好檔案數據庫建設，重視檔案安全保障工作，以便全面提升高校檔案數字化建設質量。但是需要注意的是要嚴格按照科學發展觀理念，逐步實現高校檔案從手工管理向數字化管理方向轉變，從而不斷提升我國高校檔案管理水平。

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【關鍵詞】云計算；數字檔案館；途徑

隨著計算機網絡信息技術的飛速發展，網絡信息已經波及到人類社會的方方面面，為檔案館信息資源的開發、利用、收集和整理開辟了一個高效全新的技術環境。數字檔案館以其全新的信息環境和基礎設施，必須盡快采用新技術增強自身服務水平，加快嘗試新的服務模式的步伐，探尋檔案館行之有效的服務途徑。因此，數字檔案館應創新理念，積極探索，有選擇的引入云計算技術服務，提升數字檔案館的服務能力。

一、云計算概念

云計算是一種新型計算模型，是在發展網格計算、并行計算、分布式系統等基礎上提出的，是一種新興的架構共享的基礎方法，它的核心是面對規模龐大的分布式環境提供網絡服務和數據存儲。“云”是應用服務和數據存儲的中心，就是計算機群，其作用是負責計算和存儲工作。云計算的基本原理是：用戶所需的應用程序運行在互聯網規模龐大的集群服務器中，并非運行在終端設備上如用戶的個人電腦或手機上等。用戶所處理的數據在互聯網的數據中心中保存，也并非存在本地。其數據中心的正常維護和管理則由云計算服務提供商來負責，他們承擔確保用戶使用上超大的存儲空間和超強的計算能力，保證用戶無論在何時何地都能任意與互聯網的終端設備連接。[1]因此，不管是個人還是企業，在云上都能實現任意的隨需隨用。與此同時，復雜繁瑣的諸多功能將會被轉移，在遠離終端的網絡上完成，從而極大的簡化了用戶終端的功能。

通過分析云計算的概念和優點，再與數字檔案館的屬性和特征結合進行比較，可以看出，云計算這種新技術新理念應用于網絡，必然會有新服務體系的形成，新理念新服務體系正是數字檔案館實現目標的體現。縱觀檔案館發展歷程，歷次新信息技術的問世，都會引起檔案界的極大關注并將大力推動檔案館服務的提升和發展。從云計算服務和數字檔案館的共性可知，云計算服務有望解決檔案館存在的弊端、檔案存取、數據保密、安全、觀念保守及版權、接口、協議等問題，這正是數字檔案館與云計算其屬性所表現出的共鳴。不難想象，接下來數字檔案館的信息服務將會受到云計算技術的深刻影響。

二、云計算應用于數字檔案館的現實性和可能性

根據云計算的概念和基本原理，再與數字檔案館的服務目標聯系，不難看出，作為服務創新理念和諸多計算技術合為一體的云計算，將會積極影響著服務方式、創新方式、經營成本、服務系統和信息資源建設等各個方面，并給數字檔案館的發展和服務提出新的挑戰。所以，檔案館將怎樣更好的提高信息服務和資源建設能力，借助云計算顯然是歷史的必然選擇。那么云計算的應用將給數字檔案館帶來什么變化呢？云計算服務數字檔案館扮演的是什么身份呢？

很明顯，云計算應用于數字檔案館其矛盾是不可避免的，然而檔案管理者們在困境面前應該認真分析、充分考慮云計算的服務性質，全面理解云計算服務數字檔案館的優缺點，與數字檔案館的實際業務和目標緊密結合，開拓創新，積極促進數字檔案館管理水平的提升，用辯證全新的眼光來審視云計算服務數字檔案館的變化和發展。

1.數字檔案館存在的弊端。數字檔案館建設在實踐過程中也暴露出了很多弊端，表現在：（1）檔案信息資源孤立分散。各個檔案館各自為政，互不聯系，造成檔案信息資源孤立分散，出現了嚴重的“信息孤島”現象。[2]（2）信息服務難以滿足用戶的個性化需求。由于用戶的知識要求和個性化需求日益提高，導致了服務與用戶個性化信息需求的矛盾也與日俱增。（3）信息人才配置亟待更新。檔案管理人員知識層次低，思想落后又保守，創新能力和意識極其缺乏。（4）信息安全保障設施缺乏。檔案館通訊網絡缺乏安全，安全保障設施及措施亟待加強，保護軟件和硬件設施的安全，杜絕來自各方的威脅和攻擊。數字檔案館在建設中暴露出的許多弊端，不僅會對數字檔案館平臺管理的一致性產生影響，還會使信息資源的價值和共享水平難以充分施展。

2.解決弊端的良好選擇――云計算。云計算不僅具有數據共享、方便、安全等無所不能的特點和優勢，而且其計算技術備受贊譽，還是互聯網精神的完美體現，利用這些優勢和價值完全可以對數字檔案館的管理服務方式加以改變和提升，并對以上弊端加以解決克服。其一，數據共享是云的突出特點，網絡中運用云計算，在云的另一端保存一份數據，只要你連接上網，就可以在確保安全的情況下同時使用和訪問同一份相同的數據。[3]因此，只有將云計算應用于數字檔案館，構建共建共享模式，在數字檔案館的資源建設上才能避免浪費、重復，才能節約建設成本。其二，在云計算下，需要升級換代的是由專人負責的服務器集群。因此，在云計算平臺下，數字檔案館的軟硬件沒有必要頻繁的升級換代，這不僅使硬件的維護和升級費用得到了節省，還極大的降低了有關的技術人員的工作強度。另外，云計算以豐富多彩的個性化服務，促使數字檔案館的信息服務效率得到了極大提高。由數字檔案館的現存弊端來看，選擇云計算來解決弊端及解決弊端的程度，不難看出，云計算確實是數字檔案館的現實需求。一切從實際出發，在數字檔案館中運用云計算技術及其服務創新理念，檔案事業與發展必將邁向新的飛躍。

三、云計算技術服務數字檔案館的應用途徑探析

云計算的服務新理念新模式向我們提出了新的挑戰，當前如何將云計算服務應用到數字檔案館中，提升數字檔案館的服務能力，是我們亟待解決的問題。現在結合數字檔案館存在的弊端和云計算的優勢嘗試從以下四個方面，來探析云計算服務在數字檔案館中的應用途徑，從而促進數字檔案館服務空間和能力的不斷發展。

1.云計算確保了資源安全，提升資源處理速度和利用率，實現資源全面共享

（1）提高檔案資源利用率，共享信息資源。云計算實施的最終目標乃是實現全面共享信息資源，資源的所有格式已被云計算技術統一，并連通網上的全部資源，把一切孤立信息統統消除，展現在用戶面前的是一站式跨庫檢索，檔案信息資源徹底實現智能化共享。檔案信息資源運用云計算的共享性，可以集成分布在各個部門和地域的檔案館信息資源，實現異地資源共享，另外還設置統一接口供用戶訪問，依照用戶的不同需求擇定合適的訪問協議。[4]云計算技術的應用，不僅使檔案館的服務質量水平得到提升，還使信息資源的利用率得到極大提高。

（2）數據的統一管理和存儲，資源安全得到了保障。由于云計算能集中資源數據并存儲，技術監測起來比較方便，故其安全性比較高。配備專人管理數據中心，統一管理數據、進行資源分配、實時監測安全和控制安全。[5]不僅保證了網絡運行和通信的安全，還確保了信息資源的存取安全，設定了不同用戶各自的訪問權限，檔案信息資源的安全要求得到滿足。

（3）計算能力超強的云計算，有利于處理海量檔案數據。隨著辦公自動化和信息化的迅速發展，亟待處理的電子檔案數據與日俱增，如何利用云計算，更好地分析、計算、處理海量數據呢？云計算不僅為海量數據資源提供了無與倫比的存儲空間，還提供了解決海量數據的方法。云計算既能輕松的對海量數據進行較好地分析、計算和處理，又能高效迅速的存取資源。另外，云計算還能聯合處理超復雜的計算，提供的技術支持優于網絡技術。運用云計算，不僅優化了資源，使資源分配更加智能化，還能加快處理數據速度和提高檢索率，從而使處理海量檔案信息資源數據的時間更短、成本更低。

2.云計算提供了方便而快捷的網絡服務，極大的滿足了用戶的個性化需求

數字檔案館的發展和生存離不開檔案用戶，檔案用戶是檔案館服務的對象和主體。云計算提供的網絡服務既方便又快捷，使數字檔案館的用戶體驗得到了極大的改善。

（1）提升檔案資源服務能力，使用戶的個性化需求得以滿足。現代信息服務的主要內容當數個性化服務，對于檔案個性化服務的改善，云計算的優勢極其顯著。[6]其一，可以在云計算提供的共享模式下建構交互環境，通過交互了解用戶需求，及時有針對性地為用戶提供個性化服務；其二，云計算可以依靠其強大平臺整合服務模式如博客、播客等，促進檔案資源服務能力的提升，使利用者的個性化需求得到滿足。

（2）降低使用要求，享受便利服務。云計算為用戶提供了統一的信息平臺，用戶使用檔案資源無需在個人終端上安裝任何軟件，只要你和互聯網相連，不管你在何時身處何地，都能享受服務。云計算不僅改進了網格運算模式，還使其得到了發展，提供了層次極高的虛擬技術、超強的運作機制和自動化部署，資源共享將實現最大化[7]。云計算平臺的應用，造就了一個全社會實時動態的近乎完美的數據庫，盡享美好體驗，感受便利服務。

3.云計算轉變了信息人員的角色，工作重心轉移到了知識管理和創新服務上

云計算的應用不僅僅是一種超強的實踐技術，還是一種嶄新理念的建構。因此，檔案管理人員只掌握技能和知識是不夠的，更重要的是服務觀念的創新、知識的更新和服務意識的樹立。云計算下的檔案工作人員其角色發生了轉變，不再是單純的檔案管理員，還擔當知識創新者和信息導航員的角色。

云計算下的網絡服務其功能極其強大，平臺既是交互高效的，又是全方位的，所以數字檔案館要求信息人員必須具有超強的服務能力，以服務主導而又靈活的方式來有效的滿足用戶的個性化需求。數字檔案館視用戶的個性化信息需求為頭等大事，根據其反饋情況，隨時把服務方式和策略進行調整。通過平臺交互，依據反饋需求及時作出反應，以此增強個性化服務的實用效果。另外，云計算服務之強大功能，不僅便于信息人員運用其技術參與管理知識，還便于信息人員對知識進行搜尋、分析和組織，實現知識的應用和創新服務。總之，云計算的應用使檔案信息人員進行管理更加便捷和簡單，維護檔案館的軟硬件設施和管理數據不必再花費更大的精力，也不必再擔憂病毒引起的數據丟失。這樣檔案信息員可以省出更多的時間和精力投身于服務創新中。

4.云計算降低了基礎設施更新和維護費用，提高了利用率

隨著信息時代的不斷發展，作為支撐數字檔案館穩定運行的基礎設施必須不斷的升級和更新換代，以便跟上時代的步伐。無論是設施的更新，還是硬件的維護，都需要強大財力的支持。然而，云計算的應用將不再有硬件水平的限制，這無疑給檔案館省下了一大筆費用。在不久的將來，云計算環境下用戶的需求僅憑一臺瀏覽器便可滿足，云計算服務商包攬解決其他一切事情。當然，應用云計算并非要舍棄原有的基礎設施，而是整合所有資源，提高設施資源利用率，實現最大化共享。所以，云計算的實施應用就是充分利用原有基礎設施資源的基礎上，對新增及現有設施進行高效的監控和管理。

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