序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案安全性范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

有的檔案部門和人員甚至因為怕泄密而人為擴大保密范圍、不及時開展檔案降解密和檔案公布工作、忽視檔案信息利用服務，這些情況導致了檔案信息封閉于檔案館庫高墻之內(nèi)的后果，進而影響了檔案信息資源的社會共享。在公眾信息權益不斷覺醒、社會信息資源共享需求不斷增強、檔案機構信息服務不斷改善的今天，檔案信息資源的共享利用已經(jīng)成為一種大趨勢。然而，值得一提的是，由于檔案信息資源的特殊性，尤其是軍事外交、國防科技、商業(yè)秘密、個人資料等檔案信息的極端重要性和高度敏感性，以及這些信息背后錯綜復雜的聯(lián)系，使得檔案信息資源共享過程中隱藏著許多信息挖掘推理通道和泄密隱患，極容易被惡意攻擊者所利用。因此，在檔案信息資源共享利用的過程中，必須高度警惕和重視檔案敏感信息泄露的問題，在保證檔案敏感信息安全的前提下，盡可能多地實現(xiàn)檔案信息資源社會共享。檔案在信息共享方面的優(yōu)勢及敏感信息的安全問題以電子檔案為例，檔案信息資源共享與敏感信息保護的矛盾關系更為突出。在過去的十幾年間，信息技術的發(fā)展使社會的方方面面都發(fā)生了深刻的變革，在檔案領域的一個重要體現(xiàn)就是，由計算機產(chǎn)生和管理的電子檔案大量增加，隨著人類社會進一步向數(shù)字社會和信息時代邁進，這種趨勢將越來越明顯，越來越多的信息將為電子檔案所承載，海量電子文件的歸檔管理與共享利用也就變得極其重要。而電子文件作為一種現(xiàn)代技術的伴生物，其真正的優(yōu)勢在于“傳遞—傳輸”[2]。換個角度，這也就是說，電子文件和電子檔案在信息傳輸、傳遞，進而在知識傳播、促進社會信息共享方面具有傳統(tǒng)載體檔案無可匹敵的優(yōu)越性。電子檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的一些特性共同造就了其“傳遞—傳輸”效率優(yōu)勢，如大存貯量、高密度、多種信息綜合集成、靈活的可操作性等，同時，電子檔案與其載體介質(zhì)具有可分離性，電子檔案及其承載的信息可以在不同的計算機和載體之間方便地復制、傳遞，也可以在網(wǎng)絡上傳輸、傳播。人們發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案中蘊含的大量信息和知識的充分共享利用，將對經(jīng)濟、社會、科技進步和人類自身發(fā)展產(chǎn)生巨大的促進作用，然而在便于高效快捷地處理的同時，也使得檔案信息處于更大的危險之中。例如，電子文件在處理過程中易于修改、拷貝、剪切、粘貼、查詢、下載、移動，且不留下痕跡，這直接影響和威脅了電子檔案信息的安全性；電子文件在輸入、存貯、傳輸和提供利用的過程中，都可能存在信息干擾、信息丟失、竊密攻擊、病毒侵犯、人為破壞等不安全現(xiàn)象。因此，電子檔案的特性決定了在其管理、利用過程中必須高度重視信息安全問題，尤其是一些電子檔案信息具有高敏感性、保密性，一旦泄密將造成無法挽回的損失。綜上所述，檔案信息資源共享這個目標必須在安全的基礎上進行，在檔案信息安全領域引入隱私保護技術，探討檔案敏感信息保護問題，是協(xié)調(diào)和解決檔案信息資源共享與敏感信息保護兩者之間矛盾關系的一種探索和嘗試。

檔案敏感信息安全面臨的主要威脅及保護需求

檔案敏感信息面臨的主要威脅檔案信息內(nèi)容安全是檔案信息安全中的重點難點問題。鐘義信認為，內(nèi)容安全直接發(fā)生在信息的內(nèi)核，這是它與基于密碼學的信息安全問題的最大區(qū)別，后者只對信號的形式進行處理，不需要理解信息的內(nèi)容[3]。按照來源，威脅因素主要可以分為兩個方面：自然威脅和人為威脅。自然威脅是指不可抗力自然災害、自然消耗損壞、環(huán)境干擾等自然因素構成的威脅；人為威脅則是由于人為過失或破壞等人為因素造成的威脅，包括檔案信息資源管理者和利用者對檔案信息資源的無意攻擊或惡意攻擊等。在造福人類的同時，信息技術的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡的公開性對檔案信息資源中敏感信息的安全構成威脅。信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化在檔案領域的廣泛應用，使得檔案工作發(fā)生深刻變化，檔案信息的存儲介質(zhì)由主要是紙介質(zhì)發(fā)展到聲、光、電、磁等多種形式介質(zhì)并存，檔案信息的利用方式網(wǎng)絡化、便捷化等等，這些方面的變革，大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。例如，檔案信息網(wǎng)絡化建設是近幾年來檔案領域重要的工作內(nèi)容之一，網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息系統(tǒng)在存儲、傳輸檔案信息時極易遇到黑客攻擊、病毒感染等問題，檔案敏感信息有可能輕易被竊取、泄漏和篡改，這些都使得網(wǎng)絡環(huán)境下數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)介質(zhì)檔案相比，更易發(fā)生泄密問題和隱私權侵犯問題。這也是檔案信息網(wǎng)絡化共享難以推進的重要影響因素之一，因此，積極尋求解決之道，維護網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息安全，是檔案界和計算機界面臨的共同課題。檔案敏感信息安全保護需求根據(jù)《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護技術要求》（BMB17-2007），檔案信息安全涉及到環(huán)境、設備、介質(zhì)安全，備份恢復、病毒防護，身份認證、訪問控制、密碼保護、電磁泄露、完整性校驗、安全審計、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全、信息安全性能檢測、抗抵賴、邊界防護等多個方面。而就電子文件信息安全來說，主要是指對其信息內(nèi)容的保密性、完整性、可用性、可控性和不可否認性進行的安全保護[4]。本文關注檔案敏感信息安全問題的側重點在于如何應用隱私保護技術和知識技術對檔案敏感信息內(nèi)容本身進行保護，實際上是屬于維護檔案信息內(nèi)容保密性的范疇，而對于完整性、可用性、可控性、不可否認性，可在對檔案敏感信息資源進行隱私保護處理以后，聯(lián)合運用身份認證、訪問控制、存儲加密、數(shù)字簽名、加密傳輸、入侵檢測、安全隔離等信息安全手段和技術，對檔案敏感信息進行一個全方位、多角度的保護。這樣，由于對檔案敏感信息本身進行了隱私保護處理，那么即便是在突破各種防范手段非法獲取了檔案信息的情況下，惡意攻擊者也無法知曉檔案中的敏感信息。對檔案敏感信息進行隱私保護處理并不影響檔案信息的真實性，因為對檔案信息資源進行隱私保護處理的主體是檔案館等檔案工作權威機構，檔案工作權威機構在對其所有的檔案信息資料進行隱私保護處理以后，再經(jīng)官方途徑統(tǒng)一，或按照檔案敏感信息訪問控制策略提供利用，這樣就能保證檔案信息及其來源的真實可信。值得一提的是，我們針對檔案數(shù)據(jù)庫中的敏感信息保護研究[5]中，為了保護敏感信息不被泄露，會涉及到對數(shù)據(jù)庫中的部分信息進行泛化、隱匿處理，一定程度上會影響檔案信息的精確性和完整性，但相比較于限制、禁止開放利用所有包含敏感信息的檔案信息資源這種保密處理方式而言，利用隱私保護技術將敏感信息保護起來的方式能夠在保證安全的基礎上，擴大和深化檔案信息資源的共享利用。還有一種情況就是，目前能夠或已經(jīng)開放共享的檔案信息資源中，可能存在一些敏感信息，惡意攻擊者通過鏈接攻擊和推理攻擊等方式，能夠?qū)⑵渫诰虺鰜恚斐擅舾行畔⑿孤逗蛡€人隱私侵犯。如果檔案館在這些檔案信息資源之前，能夠?qū)ζ溥M行隱私保護處理，就可以避免這些問題。因此，本文認為，引入隱私保護技術和知識技術對檔案敏感信息本身進行處理，能夠保護檔案敏感信息安全，并在其基礎上推進檔案信息資源共享的擴展和深化。

篇(2)

[關鍵詞]信息化檔案管理；優(yōu)勢；方法

一、實現(xiàn)信息化檔案管理的優(yōu)勢

1.提高辦公效率。以往都是通過手工操作管理檔案。信息化檔案管理的最大優(yōu)勢是計算機處理信息能力非常強，通過計算機軟件對檔案資料的收集，統(tǒng)計、分類、存儲和查閱等信息處理工作都變得方便有序，避免了人力、物力、財力的浪費，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.文件和文字信息共享。在以往手工操作管理中，大量信息閑置在文件柜中，不能共享，造成資金和資源的浪費，檔案信息查找也困難，運用信息化檔案管理后，實現(xiàn)檔案資源共享，使用起來更加方便與快捷。

二、信息化檔案管理的安全性及其防范

1.信息化檔案管理過程中的安全問題

①網(wǎng)絡傳輸過程中的信息安全。檔案傳輸?shù)耐緩绞腔ヂ?lián)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)具有公開的開放性，因此，檔案管理信息容易被非法竊取、篡改與偽造，對于一些有密級的檔案，將構成較大的威脅。

②電子檔案的真實性。紙制檔案的單位蓋章和簽字是有行的物介質(zhì)，其真實性、合法性很容易被鑒別。而電子檔案容易被復制與篡改，其真實性和合法性鑒別更加復雜。

③電子檔案長期保存的不安全性。電子檔案主要存儲于硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)上，而這些載體具有一定的壽命，容易受到自然環(huán)境與運行環(huán)境等影響。

④電子檔案管理中人員和制度疏漏。現(xiàn)實工作中的人員由于缺乏計算機網(wǎng)絡安全知識和安全意識，責任心不強，沒有嚴格的管理制度。更有甚者，某些人受利益驅(qū)動以合法身份進入系統(tǒng)進行添加、修改、刪除檔案信息等違規(guī)操作，破壞信息的完整性，對信息安全造成很大隱患。

⑤計算機病毒對檔案信息的危害。電子檔案在信息傳輸中可能會感染計算機病毒，管理系統(tǒng)也有可能受到惡意攻擊，這些都對檔案安全構成威脅。

2.信息化檔案管理的安全防范措施

①使用較高安全性的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。要想獲得運行的高可靠性和信息的完整性、保密性，必須以系統(tǒng)軟件的安全性為基礎，檔案信息管理的挑選應參照國際《計算機信息系統(tǒng)安全保護登記劃分準則》GB17-8599選擇高性能的系統(tǒng)軟件，并應及時升級和安裝補丁程序，進行必要的安全設置，關閉不需要的并存在安全隱患協(xié)議及端口。

②采用多種網(wǎng)絡技術。安裝防火墻、殺毒軟件、安裝入侵檢測系統(tǒng)等手段進行網(wǎng)絡技術防范，防火墻技術是目前最行之有效也是應用最廣的一種網(wǎng)絡安全技術。入侵檢測技術是用來發(fā)現(xiàn)并阻止各種來自外部的非法入侵行為和內(nèi)部用戶的非授權活動，是作為防火墻的補充。

③采用漏洞掃描技術。漏洞掃描能夠發(fā)現(xiàn)遠端網(wǎng)絡或主機的配置信息、TCP/UDP端口的分配、提供的網(wǎng)絡服務、服務器的具體信息等。發(fā)現(xiàn)存在的安全薄弱環(huán)節(jié)，并提出改進建議。

3.信息資源的安全防護

①采用加密技術。通過數(shù)據(jù)加密對原來為明文的文件和數(shù)據(jù)按某種算法進行處理，使其成為不可讀的一段代碼，使其輸入相應的密鑰之后才能顯示出來內(nèi)容的。通過這樣的手段，保護信息不被竊取和閱讀的目的。

②身份認證。對檔案信息數(shù)據(jù)庫的用戶進行身份檢驗，防止無關人員進入系統(tǒng)對文件信息進行訪問。

③簽署技術。電子文件一經(jīng)簽署就如同貼上了“防偽標簽”，具有防篡改，防抵賴的效果，通過簽署技術證實該文件合法性，其內(nèi)容沒有被篡改。

④防寫措施。將文件設為“只讀”狀態(tài)。只能讀取信息，不能做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤只供使用者一次寫入多次讀出，可以追加記錄，但不能修改原來的信息。這種不可逆介質(zhì)可以有效保護檔案的原始性和真實性。

4.建設完善的安全管理制度保證檔案信息資源的安全

信息化檔案管理建設過程中要建立規(guī)范的管理機制，明晰相關責任，為保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。

①明確電子文件的制作過程責任。由專人統(tǒng)一管理。制作者對其制作的電子檔案負全責。保證在他人調(diào)閱時只能以“只讀”形式查看，防止由于誤操作，有意刪改等原因造成文件改變。

②建設專職隊伍，提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員不僅要有檔案管理專業(yè)知識，更要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

篇(3)

關鍵詞：數(shù)字檔案；損壞；因素；分析；對策

數(shù)字檔案是人類的寶貴財富，它在經(jīng)濟社會的發(fā)展中起著越來越重要的作用。數(shù)字檔案依賴于計算機及其網(wǎng)絡系統(tǒng)，它可以不受時空限制，但其不安全性已成為制約其發(fā)展的最大障礙。由于數(shù)字檔案的載體材料脆弱，附加設備眾多，技術成分復雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保o比紙質(zhì)檔案的安全保護還要重要和困難得多。

1 數(shù)字檔案實施中存在的問題

1.1存儲載體的影響 現(xiàn)有的數(shù)字檔案一般都存儲在磁性材料或兼有光學、電學性質(zhì)材料制成的載體之中，如磁盤、光盤等。以光盤為例，光盤的盤基一般由金屬（如銅、鋁等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金屬常被氧化銹蝕，石英較易n裂，高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成，它們具有被氧化銹蝕、易老化n裂、易疲勞失效等缺點。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內(nèi)存數(shù)據(jù)。所以，光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲載體的"脆弱性"會導致各種安全風險[1]。

1.2硬件故障的影響 數(shù)字檔案為達到公眾查詢利用和實現(xiàn)資源共享的目的，就必須借助于計算機技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術，為此必須購置檔案數(shù)字化輸入設備（如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等）、網(wǎng)絡設備（如計算機、大型高速交換機等）、存儲設備（如計算機硬盤、SAN存儲器等），還要配置輸出設備（如視頻輸出設備、大幅面彩色噴墨打印機等）、保密設備（如脫機存儲設備）等。如此龐大的設備體系無論哪一個出了故障，都會造成數(shù)字檔案的使用受阻或損毀。如離線存υ靨逍枰相應的驅(qū)動器來對數(shù)據(jù)進行存取，一旦脫離驅(qū)動器就不能檢測到數(shù)字能否正確讀寫了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲，它也有一定的安全風險。此外，磁帶庫、磁盤庫、虛擬磁帶庫等，還不能防止黑客和病毒入侵，一旦出現(xiàn)黑客和病毒入侵以及人為的誤操作，都有可能毀掉主機及存儲的數(shù)據(jù)，都不能保障數(shù)字檔案的絕對安全[2]。

1.3軟件故障的影響 操作系統(tǒng)故障、應用軟件故障、驅(qū)動程序故障等都屬軟件故障，也會對正在生成的數(shù)據(jù)造成大的影響。

1.4人為因素的影響 人為誤操作如對磁盤誤格式化、誤分區(qū)、誤刪除等都會造成對存儲數(shù)據(jù)的損壞。如果是人為破壞，如對磁盤消磁、用Winhex軟件將數(shù)據(jù)完全填充，數(shù)據(jù)將完全損壞，而且不能恢復。

1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災、水災、泥石流、化工品爆炸等自然災害的不可抗拒力的影響，必然會使數(shù)字檔案造成毀滅性的打擊。此外，戰(zhàn)爭、恐怖襲擊等，則使所有數(shù)字檔案的設備和數(shù)據(jù)頃刻化為烏有。

2 我院開展數(shù)字化檔案的實踐與做法

2006年國家組織部門明確指出：要充分利用現(xiàn)代技術改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案的建設，完善干部檔案管理系統(tǒng)和干部信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。我院于2015年開展干部人事檔案專項審查工作，為了加強數(shù)字化檔案建設工作，我們將檔案案卷與電子信息化管理結合在一起，兩手抓兩手硬，取得了一定的效果。

2.1建立與維護數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，從嚴加強檔案工作隊伍建設。按照市委組織部統(tǒng)一要求，抓緊熟悉政策，迅速行動起來。建立與維護檔案專審工作電子信息系統(tǒng)，印發(fā)《關于采集報送干部電子信息的通知》，按照干部人事檔案專項審核工作要求，規(guī)范報送口徑，明確統(tǒng)一要求，保證干部檔案真實性。嚴格落實《黨政領導干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關規(guī)定，嚴肅對待個人檔案，嚴禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊伍建設，堅持標準、嚴把入口，選配政治可靠、作風正派、責任心強、業(yè)務素質(zhì)好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配強檔案工作力量，并保持相對穩(wěn)定性。

2.2建立干部電子信息庫，創(chuàng)新數(shù)字化檔案建設工作。我院在職職工1800人，干部電子信息采集的工作量大，維護信息政策業(yè)務性強、要求很高，但我們克服困難、創(chuàng)新工作。在加強人事檔案與技術檔案數(shù)字化建設工作時，我院將干部檔案中的個人資質(zhì)、證件以及相關的成果、榮譽等凡能通過案卷反映出來的內(nèi)容，除加強紙質(zhì)材料的接收、借查閱、轉(zhuǎn)遞、保管等環(huán)節(jié)外，還創(chuàng)新檔案管理的方法與手段，將他們拍照、制作成PPT、建立個人電子檔案儲存，并做好電子信息庫的后期維護工作。待實施電子檔案管理成熟后，整理、歸納并儲存在光盤內(nèi)，定期進行光盤備份，定期對計算機殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復的新技術。

2.3不斷排查數(shù)字化檔案管理故障與問題，嚴格落實檔案工作責任制。檔案專職人員加強數(shù)字化、信息化業(yè)務培訓與學習，定期做好數(shù)字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網(wǎng)絡中心等部門做好聯(lián)動，不斷解決數(shù)字化檔案工作中反映出來的故障與問題。加強與紀檢監(jiān)察、衛(wèi)計委、人社、教育等部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系，共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。不斷創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平。

3 討論

數(shù)字檔案損壞的防治對策，就內(nèi)容、形式、技術、方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案損壞的防治相比，會有很大的不同，但傳統(tǒng)的"以防為主、防治結合"的指導思想，在現(xiàn)代依然是正確和有效的。因為無論是紙質(zhì)的檔案還是數(shù)字化的檔案，保護的核心部分都是存儲載體，只是數(shù)字檔案附加了許多設備而已。所以，"以防為主"，就要不斷研究存儲載體的質(zhì)量問題，使其壽命更長，運用時間更久。比如，古時的圣旨就是封建帝王下達的文書命令及封贈有功官員或n給爵位名號的a命或敕命，當屬珍貴的史實檔案[3]，它所用的紙質(zhì)是很有考究的。而在今天，就要不斷研究改進數(shù)字檔案的存儲載體，盡量提高它的存取速度、使用時間，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全。

3.1加強制度管理 建立和健全數(shù)字檔案館（室）的規(guī)章制度，是檔案科學管理的依據(jù)。要制定科學的規(guī)章制度，明確管理規(guī)范。通過精細化的管理使檔案管理的各項業(yè)務工作和利用者服務實現(xiàn)科學化，實現(xiàn)管理環(huán)節(jié)和程序向更精準的方向發(fā)展。

3.2做好預算管理 編制好經(jīng)費預算是檔案工作精細化管理的第一步。有計劃合理地分配經(jīng)費，特別是數(shù)字化檔案開通后，通過對數(shù)據(jù)庫資源的多方了解及性價比比較，選擇適合本單位適用的數(shù)據(jù)庫。對檔案信息設備及其他辦公用品的購置做出相應的預算，并對下一年數(shù)據(jù)庫的購置、調(diào)整、維護等工作做到統(tǒng)籌兼顧、輕重緩急，力求創(chuàng)造更多的價值和效益。

3.3 探討數(shù)字檔案損壞的各個因素，根據(jù)實際情況采取相應對策，真正做到"防范于未然"。"防治結合"就是要采取行動，保證數(shù)字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件，還要考慮數(shù)字檔案保護的一些特殊要求。如庫房對電力、空調(diào)、地面防靜電的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個特別意義就是防止數(shù)據(jù)丟失，所以定期要進行光盤、磁盤的離線備份（冷備份），或使用RAID磁盤陣列和應用軟件進行雙機備份（熱備份）[4]。而"治"字在這里的一個特別意義就是指數(shù)據(jù)的恢復。所以要定期對計算機殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復的新技術。

3.4盡快制定通用的數(shù)字檔案保護標準 改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設、民經(jīng)濟和社會各部門的建設等都得到了很快的發(fā)展和進步。作為與現(xiàn)代化建設和社會各項事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，目前我國尚無統(tǒng)一的、通用的的數(shù)字檔案保護標準，這需要盡快制定。依法治國，依規(guī)辦事，數(shù)字檔案的安全問題才能有根本保證。

3.5著力解決好制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題 隨著計算機技術、通信技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。與發(fā)達國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設還存在著滯后性。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主體-檔案館（室），存在著館（室）藏結構單一、檔案內(nèi)容信息匱乏與社會對檔案信息無多少需求之間的矛盾，量大質(zhì)次的檔案收藏量過多給檔案庫房保管造成的壓力的問題等，這些都是制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題。因此，如果不運用先進的科技設備和技術手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗進行現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會的發(fā)展。

參考文獻：

[1]彭遠明.試論數(shù)字遺產(chǎn)的保護與管理策略[J].檔案學研究，2007（2）：56-59.

[2]唐躍進.數(shù)字檔案災難防治研究[J].檔案學通訊，2014（3）：12-14.

篇(4)

關鍵詞：會計；檔案；管理

衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計工作，隨著當前衛(wèi)生監(jiān)督機構的改革任務的深入進行，它的財務管理任務越來越繁重，財務管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用越來越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案（會計憑證、會計賬簿和會計報表及其他會計核算專業(yè)材料等），它記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金運動的重要史料的證據(jù)。因此全面加強衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案管理，切實提高衛(wèi)生監(jiān)督財務管理水平，為促進和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展做出了積極的貢獻。

1衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計資料的歸檔

1.1衛(wèi)生監(jiān)督機構會計憑證的歸檔衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運動、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項費用的征收和登記的依據(jù)。它是衛(wèi)生監(jiān)督機構會計核算的基礎、是處理賬務的依據(jù)、是事后查考的依據(jù)。它的記賬憑證根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機構的資金運動及衛(wèi)生監(jiān)督各項收費原始憑證編制而成，會計憑證的歸檔應按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序為準進行歸檔。

1.2衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計賬簿的歸檔賬簿是由賬頁組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機構的資金運動的發(fā)生。它是將衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計憑證日期、編號、業(yè)務內(nèi)容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期。衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計賬簿與會計記賬憑證應同時歸檔。

1.3衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計報表的歸檔會計人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計報表處理方法。衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計報表應按月、季、年上報及時歸檔。

1.4其他相關會計資料的歸檔衛(wèi)生監(jiān)督機構會計人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續(xù)等，這都是衛(wèi)生監(jiān)督機構會計資料歸檔中不可缺少的。

2衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案的業(yè)務安全性

2.1衛(wèi)生監(jiān)督資金運動資料數(shù)據(jù)的收集和錄入數(shù)據(jù)的安全性衛(wèi)生監(jiān)督資金運動資料數(shù)據(jù)的正確收集與數(shù)據(jù)的正確錄入是衛(wèi)生監(jiān)督機構會計資料歸檔安全性的依據(jù)，它體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督資金運動的真實性和可靠性。也是司法訴訟取證的重要依據(jù)。

2.2衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案的安全存儲與備份衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案可按檔案劃分的種類、保管的期限、保管的要求，對會計檔案用科學的原則和方法進行紙類檔案存儲管理。還要把紙類檔案的內(nèi)容用計算機進行安全備份管理，便于檔案保存和查找。雙重的存儲與備份的安全性可使會計檔案不能損壞或丟失。

2.3會計的電算化運用到衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計核算中，必須考慮其系統(tǒng)的安全性為了確保系統(tǒng)安全、可靠地運行，應防止對衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案數(shù)據(jù)庫的各種破壞，因此必須重視系統(tǒng)安全性設計。系統(tǒng)是由相應的管理人員來實施和維護的，無關人員無權進入系統(tǒng)，同樣沒有數(shù)據(jù)修改權限的財務人員只能瀏覽衛(wèi)生監(jiān)督機構會計檔案，不能修改會計檔案數(shù)據(jù)。會計電算化應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案進行安全備份管理。

2.4會計檔案期滿銷毀的安全性本單位檔案部門提出銷毀意見，必須同會計部門共同鑒定；嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負責人在會計銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案時，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責人，另一份歸檔備查。保管期滿的會計檔案但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證會計檔案銷毀清冊，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止［1］。

3衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案的管理安全性

3.1對一些記錄著有關繳費個人及單位的含保密信息的資料要進行特別管理對有特殊繳費的個人及單位的資料要絕對保密，有特殊原因的也不能透露。

3.2檔案書寫衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計紙類檔案的書寫必須字跡工整、清楚，不得有筆誤（如有必須按財務有關規(guī)定辦理），不得涂改，必須減少安全隱患的存在。

3.3加強檔案管理工作人員的安全意識和保密意識確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終牢記使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警鐘長鳴。加強檔案工作人員的安全教育與培訓，使安全意識深入人心，要制定檔案安全管理工作預案。同時加大檔案保管力度，在內(nèi)部明確庫管責任，理順管理關系，切實做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，必要時對檔案庫房的防火、防盜改造，提高安全防范能力［2］。

3.4衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案的利用能為最高領導者的決策提供準確的資金運動數(shù)據(jù)把好衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案在工作中利用的安全關，增強安全利用意識，完善檔案利用手續(xù)，制定會計檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責任制，確保會計檔案不丟失、不泄密。綜上所述，衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案是衛(wèi)生監(jiān)督部門依法開展業(yè)務的憑證，是衛(wèi)生監(jiān)督機構執(zhí)法過程的質(zhì)量記錄，同時也是體現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督機構的管理水平的一個重要方面。衛(wèi)生監(jiān)督機構的會計檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構的檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進行，它的安全性可以避免司法訴訟，它的安全性關系到衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展。加強衛(wèi)生監(jiān)督機構會計檔案管理工作人員的安全意識也是保證衛(wèi)生監(jiān)督工作正常開展的重要因素。

參考文獻

篇(5)

關鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索

檔案電子化指的是利用電子計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供高效信息檢索功能。現(xiàn)代科技的不斷進步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業(yè)發(fā)展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開發(fā)打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。

一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時間，有些內(nèi)容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產(chǎn)生錯誤。利用網(wǎng)絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。

2、 查閱簡易

檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網(wǎng)絡登陸數(shù)據(jù)庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進行獨立查詢，避免了傳統(tǒng)檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲和共享

電子檔案的存儲要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業(yè)由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統(tǒng)時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統(tǒng)提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網(wǎng)絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。

2、管理標準問題

建立于數(shù)據(jù)庫基礎之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業(yè)都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。

4、法制問題

我國現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優(yōu)化對策

1、加強檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統(tǒng)的建設需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業(yè)應該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質(zhì)，才能實現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。

2、加強檔案電子化管理的安全建設

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統(tǒng)，加強網(wǎng)絡監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。

3、加強檔案電子化管理的標準建設

檔案電子化管理系統(tǒng)建設是一項復雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標準，將企業(yè)的各個部門都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。

4、加強檔案電子化管理的法制建設

為了促進檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來進行檔案管理，并結合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，在國家制定的法律法規(guī)上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。

四、 結語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類疑難問題，加快企業(yè)檔案電子化管理進程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎。

參考文獻

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關鍵詞：電子檔案；安全；局限性；應對策略

伴隨計算機技術和網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，電子檔案作為一種全新的檔案形式已經(jīng)進入到人們的日常工作和生活當中，并且發(fā)揮著不可忽視的作用。然而，由于網(wǎng)絡本身的開放性使其成為一把“雙刃劍”，給電子檔案的安全保障工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。在新的社會發(fā)展時期，我們要先充分發(fā)揮電子檔案的作用，挖掘電子檔案的價值，必須在深入了解電子檔案優(yōu)勢的基礎上，分析影響電子檔案管理和發(fā)展的因素，重視電子檔案安全問題，對于影響電子檔案安全的問題要及時采取有效的應對策略進行解決。基于此，本文分析了電子檔案安全發(fā)展的局限因素，然后針對這些具體的問題提出了幾點積極的應對策略，希望能為相關部門和人員提供幫助和借鑒。

一、電子檔案安全發(fā)展的局限因素

（一）復雜的網(wǎng)絡環(huán)境帶來安全隱患

隨著網(wǎng)絡的不斷發(fā)展完善，電子檔案的信息內(nèi)容可以通過網(wǎng)絡環(huán)境實現(xiàn)共享，使用戶可以方便地閱讀、使用檔案內(nèi)容，使檔案資源的價值得到充分的開發(fā)和共享，給用戶帶來便利。但是，與此同時，網(wǎng)絡的開放性也給電子檔案的安全性帶來威脅，主要表現(xiàn)在不經(jīng)授權進行訪問、通過非法渠道傳播病毒盜取檔案內(nèi)容等，甚至給電子檔案管理系統(tǒng)造成損壞，這些都嚴重威脅著電子檔案的安全，影響電子檔案的正常存儲和使用。

（二）電子檔案信息易容易更改，造成信息失真

電子檔案的一個突出優(yōu)勢就是檔案工作者在對電子檔案進行改動時不會留下任何痕跡，即電子檔案具有易更改性，這在為電子檔案管理帶來便利的同時也使電子檔案的真實性受到威脅。再加上電子檔案與載體相分離，檔案信息可以通過不同載體進行資源的傳遞和復制，原始文件不易被確定，很可能造成電子檔案信息失真，喪失其原有的價值，這也是電子檔案安全的一個局限。

（三）電子檔案對技術設備的依賴性強，載體不穩(wěn)定

電子檔案是由電子文件形成的，對技術、設備等都有很強的依賴性，它的形成、傳輸、存儲、利用等過程不能脫離計算機或載體來實現(xiàn)，載體存的不穩(wěn)定性很可能給電子檔案安全帶來威脅。同時，電子檔案對應用環(huán)境要求較高，如果載體、檔案軟件標準不同或設備升級等也可能造成電子檔案的完整性和安全性受到影響。另外，對于磁盤、光盤等電子檔案載體容易受外界環(huán)境影響而被損壞，進而造成電子檔案的損壞或丟失，同樣會給電子檔案安全造成威脅。

二、提高電子檔案安全性的應對策略

（一）做好電子檔案日常安全防護工作

電子檔案安全管理工作不是一朝一夕的，而是需要相關工作人員在日常工作中加強對電子檔案安全的重視，做好電子檔案的日常安全防護工作。比如在進行電子檔案資料存儲時要嚴把質(zhì)量關，提高電子檔案載體的使用壽命以及電子檔案管理軟、硬件的質(zhì)量，避免電子檔案由于設備、載體不穩(wěn)定而面臨安全威脅。其次，加強對電子檔案存儲環(huán)境、設備等的安全防護，確保電子檔案在安全的環(huán)境下被存儲和利用，有效避免由于外界環(huán)境因素造成的電子檔案安全問題。

（二）保持電子檔案的原始性

面對電子檔案信息易更改造成電子檔案價值喪失的問題，必須從保持電子檔案的原始性加以改進。為了保證電子檔案的參考價值，使電子檔案被使用時能夠以原始的格式進行顯示，我們可以在保存電子檔案的同時，將與之相關的軟件及整個應用系統(tǒng)一并保存；還可以制作并保存原始檔案的電子圖像，避免因為各種原因造成檔案內(nèi)容的更改與失真。另外，對于特別重要的電子檔案，要采取多種介質(zhì)保持的形式，比如在進行光盤或磁盤保存的同時，還要對電子檔案的打印輸出件或縮微片進行存儲，保證磁性電子檔案介質(zhì)出現(xiàn)問題時，可以通過其他途徑獲得電子檔案的原始形態(tài)，以保留電子檔案的原有價值。

（三）建立電子檔案網(wǎng)絡安全防護體系

針對開放的網(wǎng)絡環(huán)境給電子檔案帶來的安全威脅，相關部門和人員要從多方面采取防護措施，建立電子檔案網(wǎng)絡安全防護體系，為電子檔案的存儲、傳遞和使用營造一個安全的環(huán)境。第一，進行訪問控制。采取這一措施的目前就是保證電子檔案的信息不被非法訪問和非法使用。通過訪問控制，可以對電子檔案用戶的訪問權限、訪問內(nèi)容等進行規(guī)定，防止非法操作危害電子檔案的完整性和安全性。第二，采取加密及簽署技術。網(wǎng)絡安全技術的一項核心內(nèi)容就是加密和數(shù)字簽名，在電子檔案安全管理中采用這項技術能夠?qū)﹄娮訖n案的真實性進行驗證，以確認其內(nèi)容是否被篡改或偽造，從而保證電子檔案的安全性。第三，防止黑客入侵。這一防護措施主要從建立防火墻、進行漏洞掃描、進行入侵檢測等幾個方面來實現(xiàn)，以防止惡意軟件或病毒通過攻擊網(wǎng)絡來盜取或破壞電子檔案。

（四）提高電子檔案管理人員的安全意識

電子檔案安全防護工作不能僅從非人為的角度加以改進，還要充分發(fā)揮“人”的作用。這就需要各組織檔案部門加強對電子檔案管理人員的重視，提高其安全防護意識和責任意識。相關部門要積極組織電子檔案管理人員參加教育培訓活動，學習專業(yè)的電子檔案管理知識和技能，掌握先進的經(jīng)驗，使其在日常管理工作中真正做好電子檔案的安全防護工作。為了有效避免人為因素給電子檔案造成安全威脅，相關部門應該加強對電子檔案工作人員行為的規(guī)范化管理，規(guī)定其不得使用管理系統(tǒng)中的專用計算機訪問外部網(wǎng)絡，禁止在管理電子檔案的專用計算機上安裝盜版軟件，防止軟件之間產(chǎn)生沖突而導致系統(tǒng)可靠性下降，進行資料輸入或輸出應盡可能地降低使用U 盤的概率，不要輕易打開并運行自己不了解的文件，防止病毒入侵等，進而提高電子檔案的安全性。

三、結語

綜上，為了確保電子檔案的安全性，檔案部門要清楚的認識到電子檔案安全的局限性，進而加強對電子檔案的日常安全防護管理，保持電子檔案的原始性，建立電子檔案網(wǎng)絡安全防護體系，還要提高電子檔案管理人員的安全意識，從而保證電子檔案的安全性、完整性和真實性不受損害。

參考文獻：

[1]陳敏.電子檔案安全管理存在的問題與對策[J].信息與電腦（理論版），2015，24：124-125.

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一、電子檔案管理存在的問題

第一，安全性問題。

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡安全性，網(wǎng)絡的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

第二，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理問題。

在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實、最權威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。

第三，辦公自動化在電子檔案管理中的應用。

在新的辦公模式下，辦公自動化慢慢站主導地位，每天處理的公文數(shù)量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢，但在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然應以紙質(zhì)文件為主。由于設計和開發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得電子檔案系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)不能無縫結合，電子文件歸檔相對滯后，即使歸檔后文件的準確性也無法保證。

二、電子檔案管理的措施

第一，加強電子檔案的保管。

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度，并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機械磨損和強烈震動等條件。

第二，做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復工作。

備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。備份對象主要為文書、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的文件，最好實行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對網(wǎng)絡的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復系統(tǒng)，確保關鍵信息能在計算機和網(wǎng)絡發(fā)生災難性故障后得以恢復。

第三，要加強網(wǎng)絡的安全管理。

通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進技術手段，保證電子檔案管理網(wǎng)絡的正常運行。同部門、不同人員的查閱權限，并對所利用的電子檔案進行全程監(jiān)控并自動記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

第四，對文件進行安全監(jiān)控。

在一般電腦系統(tǒng)中，文件內(nèi)容若有任何改變，電腦并不會加以記錄，因此更改文件的動作會不留痕跡，這使得事件發(fā)生后，追查毫無線索。因此有不要讓電腦詳細記錄在存取電子文件時候留下的所有異動記錄。

第五，處理好檔案管理的投入問題。

電子檔案的應運而生是現(xiàn)代化的標準，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設備，檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網(wǎng)絡辦公條件下的信息接受、處理、存儲和利用，就必須又相應的現(xiàn)代化的設備投入。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代環(huán)境下的檔案工作的自覺投入超出以前一倍以上甚至幾倍。

第六，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。

隨著檔案信息進程推進和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數(shù)據(jù)庫管理的維護工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識和檔案專業(yè)知識，努力優(yōu)化知識結構，以適應信息時代檔案工作的需要。同時電子檔案管理作為檔案事業(yè)發(fā)展進程中的新生事物，注定了它的發(fā)展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創(chuàng)新，才能探索出一條新時期電子檔案管理工作發(fā)展的新路子，取得新的成果。

三、結語