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篇(1)

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應(yīng)用策略

高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應(yīng)信息社會的發(fā)展需求。應(yīng)用匯總績效管理理論，有利于構(gòu)建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進檔案管理人才隊伍的建設(shè)。

一、匯總績效管理理論

匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個人及團隊組織的管理績效為根本目的，實現(xiàn)組織單位的管理戰(zhàn)略及目標的實用性極強的科學管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關(guān)業(yè)績?yōu)橹苯庸芾砟繕耍源碎_發(fā)個人和單位組織的工作潛能。實質(zhì)上匯總績效管理是一個系統(tǒng)性管理流程，其具備極強的邏輯性和目標控制性等特點。匯總績效管理理論應(yīng)用的實踐過程包括多方面內(nèi)容，首先是績效管理計劃的和管理目標的制定，在此基礎(chǔ)上確定績效匯總管理的具體實施步驟和詳實過程，在相關(guān)績效考核信息已集中匯總之后，進入科學化標準評估階段，同時在績效評估結(jié)果完成之后進行有效的反饋，將績效評估結(jié)果應(yīng)用至單位組織的團隊建設(shè)之中，以此總結(jié)工作實效方面的弊端和不足，為組織經(jīng)營目標的優(yōu)化提供重要參考依據(jù)。在整個匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對考核指標、考核要素以及評分標準等關(guān)鍵點進行科學設(shè)置，保障績效管理的科學合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實效價值，同時也能提高系統(tǒng)單位的運行效率。

二、當前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀

針對高校系統(tǒng)的綜合管理能力評估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評估部分。高校檔案是指高校系統(tǒng)在教學科學、運行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價值的文字、圖表、實物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實反映高校在長期教學實踐中形成的經(jīng)驗總結(jié)，記錄了高校教育事業(yè)發(fā)展信息，為高校未來的教學工作和管理運行提供了重要參考依據(jù)，能促進高校整體管理工作的科學發(fā)展。經(jīng)歷了幾十年以來的漫長發(fā)展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當程度的進展，規(guī)范管理檔案的相關(guān)基本機制已經(jīng)建立，針對檔案管理的硬件設(shè)施和軟件建設(shè)都已相應(yīng)的改善和發(fā)展，但就當前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀而言，還是存在一定不足，同時也具備很大的優(yōu)化空間。

（一）高校檔案管理專業(yè)意識不強

高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對于高校系統(tǒng)的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認識。傳統(tǒng)檔案管理觀念單純集中于針對紙質(zhì)檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對于檔案管理工作的人力物力支持相對比較匱乏。同時高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現(xiàn)代化的服務(wù)理念，這從長遠來說不利于檔案工作科學系統(tǒng)的發(fā)展。

（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學性

當前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評估職能，其評估標準遵從于上級部門所涉及的相應(yīng)考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據(jù)打分情況區(qū)分優(yōu)秀、合格和不合格等方面，將評估結(jié)果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評估的績效管理模式往往會流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統(tǒng)層次內(nèi)容。高校系統(tǒng)中績效管理應(yīng)包括三個層次：高校層面績效管理目標、檔案管理部門績效目標、檔案管理人員績效目標。績效管理的目標計劃設(shè)置應(yīng)遵循自上而下的原則，結(jié)合工作實際，以發(fā)揮檔案管理工作人員的自主能動性為主要目標，提高高校檔案管理工作的實效性。

（三）高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新

當前高校檔案管理過程中，對于檔案管理工作意義的認識不夠清晰，認為檔案管理工作僅僅是針對紙質(zhì)資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對于高校本身運行管理、教學改革、科研創(chuàng)新等方面的積極促進作用，因此對于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統(tǒng)管理模式上。隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案信息化管理進程的發(fā)展也是必然趨勢。在當前高校檔案管理工作中，相應(yīng)的數(shù)字化目錄檢索系統(tǒng)已得到初步建立，但當前高校檔案管理的信息化應(yīng)用程度并不高。

三、應(yīng)用匯總績效管理理論的建設(shè)目標

我國高校檔案管理體系在建設(shè)過程中，因傳統(tǒng)管理模式的不足，很難適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展，因此應(yīng)用科學的匯總績效管理理論，有利于促進檔案管理工作的效率提升，更好發(fā)揮檔案管理工作的職能同時，確保檔案管理體系的科學性和合理性。績效管理理論作為學科管理模式，應(yīng)用至檔案管理體系中，其建設(shè)目標為改善檔案管理工作人員的業(yè)績表現(xiàn)，優(yōu)化開發(fā)工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實現(xiàn)高校組織的管理戰(zhàn)略目標。應(yīng)用匯總績效管理理論，構(gòu)建科學化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統(tǒng)性，同時還需要堅持公正客觀的管理原則，選擇量化的統(tǒng)一績效管理指標，定量與定性原則有效結(jié)合，讓高校檔案為高校運行管理和科研創(chuàng)新進行服務(wù)的同時，高校檔案管理工作也能成為高校建設(shè)過程中的重要組成部分。

四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應(yīng)用策略

（一）高校檔案績效管理目標的科學化設(shè)置

就高校檔案管理體系構(gòu)建而言，應(yīng)用匯總績效管理理論需要從管理目標的科學化設(shè)置角度出發(fā)，根據(jù)高校層面的績效管理整體目標，檔案管理部門的管理目標和檔案工作人員的績效目標等不同層面，自上而下進行相應(yīng)設(shè)置。高校檔案管理工作的績效管理目標應(yīng)包括管理體制建設(shè)目標、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標、檔案管理人才建設(shè)目標、檔案服務(wù)利用效率建設(shè)目標等。在這些基礎(chǔ)績效目標設(shè)置基礎(chǔ)之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標，只有應(yīng)用匯總績效管理理論，對于高校檔案管理工作進行科學化的目標設(shè)置，才能明確管理工作的發(fā)展方向，為管理模式的建設(shè)指明相應(yīng)指導性方向。

（二）高校檔案績效管理指標的明確制定

如果說高校檔案績效管理目標是宏觀調(diào)控范疇，高校檔案績效管理指標則是更為詳實的考核標準構(gòu)建。績效指標的制定要考慮管理工作的層級性，首先是一級績效管理指標的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開發(fā)利用這四個層面的指標設(shè)置。在此基礎(chǔ)上是二級績效管理指標的制定，這包括更加具體的管理機制、人才建設(shè)、檔案管理硬件和軟件設(shè)施的構(gòu)建、檔案開發(fā)和利用相關(guān)制度的完善等多方面內(nèi)容。需要注意的是，隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案管理的硬件和軟件設(shè)施構(gòu)建要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，完善硬件設(shè)施，同時優(yōu)化軟件條件的儲備。

（三）高校檔案績效管理的激勵目標設(shè)置應(yīng)用

匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發(fā)揮績效管理的激勵職能。這同樣需要設(shè)置科學化的激勵目標。例如在績效管理與薪酬管理進行有效結(jié)合的過程中，可以適當設(shè)置相應(yīng)的激勵空間，給予檔案管理工作人員相應(yīng)的自主能動發(fā)揮空間。當前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統(tǒng)一標準，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據(jù)績效評估結(jié)果來進行相應(yīng)的激勵和獎懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級直接相關(guān)，堅持優(yōu)勞優(yōu)酬的績效管理原則。這樣的應(yīng)用策略不僅能夠激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，促進其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊伍的科學建設(shè)。

（四）應(yīng)用匯總績效管理促進高校檔案管理信息化進程

隨著社會信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進程也亟待得到相應(yīng)的重視。我國當前高校檔案管理工作中，信息化應(yīng)用程度并不完善，主要應(yīng)用于信息化檢索等方面，在檔案開發(fā)和利用服務(wù)等方面的信息化開發(fā)程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統(tǒng)的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發(fā)和服務(wù)功能。這就需要建立更加科學的檔案利用信息平臺，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發(fā)的效率，利用現(xiàn)代化信息工具更好地進行查檔工作，增強檔案績效管理的功能發(fā)揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實現(xiàn)推送式檔案服務(wù)的創(chuàng)新職能。

五、結(jié)束語

高校檔案管理是高校事務(wù)管理工作中的重要組成部分，同時也是一個實效性極強的系統(tǒng)工程。高校檔案管理的水平對高校管理起著極大的影響作用。應(yīng)用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進檔案工作向更加科學化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，從而促進高校管理工作的順利進行。在應(yīng)用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標及相應(yīng)指標的科學設(shè)置，同時有效地將績效管理與薪酬管理進行科學結(jié)合，為檔案管理人才隊伍的建設(shè)提供相應(yīng)的激勵和競爭機制，另外還能促進檔案信息化進程的科學發(fā)展。

參考文獻：

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[3]葉楠.績效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用[J].山西檔案，2014，（03）：80-82.

篇(2)

現(xiàn)如今，隨著人民生活水平的不斷提高，我國的計算機使用率也大幅度提高，作為國家的中堅力量，黨員以及黨員干部更加需要結(jié)合實際，走在時代的前沿盡快的實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理這一目標。雖然現(xiàn)在我們的生活中還處處離不開紙質(zhì)文件，然而隨著我國信息科學技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理才是今后發(fā)展的大趨勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是我們?nèi)粘Ｉ钪幸环N信息的載體，是人們在日常生活中記錄各種社會活動的必要方式。我們要深刻地認識到電子檔案的產(chǎn)生是我國計算機技術(shù)日漸成熟的表現(xiàn)，計算機技術(shù)將會為我國的檔案管理帶來一個全新的局面。

一、現(xiàn)代化檔案管理存在的問題

凡事有利有弊，在我們享受現(xiàn)代化檔案管理帶給我們的便捷的同時，我們也遭遇了很多難題。就目前來看，我國現(xiàn)代化檔案管理存在三個大問題：檔案管理現(xiàn)代化意識薄弱、檔案管理現(xiàn)代化人才缺失、檔案管理設(shè)備和資金的缺失。我國現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)代化還處于最初的準備階段，無論是從基礎(chǔ)設(shè)施、硬件設(shè)施，人才培養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)等層面上來說，需要進步的還有很多。現(xiàn)代化檔案管理存在的第一個問題是工作人員普遍檔案管理現(xiàn)代化這一意識不夠強，日常生活中對待檔案管理的意識薄弱，對檔案管理沒有基本的概念。很多人還停留在只聽過檔案管理這一層面上。甚至部門的領(lǐng)導、黨員等本應(yīng)該最先了解檔案管理現(xiàn)代化的人也普遍對現(xiàn)代化工作認識不足，繼續(xù)采用老舊的檔案記錄方式，費時費力卻達不到滿意的工作效果。這樣的情況屢見不鮮，成為了我國檔案管理走向現(xiàn)代化的絆腳石，影響了現(xiàn)代化步伐的進程。第二個問題是檔案管理現(xiàn)代化人才的缺失問題，俗話說，人才是可遇而不可求的。由于普遍領(lǐng)導層面對待檔案管理現(xiàn)代化進程的不重視，致使我國這類的人才也很少。要想促進我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，先進的科學技術(shù)和設(shè)備是必不可少的。我們的檔案管理人員不僅要具備良好的管理技能更要有較高的電子文化素養(yǎng)，然而事實情況上，大部分的管理人員根本就打不到對檔案管理現(xiàn)代化這一要求，缺少現(xiàn)代化管理的意識和知識，對于現(xiàn)代化設(shè)備更是做不到得心應(yīng)手。第三個問題是檔案管理設(shè)備和資金的缺失問題。檔案管理意識的不健全使得領(lǐng)導層面在這方面的資金投入也是嚴重不足，我們不具備購買能力，不能為工作添置合適和新型的設(shè)備機器，從何談起現(xiàn)代化檔案管理呢？

二、現(xiàn)代化檔案管理的應(yīng)對之策

在全面的了解現(xiàn)代化檔案管理存在的問題之后，結(jié)合當今社會的現(xiàn)狀，本文提出了一些應(yīng)對之策。希望這些應(yīng)對之策能幫助我們推進現(xiàn)代化檔案管理的進程。首先，我們應(yīng)該對癥下藥，最先培養(yǎng)工作人員、領(lǐng)導、黨員等人的檔案管理現(xiàn)代化意識。要加大培養(yǎng)此類人才的力度。管理人員應(yīng)該與時俱進，結(jié)合我國高速發(fā)展的信息科學技術(shù)為自己樹立合適的學習目標。管理人員切記不能閉門造車，要和優(yōu)秀的現(xiàn)代化檔案管理的公司或者部門進行良好的溝通和學習。然后，我們應(yīng)該加強對檔案管理現(xiàn)代化此類人才的培養(yǎng)和教育。我們不僅要幫助管理人員加強自身的素養(yǎng)，在專業(yè)技術(shù)、知識等方面也要對他們進行高要求、高標準。我們要做到無論是從思想層面還是實際技術(shù)層面都要有大的質(zhì)的飛躍，培養(yǎng)綜合型人才。只有高質(zhì)量的管理人員才能幫助檔案管理現(xiàn)代化這一目標實施更加順利。其次，我們要在工作中加強對設(shè)備和技術(shù)的要求，在設(shè)備和技術(shù)等方面應(yīng)該投入大量的資金，達到設(shè)備和技術(shù)的最先現(xiàn)代化。最后，在工作中我們還需要注意的問題是正確處理紙質(zhì)文件的操作和電子文件的管理。我們需要清楚的是現(xiàn)在檔案管理的發(fā)展階段還沒達到全部現(xiàn)代化。所以我們在日常生活中除了要積極發(fā)展現(xiàn)代化的檔案管理也要重視傳統(tǒng)技術(shù)下的研究，只有有效的結(jié)合傳統(tǒng)技術(shù)和當今的計算機技術(shù)，我們的現(xiàn)代化檔案管理才能向前邁出一大步。言而總之，要想迅速實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理是不切實際的，這必須是一個循序漸進的過程。我們不能為了實現(xiàn)目標而實現(xiàn)目標，我們必須是有計劃地、有條不紊的向著現(xiàn)代化檔案管理的目標進發(fā)。我相信在不久的將來，我們終會迎來檔案管理全面現(xiàn)代化的時代。

篇(3)

事業(yè)單位體制改革的目的在于激活事業(yè)單位內(nèi)在的運轉(zhuǎn)機制，而機制能否被激活則取決于是否調(diào)動起了單位內(nèi)部的組織資源。通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進行新常態(tài)分析后認為，檔案管理的內(nèi)容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能和完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面來構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：

組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)

隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調(diào)動和合理配置成為重中之重。當前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動態(tài)管理上。與之相對應(yīng)的便是，組織人事部門的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。

一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題

1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系事業(yè)單位作為向社會提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來。實則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。

2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素傳統(tǒng)人事檔案管理嚴格規(guī)范流程，導致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵職工實現(xiàn)組織目標。

3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。

二、人事檔案管理的新常態(tài)

1.人事檔案管理目的的新常態(tài)人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現(xiàn)實背景，管理者應(yīng)審時度勢，調(diào)整單位的內(nèi)控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。

2.人事檔案管理功能的新常態(tài)通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環(huán)境相適應(yīng)。

3.人事檔案管理評價的新常態(tài)人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據(jù)管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評價機制也應(yīng)發(fā)生改變，進而使新的評價機制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應(yīng)與是否與動靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)

1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義推動事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。

2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經(jīng)驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。

3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能在動態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。

4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價對人事檔案管理工作績效的評價，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導下完備評價指標，完備的重點應(yīng)放在對人事檔案管理功能的實現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評價中的權(quán)重。

四、問題的拓展

在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關(guān)于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規(guī)范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。

五、結(jié)論

本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進行新常態(tài)分析后認為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。

參考文獻：

[1]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).

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篇(4)

關(guān)鍵詞：二級學院；檔案管理；現(xiàn)代化；規(guī)范化

基金項目：麗水學院教學研究項目：“二級學院檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化對策研究”。項目編號：09JY03

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0106-02

一、問題的提出

近年來，我國在高等教育體制改革上取得了前所未有的成就，高等學校的辦學規(guī)模不斷擴大，越來越多的高校都成立了諸如文學院、理學院、工學院、農(nóng)學院、醫(yī)學院、商學院之類的二級學院。伴隨著高校的升級、升格、合并和擴招，高等教育日益大眾化，二級學院的規(guī)模越來越大，二級學院檔案管理工作的重要性日益突顯。

由于大部分高校二級學院成立的時間不長，一切從零開始，檔案管理工作存在著諸多問題，如檔案不全、材料散亂、分類混亂、案卷標題、目錄不規(guī)范、電子設(shè)備陳舊、電子技術(shù)落后、缺乏專職管理人員或管理人員專業(yè)素質(zhì)低下等等，這一切都直接影響了二級學院檔案管理目標的實現(xiàn)。二級學院檔案管理短期目標或最低目標，也是最直接、最現(xiàn)實的目標無疑就是迎接高校評估檢查，長期目標或最終目標則是實現(xiàn)高效、科學、有序的檔案管理。這兩個目標都要求檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化。

二、相關(guān)的概念

我們有必要先界定“二級學院”的定義。“二級學院”的概念有廣義狹義之分。狹義的二級學院是指我國近年來高等教育辦學體制出現(xiàn)的一種新的辦學形式，或者說是一種新型的高校，名曰國有民辦二級學院，即指引進社會資金，由本科院校成立或幫助成立的獨立核算、具有獨立法人資格、獨立校園校舍，進行獨立教學管理并實施學歷教育的學校。[1]或者稱為“獨立學院”，它是我國高等教育由精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變的產(chǎn)物。廣義的二級學院，是指所有以“學院”二字為后綴名的高校下屬的任何一個學院。本文中所論說的“二級學院”，應(yīng)該是屬于廣義上的二級學院，但又不完全等于廣義的二級學院，因為我們把國有民辦的獨立二級學院排除在外，嚴格的說是中義的二級學院，即指高校下屬的以“學院”二字為后綴名的，從原來的系部發(fā)展而來的，沒有獨立法人資格的學院。

二級學院檔案管理，是指用科學的原則和方法管理為高校教學科研服務(wù)的各類二級學院檔案。二級學院檔案管理規(guī)范化指二級學院根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等，按照高校檔案分類方案標準和規(guī)范，對二級學院各類檔案進行規(guī)范化系統(tǒng)管理。二級學院檔案管理現(xiàn)代化是指利用計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代數(shù)字化管理技術(shù)對二級學院各類檔案進行記錄、存貯、整理、保管、編目、檢索、研究及其利用等。[2]

三、二級學院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之關(guān)系

要實現(xiàn)二級學院檔案管理的現(xiàn)代化首先要做到檔案管理規(guī)范化。二級學院檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理的現(xiàn)代化打下了基礎(chǔ)。二級學院檔案管理要切實執(zhí)行《高等學校檔案實體分類法》，按照《高等學校檔案實體分類法》的著錄標準，從檢索語言、目錄著錄、名詞術(shù)語、信息代碼、館庫建筑、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計等方面全面實行標準化、規(guī)范化管理，這無疑為二級學院的檔案管理的現(xiàn)代化打下了堅實的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，二級學院的全部檔案都可輕松地借助計算機輔助處理，借助于檔案軟件系統(tǒng)外在計算機的存儲資料庫上大量檔案數(shù)據(jù)進行檔案查詢利用。輸入計算機各種檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息，如文件題名、責任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，都具備了用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建打下了一個良好的基礎(chǔ)，促進了檔案管理的現(xiàn)代化。

二級學院檔案管理的現(xiàn)代化要求規(guī)范化。二級學院檔案管理的現(xiàn)代化是按照檔案管理的有關(guān)法規(guī)，主要通過計算機及其網(wǎng)絡(luò)進行電子檔案信息的搜集、整理與傳輸。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序和技術(shù)標準。電子檔案不標準規(guī)范，檔案軟件五花八門，檔案管理沒有統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范，沒有建立科學規(guī)范的管理機制，就勢必影響檔案管理的現(xiàn)代化的進程。所以二級學院檔案管理的現(xiàn)代化，也必須糾正各自為政的現(xiàn)狀，認真貫徹實施《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規(guī)范》等國家標準，使用既符合檔案信息化規(guī)律，又符合國家技術(shù)規(guī)范標準和檔案部門業(yè)務(wù)工作實際的應(yīng)用軟件，才能最有效地使二級學院檔案管理為教學科研服務(wù)。

四、實現(xiàn)二級學院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之對策

第一，增強意識，主要是增強二級學院檔案管理的理論意識、人才意識、責任意識等。

首先是增強二級學院檔案管理的理論意識。從高校領(lǐng)導到二級學院主管領(lǐng)導，再到專職檔案管理人員都存在檔案管理理論知識不足和檔案管理現(xiàn)代化的意識不強的問題。正因為如此，所以不少二級學院領(lǐng)導都對檔案管理重視不夠，只是迫于評估檢查的壓力，走走過場，檔案意識薄弱，沒有真正的把二級學院的檔案管理當作一件重要事情來抓，在領(lǐng)導的影響下，管理人員當然也沒有動力去認真學習檔案管理的理論知識，努力提高業(yè)務(wù)水平，這就嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。所以，從學校領(lǐng)導到部門領(lǐng)導都應(yīng)該增強檔案理論意識，更新觀念，樹立與時俱進的檔案理論意識，努力構(gòu)建與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標、規(guī)模和方法相適應(yīng)、與高校發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化體系。

其次是增強人才意識。二級學院檔案管理存在較為嚴重的人才不足和管理人員素質(zhì)低下的問題。大部分高校由于各個二級學院都有自身的困難，人員編制的確緊張， 很難抽調(diào)專職人員出來，所以二級學院的檔案管理人員都是由行政秘書或教學秘書兼任，沒有專門的檔案管理人員，這樣就很難全心全意投入檔案管理工作。還有不少兼職檔案員，身兼數(shù)職，既是教學或行政秘書，又兼檔案管理員，又兼授課教學，還兼二級學院其他雜活，以致兼職檔案員形同虛設(shè)，沒法履行職責。用人上的隨意性，頻繁換人，也很大程度影響檔案管理水平和效率的提高。二級學院很少有檔案、文秘專業(yè)的教師管理檔案，也很少對兼職的管理人員進行專業(yè)培訓，復合型的檔案管理人才更是貧乏，這無疑也制約檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。要實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，當務(wù)之急是努力培養(yǎng)或大力引進一批既有檔案管理的理論素養(yǎng)，又有較高的計算機運用水平的檔案管理人才。對現(xiàn)有的兼職檔案管理人員除了減輕其兼職負擔外，還要加強檔案管理專業(yè)培訓，增長其檔案理論知識，提高其檔案管理專業(yè)水平和計算機運用水平。只有這樣，二級學院的檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化才能真正得以實現(xiàn)。

最后是增強責任意識。二級學院檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)人人有責，全院職工都有責任參與或協(xié)助做好檔案的管理工作。但是二級學院檔案工作是一項并不引人注目的工作，也仍有老師看不到這項工作的重要性，以為事不關(guān)己，高高掛起。這種思想是十分錯誤的，我們每個老師備課、上課、聽課、考試等都與檔案工作相關(guān)，所以我們每個人都應(yīng)當清醒地認識這項工作的重要性和肩負的重任，牢記各自的責任，自覺地做好自己檔案材料，及時上交各種檔案資料，包括紙本、電子本都應(yīng)做得規(guī)范，這樣就可以減輕檔案管理人員的一些負擔，這也無疑有利于檔案規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理人員責任感當然要更強，務(wù)必把檔案工作真正作為一項崇高的事業(yè)，始終充滿激情，腳踏實地，努力創(chuàng)新，在檔案管理領(lǐng)域做出突出的成績。

第二，提高水平，主要是提高檔案管理專業(yè)水平和現(xiàn)代化科技水平。專業(yè)水平的提高我們前面已經(jīng)論及，我們這里重點闡述現(xiàn)代化科技水平的提高。現(xiàn)代科技日新月異，計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備已經(jīng)廣泛應(yīng)用，大量電子文件應(yīng)運而生，無紙化辦公的步伐日益加快，科學技術(shù)的發(fā)展對檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理不斷提出了新的課題。自古以來，從甲骨、金石、木竹發(fā)展到紙張、錄音帶、錄像帶，以及到現(xiàn)在儲存電子文件的磁盤、光盤，每次檔案載體的變化都會給檔案工作帶來深刻的變革，電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，其形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)、方法有質(zhì)的不同，可以說是文件管理的一場革命。新世紀里的檔案管理現(xiàn)代化將是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲技術(shù)和自動控制技術(shù)開發(fā)利用的綜合環(huán)境。其中計算機技術(shù)是檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的最重要的技術(shù)基礎(chǔ)，其他技術(shù)都必須與計算機技術(shù)結(jié)合起來，才能發(fā)揮真正的效用。如果我們對電子文件的歸檔及電子檔案的管理沒有足夠的思想準備和物質(zhì)準備，必將會給檔案工作帶來不可彌補的損失。二級學院普遍存在現(xiàn)在技術(shù)設(shè)備簡陋、管理人員現(xiàn)代科技水平低下的問題，所以我們既要加大現(xiàn)代科技設(shè)備的投入，又要不斷提高管理人員的現(xiàn)代科技水平，這樣才有可能盡量減少檔案工作的不必要的損失。以檔案的維護為例，不少二級學院常常忽略這個問題，可是，檔案資料具有唯一性和不可再生性等特點， 一旦遭到損壞將難以彌補，所以檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行安全管理規(guī)章制度，熟練運用防火、防盜、防霉變、防磁化、防病毒攻擊等軟硬件設(shè)施和現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強對檔案資料的維護，加強對資料信息的備份，以保證檔案資料安全和長期保存。

第三，恪守標準，依法依章辦事，嚴格執(zhí)行國家和上級部門制定檔案規(guī)范標準。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化實現(xiàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)是計算機技術(shù)的應(yīng)用，而計算機的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標準化的基礎(chǔ)之上。[3]對于雜亂無章、沒有一定規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)，計算機是無法進行管理的。檔案存儲也需要建立統(tǒng)一的標準，否則在存儲系統(tǒng)的功能、存儲介質(zhì)的質(zhì)量、還原性閱讀、計算機檢索等方面會造成許多困難。要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞和交流，更需要標準化，沒有相應(yīng)的設(shè)備標準和語言標準、通信標準、聯(lián)接標準，會使網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接大為復雜，甚至成為不可能。[4]所以二級學院的管理人員必須嚴格執(zhí)行國家和上級部門制定檔案規(guī)范標準，既包括檔案管理業(yè)務(wù)標準，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等；又包括檔案著錄標準、標引語言和標引規(guī)則標準、目錄組織標準、檔案編纂標準等檔案信息處理標準，如我國頒布的《檔案著錄規(guī)則》、《檔案分類標引規(guī)則》、《檔案主題標引規(guī)則》等；還包括檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備標準，如計算機數(shù)據(jù)庫設(shè)計標準、磁記錄交換標準、縮微復制品質(zhì)量和規(guī)格標準、計算機硬件和軟件通用標準、縮微復制設(shè)備和視聽設(shè)備標準、檔案術(shù)語與代號代碼標準等等。這些標準對于二級學院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化有著極其重要的意義，二級學院的大多數(shù)管理人員因為沒有系統(tǒng)的學習這些標準，因而沒能很好的執(zhí)行這些標準，這與檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化是極不適應(yīng)的。

五、小結(jié)

二級學院檔案管理的規(guī)范化現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展和高校日益大眾化發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化與檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展動力。我國高校改革在今年取得了長足的進步，高校的教學評估也在如火如荼地進行，二級學院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化正是為了適應(yīng)這一需要。不少高校二級學院的檔案管理在規(guī)范化、現(xiàn)代化進程中取得了可喜的成就。

參考文獻：

[1]傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化――檔案管理中技術(shù)革命進程的動態(tài)審視[M].杭州：浙江大學出版社，2002：15.

[2]李晨生.檔案管理現(xiàn)代化[M]. 北京：中國檔案出版社，1994：28.

[3]趙中新.信息社會檔案學理論與實踐[M]. 北京：中國檔案出版社，2006：19.

篇(5)

當前城建檔案管理工作不難看出，其仍舊包含一定的不足問題。首先，在城市建設(shè)持續(xù)加快的今天，要歸檔管理的城建檔案總量龐大，隨之而來引發(fā)了一系列問題。由于一些工程單位沒有嚴格進行把關(guān)，工作人員無法形成較強的責任意識，進而影響了城建檔案歸檔選擇的質(zhì)量。一些工作人員由于沒能清晰歸檔范疇，無法全面依據(jù)建設(shè)項目文件檔案歸檔整理工作規(guī)范做好報送，導致歸檔工作面臨較多困難。一些項目方受到多重因素影響，無法對建筑項目施工建設(shè)資料的歸檔整理進行全面、精準的控制把關(guān)。在項目開工階段，無法明確城建檔案應(yīng)該如何報送，致使備案階段中應(yīng)付了事、閉門造車，呈現(xiàn)出不良造假的問題。相關(guān)規(guī)范針對城建檔案立卷、歸檔、管理質(zhì)量、方式方法、文件排列、編目裝訂等環(huán)節(jié)均制定了細致的要求。然而在現(xiàn)實工作中，較多部門無法細致深入的研究學習。使得檔案組卷無法符合質(zhì)量標準，隨意進行裝訂，目錄、備考表樣式欠缺規(guī)范性。

二、創(chuàng)新理念，提升城建檔案管理水平

（一）引入目標管理思想目標管理即基于既定目標，把握以人為本的原則，將成果視為標準，令組織內(nèi)部與個人獲取到優(yōu)秀業(yè)績的方式方法。城建檔案管理階段中，引入目標管理思想，推行目標責任制，可進一步促進城建檔案管理的科學化、規(guī)范化。基于現(xiàn)代化管理理念，城建檔案館應(yīng)以目標管理為根本，夯實內(nèi)在基礎(chǔ)，令檔案工作再上新臺階。應(yīng)加強真實性管理，確保檔案資料的原始性，數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)性，使檔案報送更加快速高效，流程更加科學，實踐管理更為完整。

（二）創(chuàng)新城建檔案管理程序城建檔案管理程序科學性對整體工作質(zhì)量產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。為此應(yīng)積極探討契合當前時代特征的城建檔案工作程序，嚴把人口關(guān)，優(yōu)化質(zhì)量驗收以及報送等處理環(huán)節(jié)。應(yīng)將簽署的竣工檔案責任材料、終身責任方表格引入之報建流程之中，而后在項目施工前期針對建設(shè)方、施工方以及監(jiān)理方技術(shù)員工、資料管理人員做好檔案技術(shù)交底，細致的闡釋檔案要求。施工階段中則應(yīng)積極同監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等機構(gòu)進行橫向合作，體現(xiàn)聯(lián)動性，定期做好業(yè)務(wù)指導。城建檔案工作人員還應(yīng)參與竣工驗收有關(guān)會議，就項目檔案編訂狀況做進一步講評并細化后續(xù)工作要求，保證按時竣工并進行驗收備案。完成上述環(huán)節(jié)后還應(yīng)督促建設(shè)方及時報送竣工檔案，快速辦理檔案移交材料與相關(guān)手續(xù)，令城建檔案管理更為科學有序。

（三）創(chuàng)新城建檔案工作模式新時期，城建檔案管理應(yīng)解放思想，全面創(chuàng)新，摒棄以往傳統(tǒng)工作方式，跟上新時代步伐。應(yīng)由檔案形成的起初源頭入手，更新傳統(tǒng)工作中在項目竣工收尾后方開始檔案管理的陳舊模式。業(yè)務(wù)上，應(yīng)從被動接收積極向著主動提供服務(wù)的方向發(fā)展。方式方法上，應(yīng)從指導管理主體向著積極主動服務(wù)的主體發(fā)展，扭轉(zhuǎn)機械式的傳統(tǒng)管理，真正開創(chuàng)現(xiàn)代化工作系統(tǒng)。城建檔案管理過程中，有關(guān)管理對象單位應(yīng)加強聯(lián)系與合作，構(gòu)成上級與下屬良好協(xié)調(diào)的關(guān)系，使實踐工作更加順暢，預防城建檔案存在互相交叉以及多頭管理的問題，進而對管理工作效能產(chǎn)生負面影響。另外，應(yīng)積極應(yīng)用信息化平臺，推動城建檔案管理工作更加科學有效。可進一步擴充軟硬件設(shè)施的經(jīng)費投入，推動檔案管理由以往的手工作業(yè)向著自動化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展變革，進而全面提升實踐工作效率，降低工作強度，使有價值的城建檔案信息能夠充分的得到應(yīng)用。應(yīng)積極引入現(xiàn)代化、設(shè)計成熟的工具軟件，盡可能的將日常工作均囊括到計算機實踐管理流程之中，實現(xiàn)各項流程的緊密銜接與互相配套，降低重復性勞動。

三、結(jié)語

篇(6)

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-181-01

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)飛速發(fā)展與更新，數(shù)字化成為了檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化將促進檔案管理效率與水平的有效提高。

一、檔案管理數(shù)字化的可行性分析

（一）技術(shù)條件

檔案管理數(shù)字化在實現(xiàn)的過程中具有較強的技術(shù)性特點，其中包含了計算機技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進程。

（二）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)條件

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標主要包括兩個方而，一方而是通過網(wǎng)絡(luò)對檔案資料進行應(yīng)用，對檔案原件進行更好的保護；另一方而通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案利用率的提高。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理數(shù)字化的前提條件，主要的內(nèi)容包括局域網(wǎng)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)等。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況決定了檔案管理數(shù)字化是否能夠?qū)崿F(xiàn)，具有非常重要的基礎(chǔ)作用。

（三）資金與人才條件

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是一項非常龐大的工程，在實現(xiàn)的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應(yīng)該對自身的經(jīng)濟實力進行評估，依據(jù)自身實際情況實現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展。同時，檔案管理數(shù)字化中包含了很多新的知識、技術(shù)等，對高素質(zhì)的專業(yè)人才有著更大的需求，人才是檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的關(guān)鍵。

二、檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)措施

檔案管理數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，在發(fā)展的過程中必須制定可行的實施方案。實施方案中包括現(xiàn)狀分析、實施目標、實施要素與保障系統(tǒng)四個方而的內(nèi)容。

（一）檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案部門在實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化之前，應(yīng)該對檔案管理的現(xiàn)狀進行調(diào)查與分析，從而全而掌握檔案部門的現(xiàn)狀與問題。

1.管理制度的調(diào)查與分析

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責明細等，檔案部門應(yīng)該對這些情況進行明確與了解。

2.硬件方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計算機等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。

3.技術(shù)方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強的技術(shù)性特點，需要計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對白身的實際情況進行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實施方案。

4人才方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計算機等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。

（二）檔案管理數(shù)字化的實施目標

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導小組，對數(shù)字化的實施目標進行制定，提出建設(shè)的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)。

（三）檔案管理數(shù)字化的實施要素

在檔案管理數(shù)字化的實施目標確定之后，要依據(jù)實施目標實現(xiàn)實時要素的確定。在整個的數(shù)字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點發(fā)展項目與領(lǐng)域，例如檔案目標數(shù)字化建設(shè)項目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

（四）檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實施提供了組織機構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實施提供了有利的保障。

篇(7)

檔案管理作為一種公共管理活動，其發(fā)生、發(fā)展、變遷與一定的行政管理模式息息相關(guān)，在計劃經(jīng)濟時代，我國行政管理強調(diào)“高度集中管理”，對經(jīng)濟、社會、文化的管理表現(xiàn)為微觀直接干預的模式，政府對社會公共事務(wù)的管理體現(xiàn)為“管制型”模式，政府所觸及的領(lǐng)域幾乎無所不包，形成一種“全能普化型”的行政管理文化。在此背景下，檔案管理作為一種基于公共權(quán)力視角下的公共事務(wù)，被行政權(quán)力直接介入，導致檔案管理淪為純粹的行政管理活動，失去其原本該有的獨立性、公眾性、服務(wù)性的社會形象。在“政府本位”檔案管理行政范式的主導下，檔案資源被政府壟斷，具有極強的行政色彩，政府機關(guān)與事業(yè)單位成為檔案管理部門的核心服務(wù)對象，檔案管理的社會功能難以發(fā)揮，是檔案管理公眾利益“失位”的典型表現(xiàn)。

社會環(huán)境的變化發(fā)展呼喚著新型檔案管理范式的衍生，亟需對“政府本位”檔案管理范式進行深入反思。首先，市場經(jīng)濟的縱深發(fā)展，產(chǎn)生了大量非公有制經(jīng)濟實體，成為市場經(jīng)濟的重要組成部分，伴隨產(chǎn)生的巨大檔案管理需求，何以滿足？亟需構(gòu)建與之相適應(yīng)的檔案管理職能和機構(gòu)。其次，政治體制改革的推進，政府職能開始由“管制型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，尤其是在社會公眾主體意識、民主意識增強的前提下，檔案資源仍然傾斜與政府，必須與“服務(wù)型”政府的理念相悖，也被社會公眾所詬病，難以凸顯檔案管理的社會公共形象。最后，文化體制改革的進一步深入，需要檔案管理為文化發(fā)展做出努力。毋庸置疑，利用檔案是公眾的基本文化權(quán)益，然在“政府本位”的檔案管理范式下，造成了檔案資源與社會公眾的脫離，難以發(fā)揮檔案管理服務(wù)文化發(fā)展的職能，群眾的基本文化權(quán)利也難以得到保障。

二、構(gòu)建基于“社會本位”維度下的檔案管理新模式

在全球化、信息化的時代，為推進我國的改革，也為實現(xiàn)國人千年期盼之“中國夢”，政治、經(jīng)濟、社會等層面的改革在深入推動，內(nèi)在需要檔案管理這一社會管理活動必須變革，構(gòu)建起以服務(wù)為理念、以公眾為導向、以公共利益為目標的檔案管理新范式，實現(xiàn)改革管理范式由“政府本位”向“社會本位”轉(zhuǎn)變，以實現(xiàn)其服務(wù)公共利益的本質(zhì)目標。

（一）公共利益――檔案管理價值取向的回歸

公共管理的目標是實現(xiàn)社會公共利益，究其緣由，在于公共權(quán)力作為一種從屬性權(quán)力，其本質(zhì)來源是社會公眾，假使其價值取向未能落腳于社會公眾，其合法性必然遭受質(zhì)疑。傳統(tǒng)“行政本位”檔案管理范式無疑就是忽視公共需求、公共利益的典型表現(xiàn)，為社會公眾所質(zhì)疑其公共性，與檔案信息資源作為一種公共性資源是明顯不符合的。“社會本位”檔案管理范式的構(gòu)建，最大程度地將“公共利益”考慮進來，始終立足于“公共利益”的實現(xiàn)作為其檔案管理工作的基本出發(fā)點和落腳點，滿足公眾對于檔案管理資源利用的基本需要，實現(xiàn)檔案資源的社會層面而非政府層面的共享，檔案管理的最終價值取向則是通過“檔案”來重構(gòu)“社會記憶”和傳承“社會文明”。因此，“社會本位”檔案管理范式強調(diào)開放性、共享性、免費性，唯有如此，才能彰顯檔案管理的價值取向回歸。

（二）服務(wù)公眾――檔案管理理念的本質(zhì)

現(xiàn)代公共管理的核心意涵是以人為本、服務(wù)本位，以滿足公眾基本需要為出發(fā)點，以企業(yè)管理模式來重塑政府形象，引入競爭機制，讓公眾獲得更優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)，以提升政府的公信力和服務(wù)力。檔案管理作為一種社會公共管理的模式，必須將其管理理念定位于服務(wù)公眾的基礎(chǔ)上，并以此作為工作評價的標準。社會環(huán)境的發(fā)展變化，傳統(tǒng)管制型的行政管理模式已然失去競爭力，更弱化政府的公眾權(quán)威，由此凸顯檔案管理“行政本位”的“肌無力”。“社會本位”檔案管理新范式的引入，要求檔案部門確立服務(wù)宗旨、樹立服務(wù)意識、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、豐富服務(wù)方式、改進服務(wù)水平來為公眾提供有效的、方便的、高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。這一轉(zhuǎn)變，對于改善檔案部門工作作風以及優(yōu)化服務(wù)公眾的形式，必將產(chǎn)生難以料想的“正能量”。

（三）多元格局――檔案管理組織機構(gòu)的呈現(xiàn)

現(xiàn)代社會是一個多元共存的社會結(jié)構(gòu)，公眾的需求也開始彰顯多元化趨勢，原本政府“一元獨大”的格局將被打破，從而形式包括政府在內(nèi)的扁平式社會多元結(jié)構(gòu)，以實現(xiàn)公眾基本權(quán)益。在此過程中，檔案部門必須深化改革，秉承“政事分開、局館分立”的原則，從行政機構(gòu)中分離，成為保存與傳播社會文化財富的獨立性機構(gòu)。此外，為了更好地實現(xiàn)檔案管理、利用、開發(fā)，必須打破檔案僅由檔案館獨家“經(jīng)營”的態(tài)勢，建構(gòu)起檔案管理部門為主，民間組織、私人組織以及公眾協(xié)同參與的“立體共管”之多元管理格局，為更好地實現(xiàn)服務(wù)公眾的目標奠定根基，以實現(xiàn)類型廣泛、覆蓋面廣、活力盡顯的現(xiàn)代檔案工作網(wǎng)絡(luò)和機制。