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關鍵詞：城市地下管線 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：P25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）03（b）-0156-02

城市地下管線檔案信息化管理發展，首先，必須經過檢查以及工程勘測來進行全方面的信息資料收集。其次，就是把收集到的所有信息進行整理和歸納，進而創建一個數據資料庫，并且開發信息化管理體系。最后，提高信息資料的實效性，在一定的時間內進行信息資料的更新，采用動態的管理方式。由于城市進程速度不斷加速，所以對于地下管線檔案信息化管理就成了發展的必然趨勢。以下對城市地下管線檔案信息化管理進行了簡要的闡述。

1 城市地下管線檔案管理信息化

在城市地下管線檔案管理當中，其是根據較為先進的設施以及網絡計算機技術對地下管線進行勘探，并且這一工作模式是內外業一體模式。勘測公司采用非常專業的管線單位相關信息資料，而且通過單位提取的調繪圖作為必要條件，把調查以及設施勘測結合起來，經過各個管線點創建控制測量網線。運用機械輔助生成圖繪工作，來取得較好的數據效果。并且必須規定全程都要安排專業人士進行監管，而對于測量作業所獲取的信息資料結論，根據相關規定儲存到檔案里面，且對城市地下管線檔案做動態管理。同時，進行監控管線的數據資料庫以及信息化管理體系，進行數據資料分享的時候，讓地下管線信息管理和信息化社會相接。而城市地下管線檔案信息化管理的內容就是給目標項目制作工程報告、設計方案、制定技術相關準則、采集地下管線信息、調查地下管線實際情況、構建地下管線數據庫、開發數據管理體系等。

2 信息化管理建設的技術運用情況

在城市地下管線檔案管理中，地下管線的控制網的布局，應當在管線的勘察地區設置GIS網點，這樣就能夠更加容易測量到管線的正確位置和地下管線的坐標以及開展測繪工作。把GIS當成最高級別的控制，并且按照需求從重要路網恰當地對一級和二級導線網進行加密工作，對全部的導線點開展測量工作。而進行實際測量工作必須采用串測的方式測量，從而形成四等水平高程網，這樣可以給勘察地下管線以及測繪帶狀地形圖的平面和高程運算提供非常正確的數據信息。

開展管線勘測工作過程中，應當按照道路沿線勘察，且尋找各種類型的地下管線方向和地下管線的有關規定以及管線材料等基本信息資料，經過查找地下管線的平面區域和埋設以及高程這幾個指標，依據測量信息資料繪制帶狀地形圖。這里所繪制的地形圖的比例應當是1∶500。與此同時，應當繪制出各種專業的地下管線圖。進行地下管線檔案信息化管理時，需要創建信息管理體系。而信息管理體系一般有：創建信息數據資料庫、運行地下管線檔案管理體系、對數據信息管理實行動態管理工作等。而地下管檔案管理信息體系本身就是一種應用性的體系，其把網絡計算機當作一個載體，把GIS作為技術支持的一個平臺，這樣才能做好管理工作。

3 創建信息化管理機制

3.1 把地下管線檔案管理信息統一化

創建城市地下管線檔案信息化管理機制，必須把地下管線檔案管理信息統一化。其開展管理信息統一化過程應當包含普遍檢查結果的檔案信息、地下管線檔案信息與地下管線檔案動態管理信息。將這部分信息資料進行統一化集中式管理，保證城市地下管線檔案數據資料精確程度高以及工作效率好，進而給城市地下管線檔案創建綜合性關系體系和動態管理體系提供必要條件。而針對信息資料管理過程中可能會牽扯到的一些數據信息的收集和數據信息的入庫，以及工程完工測量等，開展綜合型的信息管理統一化方式。

3.2 創建地下管線檔案管理信息查找制度

施工單位要想領取工程計劃許可證，其必要依據是：首先經過了城市建設檔案管理機構的認可，而且獲得了工程施工地段的地下管線實際情況的信息資料。進行申請工程計劃許可證的時候，應當把已經獲得的地下管線實際情況的相關信息資料拿給主管部門。而施工單位開展作業之前，應當仔細查找施工地區的地下管線實際情況的信息資料。這樣能夠讓施工單位清楚了解到工程施工點的地下管線情況，防止因為開展盲目施工，引發一系列故障問題。

3.3 創建工程完工測量制度

不管是哪一個工程，在完工之前都需要安排工程測量公司根據相關要求開展測量工作。而安排工程測量公司的單位必須是負責這個工程的施工單位。而針對不一樣的地區應當通過當地的地質特征和城市發展對檔案管理信息的相關規定及數據準則對地下管線開展數據收集工作。使用具備保障性的舉措，保證工程完工的測量數據精確程度以及繪制的工程地下管線完工圖的準備程度。

3.4 實施檔案管理信息

因為工程施工對于檔案信息資料的有效性需求，創建動態的信息管理機制就顯得很重要。工程完工開展測量工作以后，施工單位根據要求遞送地下管線檔案信息資料。而針對已使用的地下管線工程，專業管理公司需要對進行改變的和已經廢掉的部分管線做一個登記。且要明確時間地點，把需要修改的地下管線圖遞送到城市建設檔案管理機構。而城市建設檔案管理機構必須即刻把管線工程檔案信息記錄到對應的數據資料庫中。經過兩方的配合和協調，完成地下管線動態管理。

4 結語

城市地下管線檔案管理在國家經濟當中占有一席之地，所以必須加強城市地下管線檔案管理信息化發展，進而確保國家經濟得到有效發展。而地下管線檔案管理信息化其實就是把管理的詳細發展過程記錄下來，而且還能夠給城市建設提供良好的社會服務。所以，必須盡快完成地下管線檔案管理信息化發展，統一管線信息資料，創建動態的信息化管理模式，構建綜合型信息管理體系等。這樣才能促進城市地下管線檔案管理信息化發展。

參考文獻

[1] 徐文玉，王方.城市地下管線檔案信息化管理探討[J].企業改革與管理，2015（8）：204.

[2] 李太祥，李愛萍.地下管線檔案信息化建設探究[J].城鄉建設，2014（9）：60-61.

[3] 張丹.試論城市地下管線檔案管理與信息化建設[J].檔案學研究，2008（3）：18-20.

[4] 吳成勇.地下管線檔案信息化建設的實踐[J].中國檔案，2013（12）：58-59.

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【關鍵詞】企業檔案；管理體系；建設措施

企業檔案對于企業自身的發展有著極其重要的作用，為此做好企業檔案的管理，加強企業檔案管理體系的建設就顯得非常必要，如何加強企業檔案管理體系的建設，成為了相關工作者急于探討解決的問題。基于此，本文就加強企業檔案管理體系建設的措施進行了探討，給出了一系列相應的措施，相信對有關方面的需要能有一定的幫助。

1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰

檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術負責人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機制，注重檔案管理網絡功能的發揮與網絡結構的包容性，無論部門與人員如何調整都不會削弱網絡功能，強調責任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎與人力保證。由于現代企業經營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應按照檔案各自的形成規律和管理標準進行科學管理。結合企業實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標準。并注重檔案信息的管理，用科學的方法和現代化的管理手段借助計算機技術，對檔案信息進行綜合管理，建立數字化全文數據庫，實現科學、方便、快捷的檔案管理和利用。

在制度體系中，首先要對國家、地區與行業的規范作全面深入的總結與梳理，在尊重國家規范的前提下，從行業的角度，結合企業自身的特點進行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務”“簡化整理”“注重服務功能”，強調規范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規范體系，制訂側重于企業信息化、檔案數字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產物――數碼照片、視頻文件的管理，結合實踐，進行科學創新，制訂《照片與視頻檔案管理規范》。制度體系建設是一項長期的工作，要不斷去探索、發現、改進、優化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰。

2.創建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面

在傳統檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協調，細節上缺乏具體的操作方法，存在責任不明、有令不行、執行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細則去指導實踐。流程就是執行力，是規范的具體落實，而規范又是流程管理的執法依據，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標進行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環節緊密聯系，有嚴格的先后順序，讓處于流程環節中的所有人都懂得，檔案的事務分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標準就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責清楚、責任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執行不力的痼疾，徹底消除原有工作環節之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發展， 要吧電子管理工程建設起來， 把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。

3.定期下達《歸檔任務書》，打破制度的框框，解決檔案收集難

收集是檔案的第一要務，是傳統檔案工作中的難點。《歸檔任務書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細，將責任落實到崗位與人。《歸檔任務書》打破了規范的條條框框，尤其在業務操作上缺乏靈活性以及其內容與形式在辦法、規范中所不能表達的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規范的重要補充，是流程管理的進一步細化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責任落實全到位”“歸檔資料全明細”，每年根據企業發展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達，可以徹底解決檔案收集難的問題。

《歸檔任務書》主要包括收集范圍明細表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細清單，讓部門人員有針對性地去收集。

4.實現規范化操作，規范檔案管理操作流程

（1）要對檔案管理的流程有明確的認識，結合企業的內外因素，全面掌握企業的業務進行情況，對企業業務的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業務活動的方方面面，對企業的業務活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。

（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業務過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據，要切實重視起來，避免出現問題。

（3）就要按照一系列流程完成企業檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細心、認真，發現錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。

房地產企業要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業的生死存亡往往就決定于一個企業的管理水平的高低，企業要樹立正確的認識，將管理貫徹企業生產經營的始終，對于房地產企業來說，檔案管理應當引起足夠的重視，作為企業管理活動中的重要一環，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發大的危機，所以對企業來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現企業利潤的最大化服務。

5.全面整合檔案資源，構建檔案信息網絡化與共享

服務整合檔案資源，實現網絡共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統軟件為橋梁，通過電子數據的導入、與企業主要業務系統之間的接口鏈接開發等手段，實現檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現檔案資源的共享服務。房地產企業檔案管理的過程， 需要尋求多個企業的合作， 行業的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發展空間。各企業在合作的過程之中， 可以互相學習， 吸收各自的發展經驗和優勢， 提高自身的競爭力。

在信息化的現代企業，要配置適合信息量大、傳播速度快、網絡化的檔案管理的軟硬件設施設備，開發檔案管理系統與企業主要業務系統的關聯接口，通過創建數字化檔案室與檔案登記備份，實現傳統檔案、企業各業務系統，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網絡共享服務，構建檔案信息的網絡化收集、管理、存儲、服務等各環節的管理體系。

6.結語

綜上所述，加強企業檔案管理體系的建設對企業自身的發展有著極大的促進作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設，從而在一定程度上促進企業的發展。 [科]

【參考文獻】

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一、人事檔案管理在醫院管理中的作用

在很多醫院檔案管理中，其管理體系逐漸健全，人事檔案管理的整體作用逐漸凸顯出來。在醫院實施信息化以后，部門之間可以實現互通，實現檔案信息多元化發展。人事檔案管理效率也在逐步增加。

1.人事檔案管理具有時效作用。醫院的檔案不僅要服務于各個職能部門，而且也需要服務上級主管部門和病人。在各部門的信息被檔案管理部門獲取之后，需要在最短的時間內進行電子化、系統化的處理，方便獲取信息和利用。檔案管理部門提供現代通信網絡服務以及光盤存貯服務和公共信息網服務、視聽傳播服務，他們的服務對象都可以通過不同的途徑來獲取檔案的信息，這就使他們節省了大量的時間，提高了工作效率。同時，在進行檔案的管理過程中，其整體的檔案管理機制也在逐漸地健全。

2.人事檔案管理具有較好的靈活性。在進行人事檔案的管理過程中，我們需要采用多種不同的方式讓檔案信息得到共享。因此，在進行檔案管理的過程中，我們可以采用多種純文本的形式進行信息文本的優化。在進行整體的服務過程中，可以采用電子文件和視聽檔案呈現，如圖像文本影像和聲音。檔案存儲的方式變得多樣化，不僅減少了處理的空間，還擴大了檔案存儲的內容和范圍，并且可以保持檔案的完整性，延長檔案的壽命。

二、人事檔案在管理中的不足

1.檔案信息化工作中技術標準不一致。在進行人事檔案的管理中，同樣需要對醫院的各種信息進行整體性的健全。由于人事檔案存在一定的機動性，因此在醫院的信息化體系還未全面建立的情況下，檔案信息工作與技術標準還未能達成一致。這樣，醫療機構在系統軟件的服務上還未能達成統一。因此，認識檔案的信息統一化是目前人力資源管理體系優化的當務之急。

2.檔案信息化難以滿足更多利用者的需求。在進行檔案信息的管理過程中，大部分檔案在進行信息的錄入時程序還相對復雜。由于在進行人事資源管理的過程中，其信息的錄入需要采用多種不同的方式讓檔案信息建設的效率得到提高，這就導致網絡信息與檔案信息管理存在一定的差異。所以，采用多種不同的方式使得人事檔案管理的效率得到提高相當重要。

3.檔案管理水平有待提高。在進行醫院人事檔案的管理過程中，其整體的檔案管理水平還不夠高。部分檔案管理人員在檔案的管理上過于傳統，在思想觀念以及管理水平上無法跟上時代的步伐，缺乏創新活力。因此，在進行人事檔案管理的過程中要加強人員的培養。

三、人事檔案在醫院管理中的建設思考

1.構建檔案信息管理體系。建立一個相對穩定的檔案信息化管理體系，檔案工作向信息化前進的一條必經之路，也是檔案在工作歷史和未來之間的連接。所以需要加大力度投入資金來確保檔案信息的建設，以及各方面軟硬件設備的齊全。與此同時，檔案信息化建設，也應當和醫院的網絡建設進行同步改進，在進行醫院網絡和檔案網絡之間設置密碼權限。以檔案室為中心，將整個醫院的計算機進行內部互聯網的控制，在任何一臺機器上都可以查到有關資料，這就實現了資源共享和時效管理，對完善檔案信息、實現辦公自動一體化有重要推動作用。

2.實現電子文件管理規范化、制度化和標準化。在進行人事檔案管理的過程中，其需要采用多種不同的方式加強檔案管理的規范性。同時，還要實現電子文件的整體管理。讓檔案管理的制度逐漸標準化以及信息化。在人事檔案的整體管理中，還要做好相應的檔案分類。采用多種不同的方式讓檔案信息能夠更為清晰化以及明確化。

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1．1山東建筑大學工程檔案管理現狀

山東建筑大學新校區于2002年9月動工興建，占地156．72hm2，分一、二期和續建工程，包括27座單體工程，總工程量約為39．62萬m2，持續建設周期為兩年，續建工程根據發展需要適時推進。新校區工程檔案共分為23項，500余卷，分為JJ11綜合、JJ12－1設計基礎、JJ12－2設計文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工驗收等六個類目，涵蓋了所有單體工程從前期規劃設計、中期施工建設及后期竣工驗收和管理運行的全過程，如表1所示。山東建筑大學在新校區建設之始，就制定了系統的工程檔案建設與管理方案，主動引入物聯網理念，著力克服檔案載體多樣化、建檔不及時不系統、檔案數據共享差等問題，在工程檔案信息化管理方面進行了頗見成效的探索和實踐，有效提高了工程檔案的歸檔準確率、完整率和使用效率。

1．2基于物聯網的工程檔案信息化管理系統功能設計

文章在研究國內外文獻及實例的基礎上，以工程項目建設的生命周期為依據，針對山東建筑大學新校區工程檔案管理的需要，基于物聯網的技術，設計了信息化管理系統的主要功能，如圖1所示。(1)紙質工程檔案電子化功能目前，尚有很多工程檔案的管理仍為紙質檔案與電子檔案分離，并以人工查詢檢索為主。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系要求全部工程檔案以電子化數據的形式存入既定的數據庫系統。山東建筑大學在工程檔案建檔過程中，已對規劃設計、管線等功能設計圖在存檔規劃設計藍圖的同時，一并存儲CAD文件;驗收材料在存檔驗收報告及支撐材料的同時，一并存儲工程建設的實時監測或記錄電子數據。(2)工程檔案智能識別調取功能工程項目的實施是一個動態過程，從動議報批、立項審批、勘察設計、生產準備、施工建設、監理驗收、運行管理等各個階段都會產生檔案信息［9］。工程檔案存在于工程項目的整個生命周期內。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系要求對工程項目自始至終的全過程、各階段、各環節和節點的檔案數據進行分類處理，建立電子識別碼或二維碼標簽，在利用檔案數據時可以通過直接掃描標簽的方式自動調取。山東建筑大學對各單體建筑建設全過程檔案進行了數據編碼，并分類登記入庫，為利用物聯網進行工程檔案信息管理建立了堅實的基礎。(3)工程檔案數據全時分析功能在工程項目提出后，關于工程的可行性和必要性、綜合設計和建設方案等都要進一步的科學論證。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系通過對國內外相同性質、相近體量的工程進行對比，并運用云數據和相關算法，對工程項目數據進行基于現實環境的分析，得出工程項目建設的前期相關數據預測，從而為工程項目的穩步實施提供技術依據。這是工程檔案信息化建設的核心領域［10］。目前，工程檔案數據全時分析功能尚處在框架設計階段。(4)工程檔案數據實時更新功能工程項目建設過程中以及在某一單項工程的全壽命周期內，由于方案優化修改、運行維修改造、功能提升等原因，工程檔案的數據處在動態變化中，前后數據的更新或實時化顯現尤為重要。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系將所有檔案數據均存儲于服務器中，能夠根據項目進展，實時更新數據，特別是當項目復雜、分期任務繁多時，更會根據時間節點和項目進展階段將檔案數據快速調閱，并能夠通過編輯插件調入文件等形式統一將同一批數據進行實時更新，有效保證了工程檔案數據的即時性、完整性和準確性。(5)工程檔案業內數據交流功能工程項目在實施過程中不同階段產生的檔案數據不同，但彼此間又是相互聯系、互為一體的。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系將項目進展中所涉及的不同行業的數據進行交流和轉換，從而為下一步決策提供有效的資料，并輔助工程項目決策。山東建筑大學在新校區工程建設中，以綜合分析工程檔案為基礎，對新建工程進行設計方案優化，例如運用綠色校園理念，建成了國內第一棟太陽能綜合利用學生公寓;而采用B/S+C/S架構，自主設計運行了節約型校園建筑節能監管平臺。不同行業和項目間的工程檔案數據交流和分析，為學校綠色建筑、節能建筑及監管體系的成功案例提供了重要的支撐。(6)工程檔案項目間數據共享功能如今建筑形式越來越多、建筑功能和用途愈來愈呈現多樣性，特別是對于商業、辦公等相對造價、出售價格比較高的建設項目，在其決策立項、規劃設計等進度中，如果可以參照相似位置、類似環境下不同項目的建設情況，其設計、施工過程中出現的各類技術難題也將迎刃而解，項目造價、工程組織等也將更為有序和高效。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系通過建立項目間的數據共享，實現數據比對，建立相同工程項目一體化的施工進度、技術方案和質量控制體系，提高管理效率和水平。山東建筑大學在新校區工程建設過程中，將各項目單體或施工標段分類管理，以工程檔案為支撐，提出統一的人員工作規范、技術和施工標準，實現了新校區建設“工程優質、人員優秀、投資優化”的目標。

2工程檔案信息化管理系統對策

2．1工程檔案信息化管理系統的架構

射頻識別和無線傳感網WSN(WirelessSensorNetwork)是物聯網的兩大核心技術。射頻識別技術是利用無線射頻方式對實物目標進行非接觸式識別，簡而言之，即能夠通過讀取物品上的電子標簽(條形碼、二維碼等)進行數據識別和相應的處理。而無線傳感網技術是由部署在區域內的微型傳感節點組成，以無線網絡通信的形式，構成一個自組織網絡系統，其目的是協作感知、采集和處理信息，發送給網絡中樞［11］。通過將物聯網的射頻識別技術和無線傳感網技術應用到工程檔案管理中，即構成了一個由無數檔案條目節點組成的在線數據庫，管理者或用戶可以通過遠程終端登錄互聯網，繼而實現對工程檔案的信息化管理。從技術架構上來看，物聯網分為感知層、網絡層和應用層［12］。基于這種標準的層次，搭建工程檔案信息化管理系統的基本架構，如圖2所示。基于物聯網的工程檔案信息化管理系統的基本工作流程為:每一個工程檔案都有一個電子標簽，檔案庫房中有多個傳感器節點，這些節點相互組成無線傳感網。單一檔案條目的插卷、修改、更新都將通過無線傳感網在數據庫中實時更新，并自主形成一個工程檔案云數據平臺。

2．2工程檔案信息化管理系統的實現策略

物聯網為工程檔案的信息化管理提供了技術上的保障。但是，為有效利用基于物聯網的工程檔案管理系統，仍需要從管理上進一步規范相應的管理模式與管理制度。(1)規范檔案歸檔標準規范的檔案歸檔標準是實現檔案信息化管理的基礎。為了基于物聯網的射頻識別技術采集到標準的數據，在新的檔案入館前，需要制定檔案編目的標準，包括列別、年份、密級等信息，并將這些信息寫入RFID條形碼或二維碼標簽。當將檔案信息調入系統時，需要設立規范的審核制度，保證入庫信息的規范和準確。(2)規范檔案使用標準規范的檔案使用標準既是實現檔案信息化管理的基礎，也是實現檔案信息化管理的保障。在物聯網背景下，實現檔案的信息化管理，確定電子檔案相關檔案的查閱權限范圍;當需要借出或還回實體檔案時，必須掃描檔案的條形碼，記錄檔案的轉移情況。(3)強化部門間協調溝通部門間的協調溝通決定了檔案信息化管理的深度。相關部門間不定時的進行業務和技術上的溝通和交流，才能擴大檔案信息化的范圍，全面實現工程檔案管理的信息化水平和服務水平。(4)強化檔案管理人員技術培訓管理人員的技術水平決定了信息化背景下檔案服務的質量［14］。要定期對檔案管理人員進行技術和理念的培訓，提高他們對信息技術和信息化管理理念的理解。

3結語

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1.1檔案管理體系不完善，影響檔案管理的成效。檔案管理體系不完善主要反映在檔案管理制度不健全、檔案管理工作不規范、檔案保管條件差等方面。一些單位不嚴格按照《檔案法》的原則和要求落實本單位的檔案管理制度，如設計單位不按要求管理檔案，設計變更不使用統一編號等；施工單位記錄不全面，材料無質量證明文件等；驗收時補錄材料、盲目接收等。檔案管理時記錄方法雜亂，不遵循統一標準，給檔案的整理、信息化帶來較大困難。施工現場條件簡陋，材料保管達不到“八防”標準要求。所有這些都影響了檔案管理工作的成效。

1.2檔案管理人員配備不足，難以適應檔案發展需要。電企檔案管理人員往往身兼數職，加上綜合素質參差、工作變動頻繁，難以全身心投入檔案管理工作中，也嚴重影響到隊伍的穩定性。目前，各企業已按要求建立了檔案管理人員網絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作。很多單位配置檔案工作人員只有兼職的1～2人，顯然不能適應檔案管理的需要。

1.3檔案記錄不完整欠準確，資料真實性與價值不足。由于電網建設參建單位較多、建設周期長，加上各單位檔案意識淡漠、管理手段落后、資金投入不夠，造成檔案保管設施不全，以致檔案資料遺失現象時有發生。同時檔案數據記錄不真實、不準確，經常出現錯漏，如工程變更沒有反映在圖紙上、簽字以圖章或打印代替現象等，這些為工程以后運營、維護與管理帶來不少麻煩。另外，檔案收集只注重紙質資料，忽視聲像資料的歸檔，造成聲像檔案不完備，其開發利用價值也難體現出來。

1.4檔案編研開發力度小，缺乏實用有價值成果。檔案編研、開發是充分利用檔案信息資源并將其轉化為生產力的最有效方式，遺憾的是這方面的力度遠遠不夠。對許多檔案室而言，能夠做好檔案的收集、整理、歸檔和保管工作已屬不易，何況是編研開發呢，但無疑要提高檔案的利用價值和服務水平，編研、開發是必由之路。

1.5檔案管理信息化程度低，資料更新慢工作效率低。雖然計算機與網絡已相當普及，但一般企業也僅是單機、條目式錄入，與信息化管理的要求差距較大，主要原因是[1]：信息化管理手段落后；檔案信息數據庫建設滯后；信息化管理無統一標準，管理混亂、不規范；信息化人才缺乏。由于這樣的現實，檔案信息化管理徒有其表，體現不出它的優勢。

2.提高電網建設項目檔案管理水平的對策

2.1健全檔案管理體系，明確職責加強領導。檔案管理應按照《檔案法》及《檔案法實施辦法》的原則和要求，強化檔案法制觀念，建立健全檔案管理體系。為此應做到：（1）力爭企業領導的重視和支持。只有領導重視檔案工作，并將檔案管理納入生產經營活動中，才能真正解決檔案管理中的實際問題，使檔案管理工作走上正軌。（2）完善檔案管理規章制度。檔案管理要走上規范化、標準化道路，必須有制度做保證，使檔案工作有章可循、有據可依。（3）明確檔案管理職責。檔案收集、整理、歸檔、保管都需要專人負責，只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。（4）檔案管理必須統一平臺、集中管理。從設計、施工到竣工驗收，所有相關單位都應該按照統一的要求建檔、歸檔，保證檔案管理歸一化、程序化。（5）將聲像檔案資料放在與紙質檔案資料同等重要的地位，重視聲像檔案資料收集、整理、開發和利用。

2.2加強檔案業務培訓，提高工作人員素質。檔案管理人員的業務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業人才缺乏的問題，應著眼于企業的長遠發展，按照檔案管理工作的需求，設立專門檔案室和配置專職人員。為了不斷提高檔案工作人員的綜合素質，必須加強業務培訓工作，可以采用“走出去，請進來”的方式進行培訓和教育。為了充分調動檔案工作人員學習熱情和工作積極性，應將檔案工作人員的業績與工資待遇、職稱評定等掛鉤。

2.3統一領導分級管理，合同約束檔案質量。電網建設項目檔案管理過程是與項目建設同步進行的，并貫穿于項目建設的始終，按照“統一領導，分級管理；誰形成，誰負責”的原則落實項目法人、建設單位及勘察、設計、監理、施工、供應、運行等所有參建單位檔案管理職責，而要實現這一目標應在簽訂合同時就明確相關細節和責任，通過合同的法律約束力，達到將檔案管理納入法制軌道的目的，使各參建單位明確自己的職責，自覺地按照合同的規定做好檔案管理工作。但僅有合同約束還是不夠的，因為電網建設檔案數量龐大、內容繁雜，各單項工程完工時間有先后，為了保證檔案管理同步、準確和完整，必須建立相應的監督機制，由項目法人或委托建設管理單位與監理單位監督其他參建單位執行情況，檔案管理部門再對前者的檔案管理進行監督和指導。

2.4創新觀念整合資源，編研開發創造價值。檔案管理要克服傳統觀念的束縛，在管理技術和方法上有所突破，就要在觀念上創新[2]。檔案編研不同于歸檔，而是根據“存真、提煉、適用”的原則開展的研究性工作，沒有創新意識、勇于探索的精神，不可能產生有價值的成果。同時，編研開發又要擅長利用不同的數據資料，整合各種資源，例如檔案管理信息化建設是發展趨勢，就要善于利用計算機技術和網絡資源，提高編研開發的效率和質量。

2.5轉變傳統管理的模式，實現檔案管理信息化。傳統檔案管理模式是“你歸檔，我保管”、“你移交，我接收”、“你借閱，我檢索”，隨著工程項目檔案文件數量與日俱增，這樣一種管理模式使檔案管理人員應接不暇，即使花費較多人力、財力，效果也不理想，所以要轉變管理模式。現代科技為這種轉變提供了良好的物質基礎，檔案管理信息化就是最有效的辦法。實現檔案信息化管理可從以下幾方面著手：（1）加強基礎設施建設，如規劃網絡設備、建設數據庫存儲系統。（2）建立信息化標準規范。（3）通過多媒體手段實現檔案文件數字化。（4）通過引進、培養建立檔案管理信息化人才隊伍。

3.結語

篇(6)

【關鍵詞】電網項目；檔案管理；有效方法

電網建設項目檔案是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業務檢查評優的重要憑證。做好電網建設項目檔案工作，不僅能更加直觀的發現電網建設和電網發展當中的各項問題，且有利于建設人員總結建設經驗，為電網發展提供更為真實準確的信息資源。

1電網建設項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。檔案管理體系不完善具體表現在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網建設項目檔案工作的標準性和系統性，我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網建設項目的檔案管理標準和基本準則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據規定執行。例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內容在竣工圖中體現，使竣工圖內容不能真實反映項目竣工實際情況。監理單位對項目產生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質量監督審核。施工單位現場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現象嚴重，以上這些不按專業要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網絡不健全。在電網企業中，檔案管理不是主營業務，檔案管理人員多由非本專業人員轉崗而來，并且身兼數職。綜合素質參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩定性受到影響。電網建設項目檔案管理工作具有工程規模大、參建單位多、形成檔案數量龐大、協調工作量大等特點，只有檔案管理網絡人員通力協同配合才能有效開展。目前很多企業已按要求建立了檔案管理人員網絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。其中體現在項目經理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發現項目文件在整理過程中存在記錄不規范、字跡不清晰、結論不準確、記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數據的缺失，會為今后的生產運行、經營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量等檔案方面相關要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設計說明書、合同（協議）、立項文件等，業務承辦人在業務事項辦結后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規范的主要原因是立卷人不熟悉電網建設項目檔案的分類標準與整理質量要求。沒有遵從項目文件的有機聯系，分類不正確，保管期限設定不準確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內文件的主要內容和特征，卷內文件命名不規范等等，直接影響了檔案的后續利用。（5）檔案管理系統落后，不能體現檔案信息化管理的優勢。隨著互聯網+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業使用的檔案信息管理系統仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術融入到檔案管理系統當中去。檔案系統與信息化管理無統一標準，系統平臺的業務功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統數據庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發揮出它的真正優勢。

2提升電網建設項目檔案管理水平的方法

（1）加強檔案組織領導，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構成要以我國相關的法律法規作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規章、管理制度和業務標準規范等）和管理網絡。通過明確檔案管理規章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據可依。加強檔案組織領導應將項目檔案工作納入到企業的工作計劃，納入到領導的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制中。只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。只有爭取得到領導的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網企業還應加大對項目檔案管理工作的資金投入、設備投入，應構建統一集中的檔案信息管理平臺，以實現建設項目檔案集中化、系統化、電子化管理，以此達到實現項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩定，加強檔案人員業務培訓。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構，配備適應工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎的檔案管理網絡，實現檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業人才缺乏的問題，電網企業應加強檔案工作人員的業務培訓。可以采用專業技術培訓、業務交流學習、模仿優秀做法等方式進行培訓和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業績與工資績效、職稱評定、評先評優等掛鉤。充分調動檔案工作人員的學習熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設做到“三同步”。電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統一領導，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設過程中，應進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現這一目標除了通過合同的法律約束，還必須建立相應的監督機制，應由建設單位與監理單位共同監督各參建單位的執行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設單位與監理單位的檔案管理進行再監督和指導。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質量。電網建設項目檔案管理人員要參與指導工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結算或抵扣風險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規范化，所有涉及項目檔案移交的相關單位都應按照統一的要求建檔、歸檔，建設項目案卷整理應分類清楚，組卷合理，排列系統有序。卷內文件應格式規范，字跡清晰，填寫完整準確，簽章手續完備。同一建設項目的文字材料裝訂必須遵從統一標準，力求通過細節管控使案卷質量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。檔案信息化建設是指運用信息技術和網絡資源提高檔案工作現代化水平，實現檔案信息化服務。具體可從幾個方面著手：①基礎設施建設，需加大資金投入建設檔案大數據庫存儲系統，規劃網絡環境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設備設施。②建立適用統一的信息化標準規范。③培養檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數字化。⑤加強數字檔案館建設，數字檔案館的特點是存取檔案信息網絡化，它是一種無形的信息組織與利用環境，它為現行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。在數字化檔案館環境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現檔案信息資源共享。

3結語

電網建設項目檔案是電網建設項目的重要組成部分，是電網企業的國有資產，是項目達標投產和優質工程考核、評選的指標之一。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網建設發展的新形勢下，為確保電網建設項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓力度和信息技術投入力度，實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。

參考文獻

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[2]羅蘭.淺談供電企業電網建設項目檔案工作中存在的問題與對策[J].辦公室業務，2013（09）：42~43.

[3]萬麗娟.電網建設項目檔案管理的探討[J].貴州電力技術，2013，16（07）：92~94.

[4]鄭洪華.電網建設項目檔案管理新模式的探索與實踐[A].檔案事業改革與創新———2013年全國青年檔案工作者研討會論文集[C].國家檔案局，2013：6.

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關鍵詞：檢驗檢測機構；人員培訓；質量管理體系

引言：

作為能夠提供公正數據的機構，檢驗檢測機構常常是以技術為依托。但實際上，想要確保檢測數據的準確性，不僅需要擁有成熟的檢驗檢測技術，還要擁有高水平的檢驗人員和高效率的質量管理體系。而通過加強人員培訓，則能確保質量管理體系保持高效運行，繼而使實驗室得到科學的管理。因此，有必要對檢驗檢測機構的人員培訓與質量管理體系運行問題展開分析，以便更好的促進實驗室的發展。

一、實驗室質量管理體系運行與人員培訓分析

對于檢驗檢測機構來講，建立有效的質量管理體系才能確保實驗室檢測質量。而想要使該體系保持良好運行狀態，還要抓住ISO/IEC 17025實驗室質量管理體系中的“培訓”要素，以便對體系運行的“人、機、料、法、環、測”過程中“人員”這一環節進行把控和提升。在此基礎上，才能確保實驗室各項管理工作能夠得到落實，從而實現實驗室的科學管理。

（一）人員培訓與檢驗工作管理

在實驗室開展日常檢驗檢測工作時，想要確保出具的實驗數據準確可靠，還要使人員加強檢驗工作管理。為達成這一目標，實驗室需要按照《質量手冊》、《程序文件》、《作業指導書》等質量體系文件中的管理要求，組織實驗室全體人員加強對相關管理規定的學習。而通過加深對實驗室質量管理問題的認識，才能使人員按照有關規定實現檢測室技術工作的管理。具體來講，就是需要使人員完成檢測室的操作規程、標準文件管理規定和檢驗檢測報告管理規定等多種規定的學習。而通過明確各種規章制度，則能夠實現檢驗工作的定崗定責，繼而確保相關的規定能夠得到落實[2]。

（二）人員培訓與檢驗設備管理

為加強實驗室檢測設備管理，還要對實驗室的儀器和設備進行劃分，從而實現設備的分類管理。而想要開展該項工作，就必須要確保設備管理人員能夠熟練掌握各種儀器的操作、維護和維修方法和技術。在此基礎上，人員才能將設備管理工作劃分成儀器日常管理工作、儀器系統管理工作和儀器技術管理工作，從而進行儀器設備管理工作的落實。為達成這一目標，便要制定詳細系統的培訓計劃，以便對儀器管理人員進行大、小儀器操作、維護和維修培訓，并且對內審員、計量員等儀器操作人員定期進行質量管理體系培訓。在此基礎上，劃分各項管理工作的職責，同時采取以崗定人的管理方式，從而確保設備管理工作能夠持續和有效開展下去。

（三）人員培訓與檔案資料管理

在檢驗檢測機構質量管理體系運行的過程中，還要安排專人負責進行檔案資料的管理。在開展該項工作時，需要進行資料管理目錄的建立，以便對資料進行編號和分類管理。此外，還要確保人員能夠及時完成檔案建立和歸檔工作。比如在每完成一臺設備的安裝后，就需要及時進行設備檔案的建立，并且將出具的報告單與原始記錄一起歸檔，從而盡快實現設備的規范管理[3]。對相關檔案管理人員進行特定培訓，使其能夠基本掌握質量管理體系中檔案管理的方法，清晰明確檔案管理中應著重注意的要求與規定，才能確保檔案管理工作能夠得到落實。

二、實驗室質量管理人員培訓方法

（一）實施分類培訓

在對檢驗檢測機構的人員進行培養時，需要按照不同培訓目的將人員劃分成新入職員工、在崗員工和特種作業人員。針對新入職員工，需要開展安全教育、職業道德教育、政策法規教育、業務職能訓練和質量管理體系教學等工作。完成入職培訓后，各接收部門還要開展上崗培訓，以便使人員掌握崗位需要的實驗技能和設備操作技能。針對在崗人員，需要根據業務需要開展相應的崗位培訓活動，以便使員工能力的穩定性和連續性得到保證。而針對特種作業人員，則需要開展特種作業技能培訓，并確保人員能夠獲得上崗資格證書。

（二）實現多樣化培訓

為提升檢驗檢測機構的人員培訓效果，需要開展多樣化的培訓工作。一方面，可以安排老員工帶新員工，從而幫助新員工掌握部門內知識和技能。另一方面，可以根據工作需要安排人員參與機構內外部的培訓活動。再者，可以安排人員到相關機構接受實訓教育，從而使檢驗人員的發現問題和解決問題的能力得到培養。此外，機構可安排工作人員參加學位教育或到國外進修，從而使人員的理論基礎水平和實際工作能力得到提升。需要注意的是，無論采取哪種培訓方式，都需要預先制定詳細的培訓計劃，以確保培訓工作的順利落實。

（三）落實培訓效果評估

根據培訓的目標、內容和計劃，檢驗檢測結構需要對人員培訓效果進行評估。根據培訓效果，則可以對現有人員培訓工作進行完善，從而使人員培訓取得更好的效果。為達成這一目標，還要開展有效性的評價。針對新入職員工，可以通過書面考核方式評估入職培訓效果，然后通過理論和實踐考核對上崗培訓效果進行評估。針對在崗培訓和特種作業培訓，則可以利用培訓總結報告和現場演示進行培訓效果評估[1]。此外，還要采取召開座談會和發放調查反饋表等方式進行培訓效果追蹤，以確定培訓對人員實際工作產生的影響。

結論：

綜上所述，人員培訓和質量管理是實驗室需要開展的重要工作。只有確保人員培訓效果，并且確保質量管理體系有效運行，才能夠使檢驗檢測結構出具準確的檢驗報告，從而為社會提供更好的服務。因此，相信本文對檢驗檢測機構的人員培訓和管理體系運行問題展開的分析，可以為相關工作的開展提供指導。

參考文獻：

[1]肖鏡，殷悅，李景云等.藥品檢驗機構實驗室質量管理體系內的人員管理[J].中國醫藥導報，2016，10：154-157.

[2]侯學文，徐凌忠，翟慎永.衛生檢驗機構管理體系運行效果自我評價方法研究[J].中國衛生檢驗雜志，2013，02：508-509.

[3]肖鏡，陳F，廖斌等.藥品檢驗機構實驗室管理體系文件系統的架構及編制要點[J].中國醫藥導報，2014，33：151-157.