序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的價值范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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一所高校的歷史是在建設、發展、改革進程中各方面成果的長期積累，是對學校歷史發展過程的真實、客觀的記錄。挖掘、管理校史不僅對于總結辦學規律，推進教學改革具有重要作用，還可以很好地梳理學校的發展歷程，傳承學校優秀的文化傳統和精神，服務于學校科學研究，實現人才培養的目標。

一、校史檔案及管理相關問題

“校史檔案”是以文字、聲像、實物等載體形式展現的關于“學校”這一組織歷史資料的記錄，它是有關學校歷史的具有一定價值和意義的信息記錄，在內容上包含了學校從建立到現在的發展歷史，主要有歷史沿革、辦學理念、校訓、學風警言、教風警言、對學校發展有重大影響的事件或活動、獲得的主要榮譽、取得的主要成就、歷任學校領導、杰出校友、學科建設、國際國內交流與合作等方面。

“檔案管理”是對收集的信息進行歸檔、存儲維護、鑒定和利用統計數據為相關組織或個人提供服務等活動的總稱，其目的就是為了方便檢索、利用，最終實現其應有價值和意義。“校史檔案管理”是學校相關管理人員對學校歷史發展的文字、影響等資料進行專業化管理，以便于對學校綜合改革與全面發展過程中提供重要參考。

高校的校史檔案是一所高校長期辦學成果的集中體現。一所高校的歷史，以檔案形式加以更好地管理，能展現學校厚重的文化底蘊，能更好地傳承和發揚學校長期積淀形成的精神文化和優良傳統，通過各種校史教育、校園文化活動讓大學生認同大學文化精神，傳承和發揚大學文化精神，在潛移默化中讓大學生以學校為榮，并將這種自豪感轉為歷史責任感而勤奮學習、報答母校、服務社會；讓教師、管理者總結教書育人經驗，推動學校改革發展；同時，做好校史檔案管理，能夠讓社會更好地了解學校、積極關注學校，促進交流與合作，從而推動學校的改革與發展。

二、校史檔案管理的價值

校史檔案是學校寶貴的無形資產，在對校史進行檔案管理的過程中，通過總結經驗和吸取教訓，可以傳承學校的優良傳統和文化精神，對一所高校的建設與未來發展起著引領作用。

（一）見證校史

高校校史反映大學發展的軌跡，通過文字、圖片、聲像和視頻等形式，真實再現學校歷史發展過程中各方面的重要工作，包括創始人、建校時間、辦學宗旨、教學、科研、師資隊伍建設、院系調整、歷任學校領導、杰出校友、重大的校園活動、國際交流活動等。

檔案自身的特點決定了它是高校建設、發展的“見證人”，是歷史的痕跡物證，具有見證往事的作用。從檔案的形式上看，校史檔案上保留著歷史的真跡，有些是原來事件發生時的照片、錄像和錄音，有些留有事件當事人的筆跡，這些都是事件的原始記錄和反映[1]。從檔案的內容上看，具有客觀詳盡的特征，是在一定歷史時期，當事人直接使用過或直接相關系的一系列資料。

一所高校越是發展，其校史資源越是豐富，就越需要對校史資源進行檔案管理，總結高校辦學經驗與教訓，提煉大學精神和大學文化，使之成為引導當代大學生追求理想的無形力量，成為高校進步、發展的源泉。校史檔案管理就是通過對這些反映高校發展歷程檔案的集中管理和開發，使檔案對校史的考證價值顯示出來[2]。比如，通過整理、歸納、分析重慶大學早期檔案材料，可以發現該校在建校初期的一些辦學成效。第一，在學校建設方面，它從1929年建校時開設的只有預科班發展為1932年開辦本科，再到1960年發展為全國重點大學，師資力量和硬件設施有了極大的改進。第二，學科建設方面，該校由開辦時的兩個預科發展到1946年成為擁有理、工、商、文、法、醫六所學院的綜合性大學。這些辦學成效既是學校對建校之初便確立的“研究學術 造就人才 佑啟鄉邦 振導社會”辦學宗旨的體現，也是高校在經濟、社會快速發展的今天思考如何進行學科調整、如何規劃學科建設提供了有價值的參考。

（二）教化育人

一是，校史檔案是對學校的歷史的“純記錄”。雖然，校史檔案以數據、圖片、影像等形式記載學校的歷史，是對學校發展歷程的真實再現和客觀反映。但是，校史檔案中又蘊含有一代又一代以學校發展為己任的前輩，他們克服各種艱難困苦，前赴后繼，為學校的發展打下堅實的基礎；蘊含有學校各個時期的名師大家，他們毫無保留的研究學術、造就人才、佑啟鄉邦、服務社會的理念；蘊含有一批又一批以實現中國夢為目標的大學生，他們勤奮求學、奮發圖強的實際行動。這些豐富內容的校史檔案本身就是非常有教育意義的教材，高校通過展現最原始、最真實、最有說服力的檔案材料[3]，可以使大學生產生心靈的震撼，認同大學精神本質，激發大學生對真理的渴求和對世界的求知，激發大學生知校、愛校、興校的熱情，堅持以“勤學、修德、明辨、篤實”為座右銘，自覺遵循社會主義核心價值觀。無疑，這些校史檔案都是高校對大學生開展思想政治教育和人生觀、世界觀、價值觀教育的最有效、最直觀、最能讓人信服的素材。

二是，校史檔案材料中的一些內容還可以直接用于教化育人。校史檔案自身的價值在于對于任何一所高校，它都是學校發展歷程的真實寫照，能凝結高校的精神文化和傳承優良傳統。以高校的校訓為例，校訓高度概括了高校優良傳統和使命宗旨，是引導學生大學期間甚至以后人生道路的行為準則，可以激發學生克服困難、從事科學研究的信心和決心，對培養學生的創新精神和營造良好的學術氛圍創造條件。如清華大學的校訓是“自強不息、厚德載物”，廈門大學的校訓是“自強不息、止于至善”，重慶大學的校訓是“耐勞苦、尚儉樸、勤學業、愛國家”。這些校訓都對處在成長關鍵期的大學生起到至關重要的導向作用，無形中發揮著無可替代的感染熏陶作用，潛移默化著每一個大學人的行為，對人才的成長和發展起著無比重要的作用。

三是，建立、管理高校校史人物檔案，也能夠起到很好的教化育人的作用。高校的校史人物檔案上記載了高校發展歷史中值得后人學習的優秀榜樣[4]，他們有的是在專業領域的大師級人物，有的是在管理崗位上做出過卓越貢獻的教育家，有的是克服重重困難、勇攀科學高峰的科學家。他們自力更生、艱苦奮斗、刻苦鉆研、勇于創新的精神，無時無刻不在感染每一位莘莘學子，給他們帶來無窮無盡的正能量。

（三）傳承校園文化

校園作為高校教育的重要基地，需要一種積極向上的精神風貌和文化氛圍。而校史檔案中蘊含的學校的辦學理念、價值觀念、道德觀念、思想作風和工作作風是學校營造文化氛圍的重要元素，校史檔案中蘊含的學校的創業奮斗史和警示后人的教訓史則是學校進行大學生思想政治教育的寶貴素材。校史檔案可以借助各種載體，扮演校園文化的見證者和傳播者的角色，通過學校歷史的沉淀和延伸，使學生認同、傳承大學文化，向時代精神靠近。

其一，校史檔案是對學校發展歷程的真實體現和“記憶”，檔案管理則是這種真實體現和“記憶”的重要因素。校史檔案管理具有積淀校園文化的功能。正是因為高校的校史檔案自身的真實性、客觀性，使得校史檔案管理能對校史文化資源進行完整、真實地保存。

其二，開展高校檔案有效管理對校園文化具有傳承的功能。比如，將編輯、出版的校史在師生中展覽，可以展現學校的輝煌歷史和豐厚的人文精神底蘊，它反映了學校在各項教育活動中的成果和業績，可以提高學校形象和知名度，擴大學校對內對外影響度，促進校際、國際交流與合作，喚起校友的美好回憶，增強校友對大學精神和文化的認同感，激勵校友回報母校，激發師生對學校的自豪感。

（四）服務科研

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關鍵詞： 管理現狀；困境；理性選擇

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴大招生規模，高校畢業生數量迅速增加，高等教育正實現著跨越式大發展。新疆高校也在從外延發展向內涵發展的轉變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質量的重要增長點，高校學生檔案管理工作涉及面較廣，關系到每一位學生的切實利益，關系到高等教育發展和學校穩定。本文立足于新疆高校學生檔案管理的實際狀況，對新疆大學、新疆師范大學、石河子大學、新疆農業大學、新疆財經大學和新疆警官高等專科學校進行了詳實而全面的調研，闡析了新疆高校學生檔案管理現狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學生檔案管理的價值分析

學生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內容，在學生隊伍的建設中發揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關注。高校學生在學生管理中的主體地位，決定了抓好學生隊伍建設，是辦好一所大學的關鍵。而學生管理又與高校學生檔案管理密切相聯。高校學生檔案真實地記載了一個學生從高中到大學整個學習期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學生學習成績優劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入黨、畢業就業等方面都提供了具有科學性和準確性的依據，避免了憑印象、聽反映、靠關系等日常管理中的弊端。高校學生檔案的建立，對充分調動學生的積極性，提高學生隊伍的整體素質。培養學生的競爭意識，激勵學生奮發向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學生時代的檔案，起到積極的促進作用。

2 新疆高校學生檔案管理的現狀透視

2.1 學生檔案的基本特點

2.1.1 過渡性 高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨這一過程而產生的品德表現和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學、復學等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎。與此同時，隨著學生的畢業就業，最終其學生檔案將移交就業單位等部門。因此，學生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學生檔案隨學生畢業就業而去，在學校僅存放3或4年，最長不超過6年。學制越長，學生在校時間也越長，學生檔案流動的周期就長，相反，學制越短，學生在校時間就越短，學生檔案就流動得較快，周期就短。可見，學制決定了學生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關規定嚴格管理，在一定的范圍內需要保密。所以，學生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學生檔案的使用非常頻繁，學生報考研究生、參加就業、出國留學、參軍入警、報考公務員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術特長生等。學生的來源豐富，同時生源地區的多樣性和差異性決定了高校學生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學生檔案管理工作由學生處宏觀管理和調控，負責學生各類歸檔材料的最終審核工作，各學院（系部）對學生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學生檔案管理工作系統化、責任化。石河子大學自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯合管理模式。學生檔案由學生處和招生就業處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學生處負責管理，畢業生檔案的發送及留存畢業生檔案的調取和服務工作由招生就業處負責管理。新疆農業大學就采取了這種管理模式。③學管部門集中管理模式。由學生處負責在校生和畢業生檔案的全程管理工作，學生各類檔案材料的歸檔、整理、調閱等工作都由學生處的學生檔案管理工作人員責任。如：新疆師范大學、新疆財經學院、昌吉學院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業檔案的發送保存 新疆各高校畢業生檔案的發送和保存方式各不相同。各高校對應屆畢業生的檔案管理原則上是按照就業方案發送，在此基礎上，對畢業生檔案的轉遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統一發檔與院校留存相結合。畢業生歸檔材料入檔完畢后，按照就業方案發送畢業生檔案，尚未就業的畢業生檔案留存學校。如新疆農業大學和昌吉學院。②統一發檔與檔案轉存相結合。在畢業前夕，畢業生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學生處將這部分學生檔案抽出轉往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業畢業生檔案按照就業方案發送，尚未就業畢業生檔案留存院校。新疆大學近年一直采取這種方式。③統一發檔與個人提取相結合。畢業生在畢業離校前憑報到證或單位調檔函在調檔期集中調取個人檔案。調檔期結束后，不再允許個人調檔，統一按照就業方案發送，未就業的畢業生檔案留存學校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業生檔案發往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業生檔案的留存壓力。如新疆財經大學、石河子大學在2008年以前采取這種方式。

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1.1二者具有相似的管理流程

我國一直將傳統檔案管理業務分為檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、統計及利用服務六個環節。對文件及檔案實現集成管理，檔案管理與知識管理具有比較相似的管理流程，都是針對文件、檔案或知識等管理分散的對象進行存儲并集中，之后對其加工整理實現有序化，再進行鑒定評價后實現其利用價值的優化，在利用中不斷產生新的文件、檔案或知識，并進行相應的收集存儲。

1.2二者具有相似的管理技術

文件、檔案在數字化環境下，在不同形式的信息系統中產生流轉，而文件、檔案在非數字化環境下為適應其要求，也要進行數字化處理。所以，現代檔案管理的所有環節都離不開現代信息技術。在快速發展的信息技術中產生了知識管理，它也需要應用計算機、通訊及網絡等技術予以實現。二者都需要采用數據庫、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有關技術，由此可見，它們都需要現代信息技術進行支撐。

2、檔案管理與知識管理的不同點

檔案管理以管理層面來說，主要是一系列管理技術方法，也是專業管理活動；知識管理不只如此，還屬于管理方式、價值及管理理念范疇，并涉及組織更系統的管理體系與方法論。以管理深度來說，檔案管理在傳統上主要管理文件、檔案實體；知識管理側重于管理文件、檔案內容。以管理范圍來說，檔案主要管理文件、檔案等對象；知識管理除此之外，還要對圖書情報的外源顯性知識及頭腦的隱性進行知識管理。檔案管理在管理上更重視對文件、檔案的真實性、完整性及可靠性的保護，實現文件、檔案的長遠價值、憑證價值與保存價值；知識管理更重視文件、檔案及相關知識的可用性，實現知識的現實價值、情報性價值與利用價值。在管理特點上，檔案管理更重視管理文件、檔案的制度化、規范化及程序化；知識管理在管理體系上側重于寬松、易于創新。

3、檔案管理與知識管理之間的關系

3.1檔案管理利用知識管理得到提升

主要體現在兩個方面，一是知識管理能夠對檔案管理領域進行不斷拓展，傳統的檔案管理過于重視檔案與文件、檔案與圖書情報的差異比較，更限于保管歷史記錄，而不愿為現實工作提供服務，與價值創造過程相脫離，進而對發揮自身作用的領域具有很大的局限性。知識管理要求在其管理范圍中納入文件、檔案等多種載體形態的知識，并對其進行有效整合與集成，構建較為系統的知識資源體系。知識管理關注于在各項經營、生產、管理活動中對知識的共享、創造與應用，使其為價值創造活動提供直接服務。二是知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統檔案管理中重視保管而忽視利用，采取借閱、查卷、復印等比較傳統的手段，只是為檔案提供簡單的被動服務，沒有實現用戶對知識與信息的需求，無法為經營、生產、管理活動提供有效服務。知識管理側重于利用先進的信息技術，采取智能化、現代化、人性化手段，為用戶深層的主動提供信息、知識服務，進而使知識價值得到實現，核心競爭力得到提升。

3.2檔案管理對于知識管理具有促進作用

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關鍵詞:檔案管理;效能;策略;途徑

1提升檔案管理效能的意義

隨著社會經濟發展帶來的巨大變化，人們看到的是處在轉型中的社會，而不同種類的大量信息數據成為當今時代人們熱烈追求的對象，很多企業也在不遺余力的發展自身的信息搜集和處理能力，這就包括了檔案管理工作的變革，檔案管理利用現代電子信息技術，逐步挖掘檔案信息中潛在的使用價值，在這個過程中也發現僅僅依靠目前的管理效能和工作效率是無法進一步完善檔案內容和工作方式的，必須要想方設法的提高效能，強化收集整理信息的能力才可以更好的體現檔案管理工作的價值，更有效的發揮檔案信息資料的重要作用。

2檔案管理工作存在的問題

2．1缺乏配套的基礎設施

目前的檔案管理呈現出新舊模式交替而并存的局面，檔案的相關工作不僅要理順和管理好以往的紙質檔案，并且做好相應的保管工作，還需要加強對現代電子文件檔案創立的投入，來提高現階段檔案管理工作的效能。而目前用于檔案管理建設的一些基礎設備還沒有落實到位，相應的資金和技術投入是無法滿足高效的檔案管理的，檔案管理的效能因為傳統的檔案管理下降，也不能從新興的電子文件檔案的創建管理中獲得提高，巧婦難為無米之炊，缺少完備的設施和設備，工作環境和氛圍就會大不相同，檔案管理的工作效能逐步下降。

2．2檔案管理未受到重視

由于檔案管理主要涉及的絕大部分工作是基礎性的，很少有需要審批和審核的事項，雖然存在一些審核事項，但是相對比較容易通過，因為其屬于機構和部門內部的資料，正因為如此，檔案管理工作是很難得到管理層和領導的重視和關注的，長期以來，檔案作為基層工作一直執行著比較繁瑣復雜的程序，人們也普遍認為只要按照固定的程序就可以完成工作任務，因而對檔案本身的價值沒有一個清晰的認識，造成輕視和疏忽大意。

2．3管理人員缺乏較高的綜合素質

一些檔案的管理人員不接觸基礎性檔案工作，就對工作程序和一些事項妄加指責，自身的專業素養不足，有對基層的檔案管理工作始終報以輕視的工作態度，進而影響到工作人員的情緒，使得檔案的相關工作效能下降，管理制度和規定沒有被落實到位，管理人員缺乏認真耐心和實事求是的精神。

3提升檔案管理效能的途徑

3．1完善檔案管理服務體系

檔案所服務的對象有很多，幾乎包括了所有處在市場經濟和社會各項事業發展的企業和政府機關部門，主要因為檔案所承載的是寶貴的社會歷史信息，以及對現階段社會發展和事業進步的經驗總結與評論，在進一步的發展需求中，檔案信息具有極高的參考和借鑒的價值，因而要不斷的完善和健全檔案管理的服務體系，提高檔案管理的效能，真正將檔案信息的價值充分的展現在世人面前，為企業的發展規劃，機關部門的下一步工作計劃提供更加準確合理的信息支持，建立高效便捷的查閱和調取服務平臺，同時加強對檔案信息的管控力度，對信息加以保密和做好嚴密的防護，建立嚴格的調閱審核機制，在規定的框架內不斷提高檔案管理的效能，加速建立健全檔案管理的服務體系。

3．2轉變檔案管理的傳統觀念

管理人員的工作觀念應該隨著檔案管理模式的變化而發生轉變，不能固步自封，還沉侵在以往的傳統落后的工作觀念中，以往的檔案管理由于其發展模式的局限和制約，使得工作人員沒有形成良好的工作態度，對待檔案管理一般采取的是粗糙大意的管理模式，沒有足夠引起管理人員的重視和關注，這主要是由于傳統檔案的利用水平很低，人們沒有挖掘出檔案的真正價值，使得檔案管理成為了工作瑣碎而管理清閑的工作。因此，今后就要擺正管理人員的工作態度，轉變陳舊落后的工作觀念，加大檔案管理實際意義的宣傳和培訓，利用先進技術提高效能，激發出工作人員的積極性，不斷的提升檔案的價值。

3．3定期組織培訓，增強專業素質

相關的機構部門要組織起定期的培訓講座，加強員工的管理意識和能力，讓其真正意識到檔案管理正在變得更加重要，檔案的價值還沒有被真正的開發出來，培養一批愛崗敬業、細致耐心的專業人才隊伍。讓管理人員能夠順應世界多元化以及時代的發展，使其能夠在管理檔案的過程中，將管理的內容以及形式等，不斷向多元化的形式和內容轉變。對管理人員的知識面加以豐富，讓其明確修訂資料、整理資料以及收集資料之間的區別，并且要對各種檔案資料做好整理和檢查工作。

3．4建立嚴格制度規章，夯實檔案管理基礎

在加強重視檔案管理，加大投入基礎設施建設資金的基礎上，檔案管理效能的提升還需要建立嚴格的制度規章，夯實檔案管理的各項基礎工作。即在檔案管理方面，設置一項專項資金，即以準確預算、專款專用、詳細記錄、恰當使用以及及時結算等為原則，不斷對檔案管理機構進行優化設置，在結合能力范圍以及實際情況的前提下，對檔案管理信息化加強建設，建設一定的數字檔案室或者電子檔案室，使得檔案管理能夠達到更高的效能。

4結語

綜上所述，在今后的檔案管理工作發展的過程中，創新發展是其重要的發展趨勢，因此必須對提高檔案管理效能的途徑加強研究和探索，以確保檔案管理能真正意義上實現高效能、安全性、便捷性的服務目的。

參考文獻:

［1］李瑞東．淺析如何提升人事檔案管理效能［J］．華章，2013(16)．

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關鍵詞：檔案 醫院檔案管理

1 永城市人民醫院檔案管理目前存在的問題

1.1 管理體制未健全，沒有統一的管理模式

目前我院在管理模式上還未做到統一，由于檔案管理缺乏規范，不僅造成管理漏洞，還影響了檔案的綜合利用和信息開發，使計算機等現代化管理手段的運用造成困難。

1.2 專職檔案管理人員少

我院檔案管理人員一身兼多職，常因兼職過多而無法將精力放在檔案業務上，同時對檔案法律法規、專業知識學習不夠，法律意識不強，缺乏工作方法，隨意性強，使檔案工作管理處于被動狀態。

1.3 檔案管理過度分散

我院仍沿用過往對檔案分散管理的方法，各科室或各部門各自保存檔案，沒有設置綜合檔案室，造成不少有價值的檔案散落在各專業部門，一方面使大量原始文件資料容易丟失，另一方面檔案利用率低。此外，分散管理還造成重復保管，造成庫房、人力、物力、空間等資源浪費，檔案資料丟失情況時有發生，不利于醫院對整個檔案工作進行統籌規劃。

1.4 重管輕用，沒有發揮檔案應有的作用

受舊的管理模式影響，目前我院檔案管理存在重管輕用現象，檔案收集了，卻忽視了最為重要的檔案信息資源開發和再利用。

許多珍貴的檔案沉睡在檔案柜內，體現不出其應有的價值。

1.5 重病例檔案，輕其它檔案，綜合檔案管理工作相對滯后

病例檔案在醫院檔案管理中有著重要作用，我院對病案保管較為完善，能及時收集、歸檔、且有專人負責管理，體現出我院對此工作的重視，但是缺乏對其它檔案，如文書檔案、科研檔案、設備檔案、聲像檔案等的重視，造成了我院綜合檔案管理的不完整性。

2 針對我院檔案管理目前存在的問題進行分析和制定對策

2.1 健全制度，建立統一管理模式

2.1.1 由于醫院檔案工作具有其獨特性，因此要建立符合醫院實際情況的檔案管理模式，健全檔案管理制度內容十分廣泛，如建立檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期限，歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定的執行納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。

2.1.2 我院應形成一個由分管院長全面領導、辦公室主持具體方案，各部門負責人和專、兼職檔案員完成日常檔案歸檔管理事務的醫院檔案三級管理網絡。實現統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，這樣不僅有利于檔案的收集和開發利用，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題，有利于組織監督各職能部門的檔案工作，還有利于醫院檔案的安全和完整。

2.1.3 我院應建立醫院檔案、資料圖書、情報信息一體化管理模式，這不僅是醫院檔案動態管理的需要，也是社會發展的需要。

2.2 培養高素質檔案管理隊伍，增強全員檔案意識

重視檔案，培養專業人才，加強干部隊伍建設，是重視和發展檔案事業的根本。我院可通過組織繼續再教育，積極參加檔案管理部門舉辦的實習班；鼓勵檔案員在職自學，加強新知識和有關知識的補充；大力開展檔案管理經驗交流，請檔案專家講課或組織檔案員外出參加學習來提高檔案管理隊伍素質，同時要大力宣傳學習《檔案法》，從而提高醫院社會群體的檔案意識和法制觀念，使每個職工和領導意識到檔案是醫院管理工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現。

2.3 實現檔案的集中統一管理

集中統一管理是《檔案法》的要求，是檔案管理體系的核心內容，是檔案管理達標升級的標準。醫院具有門類多，載體多樣化等特點，因此，正確處理醫院檔案集中統一與分散的關系，如圖書館、病案室、X片室、CT室等可列入檔案管理網，接受綜合檔案室的監督和指導。

2.4 多途徑、多渠道地開發檔案信息資源

檔案管理的最終目的就是利用，就是使檔案發揮其潛在的社會效益和經濟效益。我院檔案管理工作者應多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使檔案為我院各項工作，特別是為醫療、教學、科研服務。

2.5 重視管理現代化

檔案管理現代化不僅僅是指先進設備的配置，還應包括檔案工作的標準化，管理思想的現代化，管理設備和管理技術的現代化。

3 實現綜合檔案管理的具體措施

檔案管理走法制化、規范化和現代化管理的正確軌道已成為醫療衛生單位現代化管理的一個重要環節。我院要想實現綜合檔案管理的要求，主要要做到以下幾點：

3.1 強化領導，完善機構，明確職責

3.1.1 成立綜合檔案管理工作領導小組：由單位負責人擔任主要領導，由各職能科室負責人擔任領導小組成員，從而對檔案管理工作實行全面領導，統一行動，協調發展。

3.1.2 成立綜合檔案室：綜合檔案室為辦公室隸屬部門，設置1-2名專職人員，主要職責是負責檔案收集、歸檔、保管等管理職能，同時指導和督促各部門兼職檔案員的規范工作。

3.1.3 設立部門兼職檔案員：各職能科室設立兼職檔案員一名，主要負責對本科室在日常工作中形成的有價值材料的收集，定期上送綜合檔案室歸檔，同時對科室正在進行中的資料進行登記和保管。

3.2 建章立制

根據綜合檔案管理要求，制定各種管理制度，如：文書檔案管理制度、會計檔案管理制度、圖書資料管理制度、綜合檔案室管理制度，還制定：檔案管理分類方案、檔案管理崗位職責、檔案工作人員考核辦法等相關規定。

3.3 開張宣傳和業務培訓

一是利用專題會議，對單位職工開展《檔案法》宣傳，使全體職工了解國家對檔案工作的法律法規；二是利用宣傳欄，重點宣傳開展檔案管理的意義和基礎知識，使職工對檔案綜合管理認識不斷提高；三是邀請上級檔案專業人員對專職、兼職檔案員進行業務培訓；四是派出骨干人員參加各級檔案業務培訓班及外出參觀，不斷提高檔案人員的業務水平；五是將各種制度和規定匯編成冊，發至各部門學習，從而統一思想，為檔案管理規范化運作打基礎。

3.4 改善設施，重視投入

按照檔案分類保管標準，把綜合檔案室分成文書檔案、財會檔案、專門檔案等區域，配備檔案工作必備的空調機、吸濕機、電子計算機、復印機、裝具等現代檔案管理設備，為檔案管理提供較好的物質條件。

3.5 突出“三率”，狠抓管理

“三率”指的是歸檔率、完整率、合格率。檔案管理是一門科學，要掌握檔案的規律，樹立現代化意識，以科學發展觀辦事，才能使醫院檔案工作向現代化管理發展。

參考文獻：

[1]杜曉蓉.淺談醫院檔案信息化管理問題[J].價值工程，2011（35）.

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1 提高檔案管理科學化水平的必要性

檔案管理的科學化就是用科學的手段對檔案進行更加細致的管理。隨著社會的進步和文化水平的提高，檔案事業的社會地位越來越突出，其作用也越來越明顯。檔案工作存在于人們生活的方方面面，與人們的切身利益息息相關。在新時期下，檔案管理工作的繁雜性和重要性，使得提高檔案管理科學化水平的要求越來越急迫。

1.1 提高檔案管理科學化水平是提升國家文化軟實力的要求

檔案記錄著社會發展的全過程，是文化的縮影，提高檔案管理的科學化水平對國家的素質文化發展起著積極的影響。檔案包含了政治、經濟、教育各個方面的內容，是一個民族文化的最好體現。提高檔案管理的科學化水平，對民族文化的大發展起到了更好的推動作用。只有提高檔案管理的科學化水平，才能發揮出檔案的真正歷史文化價值，才能提升國家文化的軟實力，更好的為人民大眾及國家服務。

1.2 提高檔案管理科學化水平是順應信息化發展趨勢

現代信息技術水平的迅猛發展，極大的豐富了檔案管理的載體，使檔案的存儲、收集、應用以及傳播都變得更加的便捷。在新時期的發展條件下，檔案利用者對于檔案的信息有了更加多樣化、立體化的要求，為了滿足人們的需求，檔案管理者對檔案工作不斷的進行著創新，逐漸提高了檔案管理的科學化水平，使得檔案管理更好的承擔起了社會所賦予的責任。檔案管理逐漸走在了信息技術發展的前沿，在更好地滿足人們日益增長的需求的同時，努力的提高檔案管理的科學化水平，使其更好地為人民服務，造福社會。

1.3 提高檔案管理科學化水平是推動檔案工作健康發展的需要

檔案工作承擔著重大的社會責任，只有提高檔案管理科學化水平，才能更好的推動檔案工作健康、高效的發展。檔案管理工作者在經過長期的努力之后，終于逐漸的改善了檔案管理的機制，檔案工作的范圍也逐漸的擴大化，其類別也逐漸全面化，技術水平也實現了科學化。但是在新時期下，檔案工作仍然需要完善。其中包括了提高檔案管理者的素質、建設高水平的信息化技術、完善檔案管理制度。為解決這一系列的問題，就必須提高檔案管理科學化的水平，才能實現檔案管理的質的飛躍。

2 提高檔案管理科學化水平的有效路徑

檔案管理工作有著自身的規律性，只有深入了解并嚴格掌握這些規律，才能夠有效提高檔案管理的科學化水平。提高檔案管理的科學化水平，使檔案管理更具有現代化的特性，更加的便捷。要想實現檔案管理的科學化水平的提高，還要做到以科學的態度對待檔案工作，尋找有效的途徑，推動檔案工作的革新。

2.1 找準一個定位

就是要找準工作著力點，對中心工作需要什么、檔案工作如何跟進，都要進行認真思考和研究。要在抓好常規性檔案管理的同時，注重調整和把握階段性工作重點，想中心工作之所想、急中心工作之所急，增強工作的針對性和實效性。要增強主動服務意識，堅持黨和政府工作延伸到哪里、各項事業拓展到哪里、新興領域開辟到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里，及時收集和整理有價值的檔案信息，及時為中心工作提供參考依據，使檔案管理真正為服務中心使上勁、用上力。

2.2 推進四個轉變

2.2.1 推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案安全，但管理的目的在于利用，共價值的體現也在于如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”。最大限度地發揮其社會效益和經濟效益，是新時期檔案管理工作的重要任務。檔案管理要善于從檔案資料發現價值，把對社會有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現，為推動經濟社會發展發揮積極作用。

2.2.2 推動檔案管理在手段上由傳統型向科技型轉變。強化科技意識，重視檔案管理信息化建設，注重運用現代信息技術，對傳統的工作模式和載體手段進行根本性改造，全面提高檔案管理的科技含量。加強數字信息資源建設，積極推動管理技術的自上創新，注重相關軟件的開發和應用，實現管理與服務的標準化、程序化和高質量、高效率。要在開發和運用新技術、新手段的同時，堅持網絡建設與安全管理同步進行，積極維護檔案信息安全，達到方便利用和安全保密的有機統一。

2.2.3 推動檔案管理在服務上由封閉型向開放型轉變。建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系是這幾年檔案工作區別于以往的重要內容。檔案事業只有聯系于社會、根植于大眾、服務于現實，才能有廣闊的發展空間，走向真正意義上的現代化。改變檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開職責，通過規范有序地公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等形式，使社會各界與人民群眾更好地了解、利用檔案資源。要優化檔案服務措施，方便人們查閱利用。做好與群眾關系密切的新農村建設檔案、民生檔案以及社會文化檔案等工作，及時公開有關信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。改進服務方式，探索發展諸如信息導航服務、增值服務、推送服務等以用戶為中心的檔案服務新模式。

2.2.4 推動檔案管理在資源上由數量型向質量型轉變。在保障檔案資源量的同時，還要注意檔案資源質量問題。加強檔案的收集工作，呼吁社會大眾積極參與，為檔案的收集工作帶來便利，使得檔案資源更加的豐富多樣。要著力維護檔案的真實面目，大力開發檔案的可利用價值。合理的分配檔案的門類，優化檔案管理的結構，合理的對檔案進行分檔，實行規范化的管理，使得檔案資源的內容更加的豐富，門類更加的齊全。檔案載體的增加，使得各個檔案館都具有其顯著的特色。加強各個檔案館之間的合作與交流，實現檔案資源的共享與共用。

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【關鍵詞】企業；檔案管理；現狀；措施

一、企業檔案管理工作的現狀

1.服務意識差，檔案信息資源開發力度不夠

雖然在企業發展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業決策提供必要的信息資源。

2.檔案管理分散，不利于資源共享

檔案管理基本原則要求檔案管理工作實行統一領導，分級管理方式，保o檔案的安全，這樣有助于資源共享。企業檔案管理在企業運行中發揮著重要作用，需要長遠保存的檔案要由企業檔案部門統一管理，其他各部門不能分散管理，也不能把檔案據為己有。統一管理有助于維護企業檔案的完整性，提高檔案的安全性。現階段，一些企業的人事檔案、基建檔案、財會檔案等沒有進行統一的管理，還是由各部門分散管理，有的甚至無人管理，有的也意識到了檔案管理的重要性，配備了專門的檔案人員，但由于檔案管理水平參差不齊，檔案的安全、完整還是無從保障，不利于資源共享，也不能給使用者提供快捷的服務。

3.檔案人員整體素質不高，更換頻繁

檔案管理是一項政治性、服務性較強的工作，加強檔案管理，需要工作人員熱愛本職工作，既懂科學技術，又懂檔案管理工作的專業知識，具備較高的政治素質和業務能力。但一些企業對檔案管理存在思想認識上的誤區，認為檔案管理是操作性、常規性的工作，不需要什么專業技能，只要識字就能做好此工作。很多單位的檔案人員年齡偏大，知識文化水平較低，沒有經過檔案專業培訓，整體素質不高，很難適應新形勢下企業檔案工作需求。同時，企業改制后，各部門精簡人員，企業檔案人員更換頻繁，檔案的收集、整理、保管工作不能持續進行，不及時歸檔、整理，致使有的檔案丟失，落到各部門或者個人手中，對以后檔案的利用工作造成難題。

4.檔案館藏良莠不齊，檔案鑒定工作開展不力

檔案管理并不是一成不變的，為了保管有價值的檔案，應剔除銷毀失去保管價值的檔案，突出重點，分類管理，提高檔案管理的質量，為檔案的利用及資源共享打下良好的基礎。一般來說，很多企業的檔案只要進了檔案室，就會永遠藏匿于檔案室，有些檔案沒有了任何價值，不能發揮任何作用，長期積壓使庫存爆滿，致使新的、有價值的檔案不能及時進館。這主要是因為檔案鑒定工作開展不力，未成立專門負責此項工作的機構。

5.管理設施不齊全，不能滿足檔案保管需求

檔案管理的目的不是為了獲取利益，主要是為了體現社會效益，一些企業領導比較注重企業經濟發展，不注重檔案管理，這也使檔案管理滯后于經濟發展。很多企業檔案管理部門沒有專門的經費，檔案管理設施不齊全，不能滿足檔案管理的需求，不利于檔案的安全、完整保管，從而造成不了彌補的損失。

二、改善企業檔案管理的措施

1.提高檔案管理人員的素質

企業在發展中必會留下大量的檔案資料，如工程圖紙、技術資料等，這些檔案資料對企業的運行發揮著重要作用。檔案管理人員素質的高低會影響企業檔案管理的優劣，提高企業檔案管理人員素質，是提高企業檔案管理水平的需要。首先，企業檔案管理人員要具備較高的職業道德素質。這就需要檔案管理人員樹立服務意識，提高服務質量。同時檔案人員要尊重歷史，根據史實入檔、用檔。另外，檔案人員還要有較強的保密意識，不私泄外泄，確保檔案安全。其次，檔案管理人員要具備專業素質。這就需要企業檔案人員注重專業知識與技能學習，認識到檔案工作的重要性，不斷擴大自身知識面，以適應信息化社會的需求。最后，企業檔案管理人員要具備創新意識。企業檔案管理工作要具有開放性，需要創造性學習，用新思維對待新問題，提高檔案管理層次。

2.充分開發利用檔案信息資源

檔案管理的目的是提供利用，提高檔案管理水平，是要給企業提供良好的信息服務。因此，企業檔案管理要充分開發利用檔案信息資源，為企業發展提供有力的保障。首先，建立網絡化系統。企業制定網絡系統時，考慮檔案網絡化建設，開發檔案信息資源庫，使企業各部門能快速獲取所需檔案資料，達到資源共享的目的。通過網絡利用資源，不會造成文件的丟失，也有助于檔案的歸檔。檔案人員通過計算機可以隨時對檔案進行歸檔、分類、整理工作，有效減輕了檔案人員的負擔。其次，推進檔案的數字化進程。企業檔案管理對有重要價值的檔案資料要進行數字化，有些檔案由于保存年代已久，拿出來使用的話很容易損壞，要注重對這些檔案的保管，并對這些有重要價值的檔案進行數字化處理，以便永久保存。最后，加強檔案信息安全保障建設。注重檔案信息化建設的同時，也注重對計算機檔案管理系統的管理，配備防病毒軟件，確保信息安全。

3.強化企業檔案管理標準化建設

企業檔案管理首先要確立歸檔制度。企業所有人員都有建立檔案、保管檔案的義務，不能私自截留檔案。檔案歸檔有明確的日期限制，如行政管理、生產技術等方面的管理類文件一年歸檔一次；產品開發、基本建設等方面文件材料要在項目完成后半月內歸檔等。企業檔案歸檔制度的執行，需要檔案人員監管，相關人員積極配合。其次，遵守檔案管理流程。企業檔案管理要遵守流程，主要有管理部門、文件整理、檔案分類、檔案編號、歸檔、保存檔案、清理檔案等方面。最后，完善檔案管理制度。要建立健全的檔案管理制度，主要包括檔案保管制度、檔案利用制度、檔案統計制度等。

結束語

企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。

參考文獻：