序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理技術范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用？譼？訛？譽？訛。這一點在機械動力制造行業尤為明顯，技術檔案的利用價值是它的固有特點，使得它在企業建設與發展體現出不可替代的地位。如何使技術檔案的利用價值變為使用價值，使科學技術成為生產力，在企業建設與發展中產生經濟效益，最終要歸結于技術檔案的有效管理？譾？訛？譿？訛。

作為一名在機械動力行業從事技術檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談談我在這方面的一些心得和體會。

一、完善的歸檔和保管制度

新產品開發、產品試制、課題研究或其它科技項目中形成的應歸檔文件材料，在任務完成或告一段落時（如已通過評審鑒定、驗收）， 凡是有保存價值的，都必須由研發管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時歸檔；設計、工藝變更通知隨時歸檔；科技成果轉化及高企申報材料結束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準確地反映企業各項活動的真實內容和歷史過程，對重要的文件材料內容要經當事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時，要按文件材料形成的時間順序系統排列，做到層次分明，有機聯系，符合其形成的規律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個產品經過評審鑒定小批量生產后，全套圖紙電子檔導入PLM系統（或拷貝給檔案室歸檔）。

技術檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍圖、表格、文字材料、機讀材料和實物模形等，為了便于查閱，在進庫房保管前需要將它們合理地分類。在機械動力行業，技術檔案可以按內容劃為產品、工藝工裝、科技成果轉化、高企申報等。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術檔案保管工作逐步實現規范化、標準化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借；光盤、移動硬盤單獨存放。技術檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災的發生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴禁非工作人員入內；庫房內嚴禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關的雜物；消防器材應放在方便、易見處，嚴禁在庫房內吸煙或點明火。同時為了防蟲防盜，庫房內應經常保持清潔衛生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰；離開庫房時應拉好窗簾、關閉電燈，進出庫房隨手關門，嚴禁敞門離開庫房。

二、合理的查閱和修改制度

企業技術檔案要以原始記錄為依據，定期作出準確可靠的統計，其統計范圍主要有：檔案管理基本情況統計；分類檔案數及庫藏量統計（包括卷數、底圖張數、科技資料總數）；歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率的統計；檔案提供利用及其效果的統計。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據需要編制檢索工具，認真做好企業技術檔案信息開發利用工作，便于查閱和資源共享。

為了保障檔案的準確性和時效性，需要對于技術檔案進行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術文件，要有經過領導批準的圖紙及技術文件更改通知單、產品圖紙及技術文件由產品研發部門負責，工藝及工藝文件由工藝管理部門負責，如需借出修改，必須辦理登記手續，限期歸還；對于常年生產的定型產品圖紙和工藝技術文件，由研究院研發管理部按有關規定發放，一般每年換發一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發新圖的同時，要收回舊圖，并辦理登記手續，設計、工藝部門必須在換發新圖前按規定手續做好底圖的整頓工作；零散曬制藍圖及技術文件或復印管理類文件材料，應由申請部門向研究院研發管理部申請流程提交曬圖、復印申請單，操作人員收到申請單后進行下面的工作。

為了促進學習和交流，公司員工和外單位人員按照相關規定可以查閱技術檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應辦理登記借閱手續，并限在閱檔室查閱，用畢當即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經研究院研發管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關業務部門負責人簽署意見后方予接待。

三、健全的保密和銷毀制度

技術檔案記錄著企業的科研生產活動，有些屬于企業的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實，根據公司的政策和檔案的作用，準確地判定檔案的保密級別，公司技術檔案密級分為機密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復制，須經規定的審批手續方可查閱。對于保密檔案，立卷部門在立卷時應準確標明密級，注意妥善保存和及時歸檔，另外，檔案室對機密檔案應單獨保管，機密檔案柜的鑰匙平時應予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復制所管的檔案，不得以檔案內容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認真履行登記手續，不得違反規定擅自借出檔案；經鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規定方式銷毀，不得造成散失。

技術檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據國家有關部門的規定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，對于經過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當時銷毀；對于已經超過保管期限經鑒定確定不再繼續保存的檔案，應造具清冊，提出銷毀報告經分管領導審批，緩期一年執行銷毀；銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，應有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監銷不得少于二人。檔案銷毀后，監銷人須在清冊上簽字。

引文注釋

？譹？訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24（1）： 10-17.

？譺？訛 田晨，畢小青.知識視角下的企業文檔管理[J].檔案學通訊，2001（1）：17-19.

？譻？訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識資源管理： 企業檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004（10）：37-39.

？譼？訛 中華人民共和國檔案法，1996-07-05.

？譽？訛 中華人民共和國檔案法實施辦法，1999-06-07.

？譾？訛 張靜.淺談新時期的檔案工作[J].經濟研究導刊，2013（3）：235-236.

篇(2)

1 電子檔案的特征

電子檔案不同于傳統的紙質檔案和實物檔案，它有自己的獨特特征：（1）電子檔案的不穩定性，其主要是存儲在磁介質上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質容易受到震動、磁信號的影響，載體結構稍微變化，就有可能造成數據的丟失和破壞，這對電子檔案保存的環境有嚴格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設備來進行，需要相關的軟硬件設備來進行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時還要保存其專門的閱讀設備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對設備和技術的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設備和軟件，還需要統一標準，標準不健全、不統一，容易出現在其他設備和環境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進行載體互換。

2 電子檔案管理的難點

2.1 檔案數據的不兼容性。數字檔案產生的途徑很多，有辦公檔案、數據檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產生這些檔案的管理系統和應用程序也不一樣。這樣產生的各種各樣的非結構化數據在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級后也有可能不兼容或者丟失數據。這種不兼容性給數字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數據庫文件，各種各樣的數字檔案資源容易出現重復，數字文件的易復制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會不定期地修改，這樣就會造成備份的不統一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數據的冗余，不利于數據的長期維護，容易造成數據不統一。

2.3 數字檔案信息之間的聯系弱。很多數字檔案是相對孤立的，缺少相對的聯系，導致系統沒有辦法識別兩份電子檔案的聯系和區別。在保證電子檔案安全的同時，強化檔案關聯共享。這種數字檔案的獨立性容易產生大量的數據孤島，如果文件的擴展名被修改或者丟失，該文件所關聯的程序則會失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術研究

電子檔案的管理技術主要分為原生電子檔案歸檔技術和數字化檔案歸檔技術兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產生的電子文件，又具有一定的保存價值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術主要有：在線數據收割技術、網絡數字資源鏡像、白色檔案轉換技術、fedora檔案存貯系統等。

（1）在線數據收割技術：利用開源的原理，采用自動收割技術下載整個網絡空間，對其進行抽取和標引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學聯合開發和使用該項技術，目前已經應用到奧地利數字圖書館和網絡學習空間。（2）網絡數字資源鏡像技術：這種技術主要運用主題和事件的方式對網絡資源進行選擇，并形成檔案資源的元數據，包括對多媒體和超文本的采集、標引、存貯并使用，最后運用人工編目的方式，為每份檔案創建一條目錄。美國國會圖書館開展的MINERVA項目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉換技術：這種技術主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數字檔案的結構而采用的方法，即對原生的電子檔案逐步地仿真和轉化，由黑色檔案（原始檔案）經過保密加工和災難恢復等工作，轉換成灰色檔案，最后再經過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統：這是一套基于linux操作系統的管理軟件。其允許數據的錄入、刪除和修改，通過這個系統可以實現原生數字檔案館藏資源建設，主要由弗吉尼亞大學、赫爾大學、斯坦福大學、耶魯大學和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統實現電子檔案的評價和初審，可以實現檔案的病毒檢測、自動生成檔案清單和信息包，并形成相關的檔案訪問權限。同時fedora還有數字對象存儲庫，并配有數字檔案的采集和標引系統，主要由英國惠康圖書館開發，包含對不同標準的元數據重新創建、整理和組織，并開發了元數據自動提取和實施方案。

3.2 數字化檔案歸檔技術。數字化檔案主要是指將紙質檔案數字化后形成的檔案，這種檔案的優點是使用的過程中不會對檔案本體造成損壞，并且方便多人同時使用。主要有頁面自動分析技術、檔案數字化技術、多媒體數字檔案技術、3D激光掃描技術。

（1）頁面自動分析技術，即在數字化的過程中，自動對檔案的信息資源進行采集和標引，該技術首先對圖像進行預處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號、標題和文本等，最后進行文字的識別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術。（2）檔案數字化技術，主要包括紙質檔案的初始轉換，數據的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數據加載方式，自動創建頁面級，手動創建文章即元數據的方式，采用SGML DTD（標記通用語言――文件形態定義）來反映，英國的曼徹斯特大學學者正在開發這種模式的歸檔技術。（3）多媒體數字檔案技術，這種技術主要研究了音頻檔案信號轉換的波段分析和恢復、信號提取、副本保存等關鍵技術，采用半自動的方式從視頻和音頻中提取元數據以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對比來對數字資源進行識別，這樣減少了數字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學在對這項技術進行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術。（4）3D激光掃描技術，這樣技術對實物檔案數字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲和開放使用，目前研究這項技術的主要有斯坦福大學、加州大學和中國科技大學，已經取得了初步的成果。

4 結語

篇(3)

提高領導和職工對檔案管理工作的重視水平。檔案管理工作中最重要的問題就是不管是領導還是一般職工，對它的重要性的認識都還不夠到位，認為檔案資料并不是工作和決策中的必需品，因此對檔案工作無需過分重視。甚至有些部門為了部門利益，甚至不配合檔案管理工作，對一些需要歸檔的文字資料拒絕上交，或采用各種方式拖延。這對檔案管理工作都是十分不利的。為此，應當通過教育、宣傳、督促等各種手段，進一步提高各級領導職工的對檔案重要性的認識。同時，檔案管理人員也應當主動履職，主動加強與其他部門的溝通交流，做好檔案管理服務工作，讓所有人員認識到檔案管理工作帶來的工作便利，從而扭轉干部職工對這項工作的錯誤認識。

2、進一步做好新形勢下技術電臺檔案管理工作

2.1要做好檔案資料管理工作

隨著時代的發展特別是電子信息技術的進步，許多檔案資料的介質從傳統紙質文件逐漸向紙質與光盤、硬盤復合轉變，記載的內容從簡單的文字向文字與音視頻并存轉變。特別是技術檔案，這種轉變的趨勢更加明顯。檔案管理工作要主動適應這種變化，積極創新工作辦法，加強對這些復合檔案資料的管理工作。一是對傳統紙質介質的管理，在按照傳統方法做好對紙質介質檔案管理的同時，也應當適應時代的進步，加強對傳統紙質檔案的電子化工作。比如，對于一些文件資料、技術圖紙等，可以通過掃描的辦法錄成電子圖像進行歸檔；對于一些零散的，無需保持原貌的文件，則可以通過文字轉換輸入的方法形成新的Doc文檔或圖表進行歸檔保存。二是對于現在新產生的電子檔案，主要是借鑒傳統檔案管理理念，在電腦上對其進行歸檔。同時，由于電子檔案介質的脆弱性，要注意加強對光盤、硬盤等介質的保管，定期進行備份存儲，確保安全。

2.2要對檔案管理建章立制

制度是確保工作有序開展的前提，在檔案管理領域也是如此。因此，一是要結合技術電臺工作實際，對現有的檔案管理工作制度進行完善，讓檔案管理工作從源頭到終端都有章可循，同時要對收集整理、日常保管、借閱使用等工作的流程進行細化完善，讓所有職工對檔案管理工作流程都有明確的理解，這樣也能提高他們對檔案管理工作的配合程度。二是要對新的電子科技檔案的管理制定制度。應該說，電子檔案在生成與保護方面還是存在很大的區別的，比如在程序版本、存檔格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明確，將造成電子檔案管理工作的混亂，這就要求對電子科技檔案的管理采用與紙質檔案不一樣的制度來對這些情況進行規范。

2.3要加強檔案管理隊伍建設

檔案管理工作是一項涉及面廣、專業程度和精細化程度都很高的工作，而技術檔案又因為其的特殊性，對管理人員的要求更高，這就要求電臺要建立一支高素質的檔案管理工作人才隊伍。一是既要有專職的檔案管理人員，又要有兼職的技術檔案管理人員，各司其職，各負其責，確保技術檔案的準確性、完整性和有效性。二是要加強對檔案管理人員的教育和培訓，提高檔案人員對檔案工作、保密工作、技術工作的認識，提高檔案管理工作人員在現代信息社會條件下電子檔案管理的業務水平，增強檔案管理人員的政治覺悟和職業道德，增強檔案管理人員的責任心，確保檔案資料安全可靠。

3、要讓檔案管理工作更好服務于技術電臺

篇(4)

關鍵詞：企業檔案管理;信息技術;應用

一、在企業檔案管理中應用信息技術的意義

信息時代的發展讓信息技術滲入生活中的方方面面，檔案管理工作也逐漸向信息化的方向發展，在檔案管理工作中應用信息技術能夠讓檔案管理工作質量和水平得到提高，促進檔案信息資源的開發和共享。就目前的檔案管理工作來看，信息資源在市場中的競爭地位越來越明顯，企業的主要資源是檔案信息資源，但是傳統的檔案信息管理方式相對于現代化企業而言較為落后，不能夠滿足企業的發展需要，因此將信息技術應用到企業的檔案管理工作中，能夠更加便于信息的存儲，并且能夠在較低成本的基礎上實現管理工作效率的提高。除此之外，企業的生產經營決策和信息資源都要依賴于企業的檔案信息，因此，檔案管理工作必須和時展步伐相一致，從而提高企業的核心競爭力，促進企業的良性發展。除此之外，信息化已經成為了當前社會的發展趨勢，檔案管理工作的完善和成熟需要順應時代的發展變化。傳統的檔案管理方式已經不適用于當前的企業檔案管理工作，因此尋找新的方式方法成為了檔案管理工作的重點，而信息技術的利用，恰好符合當前的社會發展需要，能夠與企業的檔案管理工作相契合，推動檔案管理工作的進一步發展和成熟。

二、傳統的企業檔案管理方式的不足

傳統的企業檔案管理的方式存在的不足主要表現在管理觀念和管理方式落后這兩個方面，以下將從檔案管理的思想觀念和管理的方式進行分析和研究。1.檔案管理的思想觀念較為落后。由于傳統的企業檔案管理工作在企業的整體發展中不受重視，領導和上級部門常常忽視檔案管理工作，對于檔案管理工作的優勢和重要性認識不到位，將檔案管理工作片面理解為檔案的收藏和存儲，沒有意識到檔案信息對于企業發展而言是重要的信息資源，所以檔案信息的使用率極少。再加上企業對檔案信息的宣傳工作做的不到位，因此大多數企業員工將檔案管理視為可有可無的工作，沒有認識到檔案管理工作對企業的意義。除此之外，企業的檔案管理人員在管理過程中，沒有形成正確的認識，管理觀念落后，缺少與企業內的其他部門的溝通和協調，因此在進行檔案信息的收集和整理時，工作難度大，使整個檔案管理工作大的水平和質量嚴重受到影響。2.檔案管理的工作方式較為落后。傳統的檔案管理工作在整個工作流程中，采用的是人工管理的方式，從檔案信息的收集、整理到分類和歸檔都需要人工操作，先將檔案信息收集完畢，然后按照相關的標準和要求進行整理和分類，貼上標簽，然后將不同類型的檔案信息進行歸檔和記錄。在這個過程中，如果完全依靠人工操作，不僅流程繁多，而且工作量大，在管理中難免出現問題，影響管理工作，既耗費精力，也浪費財力。除此之外，如果需要從檔案室中查找資料，要一一按照相應的編號進行查找，不僅繁瑣，而且浪費時間，嚴重降低了管理水平和效率。

三、信息技術在企業檔案管理中的應用

信息技術在企業檔案管理中的應用，主要是利用現代化的信息技術設備和軟件，將檔案管理工作進行信息化管理，將檔案信息轉變為電子檔，從而借助信息技術的優勢，讓檔案信息更加有利于收集、整理和查詢。1.信息技術的應用概況。1.1檔案管理中信息技術的實踐應用。利用信息技術，將檔案信息的統計、查詢和借閱等進行電子管理，通過掃描儀、通訊設備等實現資源的存儲、交流和共享。對檔案信息進行分門別類，并設置信息的自動增刪和快速升級等功能，讓檔案信息的電子檔成為企業檔案的主要內容。對于企業的員工而言，能夠更加方便快捷的進行辦公，滿足企業的發展需求。電子檔的檔案信息相對于紙質檔而言，更加利于保存，不容易損壞，并且其具有的自動保存功能，能夠有效避免人工失誤帶來的信息流失。1.2檔案管理中信息技術的應用現狀。信息技術的應用帶給了檔案管理很多便利，能夠滿足企業的檔案管理需求，適應發展中的信息時代，同時信息技術在不斷的深入發展中，要求檔案管理人員在檔案管理中要重視服務和管理，因此完善企業檔案管理的制度體系尤為重要。而目前我國的大多數企業檔案管理體系還不夠完善，沒有進行統一全面的信息化建設，信息化檔案管理的基礎建設還不夠成熟，信息管理的安全性還需要進一步提高，因此，為了讓信息技術在檔案管理中實現有效利用，以下將對應用的措施進行具體的分析和研究。2.信息技術的應用措施。2.1推動檔案管理工作數字化發展。推動數字化的發展主要借助計算機的優勢，在進行檔案信息的整理和分類之后，把整理好的信息導入計算機中，便于之后的工作中能夠快速進行查閱。這種方式不僅能夠節省時間和精力，同時還能夠在一定程度上提高工作效率和和水平，讓檔案信息更加規范化和標準化，提高信息的安全性和保密性，所以需要推動檔案管理工作的數字化建設，提高檔案管理工作的數字化水平。2.2提高檔案管理工作人員的綜合素質。推動檔案管理工作的信息化建設，首先需要提高管理人員的綜合素質和水平，增強管理人員的檔案管理規范意識，要求管理人員對檔案管理的安全性有全面的理解，對管理工作秉承高度負責的態度，做好本職工作。通過培訓對管理人員的專業水平進行嚴格的規范，并遵守相應的規章制度，按照工作規范和要求，明確管理人員的工作職責，提高管理人員的信息化管理水平，與時俱進，促進檔案管理的信息化發展。2.3加強檔案管理工作的信息化建設。首先，充分利用多媒體技術的優勢，建立完善的檔案檢索體系，能夠更加方便和快捷的進行檔案的檢索，然后建立視頻影音檔案的檢索體系，讓影音資料能夠在檔案信息中完整呈現，還需要建立電子版本的檔案信息資料，完善相關信息，讓電子檔更加豐富和全面，便于資料的查找。其次，完善信息存儲技術，包括光盤、縮微技術等，縮微技術能夠有效的減少存儲空間，將文件和信息利用縮微攝影機存儲在膠片上，在需要時將其用投影機播放出來，不僅節省了存儲的空間，而且便于存儲，安全性高。而光盤不僅存儲的容量較大，還廣泛應用于各個領域，利用光盤技術將檔案信息進行科學化的管理，形成全面的數據庫，從而推動整個檔案信息管理的規范化管理，能夠體現一定的經濟效益和社會價值。2.4重視企業的信息化檔案管理。要想實現良好的企業檔案管理，首先必須要獲得上級領導部門的支持和重視，故企業的領導和上級應該對檔案管理工作有足夠的重視，為檔案管理工作提供人力物力財力支持，創造良好的檔案管理工作環境。除此之外，企業內部的各個部門之間要做好統籌協調的工作，共同協作和配合，讓檔案管理工作在各個部門之間受到重視，從而推動檔案管理工作的進一步發展。

四、結語

綜上所述，在企業檔案管理工作中應用信息技術已經成為了社會發展的一種趨勢，將信息技術科學合理的融入企業的檔案管理工作是企業當前的工作焦點，把信息技術用于實際的管理工作中，從實際出發，提高檔案管理的效率和質量，將信息技術和企業檔案管理的具體情況相結合，讓檔案管理工作更加標準化和規范化，從而更好的發揮檔案信息的作用和價值，為企業的發展提供重要支持。

作者:吳容 單位:深圳市春暉信檔案技術服務有限公司

參考文獻：

[1]霍瑾玫.現代化信息技術在企業檔案管理中的應用探析[J].卷宗,2013,(12):43-43,44.

[2]顧蘭蘭.淺談信息技術在企業檔案管理中的應用[J].技術與市場,2016,23(5):297-297,299.

[3]鄭晶.淺談信息技術在檔案管理中的應用[J].東方企業文化,2013,(12):190.

[4]徐方.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].辦公室業務,2012,(7):93,96.

[5]曹新美,鄭麗.淺談信息技術在企業檔案管理中的應用[J].中國新技術新產品,2011,(3):386.

篇(5)

[關鍵詞]數字化技術；醫學檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

醫學檔案是醫院最關鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫學檔案信息的價值以及其在醫學研究等方面的應用，得到了越來越多人的關注。對于新時期的醫學檔案管理工作，醫院必須要積極應用數字化技術，構建醫學檔案管理網絡，實現檔案的開發、利用與服務的信息化，這對促進醫院發展和醫療事業的發展來說具有重要意義。

1 現代醫學檔案的特點分析

第一，數量和類型逐漸增多。現代人的生活條件和醫療條件得到了改善，致使醫學檔案不管是數量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫學檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產生了很大影響，工作內容變得更加復雜，工作范圍也逐漸擴大。

第二，醫學檔案的來源和內容越來越廣。隨著時代的發展，人們的健康理念也在逐漸加強，醫學服務體系的日益完善，使醫學檔案的來源方式也呈現出了更加多元化的局面，其內容也更為豐富。醫學檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強，其與其他諸多專業學科之間有著較為緊密的聯系。

第三，載體形式日益多元化。醫學檔案管理從過去的紙質管理發展到如今，即便是電子化信息化技術已經得以較多的應用，但因為醫學檔案自身存在的特殊性，紙質檔案依舊在醫學檔案中占據了較多的比重。另外，以縮微醫學檔案、聲像醫學檔案等其他不同類型的醫學檔案也越來越多，醫學檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會需求逐漸增多。在現代社會中，互聯網信息技術飛速發展，現代人的信息需求量也越來越大。對醫學檔案信息來說，其與現代人的實際生活聯系緊密，社會需求量也持續增多。另外，生活水平的提升與生活節奏的加快讓社會對醫學檔案的需求也越來越高。醫院醫療服務中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫學檔案，其種類多、強度大、需求廣，需要進一步促進醫學檔案管理工作的變革。

2 數字化技術在醫學檔案管理中應用的必要性

2.1 順應時代的需要

過去的醫學檔案管理往往是手工作業的方式，以紙質檔案為主要載體。近年來，隨著數字化信息技術的飛速發展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應用，醫學檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發展。即便是計算機在醫學檔案管理中已經有了非常普遍的應用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實現用戶自行使用計算機對檔案信息進行檢索或者提供其他相關服務的能力。所以為了順應時展的要求，醫學檔案管理工作也要堅持與時俱進，大力推進數字化建設。

2.2 提高工作的質量

把醫學檔案從過去紙質的管理模式逐漸轉化為現代的數字化管理模式，可以在很大程度上促進醫學檔案管理工作質量的提升。過去的醫學檔案管理一般是在檔案管理人員根據相應的管理規范所進行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業務水平和素質能力的差異，而造成醫學檔案管理工作的效率和質量存在差異。而借助于數字化技術，應用現代的信息管理模式，其最主要的工作內容可以說是計算機代勞，計算機根據已經編制好的程序完成相關工作，能有效避免人工作業時可能出現的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應用數字化技術開展醫學檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優勢在于促進醫學檔案管理工作效率的提升，進一步完善醫學檔案信息管理系統，提升醫學檔案的利用率。選擇現代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設置密碼的辦法來設置權限，進一步簡化了授權與查找的流程，最終實現醫學檔案信息Y源的共享。

3 數字化技術在醫學檔案管理中的應用

3.1 融傳統檔案管理與數字化于一體

數字化技術應用于醫學檔案管理工作中，可以說是傳統檔案管理工作的一次創新與改革，過去的醫學檔案管理系統是數字化技術應用于醫學檔案管理的前提和基礎。數字化醫學檔案管理能夠極大地促進檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數字化管理模式和過去人工管理模式既有區別，也有聯系，隨著檔案管理工作的改革，醫院要意識到數字化技術與傳統檔案管理手段的融合是醫學檔案管理工作未來的主要發展趨勢，把互聯網環境和各種高效的數字化技術有機結合起來，讓醫學檔案管理能夠煥發出新的活力，在醫院管理系統甚至于其他相關領域中發揮作用，最終實現醫學檔案管理工作的重組建設。

3.2 加強硬件設施的投入

數字化技術應用于醫學檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設施作為工作開展的前提與基礎，醫院方面要加強對硬件設施的資金投入，確保硬件設施的建設和完善具備一定的科學性與預見性，在醫院發展的過程中要“一步一個腳印”的構建網絡信息系統，為數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用提供更大的發展空間。同時，還應對醫學檔案信息材料予以有效保存，對網絡系統的設置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護性和先進性。在現代醫院中已經建立了局域網，可在某一范圍內實現信息共享，在這種形勢下，數字化技術必然能夠在醫學檔案管理中得以更加全面的應用。

3.3 整合醫學檔案數字化的原始資源

數字化技術在醫學檔案管理中的有效應用的基本前提是數字化資源，缺乏資源的醫學檔案信息化建設管理工作就如同無根之水，不能真正發揮出有效的作用。醫學檔案數字化管理工作必須要從兩個方面出發：一是對醫院醫學檔案資源的數字化管理，二是對社會化資源的開發管理。醫院內部醫學檔案資源的信息化建設，是按照醫療機構的實際情況和發展方向所構建的全面數據資料庫，并提供醫學檔案的檢索查詢功能，另外，對相應的病例和學術論文進行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實施全面立體化的索引，進而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發管理，是對部分擁有較高學術價值的醫學檔案進行收集整理，盡可能地對醫療信息予以過濾、整合，確保醫學檔案資源更加高效的應用。

3.4 創新數字化檔案管理的組織模式

現代社會的飛速發展和社會主義建設的逐漸推進，醫療機構、醫學檔案作為與現代人實際生活密切相關的一個重要因素也得到了發展，不管是從行政管理、學術研究亦或是確保普通百姓的合法權益等方面來說，醫學檔案管理工作都是至關重要的。要構建完善的數字化檔案管理的組織模式，建立一個和現代社會發展相符合的醫學檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數字資源、網絡化存取和分布的角度進行創新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統等基礎系統實施創新；三是站在社會組織機構的角度實施創新。唯有循序漸進的開拓發展，才能確保數字化技術更為有效地應用于醫學檔案管理工作中。

3.5 加強檔案數字化的安全保障措施

近年來，數字化技術在醫學檔案管理工作中得到了更加廣泛的應用，但與此同時，醫院也必須要注重其安全防范。醫院信息技術工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術確保數字化醫學檔案在開發利用過程中的安全性，對醫院內部網絡系統給予充分的保護，如設置防火墻、數據加密或者設置登陸動態口令等方法有效避免醫學檔案信息資源的泄露。醫學檔案如果被泄露必然會引起非常嚴重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學習數字化技術，掌握一定的安全防范技術措施，確保醫學檔案的高效利用。

4 結 語

隨著現代科學技術的飛速發展，數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用已成為醫院檔案管理工作的發展趨勢。但數字化技術的應用，并非是短期內能夠得以全面推廣的，它還需要一個發展與延伸的過程，醫院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數字化的管理理念，把數字化資源更加科學地應用到各項工作中去。唯有逐漸推進醫學檔案管理工作的數字化建設，才能真正提升醫學檔案管理工作的實效性，并開辟出一條具有自身特色的數字化醫學檔案管理之路。

主要參考文獻

[1]楊菲林，李峰.醫學檔案管理信息網絡建設探索[J].醫學信息，2010（1）.

篇(6)

一、數字化技術在社保檔案管理中的優勢

（一）征管信息預測

社保檔案涉及的信息量非常多，內容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預測征管系統可以更好的完善每一項信息工作。當社保檔案管理系統健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時的提醒我們按時投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實際信息能夠更加妥善的保存。

（二）機構內控管理

實現數字化社保檔案管理系統體系，可以將經辦機構的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機構中社保的選擇情況，真實有效的記錄每筆業務的來源與去向，在對機構賬務進行審計時，我們可以更快的查詢每筆業務的實際信息，數字化技術為實現健全的管理體系做出了巨大的貢獻，并且可以有效的提供技術性的保障，能夠最大化的實現內控管理的效率和質量。

（三）經辦業務事后監督

無論我們提出何種的社保檔案管理技術，都需要對其進行事后監督，并且有必要為其設立經辦業務事后監督部門，數字化技術的研發沒有正式的運行到社保檔案管理工作中，所以該技術中存在的問題需要切實的發現。通過設立經辦業務事后監督部門，可以有效的預防數字化技術在社保管理工作中的問題，提前發現問題，進而由經辦業務事后監督部門完善問題，有效的保障社保管理工作的展開。

二、數字化技術在社保檔案管理中的應用策略

（一）建立健全的社保檔案管理制度

我國的社保檔案管理制度是根據各省級以及各市級規范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒有形成統一的制度。這在很大程度上限制了地區之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據我國社保實際狀況出發，由我國社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國的制度形成一個有機統一的整體，能夠依照一個標準予以執行，使仁和地區的工作機構在查閱公民社保狀況時的速度更加快速。

（二）引用信息技術管理方式

信息技術工作是當今社會的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國的社保檔案管理數量在隨著社會的發展不斷加大，只有引用信息技術管理方式進行工作，未來才可以實現全國社保檔案管理的統一化。其能夠改變傳統手工操作記錄模式浪費時間、人力、物力成本的缺點，有效提升社保機構的工作效率。同時，運用信息技術管理模式，能夠讓社保工作跟上時代的步伐，通過計算機技術為每位人民服務，促使社保檔案管理現代化。

（三）實現社保文檔的資源共享

將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數據管理中心，集中的為其設置一個電子文件，并且在該網站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實現社保文檔的資源共享，規范社保檔案信息系統中每個數據接口的管理制度，實現現有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復率，在很大程度上節約人力物力，并且為社保檔案管理機構帶來更多的便利。

（四）加強專職隊伍建設

針對目前社保檔案管理工作的探究，我們可以發現，現行的社保檔案管理工作人員素質普遍偏低，我們需要對該隊伍進行整頓，加強專職隊伍建設，通過行之有效的培訓提升工作人員的專業技能，提升社保人員的文化素質，建設具有高質量高效率的工作團隊，從而讓社保檔案管理人員滿足社會對檔案管理工作的信息需求，讓社保管理成為社會發展中一道亮麗的風景線。

篇(7)

關鍵詞:大數據技術；檔案管理；應用

引言

長時間以來我國檔案管理工作大多以紙質檔案管理為主,紙質管理為國家信息收集儲存提供了許多幫助。然而隨著大數據時代的來臨,傳統的紙質檔案管理已經不能適應現代社會的發展需求,亟需實現現代化檔案管理轉型。在檔案管理中使用大數據技術,可以促進我國檔案管理工作的轉型。

1大數據技術

伴隨著互聯網技術的迅速發展,各行各業也逐漸向信息化管理變型。隨之而來的是海量信息的生成,信息量的快速增加促進了大數據時代的形成。大數據時代下的海量信息已經遠超普通數據管理軟件所能接受的信息量,普通軟件已經無法對海量的信息進行管理、分類、整合,其需要新的方法來進行信息的管理,只有這樣才能更好的管理海量的信息[1]。

2大數據技術應用在檔案管理中的必要性

2.1滿足自身發展的需要

大數據時代是信息更加廣泛的時代,如果把握了大數據的各種使用技術,檔案資料的管理就可以對以前由于缺乏準確數據而不能踏入的領域進行摸索研究。近些年來從最開始的傳統紙質載體信息管理轉向了電子政務系統,在此過程中必然會形成大量的數字化信息資料。雖然在科技迅速發展的時代里,已經有了如云計算、移動互聯網、云存儲等各種新型的信息處理技術,但是其仍然滿足不了信息量龐大的檔案管理工作。與其他的各種科學信息管理技術相比,大數據技術更能滿足檔案管理工作的需求。尤其是在知識經濟水平迅速提高的時代背景下,檔案化的資源轉變成知識化的資源已經成為了檔案管理工作發展的必然趨勢[2]。

2.2解決工作難題的需要

傳統的檔案管理工作中,人們總是在討論如何處理好收集環節的把關工作,在防止檔案實體漲庫的同時,還需要突破檔案信息儲存空間的局限性,同時還需要避免具有應用價值的檔案資料被淹沒在沒有價值的資料檔案的下面。使用大數據技術進行檔案管理工作,人們可以通過大數據的檢索十分快捷地將需要的信息精確地搜索出來,大數據技術可以解決檢索麻煩的問題。同時使用大數據技術在收集處理檔案收集選擇性的標準會很大幅度下降,而且儲存數據的各種成本花銷要明顯低于儲存文本檔案的成本花銷。

2.3區分數據化和數字化

在大數據時代的社會背景下,傳統方式的紙質載體檔案會被數據化所代替,卻不是數字化。數字化與數據化具有很大的不同,數字化的信息也許是僵硬的儲存信息,并不能進行信息的分析和檢索,而數據化卻可以完成相關的分析和檢索工作。數據化和數字化雖然聽起來很相似,但是其實質作用卻具有很大的不同。從各種檔案管理部門現在的管理情況來分析,之前的數字化管理是將傳統的紙質數字化利用各種掃描軟件,掃描進入電腦中。可以是文字形式,可以是圖片形式,這些數據并沒有被數據化,人們利用關鍵詞進行檢索,根本檢索不到,而且也無法進行數據分析。因此,在大數據時代迅速發展的社會背景下,在檔案管理工作中應用大數據技術已經成為了時展的必然趨勢。

3大數據技術在檔案管理的應用

3.1建立云端儲存

應用大數據技術進行檔案管理時,其基礎就是需要一個足夠大的儲存空間。太小的儲存空間不能夠為龐大的信息量提供“容身之所”,容易破壞數據信息的完整性。因此,在應用大數據技術之前需要建立云端的儲存空間。儲存空間是使用大數據技術的先要條件。而云存儲就是將海量的信息以適合的網絡語言方式被利用進網絡的信息整理系統中,在保證檔案資料的安全性的同時,還能對檔案進行各種動態化地分析整理,可以根據歷史記憶功能為用戶提供各種便捷的信息化服務[3]。同時在建設存儲模式的時候必須強化各種檔案管理的基礎設施,然后運用各種與檔案管理有關的軟件來進行相應的數據收集、分析、處理。云存儲能夠對文字信息進行處理,還能夠將特殊處理的圖片、視頻、聲音等資料進行儲存,保證檔案信息的完整性。

3.2增強數據分析服務

大數據技術被使用到檔案管理中最明顯的優勢就是可以分析處理收集到的大量信息,同時還可以深入挖掘各種數據背后蘊含的各種價值。同時數據化的分析處理、挖掘可以提高各種信息服務的質量,同時滿足了用戶們的各種要求。同時利用大數據技術的檔案管理模式可以提高云端數據的各種處理能力,保證了用戶應用檔案信息的工作效率。強化數據分析服務提高檔案管理的服務品質的同時,還能夠推動檔案管理的發展。

3.3提高數據檢索能力

大數據技術被利用于檔案管理可以給用戶提供多元化的信息查詢服務方式。其實傳統紙質檔案管理最大的缺點就是其檔案信息的檢索過于復雜,即使列出了檔案管理的各種檢索目錄,但是通過目力從繁多的檔案信息中查找符合自己要求的信息是極其不容易的。同時利用大數據技術的檔案管理還可以分類管理信息,這種分類管理信息的模式極大程度地提高了用戶的檢索效率,同時大數據技術人員還可以對各種收集到的信息進行特殊化的處理,提升了用戶檢索信息的效率。