序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理數字化范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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（一）檔案管理方法更加先進

檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。

二、檔案數字化管理中容易產生的問題

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免

在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業能力

要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。

（三）制定標準化檔案管理工作規則

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。

四、結語

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檔案管理數字化具有很多的有點和意義，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理數字化可以使得檔案的儲存空間變得更加簡略，它可以節省很多文字信息的存放空間。我們可以利用現代的網絡存儲技術，將那些紛繁復雜的紙質的檔案資料以數字化的形式放在計算機里面，這樣可以避免紙質檔案的殘缺和破損；第二，檔案管理數字化可以提高我們的檔案信息管理的時效性，縮了我們在整理檔案信息資料時的加工時間；第三，檔案管理數字化把檔案信息的利用率迅速提升。現在的網絡技術如此發達，檔案管理數字化可以將檔案信息和最新的科學技術連接在一起，同時在以先進的網絡技術和計算機技術為基礎，可以充分得將檔案管理數字化的功能發揮出來。我們可以利用現代網絡系統將整理的檔案信息的成果快速的發到各個部門，延展了我們的信息的可利用范圍；第四，檔案管理數字化可以縮短查找檔案信息的查找時間。傳統的手工檔案信息在檢索時，是需要大量的查找時間的，我們得先檢索檔案目錄，在進一步查找，這個過程中需要很多的時間和浪費人力。而在檔案管理數字化中，我們進入頁面，只需要搜索相關信息的關鍵詞就能快捷地找到相應的檔案資料。

2、關于落實檔案管理數字化的方法問題

2.1既然檔案管理數字化能夠給我們的生活帶來這么多的方便和快捷，那么如何真正落實檔案管理數字化的方法就是我們面臨的重要問題。我們要保證檔案的原件處于安全狀態，同時要把檔案信息的利用率提高。這樣我們就得注重檔案管理數字化，這是比較基礎的工作。那么在進行檔案數字化的管理時我們需要從以下幾個原則上進行把握：第一，遵循方便利用的原則，這是數字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原則。在管理檔案數字化中，我們要提前建立好每個文件的相關的目錄數據庫，這是數字化工作得以開展的基礎，在目錄數據庫建立中，我們要注重質量，準確無誤地對檔案信息資料進行整理、著錄、分類以及編頁，這樣就能可以建立一個質量很高的文件目錄和案卷目錄。同時我們也為檔案數字化打下了牢固的基礎，杜絕了數字化管理在源頭上的錯誤。這一定程度也決定了管理檔案數字化的勝負；第三，掌握復制克隆的基本原則。我們要在管理檔案數字化中注意信息的完整性，在進行縮微、鑒定整理、數字化以及仿真復制這些工作中，要進行合理安排和布局，不要出現掃描錯誤，不能多次重復掃描。當然我們不能因為信息的敏感程度和重要程度不同而對有的信息進行刪除，這樣會造成檔案的不完整性，從而給檔案的利用帶來不必要的麻煩。要盡可能地保持檔案的原來面貌，減少損害檔案原件的可能性。

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關鍵詞：數字化；信息；檔案；新思路

一、數字化檔案管理的內涵

所謂數字化檔案管理是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務。數字檔案館是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，是信息化建設綜合實力的體現，是檔案館建設在信息時代的必然要求。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新一代的檔案管理將是數字化全息檔案管理的方式。

二、數字化檔案管理的重要性

檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。計算機的廣泛使用，使大量的數字檔案信息形成，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。

而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數字化檔案管理還能使資料能及時歸檔，盡快提供利用。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。

數字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，從而實現檔案事業的跨越式發展，進一步發揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

檔案資料經過數字化加工后，社會公眾(開放檔案)和各職能部門都能通過檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統檔案利用方式對檔案實體多次輾轉造成的時間浪費和重復勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實現資源共享，提高工作效率

檔案因經常外借翻閱易產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進行數字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護檔案實體的安全。

三、實現數字化檔案管理的新思路

（一）管理人員的素質需提高

隊伍素質的提高是有重點地抓好數據庫建設的必要準備。由于檔案信息數字化的發展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一

項非常重要的工作。沒有高素質、高技能的現代化信息管理人才，就不可能實現檔案信息網絡化管理和服務。檔案工作者不僅要掌握傳統檔案管理知識，更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。堅持用新思路、新體制、新機制、新方式進行培訓，在短時間內走出加快檔案數字化建設的新路子，不斷推進網絡信息共享，同時，堅持以人為本，全面提高素質教育。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的再培訓、再教育，使廣大檔案工作者加強檔案業務基礎知識的更新，樹立檔案數字化工作是第一要務的思想。從基本知識入手，全面細致掌握檔案工作中的每個環節和知識點，熟練運用現代化技術手段來管理檔案，早日實現數字化檔案室。

（二）數字化管理中需要個性化服務

數字化管理不能局限于單個檔案館管理系統，而是要集成全社會的資源構成

強大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動態性檔案管理服務。檔案管理要求根據用戶的實際任務搜集選擇各種信息，檔案管理強調利用自己獨特的檔案信息和能力為用戶創造價值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現價值；通過直接介入用戶課題的最關鍵部分來提高服務價值。檔案工作人員通過發揮自主的管理能力、研究能力和創新精神為用戶提供創新性的服務，做好個性化服。

（三）實現檔案信息與社會信息相聯結

要建立檔案信息系統，實現檔案信息與社會信息的聯結，這既是提高數字化檔案利用率的要求，也是加強檔案數字化管理軟件發展自身的要求。在檔案信息網上設立站點或網頁，實現檔案信息網絡的互聯。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

同一種檔案在數字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲生產圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內容較多的文件。

采用服務器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數字化后的文件進行安全存儲，依據檔案的類別建好相應的目錄結構，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應的目錄下。規范文件名稱及存儲邏輯結構，便于對加工好的文件進行組織和掛接利用。

參考文獻

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[2]吳化.當前我國檔案信息網站建設狀況分析與思考[J].檔案學研究，2001，（6）.

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關鍵詞：醫院 檔案管理 存儲數字化

人們對工作效率的要求隨著社會的不斷進步而隨之提高，如何利用先進的信息技術推動檔案管理工作，從而提升檔案管理效率，是當前醫院檔案管理中亟待解決的重要問題。目前數字化檔案管理系統逐漸應用于醫院的檔案管理工作中，形成一種新型的檔案信息管理形式，將檔案信息與計算機網絡加以連接，構成多種形式的存儲，并能夠實現不同時空間的信息資源共享。

一、醫院檔案管理存儲數字化中的問題

1.缺乏完善的信息化設施。當前由于許多醫院缺乏對檔案管理的重視，沒有足夠的資金投入到檔案的數字化管理中，致使相關信息化設施配置不夠完善。對數字化設備的更新工作醫院往往會忽視掉，經常因為相關設施配套不夠完善而影響到檔案管理數字化的存儲建設工作，也降低了工作的效率。通常情況下，醫院數字化存儲設備主要包括計算機、存儲服務器、放像機以及打印機等設備。由于缺乏完善的配套設施，會出現局域網速過慢、計算機性能落后、檔案信息遺失等問題，對醫院的檔案管理工作帶了一定的不利影響。

2.沒有明確的檔案管理標準。當前一些醫院沒有制定相應的檔案管理標準，各種檔案信息自收集、整理到存儲等環節都沒有規范的參照依據，容易造成檔案信息混亂的狀況。由于醫院檔案內容龐雜，包含各類人群，他們的年齡、病癥各不相同，在檔案數字化存儲的過程中又有聲音、圖片、影像以及文字等多種形態的信息，如果沒有明確的檔案管理規范和標準，檔案的數字化存儲工作也就無法正常開展。

3.檔案數字化的存儲安全性較差。很多醫院對于檔案信息的存儲缺乏安全預防措施，造成醫院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫院的檔案管理工作帶來較大的損失。究其原因，一方面醫院對檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒有制定相應的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責任機制、檔案管理人員安全意識不強等。另一方面，一些醫院的檔案管理工作缺乏信息保密意識，在網絡上病人的隱私信息，沒有有效的安全措施，對計算機病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導致信息被篡改或泄露。

二、強化醫院檔案管理存儲數字化的措施

1.健全醫院檔案管理制度。規范和完善醫院檔案管理制度，明確檔案管理存儲數字化的相關標準，從而為醫院管理決策與醫療護理等工作提供必要的參考依據。因此，要保障醫院檔案管理部門在進行檔案信息收集、整理與存儲時，各類信息資源的真實、有效，必須建立較為完整的、系統性較強的檔案歸檔制度和檔案目標管理考核機制。充分利用數字化存儲系統中的檢索和排序功能，對檔案的存儲情況加以實時監控，對其中的存檔錯誤或歸檔不及時等問題，要采取有針對性的措施加以解決。同時，檔案管理工作中要加強合作，有序安排各項工作，以免導致工作混亂或工作重復的情況。

2.強化相關設施的建設工作。數字化的硬件設施是順利開展檔案數字化存儲工作的必要保障，采用先進的信息化、數字化技術，結合醫院自身的檔案管理實際情況，建立靈活且全面的布線結構以及先進的網絡信息系統。配備足夠的計算機、放像機及存儲服務器等設備，建立各個部門間局域網共享機制，使醫院內部資源實現動態鏈接，從而提升資源的利用效率。借助相關數字化存儲軟件，進行檔案管理中的頁面設計、域名申請和維護、存儲空間以及后臺設計等工作，提高檔案管理的工作效率。

3.加強檔案數字化存儲安全預防。檔案信息存儲的安全保護工作對保障檔案管理工作的有效進行具有極大的現實意義，需要加強對這方面的重視。第一，建立和完善相關安全保障制度，對內部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應的責任機構，安排專門的責任人，將每項檔案管理措施落實到實際工作中。第二，加強對系統網絡安全的預防，包括IP地址安全、網關安全、服務器安全等內容，積極采用數字認證、數字簽名等形式增強系統的安全等級，并對客戶端權限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對檔案信息資源進行全面的安全檢查，并對安全維護工作加以記錄，對相關數據及時備份，確保系統在任何時候都能滿足工作需要。

綜上所述，醫院要想更好地適應時展的需要，就必須加強檔案管理數字化應用。但在實際工作中存在著諸如存儲缺乏安全性、相關設施不完善等問題。通過對當前醫院檔案管理存儲數字化的研究，針對相關問題提出相應的解決措施，對推動醫院檔案管理工作的開展具有極大的現實意義。

參考文獻

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[2]李巍.醫院檔案管理現代化建設的途徑[J].蘭臺內外，2010（2）

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【關鍵詞】高校；數字化校園；人事檔案管理；模式

一、構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統

（一）嚴格執行信息化標準要求。數字化校園建設投入較大，影響較為廣泛，信息化標準要求較高。因此，構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統，必須符合和遵守國家、教育部頒發的各類標準以及高等學校制定的信息化標準要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統計要求，以便規范地進行業務數據的采集、存儲、傳輸、應用。須嚴格參照教育行業數據標準進行規范設計，如《教育管理信息高等學校管理信息》等。采用純B/S模式實現目前主流的技術與開發語言，基于WEB的多層體系結構進行開發，流程化界面和向導式操作應具有良好的可擴展性，依照安全要求設計合理的安全架構。（二）滿足接入高校三大平臺的相關要求。人事檔案管理系統接入數字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數據平臺集成、統一身份認證集成等功能。需要為門戶開發對應的集成表現界面，并提供由該頁面鏈接進入人事檔案管理系統相應框架的功能。可根據高校需要，從系統數據庫中抽取出需要共享的數據到公共數據中心，完成數據層的集成。須為信息門戶單點登錄開發相應的接口程序，支持現有的高校統一身份認證系統。

二、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的應用

（一）人事檔案管理部門應用基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行信息化管理。1.全面、準確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統，人事檔案管理部門原有的人事檔案數據信息可以導入系統之中，后續可單獨及批量追加信息，如教職工的專業技術職務、行政職務等的晉升、變更；并根據需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統，上傳人事檔案相關材料，如各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎證書圖片等數字檔案，經人事部門審核后存入管理系統。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進了人事檔案信息更全面、準確的收集。2.根據人員類別進行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進行分類管理，基于高校數字化校園的人事檔案管理系統可根據教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進行變動，如在職變更為退休，在職變更為調動等，從而實現一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準確、有序規范。3.合同檔案管理。在基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統中，可導入所需的合同內容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續簽、終止和解除等工作；系統可上傳保存合同數字圖片；篩選符合相應條件的人員，批量打印合同、續簽合同、解除合同通知書等等。可在系統中靈活設置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統進行合同基數統計核算，使合同管理高效、完善、及時、準確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數字化校園的人事管理系統與人事檔案管理系統對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數據匯總工作。5.進修培訓檔案管理。教職工培訓信息檔案可批量導入系統，也可單個錄入，可自定義參加培訓人員姓名、編號、培訓內容、培訓單位、培訓起止時間等，教職工可登錄系統上傳培訓結業鑒定表等相關數字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統按年度、項目匯總進修培訓檔案信息，進行統計分析。6.自動生成各類人事檔案相關表格。錄入到系統中的人事檔案數據形成檔案目錄，職務職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉入、轉出，可制作生成名冊表、轉遞通知單等。7.統計分析。可對系統中教職工的相關檔案信息進行統計，如學歷、學位、職稱、年齡、工齡等各種信息結構、變動情況的統計數據、圖表，生成相關報表等。（二）其他教職員工對基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行相關應用。根據不同人員類別，在系統中設置不同的應用權限，設定不同的操作及查閱范圍。1.校領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準確地掌握相關信息，為學校工作決策提供參考。2.部門領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎等數字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關。3.教職工。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、年度考核結果等檔案情況；上傳更新圖文數字檔案材料，如學歷、學位、職稱、進修培訓等。

三、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的維護管理

制定基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的相關維護管理制度，以確保系統安全、高效運行。（一）維護計算機及網絡等硬件設備，保證系統正常運行。定期檢查維護計算機及網絡硬件設備，及時發現、維修處理硬件設備問題。做好設備故障處理預案并有效落實。（二）維護系統數據信息。對基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的運行狀況進行嚴格的管理監控。按不同的人員管理類別，合理設置不同的應用權限。及時更新數據信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴格把關，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護系統安全。加強防火墻保護屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機病毒、木馬等。根據人員類別的變動情況，及時變更系統中的類別管理，確保按人員類別進行使用權限的實時更新。

【參考文獻】

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1.檔案數字化建設的必要性

1.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求

隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。

1.2檔案數字化建設是社會發展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。

1.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢

檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建筑設計和科研等方面的多維需求，這是傳統模式不能相比的。

1.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎

如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限制，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。

2.提高檔案數字化管理的對策

2.1建設系統工程，實現信息共亨

檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。

2.2提供科學技術保障措施

在技術上進行不斷改進和創新，技術創新要多樣化，譬如信息加密技術，數字簽名技術，防火墻技術，操作系統安全內核技術，入侵檢測技術和長期可存取技術等。只有技術的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數字化建設的安全性，提供科學有效的技術保障，促進檔案數字化管理的順利進行。

2.3實現數字檔案統一管理

針對檔案數字化建設中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統運行環境安全管理制度等。在建立檔案數字化建設標準體系時，必須依據國家確定的國家信息化相關規定來制定，同時還要與行業和地方的相關政策、辦法相結合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數字化建設標準統一，步調一致，有利于部門之間、單位之間、系統之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯。

2.4完善紙質檔案規范處理

由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。

2.5加強數據系統設施建設

數據庫建設已成為信息資源開發的重要手段之一，其建設在數字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎設施的優化，需要配備適應數字檔案信息發展所需的軟硬件。檔案部門應根據實際情況、配備適應檔案數字化工作需要的辦公設備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數字化管理全過程的需要，努力實現網絡、應用、技術和產業的良性互動，促進網絡融合，實現資源優化配置和信息資源共享，充分利用數據庫技術對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數據庫管理系統軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了開發效率。

2.6建立檔案安全保障體系

隨著科技的發展，社會上網絡犯罪的手段也愈加高端，如今網絡違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網絡攻擊、垃圾郵件、系統漏洞、網絡竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術和病毒防護技術等全面堵截，防止網絡文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網絡安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預防應對地震、火災、冰雪和洪澇等突發自然災害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風險系數降到最低，確保數字檔案的安全管理。

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一、高校檔案管理現狀

根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。

二、檔案數字化管理的特點

過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。

四、檔案數字化管理的重要作用

檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規范檔案數字化管理

在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。

（二）規范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。

（三）對資料管理人員進行培訓，加強工作的嚴謹性