序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的特點范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】大專院校；檔案管理；特點；問題；對策

引 言

大專院校的不斷深入發展從根本上推動了中國的教育層次由傳統“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動了中國整體教育水平的提高[1]。大專院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動中國教育模式變革以及現代化教育的深入持續發展有重要的作用。而大專院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學、科研及管理等基本內容的工作，其管理質量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會影響到整個高校各項工作的順利開展。本文就大專院校檔案管理工作的特點提出了幾點問題，通過對問題的分析以發現有效解決措施，從根本上推動大專院校檔案管理工作的發展。

1、大專院校檔案管理特點研究

大專院校檔案管理工作作為學校管理工作的重要組成部分，反映了學校的整個發展歷程以及教學、科研及管理歷程。近些年以來，隨著中國高等教育的持續發展，大專院校教育也呈現出多元化的發展趨勢，這些多元化的發展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發展模式與發展思路。

第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容，因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。

第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續的完備性，需要符合規定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續不全或者無頭有尾等類似的材料。在材料管理過程中，如出現來源不明確或者內容不符合事實的材料，管理人員會在第一時間內將其剔除。因此可以說明大專院校檔案管理能夠真實的反映個體的狀況，具備一定的真實性特點。

第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質，因此具備一定的實用性特點。

第四，動態性特點。這種動態性包括學生機教師的學習工作地點、學籍及工作調動等方面的變化對檔案管理工作帶來的影響。學生及教師檔案是學生及教師表現與精力的重要證明，是其他相關管理的重要基礎，因此具備有效的保存價值與參考價值，是評定個體全面發展狀況的最原始記錄與憑證，對于學生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴招趨勢的發展以及學每年的畢業與擇業，使得檔案出現不斷流動的狀況，這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態性特點，比如周期相對較短、穩定性相對較差等。

2、大專院校檔案管理特點中存在的問題分析

第一，受大專院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專院校的不斷發展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統的日常收集發展到保管、知識管理等層面。長期以來部分大專院校對檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對復雜、多樣，且具備較短的周期性與動態性發展的特點，使得檔案管理機構難以形成系統化的管理模式，群體檔案管理意識相對薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。

第二，檔案管理機制不健全。受檔案管理真實性的要求及動態性的發展特點的影響，很多大專院校在檔案管理工作中出現應付了事的狀況，尤其是針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環節出現不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多大專院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監督檢查環節與指導考核環節，管理機制不系統。

第三，管理人員的整體素質有待進一步提高。檔案管理具有真實性和實用性等特點，關系到學生日后工作與深入發展等問題，而現階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。同時受到人員編制及人員基本業務素質等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來一定質量問題的同時，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強大的勞動強度壓力下，無法有效提升自己的業務素質與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開展及其水平的有效提高[3]。

3、如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展

第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發展需求出發，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環境的形成。

第二，建立有效的檔案管理機制。根據學校實際發展狀況與發展階段，出臺相應的規范性檔案管理文件，使學生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發展。

第三，不斷提高管理人員基本素質。加強對檔案管理人員基本業務能力、知識結構、管理能力等方面的培訓，提高對檔案管理人員的培訓機會，系統的對檔案管理人員進行基礎理論知識與專業知識的培訓與指導，提高其管理水平與知識運用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強自身素質，保證檔案管理工作的有效開展。

4、結論

綜上所述，有效做好大專院校檔案管理工作，一方面能夠推動高校自身的持續性建設與發展，同時還能有效保證大學生實現有效擇業。大專院校檔案管理工作是一項相對復雜多樣的工作，但其價值卻不可替代。隨著國家教育尤其是高等教育的不斷發展以及對畢業生就業擇業的相關政策的調整，很多大專院校的檔案管理工作均缺乏一定的規章制度保證。因此需要不斷提高關于檔案管理工作重要性的認識，以學生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調動管理人員的主觀能力型，推動檔案管理工作的深入與可持續發展。

【參考文獻】

[1]梁曉慶.高校成人教育學生檔案管理的問題及思考[J].繼續教育研究，2012（4）：44-45.

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【關鍵詞】新時期；人事檔案管理；特點及策略；分析和研究

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2012）09-0385-01

在現代企業、單位、公司的人事管理過程中，依據人事管理檔案的特點，大都實行由人事部門對人事檔案進行集中統一管理以及分級負責的管理模式。但是，近些年隨著我國政治改革以及市場經濟的不斷深入和發展，極大了推動了我國人事干部管理制度的深化改革，因此相應的人事檔案的管理模式也應隨著改革不斷深入而進行相應的完善和優化。現階段我國人事檔案管理工作暴露出諸多問題與缺陷，隨著人員頻繁變動、流動以及思維模式以及觀念認識的轉變等都對企業、單位、公司內部的人事管理提出了更高的要求。如何在當前情況下正確的解決和處理這些問題，不斷的完善和優化人事檔案的管理工作，已經成為現階段企業、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問題。

一、人事檔案的管理特點

相比較傳統的人事檔案管理工作而言，現階段人事檔案的管理工作有著以下特點：

1.新時期人事檔案管理機構、管理對象等具有更強的社會性

近些年，隨著市場經濟的不斷深入和發展，各行業之間的市場經濟日益激烈，經濟組織的形式也越來越多樣化，在一定程度上加快了各企業、單位之間的人員頻繁流動，同時也在一定程度上促進了人事制度的深入改革，也促進了新時期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創新。當前情況下，人事管理已經逐漸升級成為一種專業性很強的社會化活動，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環節，也實現了從傳統管理模式向新型專業管理模式的轉變。隨著市場經濟的不斷成熟和發展，各企業、單位、政府等已經建立起社會性較強的人事檔案管理機構，比如全國各地方人才市場依據一定標準設立的認識檔案管理機構。這種管理機構的管理對象以及服務對象不是本企業、單位的人事檔案，而是面向全社會，它的服務對象、管理對象以及管理范圍包括該地區內所有流動人員的人事檔案。相比較而言，新時期的人事檔案管理要比傳統人事管理檔案在管理機構、管理范圍以及服務對象上都具有更強的社會性以及地域性。

2.來源更具廣泛性、內容更具復雜性

當前情況下，隨著人事檔案的管理機構、管理范圍以及服務對象越來越社會化，因此其來源以及內容也更具廣泛性、復雜性。在以往的檔案管理工作過程中，人事檔案主要是由各企業、單位、公司的等內部的人事部門負責整理、收集以及存檔，所有檔案的來源也比較單一，大都是本企業、單位、公司的人員，檔案內容也相對簡單；而新時期下，隨著人事檔案管理工作越來越社會化，檔案的來源范圍也隨之擴大，只是要該區域內流動人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因為全國各地情況不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區域內流動人員身份以及從事的工作性質也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。

3.新時期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢

當前情況下，人作為一種有效資源，在促進企業發展以及社會進步中起到了重要的作用，也受到越來越多的重視。企業的發展離不開人，現在不管是國有企業、民營企業、還是政府機關都重視人才選拔、人才儲備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標準之一，因此也受到越來越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時期下，對人事檔案的管理內容、存檔方法以及傳遞方式等呈現出多樣化趨勢，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業、單位、公司等的人事部門對其進行單獨使用，而是實現了企業、單位等內部各部門對人事檔案的綜合協調使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關的人事檔案，經常被各種企業、單位、以及個人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內容也就各不相同。

二、新時期人事檔案管理工作的應對策略

1.強化人事檔案管理，加強對人事檔案重要認識

近些年，隨著經濟和社會的發展，我們清楚的意識到，人事管理已經從企業、單位面向全社會，而人事檔案管理作為企業、單位、公司等人事管理工作的重要的環節，其管理范圍、管理對象等也越來越具社會性。因此，這就要求我們要切實做好各單位、企業部門的領導管理工作，強化管理認識，從基礎抓起、從基層抓起，切實的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關系到社會整體發展的高度之上，從全局的出發來對待人事檔案的管理工作，規范和完善有關的法律、法規，對檔案管理工作進行不定時的抽查與指導，確保管理經費充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動人事檔案的管理工作向系統化、標準化以及科學化得方向發展，從而切實的提高人們對人事檔案管理工作的認識。

2.做好組織隊伍建設，轉變思想觀念，提高管理人員的整體素質

在企業、單位、公司的人事管理過程中，檔案管理人員的整體素質高低對檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時期下，切實的做好人事檔案的管理工作，就要求相關單位和機構將努力做好對檔案管理人員的教育和培訓工作，在提高其專業技能的同時，也切實提高他們的整體素質。

3.完善和優化管理制度，提高檔案的管理水平

一套完整、合理的管理制度是做企業管理工作的基礎和保證。當前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復雜，如果沒有一套完整、合理的管理制度對其進行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場經濟得發展以及市場競爭的加劇，造成各企業之間的人員流動比較頻繁等問題，而隨著這些問題而衍生出來的其他新的問題以及新的情況，比如如何完善和優化人事檔案管理制度中的有關條款，及時解決檔案管理工作中出現的棄檔、死檔現象，也已經成為現階段人事檔案管理工作過程中所急需解決的重要問題。

現階段，在市場經濟的條件下，將人事檔案同個人信用體系有機的結合起來建立一個個人誠信檔案局，并將其作為人事檔案管理工作過程中的一個重要組成部分，以職業履歷、工作能力以及信用記錄等作為人事檔案管理工作中的主要內容，并不斷的完善和優化檔案管理制度，同時，對有關檔案信息材料的收集、整理、存檔以及檔案的轉出、調動等進行嚴格、認真管理，做好阻止虛假信息材料的入檔、存檔工作。此外，還需要不斷的完善和優化檔案管理部門案卷整理工作的有關準則，確保案卷的整理工作能更加系統化、全面化以及規范化。當然，現階段實施人事檔案的制度，實現人事檔案管理工作過程中人、檔分離，是一種積極有效的嘗試。在當前的市場經濟條件人，已經實現了由“單位人”向“社會人”的全面轉變，因此這也就要求我們要與時俱進，積極的進行改變，緊緊的跟隨時代的步伐。

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一、電子檔案的特點

電子檔案主要有著以下的層面的特點。首先電子檔案具有存儲空間小的特點，即電子檔案一般存在于移動或者固定的存在載體中，主要利用計算機磁盤，或者應用應硬盤進行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點，存儲信息量大的特點，還是比較于傳統的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調用等，這對于檔案管理人員的專業素質也提出了較高地要求。總的來說，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內容，不斷地分析其特點，根據其特點進行進行管理策略的提出，提升其管理層面的實效性，積極意義十分深遠。

二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析

上文中對于電子檔案的特點進行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優勢，但是在管理過程中，以及管理技術層面有著新的要求。根據電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進服務發展，對于全市健康事業發展有著積極作用。

1、應用信息化平臺開展檔案管理

當前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機進行保存，或者是應用存儲硬盤進行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進檔案管理的質量，積極應用信息技術，開展平臺化的檔案管理模式十分關鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據工作建立相應的系統，系統對于各個檔案進行歸檔，分類，形成相應的目錄，對于各個檔案的信息進行存儲。例如，根據存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進行劃分，然后按照已經劃分好的類別，直接進行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應的信息能夠完備地進行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應的窗口，填寫相應的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進性記錄，然后進行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應用信息化平臺[3]，進行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進行資料的調取，不用像直接利用計算機磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調取，還可以不斷地引入新技術，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網絡接入的狀態下應用，并且通過技術手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統，更加規范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統檔案有著較大的差別，為了適應今后大量電子檔案出現的趨勢，建立相應的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規范化的開展，對于實效性的提升十分關鍵，主要有著以下層面的體現。首先，建立適應于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關信息進行規定，對于文件大小，類型進行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應的歸檔制度，應當高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標準，使得制度更加適應工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統檔案管理有著較大的區別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關鍵的[4]。其一，應當定期地對于音像與圖片檔案進行檢查，及時地發現存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應的物理環境也要進行制度層面的建立，對于光，磁等環境要素進行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關鍵的，因此應當建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責任人之間做好相應的工作移交。總的來說，制度的建立，能夠有效地規范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進了檔案管理的規范化發展，應當引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業素質

音像與圖片檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統的檔案管理有著較大區別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備?^強的專業水平和素質。因此通過人員素質提升的角度促進檔案管理實效性的提升同樣十分關鍵。首先，應當不斷地提升檔案管理人員的專業素質。音像與圖片資源在歸檔的過程中，需要相應的編輯，工作，需要使用角度的計算機軟件，尤其是一些多媒體軟件，不斷地加強檔案管理人員對于軟件的使用能力是必要的。在音像與圖片檔案管理的過程中，放光，防潮，防磁同樣需要一定的專業知識，因此定期地對于檔案管理人員的專業技術知識進行培訓考核，能夠有效地促進檔案管理的質量水平。其次，音像與圖片檔案檔案管理中，還應當不斷地促進檔案管理人員養成較高地責任意識，即對于存檔的各類資料負責，在維護檢查的過程中，具有很強的責任意識。例如，在檔案移交以及檔案記錄的過程中，全面系統地對于音像與圖片檔案的歸檔與管理進行書面記錄[5]，能夠為后期工作作出重要的依據。此外，提升檔案管理人員的專業素質，還要不斷地對于檔案管理人員進行考核，例如，定期開展檔案人員專業知識的競賽等活動，在輕松的氛圍下，促進檔案管理人員不斷地提升意識，不斷促進自身專業素質的提升。總的來說，提升檔案管理人員的專業素質，使得檔案管理人員能夠適應電子檔案普及的背景，積極進行工作層面的轉變，積極意義十分深遠。

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一、檔案的發展

檔案是指可以保障一個國家或社會檔案事業發展的工作，它是各種社會條件和檔案事業，對社會產生的各種作用和影響因素的總合。檔案的發展，從歷史上就有著不同的觀點。人類的祖先利用“結繩”與“刻契”的方法來加強自己的記憶。在人類沒有文字的時候，就利用“結繩”來加強記憶，也就是指通過繩子上打結的大小、多少的不同，來記憶不同的含意，這樣就可以代表不同的事件。古時候由于沒有文字，就以結繩為約，如果事大，就會大結其繩，如果事小，就會小結其繩。這種利用結繩來表示不同的含意，就是古時候對于需要記憶的檔案。通過對古時候“結繩”的分析，我們就可以清楚的看出，當時的人類就已經具備了記事、備忘、信守、憑證等檔案雛形的基本意義，因此翻閱歷史，就可以認定結繩就是古時候檔案的雛形，這種結繩的形式就是原始的檔案形式。但是，隨著人類的發展，檔案的一般意義已經發生了轉變，它的含義是指人類社會在進入階級社會之后，由于文字產生與應用，已經逐漸形成了相關的文件材料。因為社會生產力的不斷發展，人類已經開始出現了自己私有的財產，這樣也就出現了階級分化。與此同時，由于文字的發明，這時就需要文字為社會生產與國家管理的需要，需要使文字作為溝通與保持的信息的工具，因此文字的利用得到了空前的發展。這時候，這些文字資料就開始成為當代所需要的檔案了。由此可以看出，當代檔案產生與文字的產生具有非常密切的聯系，因此可以說檔案是人類社會發展的必然產物。同時，檔案的產生也是人類社會發展的需要，因此，檔案管理與人類社會發展具有緊密的相關性。

二、檔案的特點

檔案的特點，顯現在不同時期，檔案都有著自己的獨特特點，但對于檔案的特點而言，大致可以概括為四個方面：第一個特點是檔案資料的來源，具有一定的廣泛性。在檔案與其它文獻之間的比較，檔案的特點更加廣泛性，它具有極具分散的意義。第二個特點是檔案在形成上具條件性。我們知道檔案是一些文件材料的綜合體，它是通過有條件的轉化而形成的，當然，有些檔案并不都是有原始記錄的檔案。同時，檔案又必須是已經辦理完畢的工作過程，它對今后的工作具有一定查考價值的材料。第三個特點，做為檔案載體，就應具有一定的多樣性。檔案在其物質載體的形式具是各種形式，需要不斷演變。因此，不管是任何材料制成的檔案，它只要符合一定的條件，都可以成為有參考價值的檔案。第四個特點，最為檔案必須在記錄上具有較高的原始性。檔案的原始性，就是檔案特點中最明顯的特點，它也體現出了作為檔案的特征。檔案所具有的原始記錄性特點也是檔案最為顯著的區別所在。總之，在檔案管理工作中，認清檔案的特點，這是促進檔案從業人員工作效率的前提。

三、檔案管理的意義

檔案管理，是指人事管理中所形成的記述與反映個人經歷、德才等方面的情況，并按照相關規則要求給予整理、保管，成為后期查考的文件材料。在社會經濟發展過程，檔案管理可以有效性的針對每一種活動，可以對這些活動進行開展、記錄與管理工作，也可以利用文字、圖片、音像等材料，得到規范整理與檔案建立，這些是對歷史負責的表現，也是對工作有效地指導。因此檔案管理是一項很重要的基礎工作，也是個人經歷與社會實踐上的真實記錄，檔案記載了思想品德、業務能力與工作實績的真實性反映，檔案是客觀地考察、了解、正確選拔干部的重要依據。同時，作為檔案管理與服務中心，對于檔案管理工作的有效與否，可以影響當地的政治、經濟生活的發展。因此，重視檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理的有效性，可以直接或間接地影響單位及當地社會經濟的發展。

四、提高檔案管理的實效性

1.檔案管理的網絡化和信息化

隨著網絡時代的發展，檔案管理要突破傳統的紙質存儲模式，這樣就可以在管理上實現網絡化、信息化。檔案管理的信息化實現，必須是建立在計算機信息系統的有效開發與運用。由于計算機網絡化的快速發展，可以有效解決在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，這樣就可以確保電子檔案的安全。因此實現檔案管理的網絡化和信息化，就需要重視電子人才檔案的真實性。這樣就可以通過檔案管理的真實性問題的實現，就能更好的、更便捷的促進人才的發展。

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一、數字信息化背景下醫院檔案管理工作的特點

（一）檔案信息存儲逐漸數字化

檔案信息存儲的數字化以及系統化是在數字信息化背景下醫院檔案管理工作所表現出來的最基本同時也是最明顯的特點。在數字信息化背景下，電子存儲成為醫院檔案管理存儲的主要手段，其避免了傳統采用紙張進行存儲時的限制性以及局限性較大的弊端，并增大了存儲方式的自主性以及靈活性，且存儲方式也逐漸變得多樣化[1]。

（二）檔案信息資源更加多元化

信息來源的寬廣是數字信息化背景下的最大特點，其擁有更大的信息共享化平臺，能最大可能的滿足醫院檔案管理工作中各方面的需求。檔案信息管理的多元化以及復雜化在一定程度上也依賴于醫院檔案管理信息來源的多元化。計算機信息技術的普及以及發展，提升了醫院檔案管理工作的水平，并密切了醫院各部門之間的聯系以及溝通。

（三）檔案信息處理的時效性更高

醫院檔案管理的范圍隨著醫療事業的不斷進步以及發展也在不斷的擴大，它已不再只局限于各個職能部門之間的檔案管理工作，而更體現在醫院所有醫護人員、患者以及其他醫療機構之間對檔案管理工作的需求，這就表明，在醫院的檔案管理工作中相關工作人員應該更加認真的投入到工作中，并及時處理相關部門的檔案管理信息[2]。同時，還要通過各種有效手段將檔案管理工作數字化以及網絡化。

二、數字信息化背景下醫院檔案管理工作所面臨的困難

（一）對信息化檔案管理工作的重視度不夠

數字信息化背景下，醫院的檔案管理工作面臨著新的挑戰，并展現著新的特點，同時，數字信息背景下，也為醫院的檔案管理工作提供了新的機遇。在各種問題中，最為重要的問題就是對醫院檔案管理工作的不夠重視，主要表現在：信息化檔案管理宣傳工作不到位；對檔案信息化管理的資金投入不到位；并沒有建立較為完善的信息化檔案管理管理系統[3]。

（二）電子檔案管理的不足

在醫院檔案管理信息化實施過程中，積極推動管理工作進程的標準化、制度化以及規范化等是檔案管理各項工作中的重要內容。但從目前的醫院檔案管理現狀來看，醫院各項管理制度還存在不完整的問題，這對于醫院檔案信息化管理進程的順利實施帶來了巨大的阻礙。

（三）檔案管理人員素質有待提高

伴隨著信息化的飛速發展，工作人員的工作能力提高問題以及素質提高成為了醫院檔案管理工作中不可忽視的重要問題。目前，在醫院檔案管理工作中工作人員所存在的問題主要包括人才知識的老化、信息化水平相對較低、知識結構不合理以及相關管理人員能力不足等[4]。數字信息化背景下，檔案管理工作人員不僅要求其具有扎實的管理基礎知識，還要掌握一定的管理工作規律。

三、數字信息化背景下醫院檔案管理的管理策略

（一）提升認識，加強對醫院檔案管理工作的重視

對醫院檔案管理的重視可從以下兩個方面著手，首先第一方面為加強醫院檔案信息化管理的宣傳工作，提升工作人員的檔案管理水平以及意識；另外，還應積極加強在檔案管理工作中的硬件設施以及軟件設施的投入，積極推動檔案管理的信息化，建立高效穩定的檔案管理體系，積極提高信息化程度。

（二）努力提升電子檔案管理的規范化以及標準化水平

完善的檔案管理體系是保證醫院檔案管理工作順利開展的重要保障，我們應建立并健全一系列管理制度、監督制度以及激勵制度等，以促進醫院檔案管理工作的制度化以及標準化。另外，還應將電子檔案管理工作的規則以及標準進行建立，以促進醫院檔案管理的順利進行。

（三）全面提升醫院檔案管理人員的綜合素質

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關鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略

在經濟飛速發展的今天，先進的網絡技術已經逐步滲透到社會的各個領域，高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，體現著學校的管理水平。當今時代，信息技術快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發揮出其獨特的優勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點

所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網絡進行檔案管理，用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應用電子計算機系統進行讀取、處理，并通過網絡技術傳輸文件、儲存資料，實現資源共享的檔案管理系統。其具有如下特點：

1、電子檔案管理的優勢

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統計、儲存等各個環節的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發揮出了明顯的優勢；其次，電子檔案管理高效地實現了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網絡進行快速傳輸，實現了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩定。電子檔案管理用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環境的影響小，信息穩定、信息量大、儲存時間長。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統完成，借助于計算機操作系統才能實現，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統必須及時進行新系統轉換或更新，甚至根據需要保留原來的舊管理系統，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統出現故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。電子檔案管理應用統一的系統程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真偽的鑒別，造成檔案信息被侵害卻無從發現。高校檔案資料是在教育教學、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉變

紙質材料是傳統檔案工作的主要對象，然而普及計算機應用之后，電子檔案就取代了過去的紙質檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據需要進行適當修改、補充、保存，當然，也體現出電子檔案管理對計算機的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉變

電子檔案實現了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內容與形式的轉變

檔案首先要體現其原始性，是原始記錄，檔案內容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區別于其它信息資料的主要依據，具有法律效應。電子檔案管理則在計算機應用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據系統處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲設備的檢測

電子檔案在網絡傳輸中具有一定的風險性，所以，要保證電子檔案存儲設備的安全檢測，培訓專職電子檔案技術檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統網絡進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護

高校電子檔案管理是高校教育管理與發展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術處理，將電子檔案資料設為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強高校電子檔案管理員的技術指導

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術指導，優化檔案管理員的知識結構，通過各種培訓方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術水平，以適應高校電子檔案管理的發展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責任，具備熟練的電子檔案系統操作技能和較高的職業素質，推進高校電子檔案管理的現代化進程。

四、小結

隨著時代的發展，電子檔案管理在高校檔案管理中發揮著越來越重要的作用，我們應敢于創新，充分認識電子檔案管理的發展優勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優化管理方式，提高高校檔案管理水平。

參考文獻

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隨著我國高等學校招生規模的不斷擴大，高校檔案的數量出現了大幅度的增長，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰和壓力。在計算機技術和數字技術的發展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進行策略創新。在新的時代背景下，高校檔案管理工作如何實現現代化建設，提高其服務學校建設和社會發展的重要職責，是我們當前需要深入研究的問題。

一、高校檔案信息的數字化建設

高校檔案是對高校教學科研、學校管理工作的記錄，其本質是對上述內容的信息描述，而進行檔案信息的數字化建設，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數字化載體建設問題。加強高校檔案信息的數字化建設，根本是實現了檔案信息的記錄載體創新，回顧檔案記錄載體的發展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡，最后進行到了當前主要存在的紙質媒介。然而，傳統的紙質媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費較大的物力、人力，而且在這種高強度的勞動面前，檔案信息管理的準確性也容易受到影響。此外，紙質媒介的物質屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統紙質檔案的不足之處，不僅僅是節省了寶貴的人力、財力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進行高校檔案信息的數字化建設，主要從三個方面入手，一是館藏檔案的數字化建設，二是對現行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲介質建立專題的檔案數據庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數字化建設，通過一定的查閱平臺軟件，可以為用戶提供非常便捷的應用體驗。

二、高校檔案管理的信息化建設

加大高校檔案管理工作，需要加強對現有管理方式的創新，結合當前信息技術的大力發展，實施高校檔案管理的信息化建設成為一個較好的抓手和途徑。隨著教育教學改革的深入發展，各高校也在不斷深化教育教學改革，各種新的辦學模式不斷涌現，管理環節出現的新事物、新問題、新內容對檔案信息資源開發利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強工作創新，更新工作觀點，提高創新水平和工作能力。而進行高校檔案管理的信息化建設則是當前高校檔案管理進行服務方式創新的重要體現。依靠高校檔案管理的信息化建設，可以有效提供檔案管理的服務效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發揮重要價值。通過檔案信息管理系統的建設，可以比較高效、及時、便捷的為學校檔案需求人員提供服務，而且能通過分類設置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實現檔案信息的資源共享。

三、高校檔案管理的文檔一體化建設

檔案管理的理論研究表明，實施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發展的一個新趨勢，是當前高校檔案管理工作邁向現代化建設的一個重要機遇。根據文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個生命周期，主要是指從檔案文件的產生，到這些文件真正轉化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個發展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現行文件到檔案是一個比較完整的運動周期，而這一整個運動周期所引其的特點和作用不同而區分為不同的運動階段，針對各個不同運動階段的特點，應采用相應的管理方式。根據文件生命周期理論，我們要充分發揮其在檔案管理工作中的實踐價值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉化為檔案全過程的規律及各個階段的特點和作用，以便更好更科學地開展對文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設，并沒有全面否定各個不同運動階段的管理特性，而是要根據這些特點，充分應用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內目錄生產等不同流程中。

四、加強檔案信息資源的全面整合

為切實提供高校檔案管理的服務效率，提高對現有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實加強檔案信息資源的有機整合，提高綜合利用水平。通過建立統一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務系統，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務，實現檔案服務透明、快捷、方便、高效的目的。進行檔案信息資源的有機整合，需要切實堅持三個基本原則，一是要實施統一業務領導制度，二是要建設統一分類管理辦法，三是要進行統一管理制度的規范，科學整合區域內不同領域的檔案資源。在進行統一業務領導方面，需要使用檔案資源流向調整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設監管體制，變專業檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統一管理，最大限度地優化配置檔案資源。最后，對于檔案管理人員來說，更要始終堅持以人為本的服務理念，積極高效的滿足高校需求和社會用戶的個性化需求，切實發揮高校檔案管理的特殊服務功能。

五、結語

總而言之，伴隨著我國高等教育事業的迅速發展，提高高校檔案管理工作水平成為一個重要議題，加快高校檔案管理工作的現代化建設也是新時期對檔案工作的最新要求。檔案信息的數字化、信息化和檔案工作的網絡化以及檔案的一體化等，都是當前檔案管理的現代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創新，加大工作力度，努力實現高校檔案管理工作的現代化、健康發展。

參考文獻

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