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[關鍵字]檔案管理 國土資源管理 應用研究

[中圖分類號] G271 [文獻碼] B [文章編號] 1000-405X（2013）-4-8-1

日前，不管是社會、經濟，還是文化、政治都在向前發展，然而管理也不例外，它也需要跟隨時代的發展前進，不斷地上升，從而使我們的社會趨于和諧發展狀態。管理一直是經濟中的重分子，它可以以偏概全，可以體現一個企業的綜合形象，甚至一個國家的綜合經濟實力。那么優先化打破傳統規律的企業管理，可以在市場經濟中搶占先機。一個企業的好壞綜合體現在檔案管理上，然而搞好檔案管理工作是關鍵，所以國土資源的管理更離不開國土資源的檔案的管理。基于此，筆者結合自身工作實踐，作出以下幾點分析與探討。

1 檔案管理在國土資源系統中的重要性

檔案的真實性和可靠性具有憑證價值和法律效力，是見證歷史的真實記錄，對我們在現實生活和工作中揭開歷史遺留問題提供可靠的依據，起著重大的作用。因此搞好檔案管理工作是我們在日常工作中的一項重要工作，那么國土資源檔案工作更是如此，在經濟社會生活中，隨著國家對國土資源管理的重視，國土資源管理的各項活動逐漸展開，如土地征收，土地登記發征，建設用地的審批、地質普查，地質災害隱患等，其資料的歸類歸檔至關重要，它真實性和可靠性的直接關系到我們的經濟社會生活。為我們在以后的工作中，總結經驗教訓，查看歷史憑證，創新工作有重要的幫助。同時是我我解決歷史矛盾的重要依據，因此做好國土資源檔案管理工作，在建設社會主義和諧社會中有十分著重要的歷史意義。檔案產生于一個單位的各項工作之中，一個單位工作開展得好壞，直接反應在檔案管理之中。而國土資源檔案的管理具有很強的專業性，一方面關系到國土資源，另一方面關系到經濟社會。所以對國土資源管理檔案的標準和質量要求甚高，它必須在遵循國土資源管理工作的原則的前提下，把國土資源管理與為人民和經濟社會服務緊密的相連，必須注重實效性和真實性[1]。

2 國土資源檔案管理現狀分析

當前在經濟社會中，國土資源管理工作的總體發展態勢良，秩序從某種程度上來講較為規范，從而，為完成當前各項工作和解決各種矛盾提供了可靠的歷史依據，但大多數都是以傳統的模式為準，檔案的接受、整理、立卷、歸類以及目錄等都是采用手工傳統的方式制作，沒有建立一個完整的信息平臺，更不智能化，為調取檔案帶來大大的不便，有時由于基礎設施簡陋、管理人員的專業素質不高、管理人員履行職責不到位、交接不及時、收集資料不完整，導致資料漏掉或查閱出不完整的資料，嚴重影響下部工作的正常開展。由此加強國土資源管理是必須進行的一項重要工作[2]。

3 國土資源數字化管理在檔案管理中的必要性

在新的形勢下，隨著經濟社會的發展，信息時代的到來，加強國土資源數字化檔案管理是我們面臨的重要課題，同時是搞好國土資源管理的有效途徑，檔案作為一種原生態的信息資源，在檔案數字化建設使檔案工作的過程中時常出現，并起著重要的見證作用，因此在新的歷史條件下，要想搞好國土資源檔案管理，保障社會，服務民生就必須注重檔案管理數字化建設，同時也是“數字國土”工作的必然要求。那么怎樣搞好國土資源數字化管理工作則是關鍵所在，搞好國土資源數字化管理工作首先，要在注重實效性和真實性的前提下，穩定的開展日常工作，建立完整的數字化建設檔案室，其次，將歸檔的文件和記錄用電子版的形式進行歸類歸檔，以便于翻閱資料和查詢檔案記錄；第三，為了適應國土管理工作的辦公自動化工作，國土資源數字化建設檔案管理必須緊隨其后，使檔案的數字化建設管理與國土工作的辦公自動化緊密相連。國土資源數字化檔案管理是新信息時展的必然產物。然而信息化發展對檔案管理的需求更加拍切，已從成點狀、片狀信息的需求，逐步轉向成全面狀信息的需求。然而隨著經濟社會的發展，城市化進程的加快，城市規劃建設都將離不開國土資源的控制，并以全面的土地信息來作為綜合的判斷和決策。這就要求我們注重對數字化的建設。只有加強數字化建設管理，才能滿足城市化和社會的需求，才能使我們在實際工作中達到更理想，更高的標準。

4 國土資源管理對管理人員的必然要求

當代國家的經濟正處于變革和發展之中，然而為順應時代和經濟的發展潮流，國土資源檔案管理要求我們的檔案工作的管理者必須具有更高的素質，然而，數字化變革與創新科學技術的應用為國土資源檔案管理工作人員提供了更為方便更為廣闊的施展才能的空間，但同時也為國土資源檔案管理工作人員提出了更高標準的要求。因此在新的歷史條件下，作為一個合格的國土資源檔案管理工作人員，一方面需要加強自身素質和專業知識的學習，熟悉檔案管理的業務知識，達到運用自如，另一方面，需要打破傳統的觀念，堅持創新，實現傳統管理模式到新管理模式巨大轉變，要運用總結過去、把握現在、創新未來的超前的管理模式，為社會提供更高效，更優質的服務[3]。

5 結語

總之，隨著國家經濟的飛躍發展，對國土資源的管理越來越重視，然而對于種類繁多的國土資源管理檔案，在新的歷史條件下，如何提高國土資源檔案管理水平，充分利用國土資源檔案的優越性，拓寬服務領域，延伸服務范圍，發揮國土資源在檔案中獨特的服務功能，是擺在我們面前的一項難題。因此我們要打破傳統，開拓創新，注重對管理人員的專業培訓，建立完善高效完整的檔案管理系統，此外，為了便于查閱，我們還需建立科學的信息平臺，這是我們注重質量提高工作效率服務社會的唯一途徑，才能促進國土資源管理水平的有效提升。

參考文獻

[1]陳松樺.檔案管理在國土資源管理中的應用分析[J].才智，2010，32：302.

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（一）轉變落后的中學檔案信息資源開發利用觀念

1.樹立正確的檔案資源觀念。學校應當明確認識到檔案信息資源的管理對學校發展的重要意義，進一步發揮檔案在中學檔案信息資源開發利用過程中的作用，從而使檔案資源能夠得到合理的配置和流動。學校領導應當高度重視對檔案資源的管理工作，將檔案資源的管理納入到學校的日常建設中來，并且要成立專門的機構，不斷優化檔案管理的外在環境，從而更好地實現對檔案的管理。2.樹立科學的檔案資源開發的觀念。學校的檔案資源管理部門應當摒棄落后的思想觀念，確立開放的、科學的觀念，最大程度地對檔案資源進行開發利用，從而適應學校未來的各種發展需求。

（二）構建適合中學檔案信息資源開發利用的管理模式

1.完善中學檔案信息資源開發與利用的相關制度。完善對檔案信息資源的管理就是要求學校必須制定出方便靈活、科學合理的檔案管理制度，其不僅是檔案資源開發利用的基礎，而且也是促進檔案工作逐步走向科學化、規范化的重要保證。例如，學校可以參照相關的檔案管理制度，制定一些《檔案資源管理》、《檔案人員的工作職責》等相關規章制度。此外，學校應當將檔案工作納入到責任考核中去，鼓勵檔案人員積極地對檔案資源進行管理，從而使檔案管理工作能夠全面、有效地展開。

2.健全檔案資源開發利用的保障體制。健全檔案開發的保障機制就是必須要要獲得學校領導和財政的支持，在學校財政支持的基礎上，不斷加強對檔案資源的開發利用，從而保證檔案開發工作能夠持續穩定的發展。另外，學校還可以充分利用人才優勢，引進相關的檔案管理人才，從而為檔案資源管理工作提供人才保障。

（三）健全中學檔案信息資源管理現代化開發與利用的途徑

1.進一步規范中學檔案信息資源的收集。現階段，我國中學檔案信息管理系統的規范化相對滯后，并且應用軟件也比較雜亂，這就在很大程度上阻礙了檔案信息管理系統水平的提高。其實檔案規范本身就是一項系統的工程，所以在對中學檔案信息進行收集時，應當按照統一的標準，科學合理地對檔案信息進行收集整理，從而實現檔案管理的規范化和標準化。其主要表現在以下幾個方面：一是要明確學校不同部門以及工作人員的責任；明確不同時期檔案管理工作的重點；明確檔案收集的具體方式。二是要制定出相關檔案材料的收集標準，用科學合理的方法對檔案進行管理，從而收集整理出系統科學的檔案。此外，檔案工作人員還應當妥善處理好檔案的“接收”和“移送”，做到接收時有清冊，移送時有手續。

2.重視檔案資源開發利用的有效性。學校的檔案工作人員應當根據相關的管理規定，及時對檔案進行歸類整理，完善建檔工作，強化檔案的管理意識，能夠在日常檔案的管理中發現檔案所蘊含的對學校的教學有用的信息，從而進一步地實現檔案信息資源的有效性。

（四）加強學習，最大限度地開發檔案中的信息資源

首先，可以以現代的檢索方法來轉變傳統的檔案檢索方式，同時也可以依據微機檢索的方式為主干，對檔案信息網絡進行區域化管理，并且做到有步驟、有計劃地進行聯網，從而實現檔案信息資源利用方式的轉變。其次，就是要進一步提高研究室開發儲藏檔案的能力，通過向社會提供一些經過精心研究和整理的有用信息，這樣就減少了查閱的時間，從而也提高了檔案室的工作效率。

（五）不斷強化中學檔案信息教育，逐步構建檔案信息網絡

在對檔案信息教育的過程中要注重對檔案主體意識的培養，通過對檔案有關制度的宣傳，不斷提升檔案工作者的檔案信息保密意識、轉換意識以及傳播意識。除此之外，還應當運用現代的先進設備和技術，武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的保密性，從而構建起一個科學完整的檔案信息網絡管理平臺。

二、結語

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前言：

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進行分門別類，是國家或企業知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現階段人力資源管理的發展存在十分密切的關系①，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據，為人力資源管理的發展帶來動力；同時人力資源的不斷發展也在一定程度上促進了人事檔案管理的發展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發展狀況之下，管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。

因此，在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發展應對對策，以期能更好地發揮其應有的職能，進而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。

1.　人力資源管理中的人事檔案管理出現的問題

首先，在人事檔案中保證真實性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實性，也就失去了可利用的價值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴肅性，這也就嚴重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發展的軌道。失真的人事檔案信息喪失了權威性和嚴肅性，影響了人力資源配置、員工退休解聘程序、補充計劃的完整協調性，不能準確的做出制度和政策，從而是企業錯失發展機遇，給未來的人力資源調配帶來嚴重的負面意義[2]。

其次，人事檔案是一個人一生，從學習到工作實踐全面客觀地真實記錄，認真的做好人事檔案管理工作，才能將其運用到人力資源管理的工作中。但是，現階段很多單位對于人事檔案的材料記錄和核實，過于簡單和敷衍，很多檔案出現雷同的套話、空話記錄，導致不能真實的了解檔案中的人員信息，失去了價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值②。

第三，人事檔案管本文由收集整理理的不當，造成很多檔案分散，甚至丟失，嚴重影響了人事考察的整體性，從而降低了人力資源費效力。人事檔案

的整理和存檔是一個整體的，銜接密切的過程，一旦由于管理或個人原因導致檔案不能及時歸檔和更新，就會給人力資源的管理工作增添麻煩。檔案的分散、丟失現象破壞了人事檔案的完整性，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。

第四，人事檔案管理的手段好壞也關系到人力資源的開發。近幾年來，隨著市場經濟的不斷發展，對于人事檔案管理的要求越來越科學化、規范化。很多單位現階段的人事檔案管理仍處在傳統的管理模式中，無法適應人力資源管理的發展趨勢，缺乏很好的創新和競爭意識，無法為人力資源的開發提供有效的服務。

2.　人事檔案在人力資源管理中的作用

首先，人事檔案可以為人力資源管理提供真實可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對于國家和企業而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學習實踐經歷的整體信息，客觀的反應人才的基本特征和優勢，通過有效的記錄能準確的了解人才的狀況，為企業的選人、用人提供有價值的參考信息，得到知人善用的目的。

其次，人事檔案關于人才的記錄和歸檔為國家和企業的一些重大決策提供了必要真實的依據。人力資源管理中對于人員的人事考核、晉級、獎懲等等，都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證國家或企業決策的科學化、合理化。

最后，人事檔案的存在可以在一定基礎上優化人力資源的合理配置，實現人與物的完美結合，提高人力資源的使用效率和實用價值。人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源從容的面對和處理人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，得到最佳的配置。

3.　提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

第一，為了適應知識經濟的不斷發展，適應人力資源管理的發展趨勢，要切實提高人事檔案管理人員的素質[3]。傳統的人事檔案管理模式已經無法適應現代人力資源管理的需求，我們在引進高素質人才的同時，也要注重對人員的后期培訓和學習，以不斷適應變化的人力資源發展趨勢，全面提高人事檔案人員的責任心和使命感，積極主動地與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務。

第二，在管理過程中要建立健全合理的人事檔案管理制度。對于不適應新形勢、新情況的人事檔案管理規章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化，適應人力資源管理的發展形式。

第三，要加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料不斷增多，傳統的管理模式對于檔案的查找帶來一定局限性，帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統，通過微機終端和系統互聯，實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地、更好地為國家單位各項事業的發展做出應有的貢獻[1]。

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一、加強國土資源管理中土地檔案管理規范化的重要性和必要性

國土資源中的土地檔案管理具有法律效力和保存價值，為國家經濟發展提供各種歷史資料、信息；為國土工作提供了科學依據，與政府的工作和群眾的生活有著密切關系；是全面、科學管好、用好國土資源的重要保證。由此，要求土地登記機關收集、整理、保管、利用、更新好土地檔案，只有這樣才能保證檔案的完整性和真實性，指導現實工作。

電子技術和信息技術的飛速發展帶來了信息時代，社會工作和人們生活越來越離不開網絡，經濟社會逐步向信息化、網絡化社會演變。這種形勢下，必須加強國土資源管理中的土地資源管理工作信息化建設，以滿足當前形勢要求，及時、全面、系統、準確地獲取各種土地信息，這是做好國土資源檔案管理工作的前提。

隨著檔案法規逐步完善，為依法治檔創造了良好的法律環境和社會環境，檔案管理工作迎來了新的發展機遇。國土資源中的土地檔案是具有法律效力的，對依法管地、合理開發用地、解決土地糾紛、農村土地承包、制定土地利用總體規劃及繳納土地租金、征繳國有土地使用稅等方面起到了重要作用。新的土地管理法實行以來，國土資源管理制度和方式發生了重大變化，這種環境下土地檔案資料不斷增多，如何開發與利用好這些重要的土地檔案成為了國土資源管理的重要工作。為了提高國土資源管理效率，使土地資源得到科學、合理地開發與使用，必須加強土地檔案規范化管理。

二、提高國土資源中土地檔案規范性的有效策略

（一）完整收集檔案資料

做好國土資源檔案管理工作的前提條件，就是做好國土資源檔案前期記錄工作，管好、用好土地檔案，只有這樣才能為全社會、土地用戶提供具有法律效力的依據。為此，必須嚴格按照《檔案管理制度》規定將與地籍有關的一切資料及時歸檔立卷，讓每宗土地都有檔可查、有據可依。

（二）數字化處理土地檔案

信息化在各行各業逐步深化的當下，國土資源檔案管理也要加強信息化管理，對紙質檔案進行數字化處理，設置檔案信息服務窗口，盡可能滿足各項工作對檔案利用的需求。與此同時，大力宣傳國土資源檔案使用規范，讓利用者了解國土資源檔案可提供利用的范圍、種類和作用以及使用程序，使土地檔案使用規范化。

（三）實時修訂完善檔案管理制度

新的土地管理法實行以來，國土資源管理制度和方式發生了重大變化。隨著國土資源檔案管理工作初步完善，與其相配套的管理制度也應作出相應調整。為此，要求根據實際情況實時調整國土資源檔案工作管理制度，提高檔案管理工作的針對性、可操作性，以完善檔案管理工作制度。另外，還要堅持“優質、方便、規范、快捷”的服務方針，為土地檔案使用提供及時、全面、便捷服務。

（四）抓好基礎業務建設

按照各地土地檔案管理目標認定的各項業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設。抓好基礎業務建設的主要目的在于使國土資源檔案形成規范化、整理系統化、保管科學化、管理現代化。另一方面，由于電子技術在檔案管理工作中的應用，電子檔案逐漸被廣泛利用，因而要求工作人員不斷探索電子檔案管理的新途徑，這就要求把電子檔案資料收集、整理、歸檔、保管等工作納入檔案管理范疇，放置于檔案使用監管之中。

（五）建立信息系統

當前，辦公自動化普及程度越來越深，檔案工作也要加強自動化、信息化處理，這就要求結合辦公需求建立信息系統，對電子檔案進行管理。為了確保電子檔案管理工作的有效性，應使其具有與地籍管理系統連接功能，通過土地登記申請材料的掃描，可直接生成地籍電子檔案。但是，加強電子檔案管理的同時不能忽視紙質檔案管理工作的重要性，確保紙質檔案的完整性。

（六）提高檔案管理現代化水平

重視檔案管理工作的同時，也要關注檔案管理工具的現代化水平，要求提高管理手段和方式的科技含量。為此，國土資源檔案管理作為國家建設發展的重要基礎性工作，應加大投資力度，積極開發與引進先進的管理軟件，借鑒國內外先進的管理經驗和技術，同時加強辦公設施建設，為管理水平的提高創造堅實的物質基礎。

（七）推進法制建設

國土資源檔案是一種具有法律效力的資料，加之，土地資源開發與使用中存在的一些不法或不規范現象，加強國土資源檔案管理法制建設，推進依法治檔工作，有著一定的必要性和重要性。為此，相關工作人員要加強大《檔案法》宣傳力度，重視宣傳工作的實效性和針對性。鑒于這一工作的重要性，與此相關的領導干部、員工都要對其提高重視程度，在檔案管理工作中堅持依法治檔，并將這一宗旨貫徹于每一項工作中，徹底貫徹落實。

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關鍵詞：人事檔案；人力資源；管理；功能

要想進一步提升人事檔案的功能在人力資源管理中的應用，首先就應該認識到二者之間存在緊密的聯系，二者之間的關系是相輔相成的，都是不可或缺的存在，作為人力資源管理中的重要組成部分之一，人事檔案的地位是相當主要的。如果沒有人事檔案源源不斷的為人力資源管理提供信息依據，那么人力資管管理的工作就無法正常有序的進行下去，所以應該說人事檔案在人力資源管理中的功能主要是以支撐以及服務為主，本文重點對相關的問題加以論述，希望在今后的工作中為相關工作人員帶來一定的經驗與參考價值。

1 人力資源管理中人事檔案的地位

前文中已經提到，人事檔案為人力資源管理提供重要的信息，這樣才能保證人力資源管理能夠順利的進行，可以說人力資源管理主要是由人事檔案所提供服務的，沒有人事檔案的服務功能，人力資源管理就不能順利的開展各項活動。作為其主要載體之一，要想加強對人力資源更加高效的管理，就需要選拔出優秀的人才，一切活動以人為出發點，并且遵循尊重人與重視人的原則，選拔出適合企業發展或者其他各個行業的人才。而實現這一目標的前提條件就是要以人事檔案為基礎，通過人事檔案對人才進行全方位的調研，人才的相關信息都是以人力資源為主要依據的。可以人力資源管理能夠如此順利的發展，這與人事檔案具有密不可分的關系。當前，人事檔案在人力資源管理中得到了更加廣泛的開發，功能不斷凸顯，這也為更加科學化以及規范化的人力資源管理提供了重要的契機，進而逐步提升人力資源管理的發展水平。

2 加強人事檔案的管理就要凸顯其功能

人事檔案在人力資源管理過程中主要起到支撐與服務的功能。首先，其是以現代化的信息手段為人力資源管理提供數據支持的。過去的人事檔案管理主要是以紙質檔案為主。不僅容易損壞，還極容易丟失，因此影響到人事檔案管理的效率，進而對人力資源管理造成極大的影響。在現代化的發展環境下，紙質檔案逐步朝著電子檔案的方向發展，電子檔案的功能不僅可以提供更加高效的管理，也不會出現破損的現象，可以說我們又向信息化管理的方向邁進了一步，這也是當前的一個主要發展趨勢。人事檔案的信息化管理水平也越來越高。在對人事檔案進行管理時，主要依靠的是檔案管理系統，并且這一系統的功能也在不斷完善中。檔案管理系統中又分為了幾個子模塊，例如查詢系統、檔案原件管理系統以及檔案管理系統等，各部門通過對這一系統的應用，可以實現數據共享的目標，運用計算機進行管理可以令工作效率變得更加高效。同時對人事檔案管理人員的專業水平也提出了更高的要求。

建立起專業化的人才隊伍在當前的工作中是相當重要的一個任務。因為各行各業的發展都離不開人才，但是各個行業要如何才能組建起有效的隊伍為行業提供服務呢？這就需要人事檔案提供必要的信息，令各個行業充分的了解人才的個人情況，這樣才能選擇出合適的人才為各個行業源源不斷的輸送新鮮的血液。基于這一功能在人力資源管理中的重要作用，更加需要各行業根據自身實際情況的需要建立起相應的人才隊伍，將不同的人才按照特點與能力的不同進行劃分，令他們可以在工作崗位上各盡其職，各司其用，這樣才能從根本上完成人才隊伍的建設。人才培養需要一個長時間的過程，如果不及早進行這方面的管理與建設，尤其是高層次人才的培養，是當前社會上急需的人才，那么就會的影響到各行業在自身道路上的發展，進而造成不必要的損失。因此，加強人才隊伍的建設實際上也是人事檔案對人力資源管理所提供的功能之一。

人事檔案的管理理念應該得到進一步的凸顯，尤其是在新時期，新環境的發展契機下，需要令更多的工作者認識到人事檔案管理的重要性，令人人都具備對人事檔案的知情權，因為人事檔案主要的功能是為人力資源管理提供源源不斷的信息，可以說起到載體的作用，其所提供的信息也是屬于公共信息資源的重要組成部分，所以應該為人們所利用，也應該服務于人民。作為人事檔案的管理者要站在科學發展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務意識。在開發檔案信息資源的同時，適度公開人事檔案信息，允許本人及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動起來，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率，保障人事檔案知情權的實現。

創新服務方式，構建利用平臺，實現資源共享。為推進人事檔案工作向資源建設型、服務網絡型、開發利用型轉變，必須加快人事檔案信息網絡化步伐，以實現網絡化為切入點，創新服務方式，徹底改變人事檔案利用現狀，利用網絡平臺使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實現人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面的服務。這樣才能提高人事檔案利用服務效率，實現了人事檔案信息資源的有效共享，為人力資源管理提供便捷高效的服務。

結束語

綜上所述，在對人力資源進行管理的過程中，加強對人事檔案功能的認識是十分必要的。人事檔案主要為人力資源管理提供了支撐以及服務的功能，在今后的人事檔案管理過程中，為了要將這一功能得到進一步凸顯，就要不斷加強信息化水平的提升，加強檔案管理人員專業隊伍的建設，對人事檔案的管理理念予以進一步的認識，同時將服務方式得到進一步的創新，這樣才能真正的將人事檔案的功能發揮出來，為我國人力資源管理的進一步發展提供重要的支撐。

參考文獻

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[3]張家英.人事檔案利用的困境與突破[J].檔案學研究，2012（2）.

[4]羅月桂.公權與私權的平衡：公民人事檔案知情權充分實現的必要條件[J].檔案，2011（3）.

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（一）人事檔案信息系統建立前后人力資源管理狀況對比統計通過對人事檔案建立進行了回顧性分析發現，在人事檔案的建立中我院有原來的獨立個體的紙質版檔案袋開始，最后逐步引進計算機技術并建立了源內部的個人檔案電子信息。在資源的開放程度方面，有之前的內部封閉模式開始，我院通過建立個人檔案的信息系統，并將人事檔案的信息進行各個科室的信息共享，這樣可以利用人才和職位之間的有效對接，利于信息的傳遞，提高了人才利用的效率。同時及時的將外部的人才信息進行搜集和分享，也提高了人才吸收的效率。人事檔案信息系統建立之后，與原本紙質檔案袋相比較，建立后的人事檔案出現了動態化的特點。這一特點解決了傳統檔案個人信息滯后的弱點，及時的反映個人的變化使得人力資源管理的質量得到了提高，與時俱進。通過對比發現，在人事檔案的信息化和系統化之后，人事檔案得到了有效的利用，同時有效的促進了人才的利用，提高了人力資源管理的質量。

二、討論

（一）人事檔案的實施提高了人力資源管理效果

通過對人事檔案的發展歷程進行對比，可以看出隨著人事檔案的建立與發展，其在人力資源管理中的作用正不斷的提升，并將成為人力資源必不可少的依據。人事檔案建立的不斷完善，其中目前的人事檔案涉及到的內容正在不斷的擴大，主要包括個人的基本信息、學歷、政治素養、思想道德素質、職業經歷、獲得獎項、工作的能力和業績等，不斷細化的信息統計正越來越全面的反映一個人，這樣可以有效的促進對人才的了解，便于人才的利用。同時人事檔案信息正走向開放化的發展趨勢，個人信息進行內部或外部的分享，這樣有利于用人信息的溝通，提高了人才招募的效率。醫院近視的更新內部與外部的動態信息，并進行實時的分享，這給人才的選擇提供了更大的范圍。因此，人事檔案的建立和不斷的發展，給醫院人力資源的管理帶來了很大的便利，信息的傳遞速度的加快也在很大程度上提高了人力資源管理的質量和效率。

（二）人事檔案的實施促進了人力資源管理的信息化和科學性

人事檔案的建立，特別是近幾年我院利用計算機軟件建立了人事檔案系統，正在使人力資源的管理更加科學化和信息化，極大程度的提高了管理的效率，與現代化緊密相連。在人事檔案的動態化建立中，我院對人事信息進行定期的更新和完善，這中動態化的人事檔案建立模式，保障了信息的及時更新，而不滯后于發展的節奏，在一定程度上保障了人才選拔的質量。全面的、動態化、開放式的人事檔案管理，為人力資源管理提供了及時的、真實性較高的參考，這樣很好的保障了人力資源管理的科學性和信息化水平。

三、結論

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關鍵詞：人事檔案；人力資源；醫院；作用

從歷史發展過程當中的經驗來看，人是組成一個企業與機構的重要部分，也是企業與機構壯大的不可或缺的條件。然而，人事檔案基本上涵蓋了一個人的大致的人生軌跡，從人事檔案上我們可以大概的看出一個人的經歷與抱負，性格與能力。因此，根據人事檔案企業基本上便可以篩選出自己所需要的人才，并且能夠大致的了解這個人的情況，在做出一些決定時也可以根據每個人的具體條件來執行，從而使得每個人都可以做到能量的最大化貢獻，促進企業的發展。相對一般企業來說，醫院的人員編制更為復雜，人事檔案的重要性便更為突出了。

一、人事檔案的作用

1.員工職位變動的重要依據。在醫院的日常工作當中總會涉及到員工的績效考核，工作情況評估等，這些工作情況的記錄一般都會與員工的薪酬分配以及職位升遷等有著密切的關系。這便需要醫院的人力資源使用到員工的人事檔案，根據員工的工作業績，能力等進行全方位的評定，并依此做出合理的人事安排，以保證醫院工作效率的不斷提升。

2.優化人力資源的合理配置。人之所以為人，便一定會有其存在的價值。每個人都有屬于自己的閃光點，只要在合適的職位上，充分發揮自己的優勢，則會起到令人驚喜的效果。因此，用人單位在篩選人才的時候應當注意選擇適合該職位的人才，做到人盡其才。然而，想要做到深入的了解一個人，緊靠短短的幾分鐘的面試時間是遠遠不夠的，此時，人事檔案的優越性便顯現出來了。從人事檔案當中，我們可以看出一個人的許多方面，從而使簡短的面試變得充實起來，面試者的形象也豐滿起來，極大程度上地方便了企業人員選拔人才。

二、人事檔案發揮作用時遇到的問題

1.醫院忽視檔案管理問題。在目前的環境下，大多數醫院并不重視人事檔案的管理問題，也不看好人事檔案在人力資源管理中所起到的積極作用。因此，這些醫院在人事檔案管理上極少投入財力和人力，更遑論安排專業的團隊與部門對人事檔案進行管理了。

2.人事檔案管理人員的業務水平低。由于醫院長期以來對人事檔案管理工作的忽視，導致了從事檔案管理的工作人員也并不在意這份工作本身，對待工作敷衍，平時工作懶散。再加上醫院本身在招聘時也并未對檔案管理的工作人員進行嚴格的篩選，從事這項工作的人員通常并不具備專業的管理能力，對人事檔案資料的收集、整理與保存等工作不熟悉。他們也缺乏專業的培訓，對人事檔案的保密意識不強，這往往導致了醫院人事資料的泄露。

3.人事信息更新滯后。醫院的人事調動經常會根據醫務人員的個人信息來安排，但是醫院的醫務人員的人事資料往往不能夠及時更新，現存的人事信息大多數已經不完整或是有錯誤，這便容易誤導醫院領導作出不正確不合理的判斷。

三、改進人事檔案現狀的建議

1.提高檔案管理人員的工作水平。醫院可以定期開展檔案管理人員的培訓活動，根據其平時的工作內容制定培訓目標，也可以根據員工的表現酌情獎勵，提高積極性。在一個階段的培訓完成之后，可以開展一個與培訓內容相關的競賽類活動，使得員工能夠將學習的內容充分運用到具體的工作當中去，做到真正的學以致用。再者，醫院在招聘檔案管理人員時應當注意專業對口，選擇專業的或是有相關管理經驗的人才來擔任這項工作，做到事半功倍。與此同時，醫院可根據員工的工作情況來保留一部分員工，然后招收一些新的人才進入，保證人才的流動性，刺激老員工的積極性。

2.提高醫院領導對人事管理的重視程度。領導的所作所為基本上是一個集團或者企業員工行為的標桿，即“上有所好，下必甚之”。只有醫院的核心人物對檔案管理工作重視之后，員工才能體會到該項工作的重要性，并且開始認真負責的踐行領導的要求，然后用自己飽滿的熱情為醫院服務。相關政府部門也應開展相關的宣講會，給醫院領導闡述完善人事檔案管理機制的重要性，并且應該強調出人事檔案的有效管理對醫院的發展與壯大所起到的作用，潛移默化地改變醫院領導對人事檔案管理工作的看法。

3.設立單獨的檔案管理部門。將檔案管理這一工作設立一個單獨的部門，方便管理。并且根據日常所需給予必要的款項，購買所需的設備。從而使得檔案管理這一工作形成一個體系，對平時的工作人員的考核也有了一個系統的評估，減少了管理當中的漏洞，同時也避免了個別工作人員妄圖通過管理系統的缺陷來獲取利益的行為。通過專業化的培訓與管理，大大地提高了從業人員的職業素養，減少了醫院工作人員人事資料外泄的情r。

4.人事檔案管理信息化。隨著電子科技的不斷發展，電子信息技術已經逐漸取代了紙質檔案的地位，并逐漸有成為主流的趨勢。在這種大環境的影響之下，人事檔案信息化管理也將成為必然。從本質上來看，人事檔案信息化存在許多的優勢。首先，它避免了紙質檔案容易損毀與丟失的缺點，存在醫院自己的信息庫當中，一般還會有備份，基本上等于上了雙重保險，十分可靠。再者，信息化之后檔案泄漏的風險大大降低。醫院建立起自己的網站與信息庫，將人事檔案存放在只有專人才可進入的資料庫當中，規避了資料泄漏的風險。最后，檔案信息化管理之后方便了人事資料的更新。電子信息處理數據較人腦來說相對靈活，并且不容易出錯，人事資料一旦有了變動，便將其輸入進專門的資料庫當中保存，便不再存在紙質檔案查找的困難性。

四、結語

人事檔案在醫院人力資源管理中有著不可忽視的作用，是醫院發掘人才，選拔人才，任命人才以及制定決策的重要參考依據。人事檔案管理工作的科學化、規范化、制度化，將不斷推動醫院人力資源管理工作高效進行。因此，提高對人事檔案管理工作的重視，力求將醫院的人力資源管理做到漸臻完美，并做到全面保護醫務人員的隱私不被泄漏。

參考文獻：

[1]張靜.醫院人事檔案在人力資源和經營管理中的開發與作用[J].東方企業文化，2014，（10）：111-111.