時間：2023-05-15 18:14:52
序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇多媒體檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。
1.1樹立檔案信息化意識，完善檔案工作條件
對于高校來說，對學生檔案進行管理，這是一項基礎性工作，做好學生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學生管理水平，同時也可以幫助大學生成才。在學生檔案管理方面，無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學生檔案管理工作，強化檔案管理工作的責任感、使命感等。在學生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時幫助檔案管理人眼樹立信息化意識，不斷適應信息化環境，提高學生檔案的管理水平。
在組織開展學生檔案信息化管理工作的過程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統，同時統一檔案管理標準，明確管理規范。對此，高校可以充分利用校園網絡，對現有的計算機設備、網絡應用技術，以及軟件開發人等進行充分的利用，積極開發多媒體檔案管理系統，對學生的檔案信息進行信息化管理。在開發應用多媒體檔案管理系統的過程中，需要統一標準，對學生檔案的歸檔內容、數據采集、信息維護等進行明確，一方面確保檔案信息管理系統的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準確性，為實現多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作機制，對多媒體檔案實施規范化管理
高校利用多媒體技術對學生檔案實施管理的過程中，需要建立完善的協調機制，必要的情況下，可以組織成立領導小組，明確管理機構，對學生多媒體檔案信息進行統一管理，結合高校內部學生檔案管理工作的實際情況，通過加強組織領導，協調學生檔案管理機構與各部門之間的關系，采取相應的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。
2結論
關鍵詞：檔案管理 信息網絡化 多媒體技術
計算機技術中的媒體是指文本、圖像、圖形、音頻、動畫、視頻等電子文件信息，多媒體則是這類電子文件信息的集合。所謂多媒體系統是存在兩種以上這類電子信息的計算機應用系統。多媒體系統一般應具有對多媒體信息的獲取、操作、編輯、存儲等功能。在我們的現實世界中，各類文件原件、照片、錄音、錄像、工程圖紙等檔案實體是我們管理的直接對象，被習慣稱之為介質。正是這種檔案實體存在的多介質形態決定了多媒體計算機在檔案管理領域大有可為。
一、多媒體技術在檔案信息化建設中的意義
社會的巨大變革，給檔案事業的建設與發展帶來了新的挑戰，使檔案在種類、載體、管理技術和方法以及檔案的利用上都發生了很大變化，除原有的檔案外，新增加了中外合資、個體、私營企業的檔案，甚至還有非政府機構以及社會中介組織形成的檔案。由于現代信息技術的發展以及信息量的急劇膨脹，傳統的信息收集、整理加工、傳播途徑已不能滿足人們日益增長的信息需求。隨著信息技術的迅猛發展，檔案信息化建設、數字檔案館的形成已成為檔案事業發展的必然趨勢，并引起檔案界的普遍關注。同時，由于多媒體技術具有較強的直觀性、信息量大、易于接受和傳播迅速等特點，使其得以在檔案領域中大量運用并得到不斷擴展。多媒體技術在檔案管理中的應用，使檔案管理有了突飛猛進的發展，為檔案信息提供了現代科學技術手段，對提高管理、開發、利用檔案信息資源的能力，最大化發揮檔案信息量的價值，推動檔案管理理論和檔案管理技術及方法的轉變，都具有重要的現實意義。
二、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用
1.建立檔案信息庫
檔案信息數字化對于建立檔案信息庫的作用十分重大。檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，實現檔案數字化能有效地保護檔案原件和改善檔案的利用方式，還能充實各檔案館網站的內容。目前我國大多數已上網的檔案館網站，普遍存在網上信息資源貧乏、簡薄、信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少的通病。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數字化。
2.編制檢索程序
目錄信息數字化是檔案信息數字化的前提，只有建立檔案目錄數據庫才能將數量龐大的數字化檔案資源管理得井井有條，發揮計算機強大的檢索功能。首先，要建設檔案目錄信息“數據倉庫”或叫“數據超市”，包括檔案目錄數據、專題目錄數據、各類資料目錄數據、歷史檔案目錄數據、現行文件目錄數據等檔案目錄的計算機輸入、多媒體制作和建立完善計算機檢索體系，以保證能迅速、快捷、準確、全面、系統地提供檔案信息，實現檔案數字化的目的。
其次，檔案著錄標引及檔案機讀目錄的建立。建立檔案著錄標引及檔案檢索自動化即電子檢索，是檔案自動化管理的核心內容。它對開發檔案信息資源提出了新的更高要求。要實現電子檢索，重要的是必須輸入大量經過規范化處理的數據。通過檔案著錄來揭示其主題內容、載體的物質形態、參考價值，并注明檔案的來源、出處、保管狀況，在完成檔案編目的同時對檔案特征進行分析、選擇、登錄。既便于檔案管理人員進行有序管理，也便于用戶對檔案的查找與利用，從而適應科學管理檔案和檔案數字化處理技術的需要；機讀目錄的建立實現了計算機檢索，所著錄的條目信息被有序存入到數據庫中，按一定的數據模型將相互關聯的檔案信息以特定的方式組織起來，構成數據集合，給檔案目錄數據的管理提供了技術條件。
三、多媒體檔案信息處理中應注意的問題
隨著網上辦公、網上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。
1.加強網上檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作,保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。
2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置。現階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。
3.加強檔案管理人才的培養。人才確定事業成敗,檔案事業發展與否,關鍵在人才。網絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網絡管理軟件的編輯開發人才,爭做網絡檔案信息管理人才,爭做網絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。
近年來，科學技術的不斷發展為信息技術及多媒體技術的發展提供了基礎技術支撐，成功的讓信息技術和電子技術融入到各種行業。新時代背景下的檔案管理工作也要做到與時俱進，走在時代前面。通過現代化以及科學化的管理方式對當代干部檔案管理工作進行完善，可以促進經濟建設及現代化建設，符合干部檔案管理工作的基本需求。本文將從干部檔案管理中多媒體和信息技術的應用實況入手，闡述如何提升其應用效率。
1.干部檔案管理工作存在的問題
傳統的干部檔案管理都是通過紙質的形式進行管理，隨著時代的不斷發展，部分發展水平較高的地區引入了計算機管理模式，通過計算機系統對干部檔案進行管理。該管理模式屬于檔案管理的跨步式發展，但是尚與目前最前沿的管理技術存在一定的差別。多媒體技術和信息技術的發展，是時展的必然結果，而干部檔案管理如果不引入多媒體技術以及信息技術，必然會影響該地區檔案管理工作質量，工作效率低下，最終被不斷發展的時代所淘汰，所以檔案管理工作人員需要從時展的特點入手，充分學習多媒體知識及信息技術，提升干部檔案管理質量[1]。
2.將多媒體技術與信息技術應用到干部檔案管理中的關鍵問題
2.1應用軟件處理
要通過多媒體的方式對干部檔案進行管理，首先要對相關工作人員進行專業知識培訓，讓所有工作人員都可以熟練的掌握計算機操作方法，對干部檔案進行系統性管理。從當前社會發展實況來看，想要順應時展需求，必須先構建統一化的多媒體及信息技術管理標準。通過人事管理部門來擬定管理標準，根據不同干部檔案管理所在部門的實際情況，提升檔案管理系統設計的可行性及實效性。通過該方式對檔案進行管理，不僅可以提升檔案管理標準化以及規范化的程度，同時還可以提升全局總攬能力，這也是信息共享以及上下溝通的必要前提之一[2]。
2.2體系構建
干部檔案管理工作可以通過多媒體以及信息化的方式，配合網絡系統管理來構建信息化系統。在構建干部檔案管理系統時，需要涉及到一些先進的科學技術，以計算機技術和互聯網技術為主體，將多媒體技術融入到其中，構建檔案管理系統，進而對干部檔案管理工作進行多媒體、信息化管理。構建干部管理信息化數據庫時，最關鍵的問題是文字信息錄入及文字信息保存，傳統的干部檔案管理大多是通過紙質的資料來保存檔案，但是將多媒體與信息技術融入到網絡系統中以后，便可以通過文字錄入的方式，將干部檔案錄入到系統中，通過計算機系統對檔案進行管理，提升檔案管理質量的基礎上還可以讓檔案查看更加便捷，提升工作效率，使其更好的發展[3]。
2.3多媒體技術及信息化技術在干部檔案管理中應用的關鍵問題
多媒體干部檔案信息化網絡系統管理可以通過利用信息化系統的方式來保證干部檔案管理質量。從近年來各地區的發展情況及應用情況來看，想要保證信息化檔案管理質量，必須要有過硬的多媒體技術以及高新設備為支撐，才能保證檔案管理工作的正常開展。通過多媒體的方式對干部檔案進行管理，構建高效、優質的網絡管理系統，在高額經濟投入的基礎上對應的是高產出，讓各級領導干部以及相關管理人員可以更加準確的辨別檔案信息，提升檔案管理效率。在系統構建過程中，需要考慮互聯網的因素，通過互聯網讓干部檔案管理工作可以和上級主導部門或者是下級主管部門構成系統性的網絡體系，進而實現干部檔案管理信息化及資源共享，使其與時展接軌。將多媒體技術以及信息技術作為主線，提升整體使用水平。干部檔案管理信息化系統的應用會涉及到許多領域以及相關的領導部門，包含干部領導班子建設、干部人事管理、干部獎罰任免、干部交流管理以及干部教育培訓情況等諸多方面的內容，所以需要保證檔案管理工作的及時性、準確性、完整性、規范性。因為信息化檔案管理系統作為現代化發展的產物，這些要素是其未來發展的基本構成因素。在干部檔案管理系統建設及應用的過衡中，需要重視資源采集工作及采集結果的開發和利用，全面利用當前已經掌握的信息資源來拓展系統的應用范圍，為干部檔案管理提供依據[4]。
3.結束語
多媒體在使用過程當中是能夠通過多種感官來實現信息的獲取、接受和處理的，因此在使用的過程當中有著較多方面顯著的優勢，尤其是應用到醫院醫案信息管理當中，更是改變了傳統醫案管理工作枯燥、單一的特點。且多媒體技術的應用改變了醫院醫案檔案信息管理工作模式，使其發生了質的變化，下文當中將結合具體的方面來對多媒體技術在醫院醫案檔案信息管理中的應用進行說明和分析。
1.1極大程度的擴展存儲能力
現代社會當中經濟、文化和科技都處于迅速膨脹和發展的狀態，因此檔案信息量的增加速度十分驚人，且醫院醫案檔案信息本身還存在著信息量大、信息復雜等顯著特點，更是使得傳統醫院醫案管理工作成為十分棘手的工作。在傳統的醫院醫案管理工作當中檔案庫房十分擁擠，一方面是管理和保管工作的進行都十分艱難，另一方面更是考慮到希望對這樣一些檔案信息加以分析和利用基本上是不可能的事情，正是因為這樣，才更加迫切的需要功能全、空間小且利用方面的存儲起來對醫院醫案檔案信息進行存儲、管理和分析。多媒體技術的應用剛好能夠滿足上述要求，給醫院醫案檔案信息管理工作帶來了徹底的變革。在上文當中已經指出，多媒體技術對醫院醫案檔案信息進行保管很重要的兩點就是量大、可處理，這也就為多媒體技術自身的進一步發展指出了明確的道路，多媒體光盤存儲技術也正是在這樣一種背景和需求下應運而生。多媒體光盤當中應用的是激光介質，不僅滿足上述的存儲量大和可處理的要求，還存在著成本低、使用方便和融合性好等一系列的優勢。醫院醫案檔案信息管理在對其加以利用時，可以在檔案室內建立起完整的光盤系統來，這樣還能夠實現整體的自動化管理，對檔案內的信息保存和管理都是十分有好處的。
1.2促進醫院醫案檔檔案信息載體的多媒體化
醫院醫案檔案信息載體的多媒體化實際上是一種必然的趨勢和選擇，這是由科學技術的飛速發展所決定的，尤其是聲像技術和圖文顯示技術，更是有著非常良好的發展前景，這主要就是因為這樣一些技術的應用能夠為檔案信息存儲走向大容量、電子化的方向起到非常好的促進作用。光盤是多媒體文件的載體，其存儲容量相對較大，最重要的是讀寫速度都十分快，除此之外還具備查找方便和圖文并茂等多種功能和特點，因此非常適宜于替代傳統醫院醫案檔案管理信息方式。當然，多媒體技術當中傳遞的都是電子化的文件，這也就要求在對該技術加以利用之前必須首先對醫院醫案檔案信息進行必要的電子化處理，否則上述多媒體信息技術的優勢和好處是完全體現不出來的，快速交流和信息共享也就更加無從談起。總而言之，實現多媒體技術的普及利用，就要從檔案原始信息的無紙化和電子化做起，基于此來大力度的推動檔案信息載體多媒體化和電子化的發展。
1.3提高檔案信息管理能力
事實上，提高檔案信息管理最為直接和有效的方式就是對歸檔的程序進行合理的簡化，歸檔工作是醫院醫案檔案管理工作最原始的起點，任何一項完善和改革從起點做起才是最有效的。對于醫院來說，檔案室幾乎每天都會收到數量巨大的檔案文件需要入庫，工作人員在工作過程當中就難免會面對歸檔知道工作量大和任務繁復的問題，基層工作人員絕大部分的精力都消耗在歸檔工作之上，而多媒體技術的出現與利用則幾乎是堪稱完美的解決了上述問題。多媒體技術的廣泛普及使用立竿見影的使立卷程序得以簡化，工作人員將醫院在日常工作當中形成的醫案文件通過網絡傳遞到綜合檔案室以后，綜合檔案室就可以直接利用計算機的自動鑒定和篩選來進行常規的歸檔工作，也就是說，傳統歸檔工作當中消耗人力物力最多的歸檔程序直接由計算機來完成了，工作人員可以節約相當多的精力來處理其他必須人為的工作，這對于檔案室工作效率的提高和工作質量的提高都是十分有效的。在醫院醫案檔案管理工作當中應用多媒體技術還有顯著的好處，就是考慮到醫案檔案當中涉及到的檔案類型比較多，而多媒體技術能夠方便快捷的對各種圖形、圖表以及數據進行存儲、顯示和打印，這樣就更加有利于醫院對于一些特殊醫案資料進行存儲和保管。當然，對于一些存儲時間過長的歷史檔案，就有必要通過相應的技術來對其進行進一步的處理來保證其始終處于可調用的狀態。
1.4檔案信息檢索的方便快捷性
多媒體技術當中的信息檢索技術，主要是針對于用戶全方位檢索信息的需求而提供的信息查找技術，其目的就是希望用戶能夠快速、準確而方便的獲取想要獲得的資料，從而提高用戶利用醫案檔案信息的效率。多媒體技術的信息檢索技術和普通的信息檢索技術有著一定程度的區別和差異，主要表現在檔案信息檢索當中增加了更多的檢索點和檢索要求，包括圖形、圖像和聲音等特殊檢索要求等，正是這樣一些檢索點的加入才使得多媒體檢索技術更加全面和準確。發展到目前為止，全文檢索和超文本檢索在多媒體信息技術當中表現出了相當的重要性，其中全文檢索主要針對的是文本數據，而超文本則可以多方面的對文字、圖像和聲音等各種資料信息進行檢索，這毫無疑問是從根本上改變了信息檢索的特點的。
2多媒體技術在醫院醫案信息管理中的應用效果分析
在上文當中，首先簡要介紹了多媒體技術本身的概念和多媒體技術在應用過程當中的顯著特點，在此基礎之上詳盡分析和介紹多媒體技術在醫院醫案信息管理當中的應用，可以看到的是，多媒體技術在醫院醫案檔案當中的應用，首先就對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，并在此基礎之上強調用戶對于檔案信息的需求需要在縱向上深入發展。在這樣一種新的模式和形式下，醫院醫案檔案管理工作就不再局限于單一的文件文字傳輸，而是多方面的包含圖像、聲音和視頻的傳輸，檔案管理工作人員的工作也相應的不再局限于簡單的借還工作，真正實現了信息和資源的共享。
3結語
從整體上來看，社會保險檔案管理工作取得了很大的發展，然而道路是曲折的，工作過程當中不可避免地會出現一些問題。
（一）管理制度不夠完善的問題從當前社會保險檔案管理的現狀來看，社會保險檔案管理缺乏統一的社會保險檔案管理制度，許多工作處在混亂、無序當中。社會保險檔案管理在制度上的缺陷，極易造成社會保險文件材料收集不全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現象時有發生，使群眾對社會保險檔案管理產生不信任的心理。
（二）工作條件差的問題社會保險檔案管理在社會保險工作中不受重視的地位，造成社會保險檔案管理工作的辦公環境較差，各地的社會保險檔案管理辦事處經常出現經費不足、場地不夠等問題。這給社會保險檔案管理工作帶來極大的不便，也給檔案的保管帶來安全隱患。檔案管理工作中出現的材料易丟失、毀損等狀況在這種環境下出現得更為頻繁。
二、加強社會保險檔案管理信息化的對策
（一）完善社會保險檔案管理制度社會保險檔案管理工作中出現的問題，很大程度上是因為制度上存在缺陷。因此，為了從根源上解決社會保險檔案管理中的問題，就必須完善管理制度，優化資源、整合資源，使社會保險檔案管理在統一的制度管理下有序進行，從而改變社會保險檔案經常被涂改、損毀的情況。
（二）有效利用網絡多媒體技術信息化社會就是因為網絡多媒體技術的發展而形成的。因此，要實現社會保險檔案管理的信息化，就要充分利用網絡多媒體等現代信息技術。在辦公條件不夠理想的情況下，檔案管理的信息化可以降低辦公條件帶來的不利影響。比如：在檔案信息安全方面，運用信息化的技術來保管檔案就比傳統的保管方式要安全得多，并且占用的空間也是虛擬的，不必要求實地上的大空間來存放紙質檔案。當今社會電視、廣播等信息傳播工具，以及微博、微信、論壇等網絡信息交流渠道，為實現信息的交互性發揮著巨大的作用。所以，也可以利用這些平臺來加強社會保險檔案管理的信息交互性，使群眾能夠得到最新的資訊，同時群眾的心聲也能夠在交流中得到積極的回應。
（三）建立社會保險檔案管理信息數據庫社會保險檔案管理具有工作量大、內容多、關系復雜、管理難等特點，據研究表明，建立社會保險檔案管理信息數據庫有利于提高檔案管理的有效性。建立社會保險檔案管理信息數據庫即為將被保險人或被保險單位的信息納入個人專屬的數據庫，實行對應性很強的信息管理。比如，將被保險人的姓名、性別、出生日期、身份證號等信息集合起來，建立一個專屬于被保險人的數據庫，這樣，在管理社會保險檔案的時候就可以快速準確的定位并找到相應的資料信息。
三、結語
1.即便是進行人口計生工作檔案管理的人員，在檔案的保管技術和業務方面知識背景上都十分欠缺，普遍存在著“存放就完事”的工作心態，沒有合理的管理就使得檔案雜亂無序，給后續工作的開展造成了諸多不便。盡管國家在人口計生工作的檔案管理上有著明確的規章制度，對于檔案管理工作的硬件設施要求也有著相應規定，但在實際的工作中依舊普遍存在檔案管理辦公環境差，辦公用品質量低下等問題，以至于經常會出現檔案資料丟失或損毀的情況。
2.領導對檔案管理的不重視。對于檔案管理工作上出現的諸多問題究其根本還是相關領導對工作的不重視，基層檔案的保管和管理工作是開展整個人口計生工作的基礎，而這卻恰恰是目前我國計生工作最為薄弱的一個環節。領導往往都過于重視人口計生工作中實踐工作的展開，而忽略了更加重要的檔案管理工作，在檔案管理人員的選擇上也十分隨意，這也造成了目前我國人口計生工作的檔案管理人員素質普遍不高的現象。這一系列的問題直接導致了目前檔案管理工作難以有效的開展，對于今后檔案的規范化管理增加了不小的難度。
3.人口計生檔案內容的造假和管理手段的落后。對于人口計生工作管理意識的缺乏也就造成了對于管理工作重要性的忽視，一些單位在將管理數據進行上報的時候，為了省事將部分檔案資料進行人為的杜撰，瞞報漏報現象時有發生，嚴重違反了檔案真實性的基本原則。另外，受到經費等方面的限制，人口計生工作的檔案管理大多仍為手工管理，沒有將現代科技進行有效的運用，造成管理工作效率地低下，使得人口計生工作的檔案管理無法高效地開展。
二、人口計生工作檔案規范化管理途徑
1.提高人口計生工作人員對管理工作重要性的認知。對于目前普遍存在的人口計生人員對管理工作意識缺乏的現象，就需要讓人口工作人員意識到檔案管理工作的重要性，在重要性的認知中主要的讓工作人員認識到：人口計生檔案可以促進人口計生工作的進一步改進；人口計生檔案可以給領導在做出宏觀調控的決策上提供依據；人口計生檔案能夠為育齡婦女的護理提供保障；人口計生檔案可以讓流動人口的生活更加高效有序；人口計生檔案可以讓農民致富奔小康的速度加快。
2.領導對檔案管理重視度的加強。讓人口計生工作的檔案管理在根本上得到加強就需要讓領導對檔案管理工作重視度提高。對于領導而言，也同樣可以進行檔案管理工作重要性意識的傳播，同時國家在人口計生工作上對于檔案管理也需要有更加進一步的規范制度，這樣可以給予計生工作的領導們一定的壓力，可以使他們逐漸地對人口計生工作的檔案管理重視起來，讓他們意識到首先在基層人員的選擇上必須達到一定的素質要求，然后在次基礎上才可以展開進一步的檔案管理工作。
3.開展人口計生工作檔案管理的監督工作。上文中也提到了在實際的檔案管理中，一些單位為圖一時安逸，將人口計生工作的檔案資料進行不真實地上報，這樣對于人口計生工作的進一步開展有著十分惡劣的影響。為了保證人口計生工作中檔案資料的真實可靠性，就需要在對各級各單位的計生檔案管理上指派人員進行監理和督查，讓人口計生工作的檔案資料整合數據始終處在一個真實的環境中。
信息時代的檔案資源利用，理想境界是實現資源共享，就是通過計算機技術、網絡技術等手段實現跨區城利用，用整體的、系統的、網絡化的觀點來指導檔案資源的收集、征集工作，從宏觀上加強規劃協調、分工合作，最終建立起合理、有序、科學、經濟的電子檔案管理體系。
【關鍵詞】
電子檔案管理；計算機技術；應用
信息時代人們進行各種交流的媒介主要以數字化為主，由于其生成簡便、傳送迅速，必將產生大量的數字信息，對于其中具有保存和利用價值的數字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產生，使信息的存儲方式發生了深刻變革，由此建立和完善電子檔案庫就成為必然，就是利用計算機系統和一些必要的輔助設備使檔案信息數字化，利用網絡技術、多媒體技術最大限度地實現方便快捷的資源共享。
1 電子檔案庫的組成和特點
1.1 組成
（1）用戶終端。電子檔案庫應具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料，操作簡便、界面友好的用戶終端，使查閱手段簡單化，提高資料的利用率。（2）通訊系統。網絡和通訊系統是電子檔案庫的基礎，只有在完備的通訊網絡環境中，才能實現資源共享和各種聯機服務擴大使用范圍。（3）數據庫管理和檢索服務系統。電子檔案館中各種信息的加工儲存，由數據庫系統來實現，通過聯機服務系統為用戶提供檢索服務。數據庫系統和檢索系統，是關系到電子檔案庫正常運行的關鍵。
1.2 特點
（1）管理對象數字化。隨著辦公自動化和信息技術的發展及在各個領域的應用，檔案管理對象將轉向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。（2）檔案信息媒體多樣化。傳統檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術在辦公、控制、科研等各個領域的應用，檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。（3）檔案信息存貯與傳遞數字化。信息技術、辦公自動化技術和網絡技術的廣泛應用，使信息資源存貯與傳遞向數字化、電子化發展。機讀文件和機讀檔案將大量出現，使檔案信息的存貯以數據庫為主，檔案信息的傳遞也以電子數字流的形式進行。
2 電子檔案管理過程中容易出現的漏洞
2.1 對電子文件原稿保存的忽視
目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。
2.2 信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。
2.3 電子檔案的接收格式及保存問題
由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現困難。當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。
3 信息時代電子檔案管理應解決的問題
3.1 抓好檔案信息數據庫建設
計算機對檔案信息的處理技術最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術和光盤大容量存貯技術進入到原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統。目前，數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展，更為檔案信息數字化提供了技術手段和可能。利用這些技術可以“捕捉”任何現存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式妥善地保存起來。利用計算機、掃描儀等現有技術和設備，將檔案信息數字化建成各種專業性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時也是保護檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機管理系統來看，系統處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發展。今后一段時期，檔案工作的重要任務是利用現有技術和服務對檔案信息進行數字化處理，建成各種檔案信息資源數據庫。
3.2 加強電子檔案庫的研究和建設
電子檔案庫有五種基本功能：數字化檔案信息內容的制作和獲取，存儲和管理，檔案信息分發技術，信息安全和權益管理，支持和實現這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。目前這些領域中己有許多成熟的技術，同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設，目的是實現信息資源互補和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足企業發展的需要。
3.3 促進和推動多媒體技術在檔案管理中的應用
隨著信息技術的發展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發利用，使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發展。CD—ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點，很易于代替傳統的檔案載體。利用多媒體技術可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行存儲和管理，并能很方便地進行有關圖形、圖像的存儲、顯示和打印，特別是能夠將檔案庫中保存的檔案資料進行儲存與管理，以保護檔案原件，并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件，利用多媒體計算機的編輯功能進行存儲、修補和復原，以提高檔案信息的管理能力。可以建立一個多媒體檔案信息管理系統，把各種媒體有機地結合起來，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類最習慣自然的方式進行人機界面直觀、友好，即使完全不懂計算機的用戶，也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。