序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案管理系統范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

關鍵詞：電子檔案；管理系統；基本操作

1檔案查閱者的實踐操作

1.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。

1.2檔案申請歸檔。

點擊菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節(jié)點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

1.2.1歸檔申請。

點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

1.2.2查看申請記錄。

點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請查詢

1.3.1申請查詢。

點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

1.3.2申請記

錄查看。點擊“申請記錄查看”節(jié)點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進行查詢。

2檔案管理員和領導者(主管)的實踐操作

2.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。

2.2檔案申請歸檔。

點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節(jié)點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點擊左邊樹節(jié)點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

2.2.2申請記錄查看。

點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。

2.3檔案申請查詢。

點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節(jié)點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

2.3.1審核查詢。

點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。

2.3.2申請記錄查看。

具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

2.4檔案申請銷毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對相關檔案進行管理，經過檔案主管領導審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節(jié)點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

2.4.1銷毀申請。

選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據檔案名稱查詢，也可以根據是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

2.4.2申請記錄查看。

點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

3系統管理員的實踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務實踐平臺系統，用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現檔案系統管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據檔案名稱和檔案類別進行查詢。

3.1.1查看。

點系統管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢。

點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關內容。

3.1.3刪除：

管理員根據實際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據檔案名稱和審核狀態(tài)進行查詢，并且可以根據需要刪除記錄。

3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

選擇要刪除記錄的行起碼復選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。

3.3基礎信息維護。

此菜單的功能是系統管理員對檔案文件的基礎信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類型管理。

點擊頁面左邊的菜單樹“基礎信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級管理。

點擊頁面左邊菜單樹“基礎信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。

參考文獻

[1]張原瑞.高中學生電子檔案管理系統的研究與實現[J].天津：天津大學,2012.

篇(2)

【關鍵詞】電子檔案管理系統；總體設計；技術研究；房地產檔案

房產管理部門在實施信息化管理過程中，需要整理大量的房產信息檔案資料、對房地產開發(fā)商房屋買賣進行監(jiān)管、精簡房地產辦公業(yè)務流程等。在房地產檔案管理過程中，運用計算機技術，建立電子檔案管理系統，該系統能夠快速的查詢房產檔案信息、降低產權檔案變更率、有效的整合大量房產數據信息，極大的提高了房產檔案管理水，為房地產業(yè)又好又快的發(fā)展做出貢獻。

1 房地產電子檔案管理系統設計理念

1.1 可擴展性

計算機技術具有發(fā)展速度快、硬件設備更新快等特點。將計算機技術應用在房地產檔案管理中可以極大促進房地產市場的發(fā)展，增添更多的房地產業(yè)務、刺激住房需求，因此，設計科學的房地產電子檔案管理系統是房地產業(yè)發(fā)展的大趨勢，在設計過程中要充分考慮電子檔案管理系統的可擴展性。

1.2 統一性

房地產業(yè)作為國民經濟發(fā)展的支柱產業(yè)，建立電子檔案管系統需要處理大量的數據信息和各種業(yè)務。房屋的數據信息是交易辦證、產權管理的重要依據，電子檔案管理系統通過統一的測繪數據管理，采用接口入庫的方式，統一房屋的各項數據信息，有效的避免了一房多買的現象發(fā)生，防止企業(yè)利用虛假信息欺騙購房者。建立房地產電子檔案管理系統后，房屋產權所有者對于房屋信息的修改變得方便快捷，只要在其企業(yè)相關部門登記修改，即可實現各個子系統的數據統一。采用統一性的理念設計房地產電子檔案管理系統，有利于開放系統，根據房地產業(yè)務發(fā)展的需要進行更深層次的應用開發(fā)。

1.3 安全性

房地產電子檔案管理系統設計過程中需要充分考慮房地產商、購房者、網絡系統的安全性需求，阻止外部的非法訪問和入侵。系統可以根據需要設置身份認證和管理權限。在系統授權數據信息資源的基礎上，確保用戶能夠快速游覽房屋信息，不同的用戶對應不同應用層次，有效的阻止非法訪問和非法入侵。

2 房地產電子檔案管理系統構架

2.1 網絡硬件層

為了滿足房地產業(yè)務的發(fā)展需求，適應系統技術的發(fā)展，方便Internet應用下面將以多層B/S體系為例對網絡硬件層進行介紹。網絡應用層包括各種硬件結構與實體，實體泛指數據信息的存儲、傳輸、處理等各類硬件產品。例如：硬盤、U盤、數據線等。

2.2 數據服務層

數據服務層包括圖形數據、房產數據、檔案數據等各種房屋信息數據的定義、維護與更新。數據服務層能夠有效的處理房產業(yè)務服務過程中的多種數據請求，通過管理數據信息來完成相關業(yè)務操作。

2.3 業(yè)務邏輯層

業(yè)務邏輯層是房地產電子檔案管理系統中的核心層，該層也是用戶服務連接數據服務的橋梁。業(yè)務邏輯層接收用戶發(fā)來的請求，并通過容器管理對請求進行相應的處理，業(yè)務邏輯層還可以與數據服務層相互交數據，通過系統將數據反饋給用戶。將計算機技術應用在房地產檔案管理中，形成完整的房地產檔案管理業(yè)務，這種業(yè)務主要功能為數據的匯總、提取、修訂和校驗。

2.4 表現層

表現層具有較大的開放性，它主要是面對廣大普通用戶，用戶通過游覽器登陸相關網站，根據網站上的界面提示訪問所需要的數據信息資源，確保用戶界面的適用性和數據信息的統一性。

3 房地產電子檔案管理信息系統總體設計

3.1 數據庫設計

數據庫信息設計需要建立以下六種信息表：第一，權限信息表。權限信息表在系統中顯示不同用戶的操作權限；第二，用戶信息表。用戶信息表主要是對用戶的基本信息進行存儲，如編號、姓名和用戶權限等；第三，房地產權屬基本信息表。房地產權屬基本信息表主要是管理房屋權屬信息；第四，街道坐落表。街道坐落表是儲存房屋周圍的街道地址、交通狀況等信息；第五，抵押信息表。抵押信息表主要用于儲存抵押類型、受理時間、受理人等基本抵押信息；第六，查封登記表。查封登記表是用來記錄房屋權屬查封的基本信息。圖1為房地產工程信息系統圖。

3.2 房地產電子檔案管理系統功能

建立房地產電子檔案管理系統對于房地產業(yè)的發(fā)展至關重要，它可以實現全方位的信息共享，方便了解房產業(yè)務以及相關業(yè)務的數據信息，并將數據信息劃分為相互關聯但又獨立存在的各個子系統，房地產企業(yè)的各個部門可以根據業(yè)務需求，選擇不同的子系統功能。例如：測繪管理系統是測繪部門將采集的實測、預測數據信息存儲在系統中，系統會根據業(yè)務需要將生成任務；遠程合同備案系統用于開發(fā)商遠程房屋買賣管理和合同樣本管理等，該系統可以根據房產審批的預售樓盤情況，控制開發(fā)商預售權限；企業(yè)建立專門的房產網站，用戶只需要通過網站窗口就可以查詢房屋信息、各項業(yè)務的收費信息、辦理備案申請等。

4 結束語

綜上所述，房地產電子檔案管理系統的建立有利于房地產業(yè)的發(fā)展，本文闡述了可擴展性、統一性、安全性等房地產電子檔案管理系統設計理念，探討了房地產電子檔案管理系統構架的網絡硬件層、數據服務層、業(yè)務邏輯層和表現層，分析了房地產電子檔案管理信息系統的數據庫設計和子系統功能，為房地產電子檔案管理系統的總體設計提供參考。

參考文獻：

[1]趙東.天津市大港區(qū)房地產權屬檔案管理系統的設計與實現[D].2012.

[2].論房地產管理部門信息系統的設計與應用[J].城市建設理論研究（電子版），2012（23）

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【關鍵詞】社會保險；檔案；創(chuàng)新

隨著國民經濟的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現狀分析

（一）社會保險的參保人數增長迅速

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數超過2．23億，基本醫(yī)療保險參保人數超過4億，失業(yè)保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創(chuàng)新。

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關系“跨省轉移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展營造了很大的發(fā)展空間以及機遇。

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業(yè)務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

社保檔案數量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發(fā)商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發(fā)商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區(qū)實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業(yè)務的接受，熱切期待社會保險經辦業(yè)務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規(guī)范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發(fā)生，嚴重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規(guī)定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業(yè)務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規(guī)范標準

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統一管理下設分支機構

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區(qū)局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。

（五）統一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

參考文獻：

[1]劉秀紅.做好社會保險檔案管理工作之我見[J].勞動保障世界(理論版),2010(04).

[2]張靜.農村社會養(yǎng)老保險檔案管理的困境及對策分析[J].蘭臺世界,2010(08).

[3]鍋彩虹.淺議社會保險業(yè)務檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2010(04).

[4]張予軍.對檔案工作創(chuàng)新的思考[J].決策探索,2005(06).

本課題為浙江經貿職業(yè)技術學院大學生創(chuàng)新一般扶持項目。

作者簡介：

篇(4)

關鍵詞：農業(yè)機械；電子檔案；發(fā)展

中圖分類號：S220.1 文獻標識碼：A

農業(yè)機械以及駕駛（操作）人員的技術檔案管理是農機安全監(jiān)理工作中重要的組成部分，是農機安全監(jiān)理機構對農業(yè)機械以及駕駛（操作）人員實施科學管理、正確決策的基礎。隨著我國經濟快速發(fā)展，為促使農業(yè)機械化快速普及，并得到蓬勃發(fā)展，按照國家提出的農業(yè)機械化目標，落實“以科技支撐、以科技引領”農業(yè)機械化發(fā)展的具體工作，以加強標準化、規(guī)范化、制度化的管理水平，強化農業(yè)機械及駕駛（操作）人員技術檔案的管理和具體實施農業(yè)機械以及農機電子檔案系統的開發(fā)和應用，為農業(yè)機械檔案管理工作提供必然條件。

1 紙質檔案與電子檔案相輔相成

檔案管理信息化是開展實際工作的需要。紙質檔案是電子檔案的基礎，同時電子檔案也是檔案發(fā)展的需要，兩者關系相輔相成，在現代檔案工作中，缺一不可，但是電子檔案尤其優(yōu)越性，更能適合現代化工作的需要，因為電子檔案具有處理快、查找不復雜、傳輸速度節(jié)省時間的優(yōu)勢，根據這些優(yōu)勢要求，現在檔案管理信息化必然離不開電子檔案，所以紙質檔案與電子檔案兩者相互補充，才能更好地完成電子檔案管理工作。

2 農機電子檔案管理系統現狀

2.1 電子檔案規(guī)范化管理程度不夠，崗位職責不明確

目前全國大部分地區(qū)仍然沒有建立好一套完整的電子檔案管理制度，不能很好的落實崗位責任制，使檔案從收集、整理、備份等一系列工作缺乏制度化約束。

2.2 檔案信息化、科學化管理程度不高

目前仍然沒有全面的普及檔案電子信息化管理，有的甚至沒有建立起農技建立信息網絡系統，不能很好的為農機檔案管理人員進行服務。

2.3 上級領導對農機檔案管理重視不足

當前，各地區(qū)普遍缺乏專業(yè)的農機檔案管理人員，有的地方甚至出現無人管理或臨時代管現象，造成農機檔案丟失。而專職管理農機檔案的人員，大多數都不是專業(yè)的檔案管理人員，沒有參加過任何業(yè)務培訓，不熟悉檔案工作的業(yè)務流程。有的出現領導不重視，人動頻繁，造成檔案管理人員責任心不強、借出檔案不能及時歸檔等現象，這些人為的造成了檔案材料的不完整性和不確切性。

3 農機檔案管理存在的問題

3.1 個別單位重視不夠

目前，很多縣市的檔案管理工作分工不明確，出現兼職管理、無人管理、多人管理的現象頻繁出現，導致農業(yè)機械檔案管理混亂，出現檔案丟失、查詢困難的局面。

3.2 檔案信息沒有完全發(fā)揮作用

農機檔案為農機人事工作和經濟建設服務，多數是被動提供信息，查閱的大部分內容是農業(yè)機械的自然情況、購買者信息、補貼信息等，為農機工作決策提供依據。受傳統觀念影響，提供利用檔案主要方式是坐等上門服務，缺乏主動參與意識。

3.3 管理維護水平較低

有的農機檔案管理人員信息因更新不及時而不全面，需要與檔案進行核對后才能提供。有的農機檔案管理人員信息需要鑒別才能確認，如干部學歷信息需要組織、人事、教育等部門認真核實，一旦工作不細就形成了錯誤信息。多數單位對農機信息應用較少，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作，而與農機工作的綜合評價等工作聯系不緊密。主要原因是信息系統不夠完善，信息功能不夠強大。

4 強加農機電子檔案管理的措施

4.1 加強組織領導，強化責任

按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定在設計歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責及保管、借閱、記錄、統計等方面監(jiān)理繾綣農機檔案管理制度，嚴格按照農業(yè)部“三個規(guī)范”的要求，建立農機檔案室，實行“誰負責、誰簽字”的原則，確保檔案內容規(guī)范、完整。

4.2 加強基礎建設，強化環(huán)境管理

加強農機電子檔案管理的電子設備，如：電腦、打印機、照相機、復印機等辦公器材，確保硬件設施提檔升級。檔案室內需具備滅火器、防蟲劑等專用的檔案管理用品，切實做好防盜、防火、防蛀工作，保證了農機監(jiān)理檔案安全。

4.3 定期開展檔案清查，確保檔案真實完整

在加強源頭管理的基礎上，定期對所有農機監(jiān)理業(yè)務檔案進行全面檢查、清理、整理，及時對存在的問題、缺少資料的檔案進行查漏補缺，進一步健全和完善農業(yè)機械及其駕駛操作人員總臺帳和分臺帳。

4.4 加強信息化建設，完善電子檔案臺賬

將農機駕駛員、農機車輛檔案全部實行微機化管理，確保紙質、電子檔案完整相符。

4.5 強化管理，加強信息員隊伍建設

組織信息化工作是一項專業(yè)性很強的工作，必須有政治強、業(yè)務精的專業(yè)人才作保障。堅持政治標準與業(yè)務標準并重，選好配強組工信息員，把政治素質好、責任心強、懂技術、會管理的工作人員選配到信息化工作崗位。組織干部要切實轉變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學習信息技術，充分利用信息平臺，提高農機檔案管理工作效率和質量。

參考文獻

[1] 王瑞新，闞建華，朱云才.新型農業(yè)機械推廣探討[J].上海農業(yè)科技，2006（5）：26-27.

[2] 楊鎖紅.涇川縣農業(yè)機械安全生產管理現狀及對策[J].農業(yè)開發(fā)與裝備，2009（10）：32-34.

[3] 黃和祥，劉守祥.我國農業(yè)機械化發(fā)展過程、影響因素及對策[J].農機化研究，2005（3）：39-40，43.

篇(5)

關鍵詞：檔案管理系統；ERMS；信息化；中國石油

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)20-4875-02

Research on Electronic Records Management System of Petro China

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.

Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China

長期以來中國石油集團公司下屬單位在檔案管理上使用各自開發(fā)的系統，甚至和手寫管理相結合，沒有統一的檔案管理平臺。傳統的檔案管理業(yè)務存在很多弊端。項目組在國家信息部的支持下，與微軟合作，在集團公司范圍內建設集中統一的檔案管理平臺（簡稱ERMS），實現業(yè)務系統與檔案管理系統的有效集成，制訂統一的檔案管理標準規(guī)范，整體提升檔案管理能力。通過建設集團公司集中統一的檔案信息資源共享平臺，在保證信息安全的前提下，提高檔案的利用率和使用價值。從技術的角度，實現由檔案管理系統向內容管理系統的過渡；從應用的角度，逐步實現由檔案管理向知識管理的轉變。最終建立起中國石油的電子文件憑證中心和知識中心。

1 ERMS與傳統檔案管理業(yè)務的比較

1.1 傳統檔案管理業(yè)務原理

部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理以及用戶的檔案利用業(yè)務（圖1）。

1.2 ERMS原理

部門檔案歸檔人員在ERMS系統上將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核以及歸檔辦結后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單。由檔案管理部門人員進行電子檔案和實體檔案進行入庫維護和對用戶的利用（圖2）。

1.3 與傳統檔案業(yè)務管理的比較

1.3.1 電子文件管理規(guī)范和標準

傳統檔案業(yè)務缺乏統一的電子文件管理規(guī)范和標準，檔案數據標準和格式未統一，歷史數據質量較差。ERMS遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》，統一了各個下屬單位電子文件管理規(guī)范、數據標準和格式。

1.3.2 文檔一體化程度

傳統檔案業(yè)務文檔一體化程度低，缺乏生命周期的管理，未與產生電子文件的相關系統進行集成，電子與實體管理脫節(jié)。ERMS強調針對電子文件的管理，電子文件先歸檔，實體隨后。還提供與OA系統的接口。

1.3.3 檔案價值利用

傳統檔案業(yè)務紙質借閱率較低，基本無法進行電子借閱。編研工作量大，素材收集不全面，統計工作繁重。ERMS提供電子借閱功能，一份電子檔案能同時借給多個用戶，到期后自動收回借閱權限。支持電子檔案全文檢索。自動生成符合用戶需求的統計報表。

1.3.4 信息化標準體系建設

傳統檔案業(yè)務信息化標準體系建設滯后，已有檔案管理系統差異大，無統一的管理平臺，形成了多個信息孤島。ERMS為中石油集團公司各個下屬單位建立統一的檔案管理平臺，成為檔案信息共享知識中心。

1.3.5 檔案管理工作的權責落實

傳統檔案業(yè)務對檔案管理工作的責任方較難落實。ERMS根據使用系統的權限劃分用戶角色，并且支持多種日志，保證每個工作環(huán)節(jié)都落實到責任人。尤其是歸檔工作一定由歸檔部門負責，貫徹“誰產生，誰負責”。

1.3.6 檔案管理工作效率

傳統檔案業(yè)務以實體檔案為主，大量工作都要在線下手工進行，效率低，人員浪費大；ERMS充分發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，大部分流程都在線進行，大大提高了工作效率，減少了人員浪費。

2 中國石油檔案管理系統

2.1 總體功能結構圖

總體功能結構圖如圖3。

2.2 各個模塊功能

2.2.1 收集整理模塊

收集整理模塊主要包含檔案歸檔和檔案上交的功能。

檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中。包括以下功能：

1）預歸檔：用于部門歸檔人員創(chuàng)建檔案的電子條目。

2）歸檔整理：用于部門歸檔人員對電子條目所對應的實體進行整理。

3）檔案整理：檔案管理員對部門歸檔人員提交過來的電子條目和實體檔案進行整理。

檔案上交的目標是以直交或匯交的方式實現油氣勘探開發(fā)類檔案的分發(fā)和匯交。

2.2.2 檔案保管模塊

檔案保管的目標為對已歸檔檔案進行日常維護和管理，并通過鑒定檔案的價值確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀，以達到優(yōu)化館藏、提高檔案管理利用的效率。檔案保管包括以下功能：

1）檔案管理：用于檔案管理員查看館內檔案的詳細情況。

2）庫架信息維護：主要用于模擬實際檔案庫房。檔案管理人員對實體檔案上架后的物理庫架位置信息進行維護。

3）檔案鑒定：對于已經過期的檔案，可組成專家組進行檔案價值的鑒定，以確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀。

4）檔案移交：用于當某些單位需要重組或是某些檔案需要移交給另一家單位時。

2.2.3 檔案利用模塊

檔案利用模塊是系統用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括以下功能：

1）檔案搜索：利用檔號、名稱、歸檔部門等關鍵字搜索出符合用戶要求的電子檔案，方便了用戶查詢、借閱等需求。

2）檔案借閱：支持電子檔案和實體檔案的借閱。一份電子檔案可以同時借給多個用戶。到期后自動收回權限。

3）報表生成：可以根據用戶自定義的行和列，生成符合用戶特定需要的報表。

4）檔案編研：是為檔案編研人員提供一個根據館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著的平臺。

3 結論

項目組在信息部的支持下，和微軟合作開發(fā)了中國石油檔案管理系統（簡稱ERMS），經過一段時期的實施推廣，目前生產環(huán)境已在中國石油多家下屬單位上線。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、強大的檔案管理功能、方便簡易的系統設置、堅實的安全保密性以及卓越的運行速度和性能，得到了廣大單位用戶的好評。

參考文獻：

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[2] 熊開盛,董兆鑫.檔案管理系統的設計與實現[J].計算機工程與設計,2007(6).

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[5] 劉冬立.基于Web的企業(yè)檔案管理系統的設計與實現[D].上海:同濟大學畢業(yè)論文,2007.

篇(6)

一、電子檔案的兩種管理手段

電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統一在OA系統中；其二是采用專業(yè)的檔案管理系統，并將兩者做無縫的鏈接，已達到文檔一體化和規(guī)范的檔案管理水平。

在國內，第一種情況基本上已經處于淘汰的地步，主要因為：

第一，在OA中包含的檔案管理功能實用性比較差，而且不能根據檔案業(yè)務管理的發(fā)展進行持續(xù)的升級；第二，OA中包含的檔案管理對一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業(yè)所產生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統將不能勝任；第三，OA平臺一般都采用將文件存儲于數據庫中的方式，這樣便于文件流轉的控制，但是帶來的負面效果是數據庫因此而變得很大，隨著檔案數量的日積月累很快數據庫就會出現不能支持系統的情況；第四，由于OA專業(yè)軟件公司的主要開發(fā)文件的流轉過程，對于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業(yè)軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業(yè)軟件公司不會花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現在PDM軟件供應商，PDM的軟件供應商只做圖紙的檔案管理。

由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式。

二、檔案管理系統與OA系統的實施順序

但是企業(yè)在信息化建設過程中應該先上檔案管理系統還是先上OA系統呢?或者是兩者同時上呢?筆者認為，檔案管理系統應該提前于OA系統建成。

首先，對于大多數企業(yè)而言，兩個系統完全可以分開實施，待OA系統運行穩(wěn)定之后在進行兩個系統之間的接口工作。大多數企業(yè)的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會計類、科技類檔案資料，對于規(guī)模稍大的企業(yè)來講，每年的實物檔案(榮譽檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進行系統的管理。而OA系統中產生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統建成之后再進行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進程都要等著文書檔案的前期電子化進程完成之后再進行，無意中浪費了時間成本。

其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡單的檔案類型，從傳統紙質檔案管理轉化為電子檔案管理時相對容易，尤其是國家檔案局頒布文書檔案管理新規(guī)則后，用軟件對文書檔案進行管理更加簡單易行。但是其他類型檔案的數字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復雜的當數科技檔案，科技檔案與企業(yè)的生產與經營息息相關(貿易型企業(yè)除外)，通常包含企業(yè)的核心技術，是企業(yè)中最受重視的檔案類型。科技檔案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業(yè)的PDM系統和ERP系統，在具體整理時，還將細分為基建檔案、設備檔案、產品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個大企業(yè)的內部(如各個分廠之間)傳統的紙質科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統一規(guī)范起來進行數字化的管理將更是一個比較漫長的過程。

所以，一套靈活的電子檔案管理系統可以幫助我們在規(guī)范與整理上進行統一的要求，企業(yè)檔案數字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規(guī)范盡量與數字化檔案管理系統相結合或接近。只有檔案管理系統建成之后，結合系統逐步進行各種檔案數據格式的統一、檔案分類整理的統一、檔案移交的統一，才能真正做到檔案信息化的網絡應用。

篇(7)

關鍵詞：科技計劃項目；電子文件；歸檔；技術；研究

0 引言

科技計劃項目研究是指在國家科技計劃中實施安排，由單位或個人承擔，并在一定時間周期內進行的科學技術研究開發(fā)活動。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在網絡上傳輸的文件。本世紀初我國開始改革科技計劃項目管理模式。從2003年起國家科技計劃項目全部通過網絡在科技計劃項目管理系統申報、受理。據統計，2013年福建省通過科技計劃項目管理系統申報立項的省級以上科技計劃項目共計2922項，安排年度經費17.92億元。這樣僅2013年一年就將產生2900多項的科技計劃項目檔案， 這些項目檔案不僅有紙質檔案，同時又有電子檔案。實現科技計劃項目電子文件歸檔，完善科技計劃項目檔案雙套制管理，成為當今科技管理、科技研究和檔案管理人員共同面對的問題。

1 福建省科技計劃項目電子文件歸檔管理系統的研究與分析

1.1 福建省科技計劃項目管理系統

福建省科技計劃項目管理系統前臺和后臺業(yè)務模塊全部采用B/S結構體系，通過先進的平臺技術和設計構架，緊密集成辦公自動化系統，建立福建省科技廳與各科研單位和專家之間網上項目申報管理的通道，實現項目網上申報、查詢、申請、審批、驗收等業(yè)務功能。

1.1.1 系統軟硬件環(huán)境及配置

軟件環(huán)境及配置：Windows 98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系統。Microsoft Internet Explorer 6.0及以上瀏覽器。office 2000、office XP，office 2003辦公軟件套件，完整的功能支持最好使用office 2000以上版本。

硬件環(huán)境及配置：Intel PIII450中央處理器（CPU），128MB內存。10GB硬盤，10M/100M自適應以太網卡。與Internet網絡連通。

1.1.2 系統用戶功能

主要用戶功能包括：用戶注冊、專家注冊、、單位管理、申報管理、立項管理、合同管理、歷史項目、執(zhí)行與驗收、系統管理等。

1.2 福建省科技檔案館檔案管理系統

福建省科技檔案館是接收、整理、保管和利用福建省省級科技計劃項目檔案的專門機構。目前科技檔案館使用的是科易檔案信息管理系統，該系統是遵循國家檔案局制定的規(guī)范標準，結合科技檔案館實際需求進行定制的一套綜合檔案管理系統。

1.2.1 科易檔案信息管理系統主要特點

文檔一體化。把檔案收集整理組卷階段延伸到文件管理階段，實現與辦公自動化的無縫銜接，做到電子文件即辦即歸。綜合管理。不僅實現了文書檔案的管理，還根據實際需求，擴展了科研、會計、照片、基建等檔案的目錄級管理。館室銜接。系統可以實現與省檔案局（館）系統之間的數據結構的統一，在內容上設置移交進館模塊，可將目錄數據直接上報給省檔案局（館）。

1.2.2 系統軟硬件運行環(huán)境和功能模塊

系統硬件環(huán)境：PC166以上，32MRAM；軟件環(huán)境：操作系統為Windows95/98/2000/NT/XP。具備檔案管理系統常用的功能模塊，如文件管理、檔案管理、檢索、檔案利用、檔案統計、檔案保管、鑒定銷毀、移交進館、檔案編研以及系統管理等。

1.3 在兩個管理系統中實現科技計劃項目電子文件歸檔的工作流程

福建省科技計劃項目管理信息系統融合J2EE技術與數據庫技術，實現科技項目網上申報、推薦、受理、評審，任務書簽定，執(zhí)行情況跟蹤和驗收等功能。可以在內網（局域網）實現立項、經費計劃、經費結轉等功能。而福建省科技計劃項目檔案管理系統現在使用的是科易檔案管理系統，該系統于2003年建立，為C/S結構，無法實現科技計劃項目電子文件歸檔的技術要求，應進行改造升級，才能適應以下工作流程：

1.3.1 電子文件采集接收

通過Web Service技術，在科技計劃項目系統和檔案管理系統中建立對接通道，實現數據的交互對接。根據《福建省科技廳科技計劃項目檔案整理方法》規(guī)定的歸檔范圍，收集科技計劃項目信息系統中的科技計劃電子文件，同時自動捕獲或手動捕獲文件元數據。文件和元數據自動進入中間庫（預歸檔庫）。

1.3.2 電子文件格式轉換

科技計劃項目管理系統中電子文件進入中間庫（預歸檔庫）之前要先進行統一的格式轉換。

1.3.3 電子文件封裝

對同一項目的科技計劃項目應歸檔的電子文件自動封裝成XML封裝包，即每個項目自動封裝成XML文件，并通過Web Service客戶端向Web Service服務端進行發(fā)送。

1.3.4 電子數據檢驗

包括準確性檢驗：檢驗檔案的內容、范圍的正確性，鑒定文件是否需要歸檔；完整性檢驗：檢驗檔案數據（包括文件和元數據）的完整性；可用性檢驗：檢驗電子文件的可讀性等。

1.3.5電子數據遷移

將Web Service接收到的已通過檢驗的XML封裝包自動解包遷入至檔案管理系統中。

1.3.6 電子檔案著錄

排列電子文件順序，編制檔號，著錄文件級和案卷級目錄數據。

1.3.7 電子檔案格式轉換

系統將接收的電子文件統一按照格式轉換的標準要求自動進行格式轉換。

1.3.8 電子檔案的封裝

整理規(guī)范的電子檔案數據將按照元數據封裝規(guī)范要求自動封裝成AIP封裝包（檔案信息包），提供長期保存的需求。

1.3.9 電子檔案的長期保存和備份。

1.4 對現有科易檔案管理系統進行改造升級

要順利實現以上科技計劃項目電子文件歸檔的工作流程，應對現有科易檔案管理系統功能進行改造與升級。系統改造與升級要基于OAIS（即開放檔案信息系統）模型，OAIS模型作為信息資源長期保存的國際標準。在系統設計中，應充分考慮到現有實際情況，可基于OAIS模型，采用統一標準封裝檔案信息數據，進而保證檔案信息的真實性、有效性、可讀性。

1.4.1 系統結構方面

現有的科易檔案管理系統采用的是VB技術開發(fā)的，已不能滿足現有的技術結構需求。科技計劃項目管理系統采用的是J2EE的技術架構，為了能更好的實現數據的無縫對接，檔案管理系統也應升級為J2EE技術架構。可以采用基于J2EE多層架構體系，使前端的表現與應用邏輯、數據存儲相分離，通過組件式的開發(fā)與部署策略，使整個系統的架構清晰靈活，方便部署和擴展。

1.4.2 標準規(guī)范方面

科易檔案管理系統主要是基于目錄管理標準規(guī)范，無法滿足對元數據的標準規(guī)范需求。科技計劃項目管理系統要對科技計劃項目電子文件元數據進行格式轉換和數據封裝，檔案管理系統要達到科技計劃項目電子文件元數據標準、格式轉換標準和封裝標準要求。

1.4.3 檔案管理方面

科易檔案管理系統現在是采用輔助的鑒定方式，并且不能實現對庫房的綜合管理。將來的檔案鑒定需要采用網絡化、流程化的鑒定方式，系統要增加流程化的鑒定方式，提高網絡化管理要求。為了提高對實體庫房的管理，系統還應增加“模擬庫房”功能，實現對庫房檔案的排列定位、管理、統計等功能。

1.4.4 數據存儲方面

為了能實現對電子數據的長期保存，科易檔案管理系統要增加數據存儲功能，包含電子檔案原文存儲管理、封裝包存儲管理、備份恢復、存儲日志等功能。

1.4.5 檔案利用方面

科易檔案管理系統利用方式比較單一，只提供了簡單檢索、組合檢索兩種方式進行利用，并且也不能對利用的電子檔案全文進行防擴散控制等。為了能夠提供更高效的檔案利用功能，系統增加“檔案全文檢索”、“檔案跨類檢索”、“檔案跨庫檢索”功能，實現對檔案數據庫的高效檢索。在查詢檔案全文時，系統要增加“數字水印”和“防拷屏、防打印、防下載”功能，提高利用檔案原文的安全性。同時，要增加“光盤”功能，可對需要脫離系統使用的檔案及原文至光盤等移動介質上，方便使用。

2 福建省科技計劃項目電子文件歸檔需要解決的技術性問題

實現福建省科技計劃項目電子文件歸檔的技術要求應基于“保證電子文件的真實性、完整性，保持電子文件的長期可讀性”的基本原則。在技術功能上應達到：

一要適時捕獲應歸檔的電子文件；

二要確定科技計劃項目電子檔案的元數據，并適時捕獲元數據；

三要能將各種文件自動轉換為標準文件格式；

四要采用符合標準的封裝包格式，并能添加數字簽名鎖定；

五要基于元數據的建立，實現主要著錄數據的自動著錄和項目名稱、項目責任者、項目代號等多角度檢索，乃至全文檢索；

六要采用簡便而安全的技術方法進行數據備份。所以，要實現基于項目管理系統和檔案管理系統無縫對接的科技計劃項目電子文件的歸檔還需要解決好電子文件的元數據設置、電子文件格式轉換、電子文件的封裝、系統的對接、電子文件的備份以及電子檔案檢索和防擴散等一系列關鍵技術性問題。

2.1 電子文件元數據

2.1.1 科技計劃項目電子文件元數據

在科技計劃項目電子文件歸檔過程中，會有大量的電子文件生成，為了系統有效地記錄電子文件的內容特征、形式特征、背景和管理過程信息，結合福建省科技計劃項目電子文件歸檔的需求，福建省科技檔案館參照中華人民共和國檔案行業(yè)標準《文書電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）制定了《福建省科技廳科技計劃項目電子文件元數據規(guī)范》。對福建省科技計劃項目電子文件元數據共設置了269個元數據項，通過這些元數據項信息在科技計劃項目電子文件歸檔的時候能夠很好地維護科技計劃項目電子檔案的真實面貌。

2.1.2 科技計劃項目電子文件主要元數據的設置

科技計劃項目電子文件元數據除按照《福建省科技廳科技計劃項目電子文件元數據規(guī)范》進行規(guī)范設置外，還要制定《科技項目系統和檔案管理系統元數據項目及字段對照表》，即要設置科技計劃項目電子文件的主要元數據，作為科技計劃項目電子檔案的主要著錄項，使科技項目系統和檔案管理系統的字段統一對應，以便科技文件材料數據快速導入。目前科技計劃項目電子檔案管理采用二級制管理模式，分別為項目級和文件級。在項目級設置的主要元數據項有項目名稱、項目編號、承擔單位、項目負責人、年度等。在文件級設置的主要元數據項比較復雜，因為每個項目包括項目申請書、評審材料等材料，每份材料中分別包含相關的數據項，如項目申請書包含項目名稱、項目申請單位、申請日期、計劃類別等。

2.2 電子文件格式

2.2.1 電子文件格式轉換的必要性

目前，電子文件格式種類繁多，辦公自動化、檔案管理軟件所用的開發(fā)語言、數據，難以進行及時接收、規(guī)范管理和有效利用。同時，計算機操作系統、數據庫系統也是多種多樣，這些都造成了電子文件格式的五花八門，同時各種管理軟件又互不兼容，甚至軟件相同、版本不同的文件彼此也不能通用，這就嚴重阻礙了電子文件接收和電子檔案管理工作的開展。

2.2.2 科技計劃項目電子文件歸檔的轉換格式

《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）中要求對保存格式要可轉換：

一是要支持其它格式與版式電子文件長期保存格式相互轉換；

二是要支持過時的版式電子文件長期保存格式轉換為新的版式電子文件長期保存格式。

目前福建省科技計劃項目管理系統中的材料報送格式一般采用DOC格式進行報送，其中一些材料如附件等，也有采用PDF、DOC、EXCEL或JPG格式申報。按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）要求，圍繞系統中電子文件格式轉換要求，對幾種常用的文件格式進行系統比較研究，研究發(fā)現PDF在格式功能對比中是目前比較適合的文件轉換格式。科技計劃項目電子檔案的信息采集可以通過科技計劃項目歸檔時把電子文件轉換成PDF格式通過系統接口歸入檔案數據庫中。

2.3 電子文件封裝

2.3.1 電子文件封裝格式標準

封裝格式主要依照檔案行業(yè)標準《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48―2009）。國家檔案局在2009年了《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009），國家檔案局推薦使用EEP（Electronic Records Encapsulation Package）作為電子文件封裝方式。EEP是“封裝電子文件全部數據及其元數據的數據單元”，是目前文書類電子文件（檔案）長期保存的目標封裝方式。科技計劃項目電子文件的封裝方法還應當根據科技計劃項目檔案的成套性的特點確定。

2.3.2 科技計劃項目檔案的封裝

科技計劃項目電子文件封裝包中的電子文件元數據包括《文書類電子文件元數據方案》DA/T46-2009 規(guī)定的元數據、封裝新增的元數據，同時還應包含《福建省科技廳科研檔案整理方法》所列歸檔范圍的文件、文件元數據等信息。具體的封裝流程為：先在科技計劃項目系統內將相關電子文件轉化為PDF文件格式，連同文件的元數據一起存放到一個固定的工作目錄下進行打包，進行數字簽名以及簽名鎖定，形成包括文件型封裝包和案卷型封裝包的原始型電子文件封裝包。然后發(fā)送到檔案管理系統的中間庫，根據歸檔要求進行驗證和必要的修改，隨后做第二次打包、數字簽名以及簽名鎖定，形成修改型電子文件封裝包并存儲至檔案管理系統中。

2.4 系統的對接

2.4.1 對接采用的技術

Web Service技術是利用標準的Web協議和可編程訪問的Web組件，目標是提供跨平臺的互操作性，讓分布在地理上不同區(qū)域的計算機和設備協同工作。Web Service將應用功能封裝成若干Web組件，并將其在網上，供需要獲得這些功能的應用系統訪問，而且各種應用系統間都能夠通過這種方式進行互聯互通。按照Web Service架構設計的系統將具有很好的跨平臺性和兼容性。同時，Web Service技術是一種松散耦合型的計算技術。因此，在跨系統的資源整合和一站式應用服務系統的構建方面具有獨特的優(yōu)勢。

2.4.2 實現兩個系統的對接

福建省科技計劃項目管理系統和科易檔案管理系統是基于省科技廳的局域網將辦理完畢的科技項目電子文件自動歸檔至科技檔案管理系統中。考慮到跨平臺性、松耦合、標準的協議和發(fā)展趨勢，可采用Web Service技術方式實現科技項目管理系統與科易檔案管理系統的數據交換和對接。

2.5 電子文件防擴散技術

2.5.1 電子文件的防擴散技術的種類

目前電子文件的防擴散技術主要有數字水印技術（Digital Watermarking）、復制打印控制技術和利用電子文件審批技術等。福建省科技計劃項目電子文件目前采用的防擴散技術主要包括數字水印技術和復制打印控制技術。

2.5.2 科技計劃項目電子文件可采用的防擴散技術

第一種防擴散技術是數字水印技術。數字水印技術是將一些標識信息（即數字水印）直接嵌入數字載體當中（包括多媒體、文檔、軟件等）或是間接表示（修改特定區(qū)域的結構），且不影響原載體的使用價值，也不容易被探知和再次修改。但可以被生產方識別和辨認。通過這些隱藏在載體中的信息，可以達到確認內容傳送隱秘信息或者判斷載體是否被篡改等目的。第二種防擴散技術是復制打印控制技術。防止電子文件的復制粘貼、打印下載等電子文件的擴散。未經授權的文件，無論創(chuàng)建者還是使用者都不能打印。只有經過申請，并得到管理員審核批準后，才能打印所指定的文件。

2.6 電子檔案備份

2.6.1 電子檔案備份制度

國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》要求：“歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。”國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》也明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式二套，一套封存保管，一套供查閱利用。必要時，復制第三套，異地保存。”

2.6.2 科技計劃項目電子檔案備份方式

目前科技計劃項目電子檔案備份主要采取異質備份和異地備份兩種方式。

第一種異質備份方式。福建省對科技計劃項目電子檔案已建立制度，在增加、修改數據結束時要對系統的全部數據庫文件進行移動硬盤脫機備份。將來在檔案管理系統升級時要有自動備份功能，將數據庫備份工作列為一項周期執(zhí)行任務，由檔案管理系統進行自動備份。同時，重要文書檔案已經實現紙質檔案和掃描件、電子檔案雙套制。

第二種異地備份方式。通過與省外科技檔案館建立互為異地磁盤備份的關系，形成比較可靠的防災備份體系。

2.7 電子檔案全文檢索

2.7.1 全文檢索與目錄檢索的區(qū)別

目錄檢索是對目錄數據庫中的內容進行檢索，檢索到的信息一般是文件的題名或者是檔案工作者對該篇文檔的高度概括。全文檢索不僅能對數據庫中的目錄進行檢索而且可以對目錄所掛接的原文內容進行直接的檢索。全文信息檢索可以使用戶在短時間內獲取與需求緊密相關的信息，使用戶有更多的時間去完成更重要的工作，從而大大提高了工作效率，同時，有利于用戶獲取所需的全部內容，用戶所需的內容可能在多份文檔的原文中出現，通過全文檢索工作，一次就可查獲用戶所需要的全部信息。

2.7.2 科技計劃項目電子檔案全文檢索

要創(chuàng)建全文索引庫，就是要將科技計劃項目檔案的條目信息和相關聯的電子文件一起通過識別轉化成txt文本信息，然后通過系統的算法對所創(chuàng)建的文本信息進行分詞，最后把關鍵詞存入數據庫的過程。創(chuàng)建全文索引庫所支持的電子文件格式應該包括：DOC、PDF、TXT、HTML/HTM；如果文件的格式是TIF/TIFF、JPEG/JPG等圖像格式則需要采用OCR識別技術先把圖像識別為TXT格式的文本文件才可創(chuàng)建全文索引庫。

3 結束語

科技計劃項目電子文件歸檔管理工作是一項系統工程，我們的研究工作才剛剛開始， 從技術理論研究到指導實踐還要有一個過程。現代科技發(fā)展很快，加快實現科技計劃項目電子文件歸檔工作不單在福建省，在全國范圍也是迫在眉睫的事情，所以要組織檔案、信息、管理等領域的各方力量，集思廣益，不斷研究實踐，積極進取。同時，配以相關的制度、技術和人才等方面保障措施，使科技計劃項目電子文件歸檔目標得以順利實現。

參考文獻：

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