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篇(1)

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；實務(wù)

企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理是為了促進企業(yè)合理采購，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，以實現(xiàn)企業(yè)目標。根據(jù)2011年8月9日國家統(tǒng)計局公布的今年7月全國工業(yè)生產(chǎn)者出廠價格(Product Price Index，下稱PPI)，比去年同月上漲7.5％。工業(yè)生產(chǎn)者購進價格比去年同月上漲11.0％(國家統(tǒng)計局網(wǎng)站)。PPI反映的是全部工業(yè)產(chǎn)品出廠價格總水平的變動趨勢和程度的相對數(shù)，從一定程度上可以顯示企業(yè)生產(chǎn)過程中所面對的成本壓力。

在當前充分競爭的市場條件下，在全國漲“薪”一片的大環(huán)境中，企業(yè)采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)經(jīng)營目標實現(xiàn)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，如何取得質(zhì)優(yōu)價良的物資和服務(wù)，降低生產(chǎn)成本，逾來逾重要。采購在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，因為購進原材料和輔助材料成本要占到一般加工制造業(yè)生產(chǎn)成本的50％以上，采購物料成本更是占了中信大錳產(chǎn)業(yè)園內(nèi)的各個產(chǎn)品最終產(chǎn)品生產(chǎn)成本的84％～98％，甚至有一個新能源產(chǎn)品人工成本占總生產(chǎn)成本的比重低于2％。這意味著，在獲得物料方面所做的點滴成本節(jié)約都會對利潤產(chǎn)生重大的影響。加強采購管理控制是中信大錳產(chǎn)業(yè)園提升內(nèi)部管理的重要任務(wù)之一，是為了提供不間斷的物料流和物資流從而保障正常生產(chǎn)，降低生產(chǎn)成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量，發(fā)展有競爭力的供應(yīng)商，當條件允許的時候，將所購物料標準化，以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù)，使公司在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位，以最終實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。

一、目前企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理面臨的主要問題和風(fēng)險：

1.采購制度不統(tǒng)一，部門間的協(xié)調(diào)和溝通不暢

中信大錳產(chǎn)業(yè)園采用供銷一體化經(jīng)營策略與公司采購制度不統(tǒng)一，達不到與整個公司的協(xié)同效應(yīng)。部門間的協(xié)調(diào)和溝通不暢，項目部門(生產(chǎn)單位)對物流部的工作經(jīng)常采取強硬態(tài)度，而負責(zé)采購的物流部與項目部門(生產(chǎn)單位)的合作不熱心，導(dǎo)致有時采購回來的商品不符合實際需要，導(dǎo)致了部門間的沖突和扯皮推諉現(xiàn)象，造成了時間和資源浪費。例如，物流部按采購計劃購買了一臺高精度的材料元素分析專用實驗設(shè)備，價值近百萬元，設(shè)備回來后才發(fā)現(xiàn)某些指標、性能不能完全滿足實驗需要，而該設(shè)備是國外進口的，退貨，維護升級成本很高，后來只能將就著使用，造成極大的不便。采購隊伍力量有待加強。

2.零星材料采購業(yè)務(wù)組織

中信大錳產(chǎn)業(yè)園從201 1年才正式投產(chǎn)，為提高工作效率，早日建成投產(chǎn)，今年以前在項目建設(shè)期的一些零星材料采購業(yè)務(wù)都是項目組自行組織采購；但投產(chǎn)半年以來，并沒有把該零星材料采購業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到物流部，不利于采購業(yè)務(wù)的集中管理和降低采購成本，提高采購效率，堵塞管理漏洞。

3.供應(yīng)商的選擇和采購機會

中信大錳產(chǎn)業(yè)園內(nèi)的項目都是新能源新材料高新技術(shù)產(chǎn)品，有特殊性，項目負責(zé)人依仗技術(shù)優(yōu)勢，往往對采購業(yè)務(wù)施加了不恰當?shù)挠绊懀踔劣谠诤芏噙M時候直接就決定了供應(yīng)商人選，有很大程度主觀性。不利于企業(yè)在采購價格、質(zhì)量、效率方面的風(fēng)險控制。供應(yīng)商的評估和準入制度還有待完善。采購信息收集、分析、處理和使用水平有待提高，原料采購的缺乏快速反應(yīng)機制，容易錯失最佳的采購機會。而新能源新材料產(chǎn)品的主要原料如錳原料、鈷原料、鋰原料價格變動的影響因素多，價格波動大。例如，2010年金屬錳的最高和最低價的差額超過5000元，四氧化三鈷的價格2010年3月份到5月份2個月的時間內(nèi)，每噸價格波動達到2萬－3萬元，這對產(chǎn)品的成本影響很大。

4.產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)控

產(chǎn)品的驗收往往是到貨檢驗，不能對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進行全程的動態(tài)監(jiān)控，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題，不容易發(fā)現(xiàn)質(zhì)量隱患，難于解決出現(xiàn)的殘次品問題，也容易造成停工損失。

5.績效考核

缺乏可操作性強的績效考核制度，使績效考核流于形式。對供應(yīng)方的考核局限于定性的主觀判斷，缺乏規(guī)范的流程和科學(xué)依據(jù)。對物流部的考核缺乏具有可操作性實施細則，不利于做到責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一。

二、對企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理的對策和建議

1.建立統(tǒng)一的、科學(xué)可行的采購管理制度

盡可能地做到集中采購，使企業(yè)的采購業(yè)務(wù)集中，避免多頭采購或分散采購，以提高采購業(yè)務(wù)效率，降低風(fēng)險。加強各項目部門(生產(chǎn)單位、技術(shù)中心)與物流部的溝通，避免因為溝通不暢而使采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行偏離預(yù)期目標。打造個體素質(zhì)高、群體結(jié)構(gòu)優(yōu)、專業(yè)門類全、人才數(shù)量足、發(fā)展后勁強，能夠為中信大錳工業(yè)園提供物有所值的商品的采購隊伍。

2.改善供應(yīng)商的開發(fā)和管理

供應(yīng)商的開發(fā)和管理是整個采購管理體系的核心，其表現(xiàn)好壞與否也關(guān)系到整個物流部的業(yè)績。一般來說，供應(yīng)商開發(fā)包括的內(nèi)容有：供應(yīng)市場競爭分析，尋找合格供應(yīng)商，潛在供應(yīng)商的評估，詢價和報價，合同條款的談判，最終供應(yīng)商的選擇，在供應(yīng)商的開發(fā)和選擇上。供應(yīng)商的選擇是采購的第一道關(guān)口，優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商才能保證產(chǎn)品的質(zhì)量，優(yōu)化采購成本，對于關(guān)系到量產(chǎn)產(chǎn)品的供應(yīng)商要有嚴格的評價過程。在大多數(shù)的跨國公司中，供應(yīng)商開發(fā)的基本準則是“Q.C.D.S”原則，也就是質(zhì)量，成本，交付與服務(wù)并重的原則。考慮到控制的成本、效益原則，建立科學(xué)、可行的供應(yīng)商開發(fā)和管理制度是必要的。

(1)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和選擇制度，企業(yè)管理部負責(zé)組織制定供應(yīng)商體系評價標準，負責(zé)組織相關(guān)部門進行供應(yīng)商管理體系評價，負責(zé)供應(yīng)商評價工作小組的組織、管理工作。物流部參與供應(yīng)商的體系評價工作，負責(zé)對供應(yīng)商的日常評價工作，負責(zé)提供現(xiàn)行供應(yīng)商的的信息資料。技術(shù)中心負責(zé)評編制供應(yīng)商的評價計劃，參與供應(yīng)商評價工作，負責(zé)維護供應(yīng)商資源庫并提供相關(guān)信息資料。技術(shù)中心把供應(yīng)商的評價計劃傳遞到企業(yè)管理部，物流部把供應(yīng)商的日常評價傳遞到企業(yè)管理部，企業(yè)管理部制定評價計劃。

(2)成立有技術(shù)中心、企業(yè)管理部、財務(wù)部、項目部門(或生產(chǎn)單位)、物流部人員參與的供應(yīng)商評價工作小組，工作小組將供應(yīng)商自查表先發(fā)給供應(yīng)商自查，供應(yīng)商將自查結(jié)果資料交報給工作小組，工作小組審定結(jié)果合格后組織現(xiàn)場評價，對供應(yīng)商的資質(zhì)信譽作出初步評價。

(3)由有技術(shù)中心、企業(yè)管理部、財務(wù)部、項目部門(或生產(chǎn)單位)、物流部人員參與組成的小組，對供應(yīng)商實地考察。在實地考察中對供應(yīng)商管理體系、合約執(zhí)行能力、財務(wù)狀況、設(shè)計開發(fā)、生產(chǎn)運作、測量控制和員工素質(zhì)等方面進行現(xiàn)場評審和綜合分析評分。主要考察供應(yīng)商的質(zhì)量體系；計量管理；設(shè)備管理；供應(yīng)商對其上游供應(yīng)商管理；培訓(xùn)管理，關(guān)鍵崗位人員是否有完

善的培訓(xùn)考核制度和記錄。最后形成雙方簽字認可的考察報告。

(4)根據(jù)評價組對供應(yīng)商作的評價結(jié)論報首席執(zhí)行官審批后與合格供應(yīng)商簽定質(zhì)量保證協(xié)議。公司受理供應(yīng)商的投訴，按情況是否屬實和嚴重性決定是否對供應(yīng)商評價工作小組進行考核，以防范舞弊風(fēng)險。

(5)由物流部負責(zé)人督促采購主管對供應(yīng)商進行每月績效跟蹤考核，包括3月一次的驗收與缺陷記錄；交付和價格績效。建立供應(yīng)商年審制度，業(yè)績引導(dǎo)訂貨機制，相關(guān)部門根據(jù)批準后的供應(yīng)商評價報告和更新供應(yīng)商管理系統(tǒng)信息作出供應(yīng)商名單的調(diào)整。

3.加強采購價格控制

市場競爭日趨激烈，企業(yè)在提高產(chǎn)品產(chǎn)量、保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，首當其沖是價格戰(zhàn)。因此，企業(yè)除加強管理、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、降低生產(chǎn)成本外，更應(yīng)注重構(gòu)成產(chǎn)品的生產(chǎn)資料的采購成本的降低。而企業(yè)中各相關(guān)部門購進的原、輔材料、設(shè)備、建筑材料、各類商品及其他物資，都在不同層面影響產(chǎn)品生產(chǎn)成本和產(chǎn)品質(zhì)量。采購價格控制是采購管理中的重要一環(huán)。采購不僅僅是物的問題，因此價格控制的本質(zhì)也不是以價論價的過程，它的本質(zhì)是建立一套適應(yīng)市場發(fā)展的管理機制，是規(guī)范物資采購的手段，是企業(yè)精細化管理、降低產(chǎn)品成本的一個極為重要方面。

(1)價格決策。提高決策效率，建立原料采購的快速反應(yīng)機制，把握好最佳采購機會。采購過程中的價格決策要做到科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約，杜絕采購過程中的不正當行為發(fā)生，大宗采購要盡可能的采用公開招標。公司成立由主要領(lǐng)導(dǎo)任主任，成員包括各部門負責(zé)人的價格管理委員會，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和負責(zé)公司的價格管理工作。

(2)情報。物流部和財務(wù)部要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化。做到對主要采購物資價格變化的即時的、動態(tài)管理。提高采購信息收集、分析、處理和使用能力，獲取充分的市場信息，做出正確的采購決策，盡可能做到在低點用合同鎖定采購價格。

(3)采購價格的確定流程。首先，物流部向供應(yīng)商詢價。接受詢價的供應(yīng)商應(yīng)在三家以上，詢價過程和供應(yīng)商的報價要如實登記備案。其次，采購價格經(jīng)財務(wù)部審核，按照審批權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，進行采購合同談判、簽訂合同與執(zhí)行。公司常年使用的大宗物資采購業(yè)務(wù)，由公司首席執(zhí)行官率領(lǐng)采購談判小組與生產(chǎn)廠商直接談判、簽訂采購合同。最后，物流部把采購資料及合同交財務(wù)部一份做好備案。

4.完善采購業(yè)務(wù)流程

由項目部門(或生產(chǎn)單位)提出需求計劃，生產(chǎn)安環(huán)部審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)后再報首席執(zhí)行官審批。物流部憑審批過的需求計劃表安排采購事宜。貨物采購回來后由使用單位或者專門的驗收部門驗收，并出具驗收報告(單)，財務(wù)部根據(jù)已審批完的付款申請書按合同約定付款。企業(yè)嚴格預(yù)付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預(yù)付款項，每月進行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，及時采取措施。采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程中，要實行內(nèi)部牽制制度，保證計劃、授權(quán)審批、執(zhí)行、付款、記錄由不同的人執(zhí)行，相互牽制。事前、事中、事后對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進行全程的動態(tài)監(jiān)控，避免因采購產(chǎn)品質(zhì)量事故造成損失。

5.加強會計系統(tǒng)控制，建立退貨管理制度，績效考核制度。

企業(yè)按新會計準則加強對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、采購?fù)ㄖⅡ炇兆C明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。企業(yè)指定專人通過對帳單等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。

企業(yè)建立退貨管理制度，公司在與供應(yīng)商的合同中明確退貨條件、退貨手續(xù)事宜。對退貨事宜，要及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，由物流部負責(zé)人考核并要要求采購主管督促經(jīng)辦人在索賠期內(nèi)及時辦理索賠事宜。

要建立績效考核制度，由企業(yè)管理部每月對采購價格、到貨及時率、驗收合格率、檔案管理、合理采購量等指標進行考核，將物流部人員薪酬與采購業(yè)務(wù)指標完成情況掛鉤，要把供應(yīng)商也納入到考核體系中來，確保內(nèi)控措施能得到切實執(zhí)行。從管理體制上加強對物資采購決策者的監(jiān)督；對物資采購人員形成長期有效的教育機制；凡是主觀上有意做出損害中信大錳產(chǎn)業(yè)園利益的人員，一經(jīng)查實，必須追回損失，并堅決辭退當事人員和追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，觸犯法律的移交司法機關(guān)處理。