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篇(1)

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)

人事檔案管理是將企業(yè)所有職員的信息歸類(lèi)、整理的過(guò)程，它是一項(xiàng)精確度相對(duì)較高的工作，且需要專(zhuān)業(yè)水平較高的人員從事相關(guān)管理工作。為了保證工作的效率和準(zhǔn)確性，通常采用信息化管理，而傳統(tǒng)的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點(diǎn)逐漸被時(shí)代淘汰。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的飛速發(fā)展，人們已經(jīng)步入信息時(shí)代。信息時(shí)代主要以計(jì)算機(jī)為主要工具，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接。作為企業(yè)管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過(guò)渡。在這一過(guò)程中，不免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，但企業(yè)人事檔案管理者應(yīng)該采取積極的應(yīng)對(duì)措施，以促進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化的全面、深化管理。

1 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要意義

企業(yè)人事檔案信息化管理對(duì)于企業(yè)人事管理行業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。它不僅是時(shí)展的必然趨勢(shì)，符合時(shí)展的潮流，也是企業(yè)人事檔案管理的一個(gè)創(chuàng)造性的飛躍，對(duì)企業(yè)、社會(huì)以及自身都意義重大。它具有很多獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，既能保證工作效率，又可以化繁為簡(jiǎn)。在企業(yè)人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質(zhì)量和效率，它主要是減少了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。人事檔案信息化管理的重復(fù)使用率較高，傳統(tǒng)的管理雖然建立檔案相對(duì)容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問(wèn)題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復(fù)利用，可以對(duì)人才的綜合信息進(jìn)行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接的，這擴(kuò)大了人才的信息資源，使其在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業(yè)率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的個(gè)性化和多元化發(fā)展。人事制度對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)也是至關(guān)重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業(yè)更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長(zhǎng)期進(jìn)行保存，還可以進(jìn)行備份防止丟失。相對(duì)于紙質(zhì)版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業(yè)人事檔案管理行業(yè)帶來(lái)了福音，這有利于推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展、進(jìn)步和完善。

2 企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 工作量大，效率低

人事檔案管理是一項(xiàng)特殊的工作，長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)人事檔案管理的管理模式和方法相對(duì)滯后，一般以單一的管理方式進(jìn)行信息庫(kù)的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動(dòng)增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內(nèi)容繁瑣，經(jīng)常存在或多或少的誤差，這嚴(yán)重制約了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。在實(shí)際的管理過(guò)程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進(jìn)行封存，這制約了企業(yè)人事檔案的流轉(zhuǎn)和共享，且查閱起來(lái)相對(duì)困難，耗時(shí)耗力；另外，傳統(tǒng)的檔案管理使得人才的流失嚴(yán)重，不利于企業(yè)對(duì)于人才的配置，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，人才得不到合理的利用，將會(huì)造成極大的損失。

2.2 管理人員的業(yè)務(wù)水平不足

管理人員的業(yè)務(wù)水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理者的業(yè)務(wù)水平都是由傳統(tǒng)管理培訓(xùn)所得，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，人事檔案信息化管理是一個(gè)新的領(lǐng)域。由于信息技術(shù)水平有限，管理人員對(duì)于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進(jìn)程面臨著較大的挑戰(zhàn)。管理人員是企業(yè)人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠?qū)嵭小?/p>

2.3 信息化落后

人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實(shí)際運(yùn)行中，需要足夠的信息化設(shè)備作為支撐。信息化設(shè)備主要包括軟件設(shè)備和硬件設(shè)施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實(shí)施人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是，企業(yè)大多缺乏管理軟件和平臺(tái)，設(shè)施設(shè)備不足，不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實(shí)行。信息化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏了物質(zhì)條件，人事檔案管理信息化的推進(jìn)更加艱難。

2.4 人事管理與計(jì)算機(jī)操作不兼容

人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)版檔案的方法，它主要以網(wǎng)絡(luò)為載體，利用計(jì)算機(jī)將人事檔案儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中。人事檔案以信息文件的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，可以提高它的重復(fù)利用率，也可以起到一定的保護(hù)作用。但它仍存在很多不足，傳統(tǒng)的人事管理技術(shù)和工作內(nèi)容與信息化管理相差甚遠(yuǎn)，且利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變的難度系數(shù)較大，需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于技術(shù)層面的問(wèn)題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴(yán)峻。

2.5 缺乏規(guī)范

處于信息化時(shí)代，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價(jià)值和意義，并進(jìn)行了初步的嘗試。在對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革的過(guò)程中，這些企業(yè)仍存在諸多問(wèn)題。企業(yè)管理者并沒(méi)有完全貫徹改革，也未制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在推進(jìn)人事檔案信息化管理的過(guò)程中，落實(shí)力度不夠，各種問(wèn)題便隨之出現(xiàn)。檔案信息不完整、錄入錯(cuò)誤、信息的及時(shí)性、精準(zhǔn)性等都存在問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的信息化建設(shè)。

3 應(yīng)對(duì)企業(yè)人事檔案信息化管理的策略

3.1 增強(qiáng)管理人員的技術(shù)水平

管理人員是推行人事檔案信息化管理的關(guān)鍵。對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，首先必須具備較高的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)管理水平，另外，還應(yīng)該熟悉國(guó)家規(guī)定和相關(guān)法律。只有這樣，才能達(dá)到較高的管理水平。對(duì)于只接受過(guò)傳統(tǒng)管理培訓(xùn)的老員工來(lái)說(shuō)，應(yīng)該注重他們業(yè)務(wù)水平的提高，可以對(duì)他們進(jìn)行信息化操作技術(shù)的培訓(xùn)，以使他們熟練掌握并操作現(xiàn)代化設(shè)備。此外，還應(yīng)提高管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)，以提高工作效率。

3.2 完善設(shè)施設(shè)備

現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的先驅(qū)。對(duì)于一些落后的管理軟件和平臺(tái)，應(yīng)視其情況進(jìn)行更新、升級(jí)和淘汰，對(duì)于一些缺少的現(xiàn)代化設(shè)備，企業(yè)應(yīng)該加大資金的投入，購(gòu)入相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，為人事檔案信息化管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并滿(mǎn)足人事檔案管理信息化的相關(guān)需求。

3.3 使管理體制趨于完善

企業(yè)從傳統(tǒng)管理向信息化管理過(guò)渡的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特點(diǎn)制定獨(dú)特的管理體制。在進(jìn)行人事檔案管理信息化的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)制定的規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行，以確保人事檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

3.4 規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理工序

在推行人事檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)該熟悉掌握其管理流程和要點(diǎn)，以原有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為基點(diǎn)，進(jìn)一步規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實(shí)際管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格落實(shí)，以確保管理工作的順利實(shí)施。

4 總結(jié)

社會(huì)的現(xiàn)代化程度愈高，信息化的發(fā)展程度也就愈高，目前，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都離不開(kāi)信息技術(shù)，信息技術(shù)一方面提高了工作效率、節(jié)省時(shí)間，另一方面也給人們帶來(lái)了便利。由于人事檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)傳統(tǒng)的行業(yè)，因此，在向信息化、現(xiàn)代化過(guò)渡的過(guò)程中，會(huì)存在各種各樣的挑戰(zhàn)。但挑戰(zhàn)是一個(gè)不斷完善、進(jìn)步的過(guò)程，只要抓住問(wèn)題的根本，對(duì)癥下藥，便能早日實(shí)現(xiàn)跨越。

參考文獻(xiàn)

[1]孫小婷.淺談企業(yè)人事檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（7）：162.

篇(2)

一、引言

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，改變了我國(guó)檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代進(jìn)步的要求，各種電子版的文件促進(jìn)了人事檔案信息化管理的發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時(shí)代。為了促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，我國(guó)檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項(xiàng)目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目都是我國(guó)發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。

由于我國(guó)信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使得我國(guó)不能很好的開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤(pán)錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入是當(dāng)下我國(guó)信息化建設(shè)的兩個(gè)重要的方式，但是鍵盤(pán)錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點(diǎn)，而光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入則是受干擾性較強(qiáng)、圖像質(zhì)量偏低等缺點(diǎn)。我國(guó)的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實(shí)踐推廣。

為了學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，更好的建設(shè)屬于我國(guó)的檔案數(shù)據(jù)化，我國(guó)積極舉辦了例如“國(guó)際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報(bào)告，推動(dòng)我國(guó)檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國(guó)數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問(wèn)題等研究較少，無(wú)法形成系統(tǒng)性的研究。

我國(guó)在上海、深圳、北京等一線(xiàn)城市進(jìn)行了檔案管理數(shù)字化的試點(diǎn)工作，鼓勵(lì)企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)積極開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，其中世紀(jì)科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過(guò)圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時(shí)的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國(guó)內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國(guó)知網(wǎng)、萬(wàn)方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫(kù)、史志圖片庫(kù)等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃

人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國(guó)家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機(jī)關(guān)等進(jìn)行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國(guó)家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問(wèn)題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實(shí)到實(shí)踐中。例如我國(guó)公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開(kāi)展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。

2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

我國(guó)目前執(zhí)行的人事檔案管理?xiàng)l例仍然是國(guó)家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，舊的條例以及無(wú)法滿(mǎn)足我國(guó)檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對(duì)人事檔案信息化進(jìn)行了管理，但是由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只能著眼于某一個(gè)單位或是專(zhuān)業(yè)心態(tài)，嚴(yán)重制約了我國(guó)人事檔案信息化管理的發(fā)展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國(guó)目前人事管理部門(mén)大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平偏低，只能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的操作，不能應(yīng)對(duì)復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說(shuō)進(jìn)行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分科室的職能，每個(gè)科室負(fù)責(zé)單獨(dú)的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門(mén)內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時(shí)共享，限制了信息的流通，造成了時(shí)間和資源的浪費(fèi)。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運(yùn)行網(wǎng)等各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計(jì)算機(jī)完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來(lái)便利，但是對(duì)人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問(wèn)題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問(wèn)題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問(wèn)題三種。

5.信息化人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對(duì)管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國(guó)檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進(jìn)，但是計(jì)算機(jī)高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問(wèn)題主要包含以下三個(gè)主要問(wèn)題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專(zhuān)業(yè)人才嚴(yán)重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的問(wèn)題不能夠很好的解決將嚴(yán)重阻礙我國(guó)人事檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)步。

四、促進(jìn)人事檔案管理信息化的方法和對(duì)策

1.建立社會(huì)化開(kāi)放式管理新模式

檔案隨著人的變動(dòng)而變動(dòng)是目前我國(guó)人事檔案的管理制度，每個(gè)人的檔案都是唯一的，且會(huì)伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點(diǎn)，但是隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國(guó)人事檔案的管理需求。當(dāng)今社會(huì)上，人才不再是屬于某一個(gè)地區(qū)或是單位，而是屬于全社會(huì)的，人才的流動(dòng)以及是大勢(shì)所趨。新的人事檔案制度將以個(gè)人的流動(dòng)和自由為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動(dòng)關(guān)系的分離、人事檔案的社會(huì)化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開(kāi)放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。

2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進(jìn)。首先，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的前提，先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域和專(zhuān)業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容包括編號(hào)、身份證號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時(shí)間、工作時(shí)間、從教時(shí)間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問(wèn)題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理

信息化的滲入使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時(shí)間、地點(diǎn)、空間等方面，實(shí)現(xiàn)檔案的交流和共享，擴(kuò)大了檔案的利用和服務(wù)范圍，使得檔案管理逐步轉(zhuǎn)向開(kāi)放，使得檔案管理能夠更好的服務(wù)社會(huì)。

篇(3)

【關(guān)鍵詞】企業(yè)人事檔案 信息化 管理要略

中圖分類(lèi)號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2013）35-165-01

隨著社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)管理機(jī)制的不斷完善和規(guī)范，人力資源管理作為企業(yè)管理職能中的組成部分，已經(jīng)成為關(guān)乎企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要管理項(xiàng)目。加強(qiáng)企業(yè)人才隊(duì)伍管理，關(guān)鍵是要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理。目前，在網(wǎng)絡(luò)科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時(shí)代，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的重點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

一、檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案工作總是隱居于各項(xiàng)工作背后，以“機(jī)密”對(duì)待，很少與外界建立聯(lián)系。在管理方面重紙質(zhì)檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，寶貴的信息資源埋藏在案卷里，影響了人力資源的開(kāi)發(fā)，大大制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。21世紀(jì)是信息社會(huì)的時(shí)代，信息化管理滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。人事檔案的信息化管理，其核心內(nèi)容就是通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)人事工作中產(chǎn)生的各類(lèi)信息，特別是對(duì)人事工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，為企業(yè)人事檔案工作提供及時(shí)高效的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。

二、人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1、信息全面化

建立人事檔案管理系統(tǒng)，可以全面反映一個(gè)人各方面的情況。相對(duì)固定的一些基本情況，如姓名、性別、身份證號(hào)、家庭住址和聯(lián)系電話(huà)等，并動(dòng)態(tài)管理學(xué)歷、工作簡(jiǎn)歷、職務(wù)任免、工資、職稱(chēng)、獎(jiǎng)懲、保險(xiǎn)等情況，將歷次變動(dòng)情況隨時(shí)在信息系統(tǒng)里反映。在錄入信息時(shí)把好“入門(mén)關(guān)”和“更新關(guān)”，把記載在案卷里的紙質(zhì)人事檔案信息一一分解，從而形成一份電子化的人事檔案。

2、查詢(xún)快速化

傳統(tǒng)的檔案查詢(xún)方式是由管理人員從一本一本的分類(lèi)目錄中，找出所需檔案的索引編號(hào)，然后根據(jù)編號(hào)到庫(kù)房中查找，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢(xún)只需在計(jì)算機(jī)上輸入姓名、身份證號(hào)、檔案號(hào)等任一字段，便能立刻顯示出所需要的人事檔案信息，一目了然，無(wú)需翻開(kāi)案卷逐頁(yè)查找。紙質(zhì)檔案信息化，一方面能夠減少紙質(zhì)案卷因調(diào)閱次數(shù)頻繁而造成的磨損，保護(hù)紙質(zhì)檔案，達(dá)到長(zhǎng)期保存使用的目的；另一方面提高了查詢(xún)速度，減輕了管理人員的工作量。

3、統(tǒng)計(jì)多樣化

統(tǒng)計(jì)分析工作是人力資源管理工作的重要組成部分，而統(tǒng)計(jì)的基本信息來(lái)源于人事檔案。按照傳統(tǒng)的工作方法完成一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，往往需要投入大量的人力、物力和時(shí)間，周期長(zhǎng)，過(guò)程繁瑣，且準(zhǔn)確性、時(shí)效性差。統(tǒng)計(jì)手段的落后直接影響了工作的成效。各種統(tǒng)計(jì)資料，用的時(shí)候出不來(lái)，出來(lái)的時(shí)候又用不上，制約了人力資源的開(kāi)發(fā)。利用人事檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，能按照年齡、學(xué)歷、職稱(chēng)、工作單位、政治面貌等多個(gè)字段逐個(gè)或者綜合統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)生成各類(lèi)報(bào)表，并可轉(zhuǎn)化成各類(lèi)圖表，提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和用人單位分析和決策，提高了人力資源配置的合理性和有效性。

三、檔案信息化管理的關(guān)鍵問(wèn)題

1、原始性問(wèn)題

電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。

2、真實(shí)性問(wèn)題

電子檔案極易失真。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程中稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)，電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后不留痕跡。

3、完整性問(wèn)題

電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障：電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。

4、安全性問(wèn)題

電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶(hù)根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

四、加強(qiáng)檔案信息化管理的方法

1、完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)

在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。

2、依托專(zhuān)業(yè)人才是信息化的有力保證

由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚豢空莆諅鹘y(tǒng)檔案管理技能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類(lèi)方法及有關(guān)的技術(shù)；二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)使檔案人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家里手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。只有擁有相應(yīng)素質(zhì)的人才，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務(wù)。

3、建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。一方面，通過(guò)該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況。另一方面，檔案部門(mén)可以將可查閱的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。當(dāng)用戶(hù)通過(guò)身份確認(rèn)就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門(mén)也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。

篇(4)

一、檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程

在很長(zhǎng)時(shí)期，我國(guó)企、事業(yè)單位的人事檔案與人力資源管理交織在一起，形成了具有中國(guó)特色的人事檔案管理模式，即人檔捆綁管理模式、人檔靈活管理模式和人檔分離管理模式。

（一）人檔捆綁管理模式

是“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期”的管理模式。所有從業(yè)人員均為“單位人”，由詳細(xì)記錄每個(gè)人從業(yè)情況構(gòu)成其人事檔案主體；由所在單位人事部門(mén)管理；實(shí)行一人一檔制度，人員流動(dòng)以檔案流動(dòng)先行；檔案決定從業(yè)人員的可流動(dòng)性、身份及“待遇”。

（二）人檔靈活管理模式

是“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型前期”的管理模式。針對(duì)民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)的出現(xiàn)，從業(yè)人員的流動(dòng)性增加，出現(xiàn)了“臨時(shí)工”人事檔案，只記錄個(gè)人部分情況；在不同單位有不同的檔案，出現(xiàn)一人多檔的“特例”。

（三）人檔分離管理模式

是“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期”模式，采用聘任制，人事檔案由人才交流中心托管，人檔分離管理。雖然不同時(shí)期有不同的管理模式，起到了相應(yīng)的管理作用，但隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入發(fā)展，更需要適應(yīng)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的、新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，與之相對(duì)應(yīng)的醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)得到了無(wú)限延伸與發(fā)展，硬件設(shè)施、軟件服務(wù)、人才梯隊(duì)、文化建設(shè)、人文關(guān)懷、歷史傳承等無(wú)不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時(shí)期內(nèi)體現(xiàn)出價(jià)值，不能直接為醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，因此領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，特別是在管理方式、科學(xué)管理水平、規(guī)范化及利用率、人性化管理等方面，導(dǎo)致管理工作嚴(yán)重滯后，成為了所有醫(yī)院的普遍現(xiàn)象。而由于人事檔案管理落后，導(dǎo)致人事檔案信息不能很好地為醫(yī)院建設(shè)所利用，對(duì)醫(yī)院人才建設(shè)帶來(lái)的隱性負(fù)面影響也越來(lái)越突出，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）檔案的規(guī)章制度不夠完善

醫(yī)院人事檔案管理制度不健全，是各大醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)“有檔無(wú)人，有人無(wú)檔”的現(xiàn)象比比皆是。而且，由于醫(yī)院檔案管理模式過(guò)分的強(qiáng)調(diào)保密性原則，人事檔案的查詢(xún)、調(diào)遣門(mén)檻高，利用僅僅局限于政審、調(diào)資、年終考核、辦理退休幾個(gè)方面，對(duì)于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設(shè)步履維艱。

（二）人事檔案管理方式比較落后

長(zhǎng)期以來(lái)，有關(guān)人事檔案信息基本基于紙質(zhì)檔案的建立與歸檔管理，沒(méi)有儲(chǔ)存電子文檔。即使配備計(jì)算機(jī)，但一般僅用于目錄的存儲(chǔ)與檢索，做一些簡(jiǎn)單的利用，信息存儲(chǔ)量少，實(shí)用性較差。此外，由于在檔案信息特別是個(gè)人檔案信息的利用上，主要依靠紙質(zhì)檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下。大量的紙質(zhì)文檔，不僅給保存帶來(lái)不便，也增加了因查閱而出現(xiàn)失散的可能。

（三）資料信息收集不及時(shí)、不全面，檔案資料不完整

在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)、學(xué)歷繼續(xù)教育、調(diào)整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個(gè)部門(mén)，材料時(shí)間不一，收集難度較大，因此，人事資料信息收集往往不夠及時(shí)，不夠全面，從而導(dǎo)致人事檔案資料不夠完整。

（四）檔案資料利用度不夠，社會(huì)利用效率低

醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長(zhǎng)期從事實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)果，但目前對(duì)檔案資料的使用價(jià)值重視不夠，對(duì)檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價(jià)值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)。

三、人事檔案信息化管理的必要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和職稱(chēng)等相關(guān)信息，是人事部門(mén)決定聘用、職稱(chēng)評(píng)審及人員調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)，有利于迅速查閱員工相關(guān)信息，為醫(yī)院制定合理人才規(guī)劃，實(shí)施績(jī)效管理和組織員工培訓(xùn)等提供科學(xué)依據(jù)，最大限度的實(shí)現(xiàn)人事檔案資料價(jià)值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫(yī)院人事檔案數(shù)量多，信息量大，通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的醫(yī)院人事檔案管理軟件，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行交叉查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析，節(jié)省翻閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對(duì)原始檔案資料的保護(hù)

傳統(tǒng)的博物館式的紙質(zhì)檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢(xún)時(shí)，需要翻閱原始的紙質(zhì)檔案，不僅工作量大，查詢(xún)時(shí)間長(zhǎng)，而且不利于原始檔案的保管，加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱，降低因人為操作不當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案原件損害的幾率，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命。

（四）檔案信息儲(chǔ)存更全面、及時(shí)

快速建立醫(yī)院人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，除了要加大數(shù)據(jù)庫(kù)信息完整、準(zhǔn)確，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率；還要及時(shí)修改補(bǔ)充信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時(shí)耗力地在檔案室進(jìn)行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問(wèn)題，它有清晰明了的查詢(xún)目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

四、人事檔案信息化管理的方法

（一）建立長(zhǎng)期有效的信息化系統(tǒng)的管理制度

要保障人事檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統(tǒng)的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進(jìn)行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開(kāi)展。可制定信息系統(tǒng)科學(xué)的用戶(hù)權(quán)限使用制度，系統(tǒng)的維護(hù)要經(jīng)常和定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)更新，平時(shí)也要有定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)，做到有備無(wú)患。

（二）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高對(duì)人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

單位應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極參加檔案相關(guān)管理部門(mén)組織的檔案和檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)培訓(xùn)，應(yīng)組織與人事檔案材料收集密切相關(guān)科室和個(gè)人學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，平時(shí)應(yīng)通過(guò)海報(bào)、網(wǎng)絡(luò)等形式及時(shí)傳達(dá)最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識(shí)就會(huì)自然而然的增強(qiáng)，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時(shí)也可以及時(shí)更新和維護(hù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而使得人事檔案信息系統(tǒng)能及時(shí)主動(dòng)地為醫(yī)院的人事、科研、教學(xué)等各項(xiàng)工作服務(wù)。

（三）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)

篇(5)

【關(guān)鍵詞】信息化；管理；檔案

行政事業(yè)單位檔案工作制度建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，適應(yīng)行政事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要，并便于監(jiān)督和評(píng)價(jià)。如何提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，解決社會(huì)與檔案部門(mén)的相互隔離問(wèn)題，以滿(mǎn)足社會(huì)各界對(duì)檔案信息資源的需求，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用是我們當(dāng)前急需要解決的問(wèn)題。

一、行政事業(yè)單位檔案工作管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.檔案材料重視程度不平衡

行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡，個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視還不夠。如收集是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此，人事檔案材料的收集必須及時(shí)，檔案內(nèi)容必須完整。但由于人為重視程度不夠，經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案材料缺漏。檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，雖然各部門(mén)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，也有專(zhuān)人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為各部門(mén)工作有效機(jī)制來(lái)抓等方面還存在缺陷，造成人事檔案部門(mén)管理工作一直以來(lái)處于較被動(dòng)位置。

2.檔案內(nèi)容空泛

按照中央組織部關(guān)于人事檔案管理的要求，人事檔案包括十大類(lèi)別[1]，這些材料中，反映個(gè)人的政治歷史、家庭社會(huì)關(guān)系等方面的材料相對(duì)較多，盡管這些材料反映了個(gè)人的基本情況，也在組織人事部門(mén)考察干部時(shí)起到一定作用，但內(nèi)容普遍過(guò)于形式和空洞，考核、考察、鑒定、評(píng)價(jià)等內(nèi)容大同小異；而反映個(gè)人工作能力等材料記載得較少，千人一面，共性和重復(fù)性太多，不能從檔案中突出每個(gè)單位工作人員的個(gè)性，使檔案的利用價(jià)值度大大降低。而且如果由檔案管理部門(mén)逐個(gè)對(duì)檔案進(jìn)行審查并要求個(gè)人補(bǔ)全材料，工作量較大，管理可控性較弱。

3.信息化管理水平不高

由于人事檔案整理具有嚴(yán)格的規(guī)范性，因此管理過(guò)程中涉及手工勞動(dòng)的較大，信息化管理的重視程度不高。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類(lèi)和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點(diǎn)，在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮其安全性與保密性。隨著近幾年信息化、數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理對(duì)管理信息系統(tǒng)又有了不少新的需求，系統(tǒng)的升級(jí)更新勢(shì)在必行。

二、信息化管理的新思路

人事檔案管理的信息化，不僅需要管理信息系統(tǒng)的支持，還需檔案管理人員不斷對(duì)管理提出新問(wèn)題、新思路，將一些重復(fù)性、可控性弱的工作進(jìn)行信息化處理。下面結(jié)合工作實(shí)踐，提出在未來(lái)工作中使用信息化技術(shù)管理人事檔案的新思路。

1.以信息化推進(jìn)檔案資源

整合信息化是檔案資源有效、科學(xué)整合的重要手段，而數(shù)據(jù)庫(kù)的整合是信息化資源整合中一種主要方式。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于人事檔案案卷多，工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。只有共同搭建并整合一個(gè)綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，作為人事檔案管理信息系統(tǒng)有力的數(shù)據(jù)支撐。才能保證了權(quán)威、最新的人事信息數(shù)據(jù)，根據(jù)人事部門(mén)管理的數(shù)據(jù)庫(kù)每年增加新人的個(gè)人信息，檔案管理人員可積極主動(dòng)地向其原單位請(qǐng)求寄送檔案，增強(qiáng)接收新人檔案的可控性，有效避免“檔不隨人走”的現(xiàn)象；豐富了人事信息數(shù)據(jù)，為個(gè)人信息添加了新元素，除了文字信息外還存有個(gè)人照片，便于查找核實(shí)。

2.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理程序的信息化

加強(qiáng)電子文件的管理是做好人事檔案信息化的關(guān)鍵：做好檔案歸檔，電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。首先，各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。在實(shí)踐中需充分考慮安全與權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)的惡意篡改和非法盜用；信息需要檔案部門(mén)對(duì)照相關(guān)原件審核，防止出現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象。

3.以信息化幫助做好檔案查漏工作

人事檔案的查漏工作具有高度重復(fù)性、數(shù)量大、耗費(fèi)時(shí)間的特點(diǎn)，而在計(jì)算機(jī)環(huán)境下的信息化技術(shù)能很好地解決一些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息。人事檔案的十大門(mén)類(lèi)具有嚴(yán)格的規(guī)律，深入了解并研究這些規(guī)律，可根據(jù)人事檔案中的基本信息定制“查漏目錄表”，與現(xiàn)有的人事檔案目錄進(jìn)行對(duì)比分析，將缺漏的材料統(tǒng)計(jì)出來(lái)。

使用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，根據(jù)人員信息項(xiàng)為每人定制一份“查漏目錄表”，與其人事檔案目錄進(jìn)行查漏對(duì)比分析，實(shí)現(xiàn)查漏工作的自動(dòng)化、批量化，大大減少檔案管理人員重復(fù)性的腦力勞動(dòng)，提高工作效率，該項(xiàng)工作可作為人事檔案管理信息系統(tǒng)的一個(gè)功能模塊實(shí)現(xiàn)，由于模塊的實(shí)現(xiàn)涉及系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)項(xiàng)模糊對(duì)比等，需花費(fèi)一定的人力物力，實(shí)現(xiàn)起來(lái)有一定難度，但這種智能分析對(duì)比必將成為日后信息化管理的趨勢(shì)。

人事檔案管理信息化的最終目的是能更加科學(xué)、合理、高效地輔助管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)。檔案管理人員工作效率得以提高，就有更多時(shí)間與精力思考新問(wèn)題，提出新想法，不斷提高信息化管理水平。若在信息化的基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度挖掘，就能提升為知識(shí)管理的水平，如對(duì)職稱(chēng)、科研進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，做出相應(yīng)的知識(shí)決策分析，為組織人事考察、任命提拔提供信息支持。

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篇(6)

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理；信息化

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是非常重要的資源，對(duì)于事業(yè)單位也不例外，將相關(guān)信息進(jìn)行記錄對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義。但從實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位在日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，會(huì)涉及諸多方面，必然會(huì)產(chǎn)生大量的信息。因此，如何采用適當(dāng)?shù)姆绞絹?lái)解決在檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題是現(xiàn)階段事業(yè)單位必須面臨的重要課題。

一、信息化管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

在過(guò)去，事業(yè)單位檔案管理工作都是采用人工收集的方式進(jìn)行，所有環(huán)節(jié)都離不開(kāi)人力，這樣就必然會(huì)在操作過(guò)程中遇到多方面的問(wèn)題。例如，由于信息量過(guò)大，在收集的過(guò)程當(dāng)中很難收集全面，而在進(jìn)行借閱的過(guò)程中，也不是非常方便。由于過(guò)去的檔案都是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，因此很容易造成損壞。如果事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中采用信息化技術(shù)就可以解決上述的問(wèn)題。比如，采用信息化技術(shù)收集信息可以保證信息收集的全面性和準(zhǔn)確性，在查閱時(shí)可以滿(mǎn)足多人隨時(shí)隨地查詢(xún)，免去了紙質(zhì)檔案查詢(xún)的繁瑣，使用信息化管理檔案也不用考慮儲(chǔ)存時(shí)間對(duì)紙張的損壞。由此可見(jiàn)，針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理，在事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)具有較多的優(yōu)勢(shì)。

二、事業(yè)單位在檔案信息化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案信息化管理工作不夠重視

筆者對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的信息化工作曾作過(guò)一些走訪調(diào)研，經(jīng)過(guò)分析，筆者認(rèn)為，導(dǎo)致現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化管理技術(shù)不高的主要原因在于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。當(dāng)前階段大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為事業(yè)單位的檔案只是記錄單位發(fā)展過(guò)程中的一些歷程與簡(jiǎn)單的記錄，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展并沒(méi)有十分重要的意義。因此，往往并不會(huì)給與較高的關(guān)注，這就必然導(dǎo)致檔案信息化管理的投入資金明顯不足。而對(duì)于信息化技術(shù)而言，如果缺乏必要的資金，其系統(tǒng)根本無(wú)法進(jìn)行有效的架構(gòu)。此外，事業(yè)單位在信息化設(shè)備的維護(hù)人才方面也較為缺乏，往往沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，從而導(dǎo)致在現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理中，信息化技術(shù)的運(yùn)用并沒(méi)有較高的水平。

（二）事業(yè)單位的檔案信息化管理設(shè)備老化，技術(shù)陳舊

自上世紀(jì)90年代之后，我國(guó)的信息化技術(shù)開(kāi)始迅速發(fā)展，而在最近幾年當(dāng)中隨著移動(dòng)互聯(lián)與無(wú)線(xiàn)通信技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)逐漸進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)都紛紛加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，但在大部分的事業(yè)單位中，采用的信息技術(shù)都較為落后。例如，在許多事業(yè)單位中檔案信息的收集還是通過(guò)傳統(tǒng)的人工傳遞進(jìn)行的，如果負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的工作人員對(duì)此不是十分重視，則必然會(huì)導(dǎo)致資料的移交產(chǎn)生一定的延遲。從另一方面來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)大部分的事業(yè)單位雖然擁有一部分信息化設(shè)備，但是其所采用的技術(shù)也是較為傳統(tǒng)的信息化技術(shù)，對(duì)于新技術(shù)的運(yùn)用基本為零。

（三）檔案信息化管理的工作人員素質(zhì)水平欠佳

在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，如果要采用較為先進(jìn)的信息化技術(shù)則必須要有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，但是在我國(guó)現(xiàn)階段的事業(yè)單位中，由于檔案管理工作得不到應(yīng)用的重視，檔案管理人員往往都是由非專(zhuān)業(yè)的人員兼任，因此大部分的工作人員并不具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有的員工對(duì)于信息化技術(shù)甚至一無(wú)所知。何況，由于單位在檔案管理上資金投入少，從事檔案管理工作的人員工資待遇普遍不高，職工工作起來(lái)沒(méi)有積極性和責(zé)任心，更沒(méi)有去探索新技術(shù)、應(yīng)用新技術(shù)的意識(shí)。

三、相應(yīng)的解決措施

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理的重視程度

在事業(yè)單位中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都具有非常重要的意義，而檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然具有非常重要的意義。事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于自身發(fā)展的重要意義，早日將信息化管理提到日程當(dāng)中來(lái)，同時(shí)應(yīng)該將檔案管理工作當(dāng)作工作的核心內(nèi)容進(jìn)行。首先領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)該意識(shí)到信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，要具有與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，只有這樣才能在事業(yè)單位中將信息化檔案管理工作不斷向前推進(jìn)，進(jìn)入帶動(dòng)全體員工進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)。

（二）更新檔案信息化管理設(shè)備，進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新

現(xiàn)階段如果要使得事業(yè)單位檔案管理的信息化水平得到明顯的提高，僅僅只認(rèn)識(shí)到其重要性是不夠的，同時(shí)還需要具有充足的物質(zhì)保障。事業(yè)單位應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，建立信息化檔案管理的觀念。首先事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)檔案管理信息化設(shè)備的建設(shè)力度，加大資金投入，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，并配備專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作和保養(yǎng)。在進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行，還可以對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行升級(jí)。應(yīng)該將高科技技術(shù)不斷引入到檔案管理當(dāng)中去，充分利用信息技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理的水平。例如，當(dāng)前階段事業(yè)單位在檔案管理的過(guò)程中可以充分加強(qiáng)云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用。

（三）提升檔案信息化管理人員的素質(zhì)

在完善了事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備之后，還需要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)與水平。事業(yè)單位可以通過(guò)招聘等方式吸取更多的檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)人才，或者對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，豐富其信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從而使得檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)人才具有相應(yīng)的水平。同時(shí)也應(yīng)對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理人員進(jìn)行考核，對(duì)不滿(mǎn)足工作要求的人員進(jìn)行調(diào)離處理或者解聘處理。事業(yè)單位還要定期舉行有關(guān)檔案管理的講座，宣傳檔案工作的重要意義，提高人員素質(zhì)和工作意識(shí)，向員工講授管理方法、管理經(jīng)驗(yàn)。對(duì)優(yōu)秀人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，定期進(jìn)修。對(duì)于現(xiàn)有的軟件技術(shù)，要鼓勵(lì)員工多進(jìn)行創(chuàng)新，讓原有的檔案信息化系統(tǒng)能夠適應(yīng)事業(yè)單位自身的需要。事業(yè)單位同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理信息化人才的待遇。在事業(yè)單位中，檔案工作不僅僅只是單位發(fā)展歷程的簡(jiǎn)單記錄，對(duì)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)也有著重要的意義。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位信息化建設(shè)過(guò)程中面臨的一些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決方案，希望能對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)有所幫助。

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篇(7)

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；檔案信息化管理；企業(yè)人才

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）24-0067-02

隨著社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)管理機(jī)制的不斷完善和規(guī)范，人力資源管理作為企業(yè)管理職能中的組成部分，已經(jīng)成為關(guān)乎企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要管理項(xiàng)目。加強(qiáng)企業(yè)人才隊(duì)伍管理，促進(jìn)人盡其才、才盡其崗是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要保證。那么加強(qiáng)企業(yè)人才隊(duì)伍管理，關(guān)鍵是要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理。企業(yè)人事檔案是各類(lèi)人才在社會(huì)、企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理有助于企業(yè)全面考察、了解和正確選拔、任用人才，保證企業(yè)持續(xù)有效發(fā)展。目前，在網(wǎng)絡(luò)科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時(shí)代，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的重點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

人事檔案的信息化管理，其核心內(nèi)容就是通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)人事工作中產(chǎn)生的各類(lèi)信息，特別是對(duì)人事工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，為企業(yè)人事檔案工作提供及時(shí)高效的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。具體來(lái)說(shuō)，通過(guò)數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)不同組織形式（有卷、無(wú)卷）的人事檔案分庫(kù)，對(duì)不同信息形態(tài)（文字、圖片、影像、錄音）的人事檔案同庫(kù)處理，有效地解決了人事檔案管理中電子文件、實(shí)體文件并列運(yùn)行階段的文件歸檔問(wèn)題，多媒體人事檔案信息的綜合管理問(wèn)題。其主要包括三方面內(nèi)容：一是人事檔案電子文件的運(yùn)行系統(tǒng)；二是人事檔案電子信息的安全系統(tǒng)；三是保證人事檔案電子文件原始性、真實(shí)性、完整性的歸檔系統(tǒng)。那么如何加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理，主要有以下幾點(diǎn)思考。

一、樹(shù)立加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的緊迫意識(shí)

企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，如何快捷地對(duì)人事信息進(jìn)行篩選、排序、分類(lèi)、匯總、查詢(xún)和檢索，確保企業(yè)人事檔案管理工作高效運(yùn)行，是當(dāng)前加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的緊迫任務(wù)。

一方面，企業(yè)高層和相關(guān)部門(mén)需高度重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)，這些工作的順利進(jìn)行，必須得到企業(yè)高層和相關(guān)部門(mén)的高度重視，尤其企業(yè)各級(jí)管理層要從上到下形成共識(shí)。樹(shù)立加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的緊迫意識(shí)，從意識(shí)形態(tài)上重視，從物質(zhì)形態(tài)上支持，認(rèn)真總結(jié)檔案管理工作的陳舊的管理手段和方式，創(chuàng)新完善適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求的檔案管理新機(jī)制、新內(nèi)容，推進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化發(fā)展的速度，逐步建立與企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案信息化管理工作機(jī)制。使人事檔案信息化管理工作切實(shí)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)在人才培養(yǎng)和使用上更趨合理、更有針對(duì)性和方向性。這樣不僅提升了企業(yè)人才合理調(diào)配的實(shí)效性，更達(dá)到了人盡其才的目的，調(diào)動(dòng)了職工的工作積極性和主動(dòng)性。

另一方面，培養(yǎng)企業(yè)人事檔案管理人員的信息化意識(shí)。企業(yè)人事檔案管理人員受知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡等因素影響，往往對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式形成依賴(lài)；信息安全、穩(wěn)定問(wèn)題仍處在不斷完善階段，其常沒(méi)技術(shù)能力應(yīng)對(duì)電子檔案的有關(guān)問(wèn)題。所以，企業(yè)人事檔案管理人員可能難以接受以電子文檔為主的信息化方式管理檔案。企業(yè)應(yīng)樹(shù)立人事檔案管理的效率意識(shí)，幫助員工認(rèn)清信息化管理的效率優(yōu)勢(shì)；企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)人事檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提高員工文化素質(zhì)、改善知識(shí)結(jié)構(gòu)；企業(yè)應(yīng)普及與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)，保證員工與時(shí)代接軌，加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。總之，要在意識(shí)上與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，善于運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)、新理念的習(xí)慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。