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人事檔案論文:如何做好畢業生人事檔案管理工作

【摘要】文章指出了目前畢業生人事檔案管理中存在的問題,并提了解決問題的思路和對策。

【關鍵詞】畢業生;人事檔案;管理

21世紀是一個更加開放的社會,知識經濟的發展,人才資源的比較優勢將越來越明顯,人才流動的數量與質量會逐步增強。如何做好新形勢下畢業生人事檔案管理工作就成為人事管理工作中的一項重要任務。下面,本人就目前人事檔案管理工作中存在的問題及解決問題的思路及對策,提出自己的拙見。

一、目前畢業生人事檔案管理中存在的問題

畢業生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業生人事檔案,歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業生綜合素質的最重要依據。但是就目前畢業生人事檔案管理工作來看,還存在不少問題,主要表現在:

(一)畢業生對人事檔案的重視程度不夠

隨著市場經濟的發展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,一些畢業生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生,更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態度,其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。

(二)檔案管理不規范

檔案管理部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》,沒有形成自己的實施細則和制度,在執行過程中也存在不嚴格現象,收集、歸檔工作被動不及時;另外管檔人員在管理上流于形式,僅充當檔案“保管員”的角色,對接收到的畢業生檔案,只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號,這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業生提供優質服務了。

(三)檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作,即使利用計算機管理,也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理,計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來,并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

二、做好新時期畢業生檔案管理工作的思路及對策

從上述問題來看,目前畢業生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發展的步伐。為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用,為廣大畢業生提供高效、優質的服務,畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識,更新工作方式,提高工作效率。具體應從以下幾方面入手:

(一)提高對畢業生人事檔案工作重要性的認識

一是加強宣傳力度,提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作,利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識,要讓廣大畢業生充分認識到,畢業生人事檔案并不是可有可無的,它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面,是企業或用人單位選賢舉能的重要依據,是對畢業生本人進行定位的重要參考,即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

二是加強自身學習,提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題,同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性,不斷改進工作方式、工作方法,創新工作模式,提高工作效率,開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。

(二)加強對畢業生人事檔案的科學規范化管理

一是要全面普查案卷,去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理,剔除無用的案卷資料,對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起,并編寫頁碼、目錄、標題,一一對應,裝訂成冊。

二是要加強收集工作,完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神,結合本地實際制定相應的制度,全面收集材料,特別是對人才信息需要完善的檔案內容,注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料,了解其近期經歷,將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容,準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現,提高檔案的利用價值。

三是要實行專門統一管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理,分門別類,按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號,并建立多種檢索方式,便于查找與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫,實行科學、規范的管理。

(三)創新檔案管理模式,實現現代化管理。

增強創新意識,要在立卷制度上更新,在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮,怎樣做到既不影響日后調檔利用,又能盡快完成歸檔程序,檔案工作者也要善于思考,多動腦筋,針對工作中發現的問題,搞一些小創造、小革新,起到事半功倍之效。加強現代化技術在 檔案管理工作中的應用,提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中,但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。我們可以借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多,比如數碼技術、影像技術、條形碼技術等。加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用,幫助解決具體問題,將大大提高管理效率和管理水平。

綜上所述,在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作,既是社會主義市場經濟發展的需要,也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。

人事檔案論文:人事檔案管理中存在的問題及對策思考

干部檔案管理工作是黨和國家干部工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質量，涉及到每個干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部工作服好務，今年，我局就我縣人事檔案管理的現狀及存在的問題進行了深入的調研，并就此提出了解決問題的思路及對策。

一、我縣人事檔案管理的基本現狀及沿革

1、我縣行政事業單位職工16917人、退休職工7180人，管有干部、職工、退休職工等檔案24097卷，分別由20個管檔單位管理，多的單位有1萬多卷，少的只有幾十卷。

2、我縣干部檔案管理主體的沿革

隨著我國各項改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給我縣干部檔案管理工作帶來了新的變化，即由原來組織、人事、勞動部門相對集中管理下放到組織、人事、委口管理，到1998年委口管理的檔案又下放到各主管局管理。現我縣縣直機關有組織部，人事、勞動、農業、林業、水務、畜牧、交通、公安、財政、教育、衛生、文體、城建、蠶桑局等20個單位管有人事檔案。

二、人事檔案管理目前存在的主要問題及原因

近幾年來，由于機構編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動頻繁，出現了忽視人事檔案管理現象，影響了干部管理工作，從調查中我們發現目前主要存在以下問題：

1、硬件設施解決落實差。對干部檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

2、材料收集不便，缺損嚴重。由于鄉鎮事業單位機構改革，管理體制發生了變化，實行了鄉鎮政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗后，部分人員變動了工作崗位，檔案沒有及時轉遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時。有個別單位從97年干部檔案下放到主管局管后，一直未按全國統一標準整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調研中，我們在抽查的841份檔案中，發現有438人差檔案材料，占抽查總數的50以上。其中：差入黨材料的208人，占24.7；差學歷材料的99人，占11.8；差履歷表的38人，占4.5；差年度考核表的93人，占11。在20xx年新錄用的60名國家公務員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒有入黨材料，占94.5。據統計，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、年度考核、工資變動材料差缺率幾乎達40以上。

3、管檔人員業務不熟、檔案管理制度執行差。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手占70，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。個別管理人員在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，借出半月、1月甚至有長達10個月不歸還的，個別人鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。

三、我縣人事檔案管理的對策與思考

1、提高認識，加強領導。干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個時期的表現，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項很重要的工作，國家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，中組部發了[1988]5號、[1996]55號、[1998]13號文件，對加強干部檔案管理制訂了一系列法規政策，體現了對干部檔案工作的重視。在這次調研中，通過我們對5個管檔單位的了解中得知，只要領導重視的單位，檔案就管得好，基本設施完善，有專用檔案庫房、鐵質柜、空調等，領導落實，人員落實，檔案裝訂好。領導不夠重視的單位，檔案裝訂管理就差，不談設施，就連裝訂工具都沒有，材料不齊不全，多年未裝。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導，人事檔案管理工作應由各級各部門主要領導親自負責抓總。

2、將現行人事檔案管理權相對集中，推行人事制度。中組部、國家檔案局的《干部檔案工作條例》（組通字[1991]3號）第六條規定，“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。”為此，應建立統一的政府所屬的人事檔案管理中心，以人事檔案管理機構的獨立性來確保人事檔案內容的真實性。

3、加強檔案工作的基礎建設。按照《干部檔案工作條人事檔案管理中存在的問題及對策思考第2頁例》第二十七條規定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開，經調查我縣20個管檔單位只有十分之一的單位基本達到要求。為此，應將人事檔案管理中心設置為不以贏利為目的的、經費由政府財政補助的事業單位，改人事檔案付費托管為政府無條件保管，還人事檔案為國家所有的本來面目。

4、加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。《干部檔案工作條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。而我縣的實際情況是，20個管檔專兼職干部70是新手，業務不熟。建議：

（1）由組織部門，每2-3年組織培訓一次業務知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。

（2）配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規范統一內容的完整、真實、精煉、實用，要實現這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業務，安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理干部。為此，應參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標準，落實人事檔案管理人員應有的待遇。

5、嚴格制度，推行責任追究制。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。

（1）在查閱、借閱檔案時必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經領導批準方可查（借）閱。

（2）部門協作，除特殊情況需查（借）閱干部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身工作的方便，將個人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個別人有機可乘，偽造、銷毀、涂改檔案等，不準隨意復印干部檔案材料。

（3）轉出、轉入干部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉出、轉入。各審查單位審查完后必須密封蓋章或再轉另一個單位。

6、收集干部檔案材料是干部檔案工作的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部檔案材料的收集帶來了新的要求。特別是鄉鎮事業單位人員聘用制改革后，干部管理權限下放，事業單位人員工作崗位發生變化，檔案未隨著人員流動轉移等，也增大了收集材料的難度。建議：

（1）管檔人員必須及時向有關部門采取電話或一年一次上門催收與檔案有關的各種材料。

（2）各管委人事部門隨時收集材料及時交管檔部門，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的干部檔案材料收集網絡。

（3）認真整理，保證干部檔案質量。要按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂，管好干部檔案為合理流動人才服務，做到經常檢查，室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防塵。

人事檔案論文:談當前人事檔案管理的現狀及幾點建議

［摘要］ 人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據。人事檔案在人事管理中的作用，不容忽視，在管理中，人事檔案不能輕視弱化，但也不能一味的把檔案僵化。?

［關鍵詞］ 人事檔案 人事管理 人事檔案現狀 建議

人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據。最近幾年,在人事檔案神秘性被打破的同時,社會上產生了一些擅自建檔、擅自遣檔、擅自扣檔和擅自棄檔等不正常的現象,很多社會媒體(報紙、雜志、互聯網)圍繞著人事檔案的話題進行了廣泛的討論，究竟人事檔案重不重要，應不應該規范管理，眾說紛紜。

一、人事檔案現狀

1．企業人事檔案不予重視，存在嚴重的拋檔現象

很多企業輕視檔案，兩三頁的個人簡歷人家都不見得會仔細看，更別說厚厚的個人檔案，招工企業單位大多是以聘用的形式與求職者達成協議，而很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業績來考評員工。雖然為了便于管理，單位會為員工辦一份臨時檔案，考察他們在單位工作期間的業績、能力及各方面表現，但考慮到人事檔案的管理成本，多數用人單位都不愿接納聘用人員的檔案，也不愿意為人才建檔，因而往往會出現已經畢業工作了好幾年，人事檔案卻是一片空白的現象拋棄檔案對于高校畢業生和部分求職者來說已不是個別現象，大部分畢業后自謀職業或長期未就業的學生，他們通常的做法是把檔案留在學校，之后又被學校退回原籍。據某些從事學生檔案管理工作的教師介紹，有些畢業生離校后檔案存放在學校就不管了，可是畢業生檔案在學校的保管期只有兩年，保管期一過，人事部門就不再為這些檔案出具接收手續，這些檔案就會變成了所謂的“死檔”。

2．流動人員斷檔現象嚴重

斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發現某些同志的檔案不存在連續性，畢業分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營企業，后來應聘入我單位后，又去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現象。（2）有很大部分企業沒有人事檔案管理資格，將人才引進后，人事檔案掛在人才市場，人才市場人事部與個人簽訂協議后，每年交管理費給人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

3．行政事業機關重視人事檔案管理，普遍管理規范

由于行政機關事業單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個人檔案能系統全面地了解干部的歷史情況、工作經歷，優缺點及受過獎懲等，作為使用干部的依據之一。個人檔案在轉正定級、計算工齡、職位升遷、辦理養老保險起著非常重要的作用。行政事業機關都有設專門的人事檔案管理人員系統的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質還是專業素質上都經過把關，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序、編目都按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》進行，每個干部的檔案都整理成冊，用標準的干部檔案盒保存。

二、對人事檔案管理的建議

1．要解放思想，與時俱進

隨著經濟的發展，社會的進步，人事檔案的作用也發生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當作階級斗爭的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長的物質文化生活需要與落后的生產力之間的矛盾，因此，在現時期，人事檔案對用人單位起參考作用，但是應該轉變觀念，人非圣賢，孰能無過？在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機會。

2．加強個人對人事檔案作用的認識

目前人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，很多關鍵的個人證明等手續都“繞”不開檔案這一關。尤其對于求職心切的大學畢業生來說，計算工齡、工作流動、考研、報考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及出國、升學、結婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機關和企事業單位，對人事檔案是相當看重的。雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、評價、身份等歷史資料將不復存在。對求職者來說，一定要“善待”自己的個人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發現自己的人事關系仍無著落；有的雖然與工作單位簽訂了勞動合同，但沒有到人才交流機構辦理有關手續，這都使得工齡、檔案、保險等受到影響，造成不必要的損失。

3.各級政府人事部門要高度重視流動人員人事檔案管理工作

要加強督促，定期檢查，發現問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認真審查或審查把關不嚴的人員，要視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據有關規定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，要依法追究法律責任；對工作不負責任、違反職業道德規范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調離或予以辭退。對發生違紀違規行為的單位，要限期整改；問題嚴重的，要責令停業整頓，直至吊銷許可證。

人事檔案論文:淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用

摘要:人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用,它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發和使用。人事檔案管理必須適應現代管理化管理的要求,積極拓展服務職能,為人力資源開發提供強有力的保障。

關鍵詞:人事檔案管理 人力資源管理 作用

人力資源管理是一種管理員工關系的戰略方法,它強調開發員工的潛能對獲取持續競爭優勢有至關重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心,高層管理人員應盡可能地培育并保持最佳員工隊伍,最大限度地實現個人目標和組織目標的有機統一,使組織成長與個人能力發展相適應。

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的,記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現,以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據,是國家檔案的重要組成部分。

由此可見,人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產生各種信息的有效載體,人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。人力資源管理與人事檔案管理互為作用,互相促進,人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展,而人事檔案的科學化管理,又會推動人力資源的開發。

1 人事檔案管理對人力資源開發的促進作用

1.1 有助于最大限度地發揮組織內人力資源的效力

人事檔案全面記錄了員工的個人經歷、德才表現及發展過程,通過檔案可以了解員工的過去,掌握現在,從而預測其發展潛力,及時發現人才,避免壓制人才,埋沒人才;依據人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚長避短,各司其職,最大限度地發揮人才效力。

1.2 促進人力資源的合理配置

利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息,從而對其進行科學管理,根據不同人才的能力和各類人才的不同特點,在組織內進行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位,充分發揮人才的特長,促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動,避免人才擠壓和用非所學的現象產生,為企事業的發展迅速、合理地配置人力資源。

1.3 有利于人力資源需求預測的科學化與規范化

影響人力資源需求的因素主要來自組織內部,有效的人事檔案對分析組織內部人力資源狀況是否適應組織的變革與發展要求,制定科學的人力資源計劃起著重要作用,脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預測必然是盲目的。

2 人事檔案管理不足對人力資源開發的負面作用

人力資源管理隨著時代的發展出現了新的趨勢(最好用簡潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢”,如流動性、電子化,而目前人事檔案管理存在的不足,已經不能適應人力資源發展的需求,并對其發展產生了負面影響,主要表現在以下方面:

2.1 檔案材料失真現象妨礙了人力資源的合理配置

真實性是檔案的基本特性,沒有真實性,人事檔案也就失去了利用價值,失真現象削弱了人事檔案的嚴肅性。我們在工作中發現有的檔案材料中年齡越填越小,學歷越填越高,工齡越填越長,有的檔案材料甚至出現涂改痕跡。這些情況的出現,使檔案喪失了真實性、權威性、嚴肅性,使得人力資源計劃中的配置計劃、退休解聘計劃、補充計劃不能正確制定,必將對當前配置及未來人力資源的供求造成負面影響,從而有可能使組織錯過發展機遇。

2.2 檔案材料內容簡單雷同,降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值

人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照,本應全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌,使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然,如見其人。然而,如今人事檔案材料單一,內容抽象,鑒定、考察材料中套話、空話多,體現不出個性特色,失去真正意義上的參考價值,進而影響到員工的正常晉升和選拔,挫傷了員工的積極性,導致組織蒙受不必要的損失。

2.3 個人檔案材料分散、缺失,破壞了人事檔案的整體性,降低了人力資源的效力

人事檔案歸檔過程應是一個前后銜接、有機統一的整體,但長期以來,由于宣傳力度不夠,個人不夠重視,致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調動,致使一部分材料滯留在原單位;學生參加工作,檔案留在學校;取得學歷文憑,學歷材料存放在自己手里,等等。現階段人才流動性大,各單位為引進高素質人才,采取一系列措施吸引人才,包括為引進人才重新建檔。棄檔、重新建檔現象,破壞了人事檔案內容的完整統一,降低了人力資源的效力。

2.4 人事檔案管理手段落后,制約了人力資源的開發

現代人力資源管理要求人事檔案管理科學化,及時有效地提供各種信息,為人力資源管理提供服務。但現階段人事檔案管理仍處于傳統的管理模式,以手工操作、檢索為主,管理人員滿足于看攤守點,缺乏創新精神和競爭意識,無法為人力資源開發提供有效的服務。

3 改進人事檔案管理,為現代人力資源管理服務

人事檔案管理必須要適應現代化管理的要求,積極拓展管理職能,使人事檔案工作真正適應人力資源管理的新要求,為人力資源開發提供強有力的保障。

3.1 切實提高檔案管理人員的素質

在知識經濟時代,隨著現代化水平的不斷提高,舊有的管理模式已不能適應現代人力資源管理的需要。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時,要注重對現有人員進行培訓,全面提高檔案管理人員的素質,使他們能夠適應新形勢下的新要求;要讓他們端正思想,擺正位置,增強服務意識,改變過去坐等上門的被動服務方式,積極主動地與各部門溝通協作,及時有效地提供各種信息,更好地為人力資源管理服務,為高層決策服務。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任,提高全民檔案意識,形成人人關心檔案的局面。

3.2 建立健全合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中,對于不適應新形勢、新情況的規章制度,必須進行改革,及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真,確保材料的真實性;在材料歸檔中要做到分類準確,裝訂整齊;在遞轉檔案中要做到按章辦事,確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時,要熱情服務而又不失原則,注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系,及時更新、補充檔案新材料。這一切,都離不開嚴格合理的規章制度。

3.3 加快人事檔案工作科學化、現代化進程

隨著時代的發展,檔案材料越積越多,傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便,容易延誤時間,而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統,通過微機終端和系統互聯,可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢,及時更新檔案信息,最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務,更好地為單位各項事業的發展做出貢獻。

人事檔案論文:關于人事檔案管理改革指導思想的理性思考

一、“治理”思想

——變事后治理為制度治理和全程治理

人事檔案質量審核工作及人事檔案清理工作的做法，均屬于事后治理的工作思路和工作方式。其效果是可以提高人事檔案積累的數量和整理質量，但是卻沒有從根本上改變人事檔案管理的整體制度水平，即建立可以從根本上保證人事檔案數量和質量的制度規范，防止日后再一次的清理、審核。所以轉變人事檔案管理的“治理”思想，變事后治理為制度治理和全程治理，才能保證人事檔案的齊全完整和質量優化。

第一，整體設計規則。保證制度建設的體系性和有機關聯性，避免制度建設的零散性和矛盾性。

第二，整體推進規則。人事檔案管理工作制度體系一旦確立之后，就應當采取整體推進的方式予以落實和實施。不能搞所謂“成熟一個，推出一個，落實一個”的亦步亦趨式的制度執行，因為這樣會造成執行者的困惑。由于新制度和舊制度（未改變的傳統制度）在內容規定上會存在這樣或那樣的沖突和對立，在舊的（原有的）制度未被廢止之前，新的制度很難達到預期制度治理的目標。所以，堅持整體推進規則，為保證人事檔案改革工作的正常進行，是必須要予以遵守的一項基本行為和思想規則。

第三，長期實踐規則。“實踐是檢驗真理的惟一標準”，這是中國改革開放最重要的理論思想成果。在人事檔案治理思想中，我們也應始終堅持這一重要指導思想，不能認為人事檔案的管理制度體系一旦建構完成，就不能加以改變了，而應當根據人事檔案信息發揮作用的規律性和特點，以及國家和社會物質文明、精神文明和政治文明建設的總體要求，及時調整人事檔案管理制度中的“不和諧”因素和規定事項，保證人事檔案作為社會人力資源管理重要信息資源的實現。

第四，有效落實規則。對人事檔案進行有效治理的思想觀念、制度體系、保證措施的落實，是衡量人事檔案管理改革工作成效的重要尺度。沒有落實，好的觀念和思想及合理化建議只是停留在“學術思想交流”層面，而在國家的人事檔案管理政策、立法和制度層面卻毫無反映，那么再好的“治理”思想和制度構想都只能成為泡影和空中樓閣，無異于“畫餅充饑”。

第五，系統更新規則。對制度內容的調整或改革，不可只針對其中的某一項制度搞“小型手術治療”，而應該充分注意到人事檔案管理制度的整體性和內容的相互關聯性，對制度的“診斷”和“治療”均應全盤考慮，作到整體更新，以達到聯動高效的制度建設目標。

二、“規制”思想

——變管制、控制為規制

通常意義上的“規制”是指依據一定規則對特定社會背景下組織的人事檔案管理活動進行限制。其內容包括：規制的依據，即國家對人事檔案管理的規制不是隨意進行的，必須有比較充分的依據；規制的主體，即由什么組織和部門來制定和監督“規則”的執行；規制的范圍，即規制所涉及的人事檔案管理工作的具體領域和范圍；規制的對象，即規制作用的組織、團體和人員；規制的特性，即規制實質上是一種限制性行為。國家可以通過制定有關人事檔案管理工作的政策，激勵社會組織為其從業人員建立完善的人事文件材料和相關數據資料的積累、保存、鑒選和利用制度，并通過提供有關的制度范本，引導各社會組織自覺地維護人事檔案相對人的合法權益（如知情權、修改建議權、無償的信息獲取權等）。國家應根據現代社會人才流動的特點，從直接控制的管理模式中走出來，扮演一個游戲規則制定者和監管者的角色，并逐漸形成一種社會激勵機制和規范機制。這種變革思想，不僅可以使國家，特別是政府有關部門有效地減少管理成本和大量的事務性勞動消耗，而且可以充分地利用各種社會組織的資源，達到國家人力資源管理的目標。實踐表明，政府部門如果什么都直接去管，反而會出現許多人事檔案管理活動中的漏洞，“掛一漏萬”，而采用規制思想，則可以使整個社會的管理更加井然有序。

在計劃經濟時代，國家對人事檔案的管理思想是直接管制性的，而在市場經濟時代國家對人事檔案的管理思想則應當是更多地采用“規制”思想，間接地實現管理目標。從目前理論界的研究成果看，一種主流意見就是對“體制內人員”的人事檔案采用直接“管制”的方式，嚴格地加以控制；而對“體制外流動人員”的人事檔案則采用“引導”方式來進行管理。這種思路看起來是一種比較穩妥的人事檔案改革思路，但是并沒有真正起到良好的現實作用，其有效性依然值得懷疑。因為，這種所謂的改革思路依然是以承認傳統的人事檔案管理制度基本合理為前提，并沒有真正觸及社會轉型變革后人事檔案管理工作所暴露出來的實質性問題。正如近年來中組部組織開展的人事檔案審核工作，雖然是想對“體制內”的國家公務員的“干部檔案”管理規范化做一些有益的工作，但是卻使得整個社會中的許多單位和部門“聞風而動”，大規模地開展人事檔案材料的“補充和完善”工作。盡管在客觀上起到了一些積極作用，但由于“事后補充的材料”并不是伴隨著人事管理、人力資源管理工作“自然形成的”，所以在一定程度上影響了人事檔案內容的真實性，也給許多單位和部門的人事檔案管理工作帶來了額外的工作負擔，甚至出現了“畫虎不成反類犬”的情形。因此，轉變管理理念，真正按照市場經濟的規律行事，是每一位關注人事檔案管理改革的人士都應首先確立的基本指導思想。

人事檔案并不是一種簡單的“控制”工具和手段，而應該是組織合理發現人才、使用人才、發揮人才積極作用、增強人力資源合理使用價值的工具和手段。按照實事求是的思想觀點，尊重人才，客觀地反映和記錄有關人員的德、才、能、績等方面有價值的信息，才是新時代人事檔案工作的基本出發點。基于此，我們認為當今中國人事檔案管理改革首先應該消除的就是計劃經濟時代殘留的舊思想和舊觀念，為每一位參與國家建設和社會活動的“社會人”都留下比較客觀的歷史記錄，而不應該使“人事檔案”成為某些特殊人群的“專有物”。無原則地放開所謂“社會流動人員”的人事檔案管理的思想，無助于國家掌握社會人才分布和使用狀況，以及人員能力、社會誠信等狀況，也會在一定程度上損害國家的根本利益。“以人為本”是我們制訂有關人事檔案管理政策和人事檔案管理法律法規的重要指導思想，符合人員合理流動的客觀需要，同時也能夠體現“社會公平”原則。

三、“公開透明”思想

——賦予人事檔案相對人以合法的知情權

人事檔案的內容是否向相對人公開，是反映一個國家公民人權狀況的重要尺度。從歷史角度來看，我國的人事檔案和戶籍檔案的管理理念和管理模式都是建立在對國民進行有效地區性控制的指導思想和觀念基礎上的。通過“戶籍檔案”把人控制在一個地域范圍內，通過“人事檔案”把人控制在一個“單位”內，從而實現對人的嚴格控制。這種政策和做法在封建時代和社會發展初期對有效管理社會居民，維護社會穩定，充分利用社會人力等確實起到了一定的積極作用。但是隨著社會生產力的發展，特別是城市化和信息化的發展，越來越多的人開始在城鄉之間、單位或部門之間流動，尋求能夠充分發揮自身作用、創造更多價值的機會。與此同時，一些現代企業和單位為了謀求更強的生存和競爭優勢，創造更多的經濟效益和社會效益，也采取各種措施招攬人才。正是在這種人與組織的交互需求的驅動下，社會人才和普通勞動者開始打破了傳統社會的“戶籍”和“人事”管理的藩籬，從一個地區到了另一個地區，從農村來到了城市，從一個單位來到另一個單位，從一個部門來到了另一個部門。然而，我們不難看到，我們的社會管理體制和相關的政策和制度并沒有及時做出調整和改變，“生產關系”和“上層建筑”層面所暴露出來的問題也日益突出。在目前情況下，我們國家的有關部門已經對“戶籍管理制度”進行了較大幅度的改革，并取得了一定的成效。如“城市綠卡”制度的實施，城市外來務工人員管理政策的變革等都張顯了黨和政府適應時展需要和努力改革的決心。然則對于“人事”管理制度和“人事檔案”管理制度方面的改革卻依然存在著“雷聲大、雨點小”的問題。一方面理論界、法學界、新聞界等社會層面的呼聲很高，理論研究也提供了許多改革現狀的思路，可是在實踐層面卻未見有什么根本性的變革措施出臺。就社會各界人士關心的人事檔案知情權問題來說，我們的組織部門、人事部門和社會勞動與保障部門都依然故我地明文規定“禁止本人查閱自己及直系親屬的檔案”或“本人不得查閱自己及直系親屬的檔案”。這類規定的法律依據是什么呢？也許只是按照“戰爭年代”或“以政治為綱時代”的封閉性管理要求所確定的“慣性”做法和規定，“順水推舟”地沿襲下來罷了！

我國《憲法》所規定的“中華人民共和國的一切權力屬于人民”的法律精神應該成為我們的組織人事部門變革我國傳統的、僵化的人事檔案管理體制根本性的指導思想和法律依據。還權于民，把本應屬于公民的人事檔案知情權還給每一個人事檔案相對人，并不是組織和人事檔案部門及社會勞動保障部門對人事檔案相對人的施舍和憐憫，而是歷史性地重新確認了人事檔案相對人應當享有的基本民主權利——對記錄自己德、才、能、績等各方面數據和信息的人事檔案的知情權。

知情是人事檔案相對人對有關組織和單位錯誤記錄和不合理、不合法的“組織結論”進行申述的前提。新的人事檔案管理制度中必須明確規定相對人的這種基本民主權利。就實踐層面所反映出來的問題來說，多數相對人的合法權益受到損害的根源就是對自己人事檔案內容的不知情，不知道自己曾經工作過的單位對自己做出過什么樣的“結論”。例如，一位到某所大學進行深造的學生在畢業后很難找到工作，后來才知道自己的人事檔案中有一條這樣的記錄：“該同志由于經濟方面的問題從本單位辭職”。這種不明確的組織揭露被許多用人單位誤認為是：該同志由于在經濟上存在貪污、瀆職等方面的問題，所以才被迫離職求學的。類似的問題還存在很多，有的組織為了限制人員的合理流動就在人事檔案中“塞入”了一些不客觀的“組織結論”，致使一些相對人長期無法找到工作，甚至造成終生的消極影響。凡此種種，無不說明實施人事檔案管理透明體制的必要性。

四、“多元管理”思想

——將人事檔案的建檔權和管理權賦予用人單位，徹底改變“檔隨人走”的一元化管理思想

作為我國人事檔案管理的一項典型制度就是“檔隨人走”，相對人在組織之間的工作調動發生時，其人事檔案也要轉到相應的組織或單位的有人事檔案管理權的部門集中管理。“檔隨人走”這一制度的設計初衷是為了給用人單位提供一套完整的反映相對人以往歷史經歷的記錄材料，然而在實際執行的過程中，該制度規定卻已經暴露出諸多問題。這些問題歸納起來主要有：

第一，人事檔案成為一些單位限制人才合理流動的工具。在一些用人單位看來，你不是人才嗎，你不是想流動嗎，我偏不允許你流動，不給你調檔，看你怎么辦？急需人才的單位由于檔案相對人的人事檔案不能正常轉出，也不能正常接收聘用。雖然有些走在改革開放前列的單位，“冒天下之大不韙”，為有關急需人才“重新建檔”，但卻都苦于沒有政策依據，只能當作權宜之計。

第二，人事檔案被一些“棄檔”者視為“雞肋”，成了事實上的“無頭檔案”。由于目前社會用人、用工制度的變革，一些用人單位也不需要人才原單位提供什么人事檔案，只要你人來工作就行了，所以，這些人員的人事檔案就成了名副其實的“無頭檔案”——找不到檔案相對人下落的人事檔案。人事檔案的功能和作用喪失殆盡！管理這些人事檔案就成了社會的一種負擔，沒有什么管理效益可言。

第三，由于一些人員在辦理出國手續、醫療與社會保險、子女就學等事項的過程中發現自己的人事檔案還有用，所以到有關單位或人才交流服務中心及社會勞動保障部門去尋找相關的政策所要求提供的“人事檔案證明”材料，卻發現本人的人事檔案已經被轉到了原籍所在地的檔案館或街道，而且記錄不全。一些人找到了自己的人事檔案后卻發現原來人事檔案中的相關證據材料根本就不存在；一些相對人即使找到了自己人事檔案的下落，也被人才交流服務中心所要求補交的巨額管理費嚇倒，不得不無功而返；一些出國回來報效祖國的留學人員也發現自己的人事檔案內容匱乏，無法給用人單位提供相對完整的人事檔案證明材料。

重視人才的能力和在新單位中的工作業績，已經成為越來越多用人單位的基本訴求。消除人事檔案的一些不應存在的政策性功能，已經成為社會發展的普遍呼聲！放開人事檔案的建檔權和管理權，讓每個用人單位都能有權利為所任用或聘用的人員建立反映員工在本單位工作活動中的能力表現和工作業績的新型人事檔案，可以從根本上克服上述矛盾，充分調動人才的工作積極性，體現社會公平原則，并使人才為國家的各項建設事業做出更大的貢獻，減少不必要的后顧之憂。因此，在人事檔案管理體制的變革方面，改變“一元管理”制度設計的內容，實行“多元管理”的新制度，即堅持人事檔案管理的“屬地原則”（檔案在哪個單位形成，就保存在哪個單位）和用人單位的建檔原則（每個用人單位都可以建立人才或員工的人事檔案），不僅可以有效地保證公民的人事檔案記錄的完整性，而且可以充分體現黨和國家鼓勵人才合理流動的政策要求。

人事檔案論文:人事檔案管理與利用

【摘要】我們在整理人事檔案過程中,常會遇到檔案材料不齊全或手續不完備、內容不清楚的材料進入檔案,在接待檔案利用者的過程中,發現閱檔者不清楚人事檔案的內容分類,不知如何入手查閱,也時常遇到不具備閱檔條件的人員前來要求查閱和利用等。追其原因多是因為對人事檔案的不了解造成的。因此強化有關人事檔案的概念及管理意識、了解有關人事檔案知識,對人事檔案的管理與科學的利用起了重要的作用。

【關鍵詞】人事檔案;內容;來源;鑒別;利用

人事檔案是組織人事等部門按照黨的有關政策,在培養、選拔和任用干部等工作中,形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料,是歷史地、全面地考察了解和選拔使用干部的重要依據,是國家檔案的重要組成部分。依據中組部的《干部檔案工作條例》,人事檔案管理包括:檔案管理的體制、機構和職責;檔案的內容和分類;檔案的管理范圍;檔案材料和收集、鑒別與歸檔;檔案的保管與保護;檔案的提供利用;檔案的轉遞等。

人事檔案作為國家檔案中的一種特殊的檔案,依據中央組織部及國家檔案局的要求,在檔案管理中有其完整的管理模式和管理制度,對檔案材料的收集、鑒定、整理、查閱、保管范圍以及轉遞程序都有原則上的要求,確保了人事檔案的完整與安全,從規章制度上杜絕了涂改、撤換、銷毀、偽造等違法違規事件的發生,保障了檔案材料自身的原始性和真實性,保障了人事檔案的利用價值。同志的講話“使檔案得到安全的保管和科學利用”,準確地把握了檔案工作的兩個顯著特點,一是安全的保管,二是科學的利用。維護及確保檔案的完整與安全、科學的利用檔案,是檔案工作者的工作準則和責任。

人事檔案不僅是考察了解和選拔干部的重要依據,更多的利用于人事工作中。檔案作為記錄個人經歷,政治面貌,品德作風等內容的重要材料,在現階段仍發揮著憑證、依據和參考的作用。如調動工作、出國政審、評定職稱、求學、公證、出具各類人事證明等,辦理退休、繳納社會養老保險金等問題上,個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、參保時間等都將成為主要依據。

但在實際工作中經常遇到一些諸如檔案材料收集與歸檔材料的不規范,有些該歸檔材料的沒有歸檔,閱檔者不知如何尋找線索,并以材料形成的程序去全面地獲取所需要的信息等問題,也常遇到不具備閱檔條件的人員前來要求查閱、利用等情況。本文介紹人事檔案管理的一些有關概念及知識,期望強化有關人事檔案的概念及管理意識、了解有關人事檔案知識,以利于人事檔案的管理與科學的利用。

1 人事檔案內容和分類

檔案的內容分為十類:

第一類履歷材料:履歷表、簡歷表,干部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等類人員登記表,個人簡歷材料,更改姓名的材料。

第二類 自傳材料:自傳及屬于自傳性質的材料。

第三類 鑒定(含自我鑒定)、考核、考察材料。以鑒定為主要內容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現情況材料;作為干部任免、調動依據的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類 學歷和評聘專業技術職務材料。學歷、學位、學績、報考高等學校學生登記表、審查表、畢業登記表、學習和培訓結業成績表、學歷證明材料、選拔留學生審查登記表;培訓和專業技術職務任職資格申報表,專業技術職務考績材料,聘任專業技術職務的審批表等材料。

第五類 政治歷史情況的審查材料。包括甄別、復查材料,審查結論、上級批復及有關的依據材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改民族、年齡、國籍、參加工作時間等的組織審查意見,上級批復以及所依據的證明材料。

第六類 參加中國共產黨、共青團及派的材料。

第七類 獎勵材料。包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡、各種先進人物登記表、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類 處分材料。違犯黨紀、政紀、國法等處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查;法院審判工作形成的判決書等。

第九類 錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職等的登記表、呈報表、審批表、審批材料;各種代表會代表登記表。

第十類 其他可供組織上參考的材料。包括有殘疾的體檢表,殘疾等級材料,因公受傷的證明材料;訃告、悼詞;年度思想總結、小結,大中專畢業報到證等材料。

2 檔案材料的來源與收集

人事檔案材料產生于現實工作之中,從其來源看,有個人形成的,也有組織上形成;從材料形成過程來看,即有在現實工作中由組織和個人自然形成的,也有組織上為了解個人情況而專門布置填寫的。所以人事檔案是一個動態的,不斷有材料增加。

檔案材料主要來源、收集及補充約有以下途徑:

(1)通過組織、人事部門收集職工工作中形成的檔案材料。

(2)通過教育院校、培訓部門收集學生登記表、報考登記表、畢業生登記表、學習成績表、學位審批材料、學歷證明、培訓結業成績、鑒定等材料。

(3)通過所在單位收集在黨、團組織建設中形成的入團材料、已批準轉正的中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、個人總結、退黨等組織意見材料。

(4)通過評定專業技術資格部門,收集評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術任職資格申報表、專業技術職務考績材料、聘任專業職務的審批表、晉升專業職務(職稱)審批表。

(5)通過有關部門收集表彰獎勵活動中形成的先進工作者的登記表、先進模范事跡材料等。

(6)通過紀律檢查、監察、司法及有關的行政部門,收集形成的處分決定、免予處分的處理意見、記過材料、查證核實報告、上級批復、個人對處分決定的意見、本人檢查、交待材料、通報批評材料,法院判決書,復查甄別報告、決定、上級批復材料。

(7)通過審計部門收集形成的對經濟工作中的評價材料,有關問題的處理意見等材料。

(8)通過科技部門、報刊等收集科研成果及重大影響的論文、著作、譯著等的目錄。

(9)通過衛生部門收集工作人員因病、工傷、意處事故、致殘的體檢表、鑒定等有關材料。

3 檔案材料的鑒別及歸檔要求

為保證檔案材料的原始性、客觀真實性,保證人事檔案的安全與利用,嚴格控制進檔材料的來源與收集是必要的,對檔案材料的鑒別也是必不可少的:

鑒別歸檔材料,必須根據中央有關文件精神,以有關規定為依據,堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點,具體問題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及保存價值,確定材料是否歸檔。

對收集、補充的檔案材料必須來源清楚,甄別材料的真偽及價值,確定材料是否歸檔。

屬于歸檔的材料應真實客觀,材料必須文字清楚,對象明確,手續完備,屬于成套的材料必須完整齊全,有些材料需經組織審查蓋章或本人簽字后方能歸入檔案。

歸檔材料應是原件,一般不得使用復印件代替原件存檔。

人事檔案材料,須統一使用16開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

材料轉遞、歸檔的過程要符合組織轉遞手續及程序。

4 利用人事檔案的有關查閱原則

查閱檔案單位及查閱人,在其批準權限、職責范圍內,因工作需要查閱和借用干部檔案,須以《干部檔案工作條例》中的查閱原則為依據,遵守檔案的提供利用之規定。

查閱單位及查閱人應攜帶填寫規范、經單位組織負責人批準并加蓋公章的《查閱人事檔案介紹信》,填寫查閱《干部檔案審批表》查閱檔案,不得憑借調查證明材料介紹信查閱干部檔案。

凡查閱干部人事檔案,利用單位應派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱,檔案一般不外借,如必須借出使用,要說明理由,經主管部門負責人批準并嚴格履行登記手續,限期歸還,妥善保管,嚴格保密,不得擅自轉借,不準交給無關人員和本人翻閱。

查閱干部人事檔案一般要求兩人或兩人以上,查閱檔案人員必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料;任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

借用、查閱單位或個人,不得擅自拍攝復制檔案內容,因工作需要從檔案中取證的,須經檔案主管部門同意后,方可辦理。復制的檔案材料,不得給無關人員觀看或自行轉遞,用畢負責銷毀。

查閱者不得假公濟私,不得泄漏或擅自向外公布檔案內容,違者視情節輕重,予以批評直至紀律處分。

人事檔案論文:關于我國人事檔案信息公開的思考

一、湯國基檔案事件

湯國基，知名青年作家，在海內外發表作品三百多萬字，1983年畢業于湖南益陽師范專科學校。在那個急需人才的年代，湯國基并沒有順利地找到工作，而是多次被拒絕。20多年來，湯國基一直以自由撰稿為生，沒有正式的工作單位。2002年12月3日下午，湯國基突然接到了由寧鄉縣教育局安排掛靠的單位——東湖塘初級中學的電話，要他“趕快回寧鄉辦理精神殘疾手續，以應付再就業政策的檢查”。這是他第一次聽到有人以組織的名義認定他是“一個精神病人”。2003年6月，一位正直人士向他住所的信箱里投進了三份復印件：處分決定、畢業鑒定和精神病司法醫學鑒定書。

此時，湯國基才最終明白自己20多年來找不到工作、談不到對象、處處碰壁的原因。那就是他曾經得罪過的班主任，在他的檔案里明明白白地寫到：“該生平時很少參加政治活動，經常不請假曠課，胸襟狹窄，多疑善嫉，經常揚言報復殺人——有時精神有反常現象。有嚴重的神經官能癥，不宜擔任教學工作”等評語。而此前，湯國基對此卻一無所知。

湯國基檔案事件揭示了傳統人事檔案制度真實記錄功能的部分喪失，表明了現行人事檔案制度存在著嚴重的信息不對稱問題。這種制度剝奪了公民對人事檔案的知情權，違背了現代管理“以人為本”的原則，造成了現有人事檔案制度社會公信力的不足。因此，我國人事檔案制度應該進行合理地改革，人事檔案信息應該適當地公開，從而使人事檔案能夠更好地為現代社會服務。

二、人事檔案信息公開的依據

1、理論依據

知情權是指公民、法人及其他組織，知悉、獲取官方或非官方信息的自由和權利。這一概念是由美國新聞編輯肯特·庫柏在1945年首次提出的。二戰后，美國聯邦最高法院通過判例確認了此項權利。在許多國際法中，知情權都是公民的一項基本人權，是基于人的自然本性和社會本性的需要而產生的社會權利，是先于法定權利而存在的社會道德與習慣權利。《世界人權宣言》就曾確認：人人有權享有通過任何媒體尋求、接受、傳遞消息和思想的自由。隨著社會的進步、經濟的發展，現代社會民主法治不斷完善，公民民主權利意識不斷增強，知情權作為一項獨立權利也在不斷地發展演變，其外延在不斷擴大，“知情權既有公法權利的屬性，也有民事權利的屬性，特別是對個人信息的知情權，是公民作為民事主體所必須享有的人格權的一部分。”

2、法律依據

我國憲法中雖然沒有對公民知情權的明確規定，但不等于說我國公民就沒有知情權。我國憲法第二條第一款規定：“國家的一切權利屬于人民”，這條規定確立了人民主權的原則，肯定了人民是國家權力的所有者。通過“權利推定”可以肯定，我國公民享有知情權。所以說，知情權在我國憲法中不是沒有規定，而是被作為一種隱含權利體現在憲法中。因此我國公民對自己的檔案信息享有一定的知情權，可以將人事檔案信息向本人有條件地開放。

3、國際經驗

在美國，所有任職或離職的雇員都可以在正常工作日。出于合理的要求，申請查閱本人的人事檔案(鑒定、考核、錄用等材料除外)，檔案保管部門必須為查閱者提供免費的影印件。如果檔案保管部門拒絕雇員查閱檔案的合理要求，雇員可以向法庭或者有關部門申請法律援助。如果雇員對人事檔案的部分內容產生質疑，可以向主管部門提出，如判定確實有錯誤，可將其剔除或由本人提交一份澄清事實的備忘錄，放人人事檔案中。非本單位的其他利用者，在證實確實需要查閱雇員檔案時，也可向法院申請，經審核批準后以被授權人的身份查閱人事檔案。

4、現實需求

隨著改革開放的深入與市場經濟的發展、公共領域的擴大與市民社會的成形，原有人事檔案制度已無法適應時代轉型的要求，成為阻礙人才合理流動的壁壘。2005年7月，陳潭博士主持的人事檔案制度研究課題組的抽樣調查顯示，只有19％的受訪者看到過自己的檔案，而有83％的受訪者認為自己應該有看到自己檔案的權利。有45％的受訪者認為現行的人事檔案制度亟需改革，而有84％的受訪者認為我國現行的人事檔案制度作用不大，可有可無。公民的呼吁和無視應該引起檔案界的高度重視。

此外，“湯國基檔案事件”只是被媒體報道出來的一個事件，而在現實生活中也許還有許許多多與他有著相似遭遇的人們。正如湯國基在其申訴書中寫的：“我希望我20多年的遭遇，也能促使黨和政府痛下決心，果斷地廢除人事檔案的填寫由一兩個人暗箱操作，自己的檔案自己不能看的罪惡制度，建立起公正，公開，便于監督，可以申訴的新的檔案制度，以保障每一個公民對于自己的檔案的知情權，從而杜絕重演一句錯誤的評定毀掉一個人的一生的悲劇。”

三、人事檔案信息公開的對策

人事檔案信息公開是一項全新的工作，也是一項長期、復雜的系統性工程，它涉及組織部門、人事部門、檔案部門等多個部門，需要全社會的共同努力才能完成。

1、樹立“以人為本”的理念

人事檔案工作人員應該與時俱進、解放思想，樹立“以人為本”的理念，在人事檔案管理過程中，始終把尊重人、關心人、愛護人、開發人作為工作的出發點；要具備對國家和人民高度負責的事業心和責任感，熟練掌握人事檔案管理知識，采取多種方式，積極開展人事檔案信息公開咨詢服務，回答人們提出的相關問題，通過信息公開咨詢服務，接受人民的監督。

組織、人事、勞動、檔案等部門應全力營造公民對自己人事檔案知情權的輿論氛圍，對群眾進行積極的宣傳教育，提高他們的檔案意識和民主法制意識，提升他們參與管理以及維護自身合法權益的能力，激發他們利用檔案的熱情；應打破公民對人事檔案的神秘感和陌生感，使公民認識到只要履行一定的手續就可以了解本人人事檔案的內容，并利用人事檔案來解決一些實際問題。

2、完善相關的法律法規

我國現行的人事檔案法律法規中，關于檔案公開利用的條款大多是在上個世紀制定實施的。限于當時的政治、經濟體制和人們的檔案意識，這些條款在保障公民的知情權等方面考慮不多。例如1991年中組部的《干部檔案工作條例》第三十一條就明確規定：“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。這一規定與我國市場經濟體制發展的需要和現代社會的發展趨勢是相悖的。

所以，有關部門應該修改和完善現有的檔案法律法規，明確規定公民對自己的人事檔案享有知情權，可以合法地查閱自己的人事檔案，同時保護好個人隱私權；應該根據新形勢下人才頻繁流動的現實，重新制訂收集范圍、保密期限、秘密等級等方面的規范；應該建立違法責任追究制，對應當公開而不予公開、應當保密卻公開的有關責任人，追究其相應的法律責任；通過設立舉報箱、向社會公布監督電話、成立監督檢查小組等方式保護公民的知情權，實現對人事檔案信息公開的監督。

3、轉變人事檔案管理模式

在社會主義市場經濟條件下，我國應該改革舊的人事檔案管理模式，建立新的人事檔案管理模式。應該對人事檔案進行社會化管理，將人事檔案的收集、整理、保管、提供利用等工作交給擬建或已有的社會中介機構——人事事務所、人才交流中心、公民文件中心等等，讓公共權力機構、公共事業單位與公共雇員“袖手旁觀”，從而實現社會的“人事”和公共管理功能。

我國應該借鑒外國人事檔案管理工作的有益經驗，探索有中國特色的社會化、開放式的管理模式；應該規范人事檔案工作、嚴肅人事檔案內容，杜絕因人事檔案產生的種種失范現象，充分保障公民的合法權益。在法律允許的范圍內，最大限度地開放、開發人事檔案信息資源，為社會各方面提供利用服務。打破城鄉、區域、部門、行業、身份及所有制的限制，推動人力資源由“單位所有”變為“社會所有”，滿足人才流動過程中對人事檔案的需要。

綜上所述，公民對本人的人事檔案享有知情權，人事檔案信息應該有條件地公開。這樣不僅有利于增強公民的檔案意識，方便公民利用檔案，還有利于加強對人事檔案工作的監督，使人事檔案工作能更好地為社會服務。

人事檔案論文:論人事檔案遺失的權利救濟

在人才流動過程中,人事檔案遺失的情形屢有發生,圍繞對人事檔案遺失的法律救濟,司法界對此還沒有得出統一、明確的結論。

本文從檔案被遺失者的權利角度,以我國現行法制框架下司法機關對人事檔案遺失法律救濟的司法判決和司法解釋為基礎,嘗試回答個人對自己的人事檔案到底享有何種權利;屬于財產權,還是人格權;在人事檔案被遺失時,檔案被遺失者到底應當享有哪些范圍內的救濟等問題。

一、現行法制框架下人事檔案遺失權利救濟的困境

(一)白萬錦案

在白萬錦案中,一審法院認為,被告經濟公司未經人事勞動部門批準,擅自從八七三廠辦出原告白萬錦的人事關系,違反了干部管理(流動)制度。被告收到原告檔案后又不妥善保管,使其檔案遺失多時,造成原告雖找到接收單位但因沒有檔案而使其調動落空,給原告精神上、經濟上造成一定損失,被告對此應負主要的民事責任。但是該判決被二審法院以“不屬于法院的受理范圍”為由而撤銷。1

該判決一經做出即受到不少批評,認為:“這一處理結果從保護公民的合法民事權益方面來看確實是值得探討的。因為換一角度講,本案可視為原、被告之間已形成檔案保管合同關系。八七三廠在原、被告協商一致時將原告檔案寄給被告,被告收到檔案時就取得了對保管物的占有,原告也完成了其交付保管物的行為,被告作為保管人就應履行其妥善保管寄存物的義務,而被告卻將原告檔案遺失,違反了合同義務,同時也侵犯了原告的經濟利益,故被告應負違約責任”2。

(二)最高人民法院的立場

《最高人民法院關于人事檔案被原單位丟失后當事人起訴原用人單位補辦人事檔案并賠償經濟損失是否受理的復函》指出,保存檔案的企事業單位,違反關于妥善保存檔案的法律規定,丟失他人檔案的,應當承擔相應的民事責任。檔案關系人起訴請求補辦檔案、賠償損失的,人民法院應當作為民事案件受理。3

該復函的意義在于:首先,肯定了個人對人事檔案合法利益的可訴性,明確規定檔案被遺失者對導致其檔案丟失的企事業單位享有訴權,賦予了檔案被遺失者的訴訟當事人資格;其次,規定了檔案保存人應當承擔責任的構成要件,特別是明確了只有在檔案保存人具有過錯時才可能承擔相應的民事責任,這里的過錯是采用客觀化的方式予以規定的,即“違反關于妥善保存檔案的法律規定”;第三,明確了檔案被遺失者與檔案保存人之間的法律關系為民事法律關系,非勞動爭議,不適用勞動爭議的強制仲裁程序。但是仍然沒有解決以下問題:第一,個人對人事檔案到底享有何種權利?第二,檔案被遺失者要求檔案保存人承擔的民事責任究竟是違約責任,還是侵權責任?是否有精神損害賠償適用的余地?

(三)周玉富案與劉甲湘案

在周玉富案中,兩審法院均認可了原告與檔案保存人達成的經濟補償協議,但拒絕原告提出補辦檔案的訴訟請求4。

在劉甲湘案中,原審法院認為:“對于劉甲湘在其檔案丟失之后的相關損失,應由香山飯店予以賠償。……這種賠償是對劉甲湘因此受到的可預見損失的一次性賠償,具體賠償數額,法院將酌情予以判定”。二審法院明確表示:“有關個人的人事檔案是證明個人客觀經歷的文件材料,是歷史地、全面地考察職工的依據,也是國家檔案的組成部分,檔案保存時間相對職工個人來說是終身的,一切單位都有義務妥善保護檔案”,“香山飯店作為劉甲湘人事檔案的保管單位,未盡到妥善保管劉甲湘人事檔案的義務,造成劉甲湘的人事檔案丟失,不可避免地影響到劉甲湘辦理退休手續及養老保險、醫療保險等手續,原審法院判決香山飯店賠償劉甲湘在其檔案丟失之后的相關損失正確。”5

綜上,從案由的角度看,這三個判決的案由各不相同,白萬錦案以人事檔案遺失造成不能正常調動工作的獨立案由進行立案,而周玉富案是按照一般勞動爭議案由進行立案,劉甲湘案則是按照財產損害賠償糾紛進行立案;從判決的內容看,與在白萬錦案一審判決中法院承認在人事檔案丟失時會給當事人造成精神上和經濟上的損失從而判決賠償精神損害和經濟損失不同,較晚的司法實踐不但沒有明確個人對自己的人事檔案到底享有何種權利,而且也沒有明確是否有承擔精神損害的可能性,更傾向于將該權利模糊地歸于財產損害的范圍,僅僅給予經濟損失的賠償。

毫無疑問,必須首先回答個人對人事檔案享有何種權利,才能為人事檔案遺失的權利救濟奠定一般的權利基礎。追問該問題的重要意義,不僅在于檔案丟失的救濟方面,還在于在檔案記載不真實、被非法轉遞(出售、提供使用)、被非法獲取時的救濟問題。

二、個人對人事檔案合法利益的權利化:個人信息權的闡釋

(一)人事檔案的本質

有論者認為,民法上的“物”是指存在于人身之外、能夠為人力所支配并能滿足人們某種需要的物體,個人的人事檔案完全符合這些特征,因而是個人享有的物權的客體,可適用物權的保護方法加以保護。6

這種觀點實際上是站不住腳的:第一,它不能納入我國法中“物”的范疇。我國《物權法》上物的概念,在立法上和在學說上都是依循德國法的觀點限定為有體物,主要是指不動產和動產,僅在法律規定權利作為物權客體的,才依照其規定7。從檔案的內容上,檔案的內容僅僅是記載的信息,這些信息是無體的,不能歸入有體的范疇。第二,它不能為個人所支配。人事檔案是由專人負責管理的,提供使用和轉遞制度嚴格地限制了其他人的使用,而對檔案當事人本身而言,無論檔案記載的內容為何、檔案記載是否有錯誤、 被提供給何人查閱,本人是無法知悉的8,更遑論支配的問題。所以在現行法律制度下個人對人事檔案無法行使物權所能包含的占有、使用、收益和處分權能。第三,它的載體不是檔案當事人的私有財產。人事檔案是國家機構或被授權的企事業單位依法建立和管理的人事信息資料,其紙質載體并非由當事人提供,當事人沒有取得對人事檔案的紙質載體的合法依據,確切地說,人事檔案的載體應該是檔案制作和管理機關所管理和處置的公共財產。因此,不能將人事檔案視為個人的物權客體。

筆者認為,這些信息是個人信息。從人事檔案的內容看,人事檔案是由最全面、最深刻地反映個人情況的材料構成,包括履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國共產黨、共青團及派的材料、獎勵材料、處分材料、錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料、其他可供組織上參考的材料。9即得以直接或間接方式識別個人的信息。根據獨聯體《個人信息示范法》10第4條第5款,自個人信息主體死亡時起,個人信息法律制度替換為檔案保管制度或本國立法規定的其他法律制度。即個人信息與人事檔案并不相同,在當事人活著的時候為個人信息,在當事人死亡后才轉變為檔案,個人信息制度向檔案制度轉變的關鍵性法律事實就是當事人死亡。

(二)個人對人事檔案的權利:作為隱私權重要內容的個人信息權

在現代信息社會,信息自主日益重要而成為法律規范的重點11。在現代信息處理技術日益發展,電子檔案迅猛發展的背景下,雖然每個公民必須對社會公益作出讓步,但個人隱私權和社會需要兩者之間的平衡必須保持12,個人信息權制度可以平衡個人與人事檔案管理者之間在個人信息上的緊張關系。

在我國,通過司法解釋引入了隱私權制度13,但欠缺個人信息權的規定。《中華人民共和國刑法修正案(七)》第七款引入了對個人信息的刑法保護,這是我國立法首次提出對個人信息的保護。據此,國家機關或金融、電信、交通、教育、醫療等單位及其工作人員,違反國家規定,將本單位在履行職責或提供服務過程中獲得的公民個人信息,出售或非法提供給他人,竊取或以其他方法非法獲取上述信息,或將承擔刑事責任。該規定僅限于對公共機構或具有公共機構性質的單位在獲取、提供個人信息方面的行為進行規范,對個人信息的收集、處理、轉遞、國際交換、信息準確、信息安全等內容無法也無能力進行規定,亟需專門的個人信息保護法出臺。筆者認為,在現行法制,特別是民法沒有明確規定個人信息保護制度的現實下,應將人事檔案作為“其他人格利益”納入一般人格權的范疇,予以保護,逐步在此范疇內形成個人信息保護的司法判決。

針對我國當前的人事檔案管理現狀,尚需研究:在人事檔案的內容正確性方面,應當允許依照當事人的請求適時更正或補充;在人事檔案的個人參與方面,應當承認個人有權確認人事檔案的內容,并有權請求進行更正和閱讀的權利;在人事檔案的個人知情方面,應當承認個人有權要求檔案管理者告知自己的人事檔案被提供給何人查閱,在對人事檔案材料進行更正或補充時,應向以前的檔案查閱人提供新的檔案材料等。簡而言之,在保障個人信息權的視角下人事檔案制度應當進行哪些修改和變更,以應社會經濟發展,是檔案學和法律學亟待共同研究的問題。

三、人事檔案遺失權利救濟的實現

人事檔案遺失時的立案案由,應當統一為“隱私權糾紛”或“一般人格權糾紛”14。在發生侵權責任與違約責任競合時,由當事人選擇。在選擇違約責任時,不能獲得精神損害賠償,只能獲得物質損害賠償,而選擇侵權責任時,既可以獲得精神損害賠償,也可以獲得物質損害賠償。在檔案遺失事實明確的前提下,筆者認為,受害人選擇侵權責任的救濟是最為有利的。

當事人可能尋求的救濟途徑主要是賠償損失。前述案例看,在人事檔案遺失時受害人可能獲得的損害賠償的范圍并不明確,要么是對精神損害和經濟損失一起判賠,要么是僅僅賠償經濟損失。筆者認為,在將個人對人事檔案的權利定位于人格權的背景下,人事檔案保管單位遺失個人的人事檔案,意味著對當事人人格權的侵犯,可以被判定承擔精神損害賠償。對于可能給當事人造成的經濟損失,也應當給予賠償。但是比較困難的是如何界定經濟損失的范圍。

第一,由于檔案遺失不能辦理正常工作調動的機會損失。對于此類損失,我國侵權法學者研究的比較少,但是從司法實務來看,也沒有統一的意見。在白萬錦案中一審法院是支持了受害人提出的機會損失的,但是沒有指出機會損失的賠償范圍和賠償數額的確定方法,二審法院則完全否定了賠償機會損失的可能性。在此情況下應由法院根據具體情形行使自由裁量權酌定賠償數額。

第二,由于檔案遺失不能辦理退休與養老、醫療保險的經濟損失,應當根據不能辦理相應手續所造成的實際損失進行全額賠償。

綜上,在人事檔案遺失時,對于當事人的損害賠償應當包括精神損害賠償和物質損害賠償,后者包括由于檔案遺失不能辦理正常工作調動的機會損失和不能辦理退休與養老、醫療保險的經濟損失。

此外,在人事檔案遺失時,其中的部分材料可否補辦,應從保護受害人的權利和保障受害人未來的正常工作和生活出發,由檔案管理人出具檔案遺失證明并承擔費用向其他單位重新辦理相應的證明材料,對確實無法重新補辦的原始材料,可以用經辦人或當事人的書面證明替代。

人事檔案論文:淺談全面加強高校人事檔案管理工作的幾點建議

論文關鍵詞：高校人事檔案管理 人事檔案管理制度 信息化建設

論文摘要：長期以來，我國人事檔案管理工作相對滯后，存在人事檔案意識薄弱，管理制度不健全，管理人員配備不足，硬件條件不完全符合檔案安全保管要求，信息化、現代化水平不高等問題，在一定程度上限制了人事檔案作用的發揮。本文對此進行了分析，針對這些問題，提出了全面加強高校人事檔案管理工作的幾點建議。

一、目前高校人事檔案管理中存在的問題

1、相關機構及人員的人事檔案意識薄弱，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人員對高校人事檔案管理工作認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

2、人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位。有的高校沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。

3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強。隨著高校師資隊伍的不斷壯大，教職工人事檔案數量增多，個人材料進檔頻繁，檔案管理工作任務繁重，但由于重視不夠，高校人事檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致高校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。

5、人事檔案信息化、現代化水平不高。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。這些問題的存在與高校人事制度改革的需要嚴重沖突。

二、加強高校人事檔案管理的幾點建議

1、加強人事檔案的宣傳教育工作，切實提高廣大教職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門要加強宣傳力度，真正從思想上引起廣大教職工對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領導要高度重視，切實加強領導，經常了解檔案工作情況和存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應當增強服務意識，積極主動地開發利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。

2、要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規范化發展。面對新時期新任務新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結合高校人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環節做出明確而嚴格的規定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規范人事檔案管理。

3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業務素質。首先，高校人事檔案部門應該落實有專人負責，根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業性、技術性很強的工作，因此要求工作人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質、業務素質和職業道德修養，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業務技能，充分應用現代科學技術來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。

4、加強檔案保管的基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。

5、加快高校人事檔案信息化建設，依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。充分聽取人事檔案工作第一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實現人事檔案信息化。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優質服務。

全面加強高校人事檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，使檔案管理者向信息管理者轉變，這樣，才能更好地推動人事檔案工作更好的發展。

人事檔案論文:高校人事檔案收集工作存在問題及對策

一、高校人事檔案收集工作中存在的問題

1、檔案意識淡漠

由于 歷史 的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷 發展 對教職工學歷學位要求不斷提高，教師外出進修、培訓、攻讀學位、出國留學的機會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學、結業、畢業生登記表等人事檔案的材料應及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現象，影響了檔案的準確性和完整性。

2、材料缺漏嚴重

隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發展，對人才的關注成為高校求生存求發展的重心。于是紛紛吸納了許多高學歷、高職稱的人才，但在日常管理中發現，引進的這些人當中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學歷學位材料、專業職務申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業務，造成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關、獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進行收集，即檔案管理人員坐等相關職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

3、管理人員業務不熟

由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業知識的學習，造成管理人員業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔，用紙規格和書寫工具也不夠規范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。

二、加強高校人事檔案收集工作的對策

1、加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與教職工切身利益相關的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩定。人事檔案部門定期對他們進行有關檔案知識的培訓，責成他們負責本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發展緊密聯系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校 教育 事業發展發揮積極作用。

2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著 政治 經濟 體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應做到內部收集與外部收集相結合，在收到從外單位調入的人員檔案時，要認真清理、核實，發現有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯系，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與校內各部門聯系，收集各種相關材料，形成人事檔案材料收集網，保證歸檔材料齊全完整。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員自身素質

為保證人事檔案工作能夠適應高校的快速 發展 ，就需要建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業知識。在短時間內要提高高校檔案管理人員的素質，從各種渠道引進具有檔案管理經驗的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強對現有檔案管理人員繼續學習的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強 計算 機知識及人事檔案管理系統軟件知識的學習與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設的發展，檔案管理人員還要加強專業素養，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業知識，又可以適應信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為高校的檔案管理與服務水平的提高提供保證。

人事檔案論文:加強人事檔案管理的必要性及措施

【摘要】加強人事檔案管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數企、事業單位的重點工作。

【關鍵詞】人事檔案管理；必要性；措施

目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數企、事業的“短板”。

1.人事檔案管理的現狀如下

1.1人力資源配置不足。目前大部分企、事業單位的人事檔管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對于大量的需要裝檔的資料只是機械的放入檔案袋中，而不是分類、歸檔、鑒別。

1.2檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案交接不及時。很多單位對對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續遲遲不辦，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清；其次是檔案交接手續不嚴密。按檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求；再次是檔案監交工作不嚴格。按照規定檔案的交接是有領導在場監交，并在交接內容署名的。而某些單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，使得檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。

1.3人事檔案管理人員的業務水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業性，僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續的培訓，致使管檔人員的工作水平偏低，材料分類混亂，提供數據不準確。

1.4人事檔案的管理手段落后。目前大部分企事、業單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的記錄職工所有經歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。

人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關員工退休、養老待遇等切身利益的主要根據。因此，加強人事檔案管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數企、事業單位的重點工作。

2.針對上述情況對人事檔案的管理應該做到

2.1配置專門的檔案管理人員要求具有較高的政治素養和文化水平、工作勤勉認真負責。做到檔案材料及時歸檔，裝檔材料鑒別、分類無誤，及時提供所需人事檔案信息。

2.2加強對檔案管理人員的培訓。人事檔案記載的是歷史的真實面貌，有其時代的特點。管檔人員的新舊更迭，新人已經脫離了那個年代，對當時的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會有困難，提供數據會有誤差。要對檔案的管理知識加以系統培訓，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。

2.3加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平。建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

人事檔案論文:基于公共服務的人事檔案管理職能創新路徑研究

摘要:人事檔案管理部門作為政府重要的信息機構,憑借網絡、通訊等先進技術和現代管理方法,為廣大社會公眾提供豐富的公共人事檔案信息資源,為公民更好地參與社會政治、經濟、生活創造條件。但原有的人事檔案管理職能不能滿足為社會公眾服務的需要,有必要通過拓展其職能、創新其拓展職能的路徑提高公眾對人事檔案的利用率,提高人事檔案管理的效率。

關鍵詞:公共服務;人事檔案;管理職能;路徑創新

目前,我國人事檔案管理機構一般隸屬于組織、人事等部門。人事檔案管理機構作為組織、人事部門的內設機構,主要履行保管單位人事檔案,并為組織、人事部門的人事工作提供服務。隨著民主政治的發展和信息技術的廣泛運用,社會對于人事檔案的利用需求增加,我國現有的人事檔案管理服務職能體系已不能滿足社會發展對人事檔案管理的需求。為適應社會發展需要,同時,促進人事檔案管理自身的發展,優化人事檔案管理體系,需要構建面向公共服務的人事檔案管理職能體系,進一步拓展我國現有的人事檔案管理職能、合理界定人事檔案管理中的權責范疇、提高人事檔案管理機構的信息管理服務效能、重塑我國人事檔案管理服務體系、實現人事檔案共建共享的效果。基于此,對新環境下我國人事檔案管理職能內涵重新表述,即在人事檔案管理過程中要堅持“以人為本”,儲存、開發和利用公共人事檔案信息資源,不僅為政府機構、組織服務,還要為廣大社會公眾生活和公民參與社會經濟、政治、文化活動提供保障和創造條件,切實保障廣大人民的根本利益。

1拓展面向公共服務的人事檔案管理服務職能的內容

面向公共服務的人事檔案管理職能拓展,就是要將我國現有的人事檔案管理從人事檔案管理對象、服務對象、服務內涵等角度入手,具體來說,人事檔案管理服務職能的拓展包括以下內容:

1.1管理對象由干部檔案、工人檔案、學生檔案向外圍拓展

除了干部、工人等勞動者類型外,我國其他類型勞動群體也是社會主義的重要建設者。他們在國家政治建設、經濟的發展和穩定,以及社會文化建設中發揮著重要的作用。構建面向公共服務的我國人事檔案管理體系,除了應管理包括干部、工人、學生等類型人員檔案外,對于其他一些勞動群體,如政府、企事業單位招聘的工人,民營、私營企業者,農民等,隨著時間的推移和歷史的積淀,他們在參與建設社會主義偉大事業過程中也會形成許多有價值的檔案材料。因此,伴隨著政府對民生問題關注程度的加深和惠民政策的逐步實施,在我國人事檔案管理中,可以考慮將那些與民生相關的檔案材料納入人事檔案管理范圍,使我國人事檔案管理應民生所需,為民生服務。

1.2服務對象由組織、人事部門拓展到單位職工乃至社會公民或其他組織

隨著社會民主意識的增強和社會變革的影響,除了組織、人事部門開展日常工作需要利用人事檔案信息資源以外,單位職工乃至社會公民都發出了利用人事檔案信息的呼聲,人事檔案管理利用服務面臨多樣化的利用需求。因此,人事檔案管理機構除了面向組織、人事部門服務外,還應積極應對單位職工乃至社會公民對人事檔案信息的合法利用需求。

1.3服務內涵由傳統的人事檔案收集、保管、統計、利用向人事信息調研、審核以及人才分析、評估等內容延伸

隨著經濟的發展和政治職能的轉變,長期處于“養尊處優”狀態的人事檔案管理部門面臨前所未有的壓力,傳統的人事檔案管理工作模式(包括收集、保管、統計、利用等環節)都受到了前所未有的挑戰,計劃經濟體制下形成的人事檔案管理服務職能在新的歷史條件下表現出缺位的狀態。在未來人事檔案管理中納入人事檔案信息的主動采集、加工、重組,調查研究及人才評估等工作內容,是信息時代人事檔案提供利用工作新的內涵,也是我國人事檔案管理發展新的要求。

1.4服務手段的現代化

人事檔案管理手工操作形式在信息化環境下突顯其不足,利用現代科學技術和方法改進管理和服務,已在人事檔案管理界達成共識,人事檔案管理部門也正在朝著服務手段現代化方向作艱辛努力,人事檔案管理服務由以前僅能靠手工完成的服務向充分運用現代科技手段(如利用網絡通訊、數字存儲、計算機技術等)提供的服務進行拓展。

1.5人事檔案管理工作重心的轉移

全國第四次干部檔案工作會議中提出,人事檔案管理的工作重心從實體管理向信息管理轉移。人事檔案管理要不斷充實和完善人事檔案信息庫,推動人事檔案管理信息化建設,同時,人事檔案信息管理內容要突破人事檔案材料歸檔范圍“十大類”的局限,對于新的歷史條件下形成的反映人事檔案記載主體特征的材料要及時、主動地收集,并借助現代信息技術,主動采集有價值的人事檔案相對人信息。

2人事檔案管理服務職能拓展模式

我國是一個人口大國,疆域遼闊,而公共管理資源又十分有限,因此,完善我國人事檔案管理體系,面向社會拓展人事檔案管理服務職能,實現人事檔案管理體系從管理對象向服務對象、服務內涵、服務手段等方面的延伸,是一個艱巨的系統工程,不可能一蹴而就,需要有步驟、有計劃地推進。

2.1由點及面延伸

長期以來,我國地區和城鄉發展的不平衡,決定了人事檔案管理要面向廣大社會公眾,堅持以人為本,為社會公共利益服務的這樣一種體系的構建不可能在全國及城鄉間同時開展起來。因此,應當采用試點的形式,首先在經濟和信用基礎好,信息化水平較高的地區試點,并逐步在全國各地區和城鄉之間全面推廣,使全國各地區、城鄉政府部門、企業事業單位,組織、群團乃至社區都建立起包括各類勞動人民在內的相對完善的人事檔案管理體系。北京、上海、廣東、南京等地率先開展的一系列人事檔案管理規范化服務內容,伴隨著民主政治思想的推進和人員的流動,必然在全國各地、各區域延伸開來。

2.2規制與自愿相給合

用新公共服務理論的理念來指導我國人事檔案管理改革,拓展人事檔案管理服務職能必然會面臨許多問題,其中,最突出的問題是與人事檔案管理相關的國家利益、組織機構利益和個人利益間的均衡問題。在改革我國現行人事檔案管理體制,拓展人事檔案管理服務職能的過程中,要保證國家利益不受損害,同時,又要切實保障法人機構和公民的基本權利,因此,拓展人事檔案管理服務職能宜采取規制與自愿相結合的模式。對于與國家利益和社會公共安全相關的人事檔案信息,要通過制定國家法律和政策對其收集、保管、利用服務等情況進行強制規范,其中,涉及組織機構利益和個人隱私的要以保障公共利益為原則。對于其他涉及組織利益和個人隱私的相關文件資料實施自愿的原則,鼓勵和倡導公民采取自行保存或委托保管等形式,依照國家法律保管與其自身利益相關的人事檔案材料。

2.3“有償”服務與“無償”服務相結合

在我國現有的人事檔案管理環境下,拓展人事檔案管理服務職能宜采用“有償”服務和“無償”服務相結合的模式。屬于基礎性的,為公共利益服務范疇的人事檔案管理服務經費應由國家財政統一劃撥,而對于社會組織、集團和公民基于集團或個人目的而提供的特定的人事檔案管理服務則宜堅持誰獲益誰付費的原則,由受益的社會團體和個人支付定額的服務費用。

人事檔案論文:高校人事檔案管理工作探究

摘要:從人事檔案工作必須適應社會人事制度變革和社會文明進步的要求,在當前我國高校人事制度發生重大改革的形勢下,根據變化了的情況及時調整自己的工作內容和工作方法,這應該是當前高校人事檔案工作改革的重要方向。

關鍵詞:高校;人事檔案;管理;改革

人事檔案是社會組織成員在參與社會活動過程中所形成的重要歷史記錄。人事檔案的歸集和立卷要按照一定的規范和程序進行,這種一定的規范和程序就是一定時期的人事檔案制度。人事檔案制度必須符合國家人事制度變革和社會文明進步的要求。

一、高校人事管理出現的新情況

人事檔案工作從屬于社會人事制度,人事檔案工作必須及時服務于社會人事制度的變革。改革開放以來,我國高校的人事制度發生了重大變化,而且這種變化正在向不斷深化的方向發展。在這些變革的帶動下,高校的人事工作出現了許多新情況:

(一)人員身份出現新變化。中共中央辦公廳2000年的《深化干部人事制度改革綱要》提出“破除事業單位目前實際存在的干部身份終身制,全面推行聘用制度”,從根本上打破“大中專畢業生一律取得國家干部身份”的傳統觀念。一些高校采取“老人老辦法,新人新辦法”,對新招聘進入學校的人員采用聘用制、兼職制、人事制等多種方式,開始突破傳統的人事編制限制,逐步轉變高校教師的國家干部身份,使高校中從業人員的身份形成了多元化的局面。

(二)用人制度出現新機制。中組部、國家人事部、國家教育部2000年聯合《關于深化高等學校人事制度改革的實施意見》提出“相對穩定、合理流動、專兼結合、資源共享”后,許多高校打破統一接受國家分配畢業生的傳統做法,自主向國內外廣攬賢才,國內高校之間、國內國外高校之間人員流動活躍,來去相當自由。這種機制促進了高校教師的校際合理流動,有利于提高教師隊伍的教學和科研水平,但與此同時由于人事管理措施的滯后,高校中人在檔案不在、檔案在人不在、一個人在兩所以上高校分別建立檔案的現象比比皆是。

(三)工資制度出現新突破。隨著社會分配制度改革的發展,各高校采取按崗定薪、工資浮動、確立崗位津貼、實行目標管理等多種分配方式,從根本上突破了事業單位傳統的工資總額控制制度。高校工作人員“檔案工資”與實際收入不符,甚至實際收入遠遠高于檔案工資,人事檔案中的記載與實際情況嚴重脫節的現象普遍存在。

(四)人事關系出現新內容。1995年國家施行《勞動法》和2008年國家施行《勞動合同法》后,事業單位中與其建立勞動關系的勞動者與事業單位之間的關系被明確為勞動關系,加之聘用制的全面推行,已從根本上打破了幾十年來事業單位的從業人員統一按人事編制管理的傳統做法,高校教職工與學校之間的關系除事業單位的人事關系外,又增加了聘用關系、勞動關系、勞務關系等多種形式,傳統的人事檔案管理模式已遠不能適應新情況的需要。

二、改革高校人事檔案管理的新思考

高校人事制度的變革給人事檔案管理工作提出了許多新課題,與高校深化人事制度改革的要求相比,目前高校人事檔案工作有許多問題需要盡快解決:

(一)調整高校人事檔案工作的定位。目前我國高校人事檔案管理方式基本上沿用著傳統的干部檔案管理模式,1991年中組部和國家檔案局下發《干部檔案工作條例》后,一些高校依據該條例規范了本校的人事檔案管理工作,規范后的檔案管理自然更屬于干部檔案管理的范疇。人事檔案管理應該不同于干部檔案管理,尤其是現代意義的人事檔案管理,要強調檔案的信息服務功能,強調檔案的人力資源寫實功能,強調檔案對工作人員合法權益的保護功能。在高校現代人事檔案工作的定位中,上述三個方面的功能應該是不能缺少的。

(二)調整檔案材料的選取和歸集內容。中組部和國家檔案局在《干部檔案工作條例》中對干部檔案材料規定了十類內容,這些內容對于反映一個人的基本面貌有些是必不可少的,應該認真收集和歸檔。但與此同時,針對當前高校人事管理的新發展所形成的新材料,如反映教職工個人素質和業績變化的各種培訓、訪學、留學、訪問研究、學歷提高的證書和證明材料,反映教職工與學校之間關系變動的各種聘用合同、勞動合同、合作協議以及解聘、辭退、崗位變動等相關材料,反映教職工依法應享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權益的等級和變動材料等,都應該及時歸集存檔。

(三)調整人事檔案的保管和查閱辦法。傳統的人事檔案管理具有嚴格的保密性,這種嚴格保密性應該是從干部檔案管理的要求中派生出來的。如1991年中組部和國家檔案局下發的《干部檔案工作條例》中,就有查閱干部檔案“應填寫《查閱干部檔案審批表》”,“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”等明確規定。但是如果把人事檔案與干部檔案明確區分開來,則現代意義上的人事檔案不僅應該適當“解禁”,而且應該適度向本人開放。“美國所有的人事檔案只對本人或經過本人授權的他人開放。每個雇員都可以上網查詢自己的某些人事檔案。”這樣做不但可以保證檔案記載的真實性,而且在保障教職工的知情權及其他合法權益方面更有其重要意義。

(四)調整人事檔案管理的隸屬關系。在傳統人事檔案管理理念和干部制度的影響下,高校中大中專院校畢業的人員都具有干部身份,其人事檔案管理一直視同為干部檔案管理,所以學校的人事檔案管理機構多隸屬于黨委的組織部門。前已述及,事業單位人事制度改革后,高校的人事管理已經明顯區別于傳統意義上的干部管理,現代高校人事管理的內涵已經逐漸趨向于人力資源管理。從這個意義上說,結合高校人事制度改革的推進,重新清理和健全現代意義的高校人事檔案,逐步把高校人事檔案管理機構從黨委的組織部門轉移到學校的人事(人力資源)管理部門,這應該是高校人事檔案管理改革的一項重要任務。

人事檔案論文:淺析對高校畢業生人事檔案管理的思考

【摘要】隨著我國市場經濟的發展,高校畢業生人事檔案的管理應該進行制度創新和管理創新,為促進人才的合理流動、保障高校畢業生合法社會權益和經濟發展做出新的貢獻。

【關鍵詞】高校畢業生 人事檔案管理 對策與思考

隨著我國市場經濟的發展,我國教育體制和用人制度進行了相應的改革,國家培養人才的方式方法發生了很大變化,大中專畢業生的就業制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養,統一分配的傳統做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優錄用的高校畢業生就業工作新機制。隨之而來的是高校畢業生的人事檔案管理的管理機構、檔案內容、轉遞渠道、管理方法、開發利用、重視程度等各方面出現了很多與市場經濟發展不協調的現象,出現了隨意涂改檔案內容、檔案自我管理、由于企業破產造成檔案丟失、企業員工不能辦理退休、因為檔案內容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉移等諸多問題,大大制約了高校畢業生的就業與合理流動。近期,就進入我市就業的高校畢業生采取了座談交流會、書面統計和實地調查形式,對高校畢業生人事檔案管理的情況進行了深入調研。

1 我市高校畢業生檔案管理工作現狀

高等學校畢業生檔案是畢業生政治表現、學習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業生,挑選人才,合理使用人才的重要依據。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業生的人事檔案管理工作,東營市畢業生就業辦公室和東營市人才服務中心是專門負責我市生源畢業生和來我市就業的大中專畢業生就業服務的專門機構。主要服務范圍是學生報道、檔案轉遞、就業協議簽訂、就業培訓、創業扶持、三支一扶考試、職業介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業生就業的管理與服務工作。2009年,我市接收高校畢業生共計有12108人,登記就業10590人,未就業1518人,就業率達到87.5%。

2 存在的主要問題

(1)管理機構不統一

我市現管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構:一是考取了機關事業單位的高校畢業生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業或到非公企業就業的高校畢業生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務中心和職業介紹中心管理;三是師范類高校畢業生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權限的國家企業或國有控服企業,例如:國有四大銀行、商業銀行、保險機構、電力部門等。五是由于學校和學生個人的原因,還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業人力資源部。

(2)轉遞渠道不規范

現在高校畢業生的檔案大部分由學校直接寄往學生畢業前所簽約單位所在城市的高校畢業生就業機構,然后再由畢業生就業機構根據高校畢業生畢業生所簽約單位所在市縣區將其人事檔案轉遞至所在市縣區人才服務機構。有的高校為了就業率,直接將學生檔案寄往學生所簽約用工單位。過了幾個月這個學生要求到其它企業工作時,企業把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學生畢業前將檔案讓學生自帶回家。有一部分學生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學校。

(3)檔案內容更新不及時、內容簡單、檔案內容與檔案相對人不統一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發現同是研究生畢業的學生,有的有畢業設計書(論文)和學位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業生的人事檔案材料。還有的內容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學校畢業生的檔案內容,很不完善。轉入人才服務機構的學生檔案,后續檔案材料不全面,無法依據檔案材料為其出具社會化證明材料。

(4)學生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學生畢業十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務項目,結果耽誤了自己的職業發展。

3 對策建議

(1)統一管理機構,從制度上避免高校畢業生檔案多頭管理的現狀。大部分高校畢業生畢業后分布在在非公有制企業,屬流動人員范疇。人發【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確:流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。此《規定》的頒布明確了高校畢業生檔案的管理機構就是各地人才服務機構,其他任何機構不得擅自管理高校畢業生人事檔案,這為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務機構的檔案管理職能,加強人才流動服務機構與畢業生就業部門的工作銜接,切實維護高校畢業生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才的合理流動。

(2)統一轉遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業生檔案管理混亂的局面。現在高校畢業生就業或未就業都必須在高校畢業生就業信息網上注冊個人信息后,才能夠離開學校。所以各級各類學校、各級畢業生就業管理部門要充分利用高校畢業生就業信息網,在學生網上注冊時,提前告知學生將其人事檔案轉遞到工作單位所在地人才服務機構或戶籍所在地人才服務機構,其他任何機構不得接收學生檔案。然后各級人才服務中心再根據實際情況再細分到縣區人才服務機構。這樣就不會出現學生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學生畢業后,用到人事檔案時,會自覺到當地人才服務機構來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發揮人事檔案的價值。

(3)提高檔案意識,拓寬服務內容,發揮檔案價值。高校畢業生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業生人事檔案,歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業生綜合素質的最重要依據。所以各級各類學校要重視學生在校期間的表現,本著對社會負責、對學生負責的態度,及時準確的將學生本人的各類檔案材料歸檔。為學生走向社會做好做一些必要的準備。比如學生在校期間的榮譽、參加社會活動的證明、畢業論文設計等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務機構也應該適應新形勢發展,就需要對人事檔案的內容進行調整,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。創建能力檔案,重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。

(4)健全檔案管理機制,提高管理人員業務素質。目前,流動人員人事檔案管理隊伍無論從數量上還是從專業素質上講,與流動人員人事檔案管理工作的發展存在一定的差距,應該加強對流動人員人事檔案管理人員的培訓,從政治素質、業務能力等各方面進行嚴格要求,配備專業的人事檔案管理人員,實行檔案管理人員持證上崗,加強日常管理,明確崗位職責,增強其工作的主動性。

總之,高校畢業生是社會人力資源中最寶貴的一部分,是促進未來經濟和社會發展的最珍貴的人力資源,建立和完善高校畢業生人事檔案管理新制度,為高校畢業生就業和流動創造一個良好的社會環境是非常有必要也是十分重要的一項工作,人事檔案管理制度的完善能夠為社會秩序的良性運行提供更加有利的條件。

人事檔案論文:如何做好新形勢下的畢業生人事檔案管理工作

【摘要】文章指出了目前畢業生人事檔案管理中存在的問題，并提了解決問題的思路和對策。

【關鍵詞】畢業生；人事檔案；管理

21世紀是一個更加開放的社會，知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強。如何做好新形勢下畢業生人事檔案管理工作就成為人事管理工作中的一項重要任務。下面，本人就目前人事檔案管理工作中存在的問題及解決問題的思路及對策，提出自己的拙見。

一、目前畢業生人事檔案管理中存在的問題

畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據。但是就目前畢業生人事檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現在：

（一）畢業生對人事檔案的重視程度不夠

隨著市場經濟的發展，工作中心的轉移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。

（二）檔案管理不規范

檔案管理部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

二、做好新時期畢業生檔案管理工作的思路及對策

從上述問題來看，目前畢業生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發展的步伐。為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：

（一）提高對畢業生人事檔案工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

二是加強自身學習，提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。

（二）加強對畢業生人事檔案的科學規范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。

二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。

三是要實行專門統一管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理。

增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。我們可以借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數碼技術、影像技術、條形碼技術等。加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。

綜上所述，在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。