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關鍵詞：企業合同；合同檔案；檔案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。

2 企業合同檔案建立的必要性

企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環境的影響

隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。

2.2 內部發展的需求

企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。

3.2 合同檔案的管理不規范

現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質量有待加強

現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。

4 深化企業合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。

4.2 規范企業合同檔案科學管理

現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。

在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。

企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。

5 結束語

在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。

參考文獻

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[3]盧麗云 《芻議合同檔案管理工作中問題和改進措施》 企業文化 2014（04）

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[10]袁俊玲 《關于合同檔案管理的若干思考》 山東檔案 2000（04）

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關鍵詞：合同備份；檔案管理；工程管理；創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、建筑工程管理中創新模式的發展及應用

1.1 建筑企業工程管理的創新觀念

時代的發展，科技的進步推動了建筑行業的高速發展，為了順應時展的潮流，建筑企業就應不斷改革創新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創新建筑企業管理體制

為了提高企業的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創新性的管理模式。除此之外，建筑企業還應加強合同管理和企業內部管理，采用SWOT分析法來提高企業自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創新來提高建筑企業的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。

2.3 建筑企業的技術創新管理

科學技術的不斷發展推動了建筑施工技術的改革創新，建筑企業為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。

2.2、配備專業的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創建一支專業化、職業化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業修養的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規定、系統的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優良品質。

2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核

單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎

財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平

城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態化管理和維護，開發研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

2.6、 加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作

加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作是建筑工程業合同檔案管理工作的關鍵環節，可以確保建筑工程業合同檔案發揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐

信息技術的不斷發展為建筑工程業合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業數據庫。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環節[4]。天津市緊跟先進的工程管理發展潮流，不斷創新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態性的系統工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。

結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業的工程管理的創新發展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

參考文獻：

[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創新模式的應用及發展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.

[2]向大強.談我國建筑業在市場全球化條件下的發展戰略[J].山西建筑,2005,01:123-124.

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【關鍵詞】合同檔案；規范化法

人和法人之間簽訂的以實現一定的經濟互惠利益為目的，明確了協議雙方各自的權利和義務，以及各自應負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經濟的發展，規范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規范化管理成為保證經濟有序發展的重要環節。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業時代的財富，大部分是由合同構成的”。首先，企業應當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經濟快速發展，以及世界大環境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環境下，企業管理者須順應時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業進行各種合作，取長補短，提高自身發展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產經營的過程中就要簽訂合同和協議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業維護自身權益的有效途徑，因此，企業應建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業任何一部分經濟活動都需要簽訂合同進行記載和規范，當運行過程中出現糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關合同的收集工作，主要是收集時間、收集內容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內容。形成一個合同檔案，其內容應該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內容和性質、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設立了單獨門類，并在系統中設置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序將其列入合同檔案中，確保合同檔案之間的聯系。4.變更、續簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內改變原有的合同內容的相關事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內容、發生的金額、責任人、經辦部門等信息，審批單應該一式三聯，在訂立合同以后，第一聯和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯交給財務部門作為記賬憑證；第三聯由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現代化信息技術，有助于對項目相關材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業自身提高檔案管理工作者的素質，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現對合同檔案的規范化管理。

【參考文獻】

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一、交通工程合同檔案管理的基本情況和存在的問題

隨著交通公路工程建設的發展，相應的合同管理工作也猶為重要。近兩年，我局對此也非常重視，特制定了《交通重點工程合同管理辦法》，以加強合同的管理。但合同檔案管理作為合同管理的組成部分，還存在著諸多問題。

（一）合同附件的流失

業務部門沒有把合同檔案工作納入部門職責范圍內，導致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方運輸合同的后續管理因為沒有責任到人而出現斷簽或漏簽，因而合同在實際履行過程中因為沒有制度的約束而重復付款，造成了不必要的經濟損失。

（二）合同原始資料不全

在日常活動中形成的大量合同附件檔案均分散保存，散失情況比較多。主要表現在，業務部門合同檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接導致了合同檔案信息的部分流失。

（三）管理比較混亂。雖然建立了相關的合同管理制度，但只著重于合同的簽署過程中的管理，而疏忽了對合同檔案的管理，也沒有建立合同檔案的借閱制度。

（四）管理人員職責不明確。今年我們共整理出各類工程合同資料780份，其合同資料的年度跨越之大令人瞠目，最早的簽屬日期為1988年，顯而易見，資料管理員把自已只看作了一個大倉庫，合同來一份接一份，而并沒有把它們分門別類進行妥善管理，就一個年度產生了多少份合同，管理人員也說不清楚。

二、解決交通工程合同檔案管理存在問題的具體辦法

為進一步加強工程合同及工程檔案管理工作，提高合同的科學化、高效化，確保施工工程和基他項目的資料齊全、完善、正確，我們的具體做法是建立健全合同檔案管理制度。根據《交通重點工程合同管理辦法》，結合交通工程實際情況和工程合同檔案的管理現狀，今年年初，我局特制定并印發了《合同管理補充規定》，建立了一套合同管理體系。整個合同管理的系統結構和流轉程度一目了然，所涉及到的對象、職能科室、參與人員環環相扣，職責明確。

（一）合同管理科室及人員

合同管理科室：項目牽頭科室、工程科、監察室、法規科、安全科、財審科、辦公室、局綜合檔案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由辦公室扎口管理，監察室參與所有合同的全過程。

合同管理小組：黨組副書記、紀檢組長、總工、項目分管領導、項目牽頭科室負責人、工程科長、監察室主任、法規科長、工程安全管理人員、財審科長。總工總負責，并負責正式合同簽訂工作。

（二）合同流轉職責

1、“工程談判”由黨組副書記牽頭，紀檢組長、總工、項目分管領導配合，項目牽頭科室、工程科、監察室人員參與。

2、“工程意向協議”由黨組副書記牽頭，項目分管領導、牽頭科室人參與。

3、“申請立項”由總工牽頭，項目牽頭科室人員辦理手續，辦公定規定起草申請文稿。

4、“工程招標”由紀檢組長牽頭，項目牽頭科室、工程科、監察室人員參與。

5、“起草合同草案”由項目牽頭科室人員負責，經項目分管領導審閱。

6、“合同草案征求對方意見”由項目牽頭科室人員負責，經項目分管領導審閱。

7、合同草案開始流轉后，分別由項目牽頭科室負責人、項目分管領導、工程科科長、工程安全管理人員、法規科科長、財審科科長、監察室主任、紀檢組長、總工、局主要審閱、簽署意見。要寫明“同意”或“不同意”。若不同意，要寫明理由；若修改的，寫修改條款和內容，并簽上審閱人姓名、審閱日期。

8、審閱人的“不同意”或修改意見，由項目牽頭科室人員匯總后再從流轉程序第一道，即“項目牽頭科室負責人’開始流轉。

9、如果合同草案流轉過程中意見不統一，由總工牽頭，流轉環節各審閱人參與，集中商定。

10、”簽訂正式合同“由總工負責、辦公室配合。合同正式簽訂時，要向對方講清合同草案是否修改、修改了哪些內容。若合同雙方意見不一致，由總工召集相關人員共同閱覽室。

11、正式合同一式8份，由辦公室負責分別送達合同對方4份，工程科、財審科各1份，局綜合檔案室2份。工程科、財審科、資料檔案要妥善保管好正式合同。同時綜合檔案室要及時分類、歸檔。

12、合同草案流轉程序中，流轉到哪一個環節，該環節審閱人原則上立即審閱批示，特殊情況不超過一個工作日。

13、辦公室指定專人對合同草案和正式合同進行傳遞、收繳、登記。登記的內容為流轉到審閱人時的時間、審閱時間，同時審閱人要在登記薄上簽字。

14、項目牽頭科室指定專人負責合同草案的起草、修改意見匯總工作。

15、監察室要全程監督合同的管理，特別對合同草案流轉過程進行經常性的監督檢查，確保合同高質量、快速度簽訂完成。

（四）合同管理失職處理

涉及合同管理的所有科室和人員，要按《交通重點工程合同管理辦法》和補充規定，認真做好相關工作。如因工作不負責任、粗心大意而造成合同錯誤、合同缺失、合同延誤，將按照責任追究制度進行責任追究。

（五）合同檔案的整理

局綜合檔案室做為合同資料流轉的最后一道環節，如何把它們及時整理、分類、歸檔好，也是一項艱巨的任務。具體做法是：

1、工程合同檔案的分類。根據工程合同檔案的特點，結合工程項目性質進行分類，具體分為：勘察設計合同、技術合同、重點工程道路、橋梁施工合同、道路養護改善合同、農路農橋施工合同、監理合同、綠化合同、拆遷合同、土地租用合同、土方合同合同、交通標志標線合同、路燈合同、供貨合同、招標合同等。

2、工程合同檔案的編號。以時間結合項目名稱進行排序編號。

3、工程合同檔案的存放。根據合同檔案的分類編號，分別把它們裝盒，專柜存放，以確保合同檔案的安全。

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[關鍵詞]醫療單位；編外人員；檔案管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）27-0353-01

目前，因受事業編制人數的限制，許多醫院聘用了編制外護士及后勤人員，這部分人員即原先所稱的“臨時工”。2008 年 1 月1 日，《中華人民共和國勞動合同法》正式施行，該法第十條規定：“建立勞動關系，應當訂立書面勞動合同。已建立勞動關系，未同時訂立書面勞動合同的，應當自用工之日起一個月內訂立書面勞動合同。”要求用人單位與職工全面實行勞動合同制度，用工一個月，就必須簽訂書面合同。用人單位臨時性用工也應與勞動者簽訂勞動合同，繳納各種社會保險，享受有關的福利待遇。編外人員“臨時工”的稱謂已被“合同制職工”所代替，《勞動合同法》的實施，對醫院編外人員的人事檔案管理提出了新的要求。

檔案部門作為醫院信息收集和整理的重要情報服務部門，也應該緊跟社會發展需要，對檔案工作做相應的調整，特別是應加強對合同檔案的管理。因為根據新法的規定可以看出，合同檔案管理的好壞不僅將直接影響到勞動力使用成本，進而影響醫院的效益；而且它的收集、保管和提供利用，對維護醫院及員工的合法權益，促進醫院的健康發展也具有重要意義。

1 人事檔案的作用

人事檔案是個人經歷、學歷情況、專業技術資格情況、思想政治情況、家庭社會關系、工作能力、工作業績情況、獎懲睛況等方面的記錄，真實反映了個人自然情況及個人參與社會活動的情況。在人們的工作生活中，檔案可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是其人生經歷的記錄，是用人單位掌握員工信息非常重要的載體，也是用人單位選人、用人、育人、留人的重要依據。

在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括：人事檔案管理部門可以據此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續；提供婚育狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據檔案確定退體年齡，核定退體待遇；根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退體年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整；出具與人事檔案有關的證明材料等。如果檔案材料不全，就會極大地影響個人上述手續的辦理。

2 醫院編外人員人事檔案現狀

（1）未建立個人人事檔案。由于歷史的原因，以前醫院的用工模式大體上可分為兩種，一種是正式在編職工，即國家統一分配的大中專畢業生或勞動人事部門統一招用的正式職工。這些人員的特點是工資、勞保福利等各種待遇都按照國家規定的標準發放，人事檔案也由本單位或上級主管部門統―管理。另一種是編外人員（臨時工），他們不納入事業單位正式編制，他們中的多數人初始學歷相對偏低，沒有固定的單位，更沒有建立起個人檔案。單位對他們的管理只限于你干活我發工資，有的也不簽勞動合同，對他們的使用僅限于一定時期，造成了人才資源的浪費。

（2）檔案材料不及時、不完整。隨著檔案法規的宣傳和檔案利用價值的不斷顯現，一部分編外人員的檔案意識逐漸加強。現在的編外護士一般受過中高等教育，有的把檔案放在人才交流中心，但的檔案得不到開發和充分利用，而工作后形成的檔案材料也不能及時收集、補充、歸檔，此種情況不但違背了人事檔案現實性、真實性、動態性、權威性等特點，而且這些檔案放在人才交流中心根本無法利用，它的價值也就無法體現。

（3）檔案管理部門對編外人員的人事檔案重視不夠。檔案管理部門對編外人員的人事檔案重視不夠。在實際工作中，一些領導對人事檔案工作不予重視。實際上從 2008 年 1 月 1 日起就沒有正式工和臨時工之說。因此，要盡快為這部分人建立起人事檔案以適應新的用工制度。

（4）勞資糾紛缺少有效憑證。基于上述的情況，醫院編制外聘用人員的檔案管理均顯得過于簡化，通常僅建立編外人員的基本信息與崗位信息。同時，由于編制外聘用人員工作周期較短，在對其檔案材料的錄入、收集、整理、歸檔等各個環節簡化，流程不規范，造成材料殘缺，一旦發生勞資糾紛，缺少有效憑證，在維權中不能發揮人事檔案應有的依據和憑證作用。

3 改進措施

（1）轉變觀念，建立統一的人事檔案管理制度。《勞動合同法》施行后，編外合同制職工和在編職工享有同等的勞動權利，他們在工作條件、休息休假、社會保險、勞動保護、職業危害防護、安全生產狀況、勞動報酬等方面與國家正式職工享有同等的權利，充分利用他們的才能和發揮他們在醫療、后勤保障戰線上的作用具有十分重要的意義。

因此，檔案管理部門和人事部門應該提高認識、轉變觀念，建立統一的人事檔案管理制度，參照原正式在編職工人事檔案管理的要求，把編外合同制人員的檔案建好、管好、用好，充分開發檔案信息資源，通過查檔了解他們的過去、觀察他們的現在，就可以合理使用人才，充分發揮他們的作用。假如出現勞動糾紛，就可以以檔案中的原始材料為依據，保護用人單位和勞動者各自的合法權益。

（2）結合用工特點，新增“合同、社保、福利”材料。《勞動合同法》與原勞動法的一個明顯差異在于編制外聘用人員是否享受社會保險、福利待遇，因此要結合合同制職工的用工特點，擴大檔案材料搜集內容，吸收個人繳納社會保險、醫療保險、社會職業資格、勞動合同等材料，以完整記錄該人員的相關情況，做到有據可查.

（3）規范合同的續簽和終止手續，及時轉遞檔案。醫院人事科要嚴格按照《勞動合同法》要求，規范辦理勞動合同的續簽和終止手續，對已解除或者終止勞動合同的人員檔案要及時轉遞。為了確保編外人員人事檔案轉遞的及時與安全，檔案管理部門應該加強檔案的轉遞和收集整理工作，嚴格按照有關規定，完備登記、注銷、轉移手續。一定要動態地隨勞動合同的續約或終止及時地確立人事檔案歸屬。

《勞動合同法》的實施對檔案工作提出了新的要求，編外合同制職工的人事檔案在用人單位及職工維權中的作用日益明顯。進一步做好人事檔案的管理與服務工作，使檔案服務在構建和諧社會的偉大實踐中發揮更大的作用是每一位人事檔案管理人員責無旁貸的使命。

結束語

人事檔案部門作為信息收集和整理的重要情報服務部門， 也應該緊跟社會發展需要， 對檔案工作做相應的調整，特別是應加強對合同檔案的管理。因為根據新法的規定可以看出， 合同檔案管理的好壞不僅將直接影響到勞動力使用成本，進而影響到經濟與社會效益；而且它的收集、保管和提供利用，對維護員工的合法權益， 尤其是對于編外人員人事檔案的管理好壞，對醫療事業單位的健康發展也具有重要意義。

參考文獻

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1. 工商檔案涵義

 

工商檔案是一種專門的獨立的檔案， 它是工商管理機關對市場經濟活動依法進行計劃經濟管理的重要依據和憑證。

 

2. 工商檔案的特點

 

2.1工商檔案主要種類

 

工商檔案主要的種類有：企業登記檔案、個體工商業戶登記檔案、商標檔案、經濟合同檔案和經濟案件檢查檔案五個門類。工商檔案的類型有很多，并且每個類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨特的形式[1]。

 

2.2工商檔案特點

 

2.2.1 工商檔案的靜態性

 

靜態性主要是指工商檔案管理呈現一種靜止的狀態，主要有經濟糾紛案件檔案和經濟合同檔案。經濟案件檢查檔案是工商管理部門對各種違法違章經濟活動進行查處形成的材料， 包括發案材料調查取證材料、筆錄材料、結案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調查原有的資料。

 

2.2.2工商檔案的動態性

 

這是指檔案材料形成以后， 材料的數字和內容帶要經常變更， 呈現一種動態的變換。這類檔案包括企業登記檔案、個體工商業戶登記檔案和商標檔案，這屬于檔案的動態性。以企業登記檔案為例， 一個企業從開業到結束需要的材料有企業籌建、開業、資質驗證、年檢換照、名稱變更、經營機制轉變等方面的材料。在營業期間， 無論是企業法人和企業性質的變更， 還是經營范圍和經營地址的變更等等， 職能部門都必須依據原有的檔案隨時辦理和記載其變更情況， 離開了這些檔案， 職能部門就無法正常開展工作[2]。這類檔案的利用體現為現行機關從事本職工作提供必備的依據上。

 

3.對工商檔案管理形式的探討

 

因為工商檔案具有靜態性和動態性兩個特征，所以管理的時候不能搞一般化，而應該具體問題具體分析，采取“ 統分結合， 以統為主” 的綜合化管理形式。

 

對于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統一保管。即： 經檢檔案按“ 一案一卷” ， 經濟合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據全宗內全部檔案的情況， 統一分類、排列、編號、統計、編目、提供利用等綜合管理。

 

對于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據， 則應由職能部門設專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號編目， 日常提供利用均由職能部門進行， 綜合檔案室對其進行目錄管理，并負責檔案統計及其它業務的監督指導。如企業登記檔案， 按誰發照誰立卷的原則， 由企業登記部門分籌建企業、企業法人登記、無企業法人的營業登記和歇業企業登記四種類型分別立卷、編號， 建立登記臺帳。編制案卷目錄， 然后根據企業的性質， 分別不同類型， 建立企業分類卡片。企業在生產經營活動中，企業登記檔案呈動態， 應由企業登記部門設專人專柜延續保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對其進行監督管理。

 

企業歇業后， 檔案材料由動態轉化為靜態， 其保管形式應按靜態檔案處理， 即將歇業企業原有的檔案抽出組卷， 按歇業登記時間先后。

 

對兩種管理形式的思考由于主管部門對工商檔案管理形式尚沒有統一的規范， 其管理形式往往各行其是， 有的強調集中統一管理， 搞一刀切， 要求把機關全部檔案集中于檔案室保管， 其結果， 因有些材料變動頻繁， 給檔案的管理和機關的日常工作造成不便;有的強調使用方便，將檔案材料分散到各個職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對于工商檔案的管理都是不可取的。

 

4.工商檔案管理該如何發揮作用

 

4.1 完善制度，強化管理

 

制定工商檔案管理的詳細制度，加強對各個檔案的管理機，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進工商檔案管理電子化，建立企業登記電子化的工商管理檔案數據庫，完善工商信息。

 

4.2 提高工商行政管理系統監管執法和消費維權整體水平

 

提升服務經濟社會發展效能通過企業信用分類監管檔案、個體工商戶分層類監管檔案、商品交易市場分類監管檔案的綜合利用，完善12315信息系統、打擊傳銷規范直銷系統、公平交易執法辦案系統，建立上下聯動、快速反應的綜合指揮調度平臺，形成信息互通、業務聯動的市場主體監管機制，提升監管執法、消費維權的整體水平和服務效能[3]。

 

4.3 轉變管理觀念和方式，將檔案進行系統化分類

 

轉變我國對于工商檔案管理的管理觀念。經濟的發展帶來了互聯網的變化，以前紙質的檔案已經不能滿足時代的需要電子化的管理已經逐步成為主要的管理方式。此外為各級政府提供輔助決策依據，引進檔案管理專業人才，建立一個強大的完善的電子數據庫供于查閱，建立市場主體現狀、市場發展預測、市場監管趨勢等分析模型，建設工商行政管理數據分析輔助決策系統， 為各級領導提供輔助決策依據， 為社會公眾提供市場預測和消費預測服務。

 

4.4 完善電子系統及其信息資源，提高服務效率

 

加強對于工商檔案的管理利用，發揮檔案的作用，服務社會的經濟發展。可以通過檔案的掃描、排序、系統用戶認證等功能，完善電子檔案查詢系統，提高查詢服務效率，是企業方便查閱，提供工作效率，完善系統信息資源。

 

5. 結語

 

工商檔案的管理是否做好，對我國社會經濟的發展起著一定的作用。完善的工商檔案管理體系可以提高工作效率，節約時間成本，為企業提供便利。因此，我認為需順應互聯網時代的發展，將檔案進行電子化，并建立一個強大的健全的電子信息系統，提供便捷的服務，促進我國經濟的發展。(作者單位：吉林省公主嶺市工商局)

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【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building

【中圖分類號】F462；G462 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0007-02

1 引言

檔案指的是社會中的組織和個人在社會中形成并保存的各種形式的數據。檔案管理就是對企業以及各職能部門中的檔案進行管理，最主要的就是檔案的收集、整理、移交和保管等。對于核電建設來說，做好檔案管理工作，對未來核電項目的改進和發展都有著重要的參考作用。

2 檔案管理的重要性

檔案作為企業職能活動的重要文件，不僅是企業管理的重要環節，還是企業進行?Q策、計劃等活動的重要參考。對于核電建設來說，檔案能夠在工程驗收過程中發揮至關重要的作用，還能對核電站建設成果進行相關的記錄。在核電建設過程中對檔案采取必要的管理措施，能夠確保核電建設的管理工作順利實施[1]。另一方面，將相關核電建設的文件進行分類處理，建立不同類型的檔案。不僅能夠真實、完整地記錄工程進行的整個過程，還能夠在核電工程竣工投入使用以后出現故障時提供重要的維修參考。

3 核電建設檔案管理現狀

對于核電建設來講，檔案管理工作的現狀主要表現如下：首先，事業部門雖根據自身的需求制定了一系列的檔案管理操作流程，但仍然還有大部分工作在開展過程中沒有規范的流程，最主要的就是合同檔案、工程的項目檔案等[2]。其次，檔案管理工作人員的配置問題，事業部檔案管理配有一名專職的管理人員。有些項目部的檔案資料甚至沒有專門的管理人員，而是由其他部門的工作人員或者施工隊的勞務人員進行兼職。進而，導致檔案管理工作混亂，相關管理工作無法順利實施。

4 檔案管理體系的構建

4.1 檔案管理機構建設

檔案管理機構的建設需要根據核電建設項目的實際情況，對相關事宜在統一指導的情況下進行。自上而下地建立檔案管理機構，在各核電建設的項目部門以及本部都需要建設檔案管理部門，最終建立一個符合實際情況的檔案管理機構。以此為基礎對整個核電建設工程的檔案進行管理，同時對整個核電建設項目的計劃制定、實施和反饋等相關內容進行跟蹤。實際的檔案管理機構如圖1所示。

4.2 檔案管理體系的內容

核電工程檔案管理主要是指在統一領導的基礎上，根據不同核電項目的實際情況建立有自身特色的檔案管理體系。同時，要兼顧分級管理的原則，事業部搭建統一的檔案管理模式，明確不同部門、不同級別檔案管理等工作人員的職責。并對檔案管理工作的操作流程進行規范，確保檔案管理工作的順利進行。按照事業部的要求，可以將檔案管理體系分為兩個層次：

①管理程序。是根據體系文件的編制要求，對檔案管理工作作出規范，著重對檔案的分類、收集、整理、驗收等方面。

②標準操作流程。檔案管理的操作流程要嚴格遵守檔案管理的相關準則，并根據核電建設的實際情況，對檔案進行科學、合理的劃分。常見的類別有工程類檔案管理、文書類檔案管理和財務類檔案管理等。

5 從體系上解決檔案與文件的轉換問題

就現階段我國的核電建設檔案管理情況而言，大多數管理模式都是將文件與檔案對立開來。文件管理與檔案管理之間缺乏應有的關聯，并且檔案的整理鞏固節奏并不是隨著工程的進行而來的。所以，大多數核電建設工程的文件轉化為檔案的工作都是在工程竣工后進行的，不僅檔案的完整得不到保證，還會造成時間和精力的大量浪費。核電工程的檔案管理工作，必須確保時效性和完整性，在工程進行過程中，將文件檔案化。這是現階段我國核電工程檔案管理工作面對的首要問題。因此，必須結合文件與檔案的共同點，將文件管理工作融入檔案管理工作中。主要應該從以下幾個方面著手：

5.1 確定歸檔的范圍

文件管理工作融入檔案管理工作中，首先要確定文件是否能夠歸入檔案范圍。歸檔范圍應該涵蓋所有能夠反映企業職能和業務活動的內容，檔案管理體系的設計要以此為原則。并結合核電建設過程中的實際情況，對檔案的類別進行科學的劃分，可以分為以下七個類別：人事檔案、合同檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、工程檔案以及文書檔案。

5.2 確定歸檔的流程

要達到檔案管理工作細化的目的，需要對歸檔的流程進行適當的梳理和確定。根據不同部門采取具體化的措施，建立適合自身的歸檔流程。從而，順利完成對文件材料管理的相關歸檔流程，確保文件材料的歸檔完整性。同時，在處理不同類型的文件和材料時，需要對文件材料進行充分的了解，按照文件的先后順序進行歸檔，并對歸檔流程中的要求進行明確，保證具體步驟的實施。

5.3 定期歸檔制度

歸檔時間是歸檔工作中最重要的參考標準。在考慮定制時間時，要考慮的問題很多，既要保證運行時間內各材料可以充分發揮效率，又要保證歸檔工作的完整性和真實性。另一方面，核電工程不同階段的歸檔時間應該與相關部門提前溝通，制定合理的歸檔時間。歸檔時間的確定，需要參考文件的種類、實際施工流程、工作責權以及具體時間這幾個角度。實現文件積累到檔案化的過程，是定期歸檔制度確定的重要保證。從根本上降低后期檔案收集和整理的時間成本，也避免了由于檔案存留過多以及存留時間過長導致的文件丟失現象，保證在核電項目中檔案的完整，最終實現文件向檔案的方向轉化的目的。