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“學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取,并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學籍檔案是中職學校檔案的重要組成部分。管理和利用學籍檔案是中職學校管理工作中的一項基礎性工作。健全和完善學籍檔案的管理,加強學籍檔案的開發和利用,促進學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化,對規范中職學校的教育教學秩序、提高教育教學質量、促進良好學風的形成、實現向社會輸送全面發展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進作用。

一、中職學校檔案管理的現狀

為適應社會的發展,服務地方經濟,近年來中職學校出現了辦學形式和生源多樣化的轉變,學籍檔案的種類和內容也呈現出復雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學籍檔案的管理出現了一些不容忽視的問題,主要有:

1.品種繁多,內容復雜,管理難度大。中職學校為適應市場發展,逐步開設了名目繁多的專業,這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學層次,而不同層次的學籍檔案管理要求不相同,但沒有統一的檔案管理規章制度,各行其是,顯得雜亂無章。

2.中職學校現行的學籍管理制度欠完善、欠規范。現階段中職學校的綜合管理工作紛繁復雜,其內部的檔案管理如人事、財務、校志、教育教學(包括教學計劃、課程、教材、考試、學生成績、學籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時,少數中職學校把學籍檔案工作與教學中心相比較,認為學籍檔案管理無關學校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學校在學籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。

3.中職學校的學籍歸檔程序欠明確、欠適當,檔案信息的存儲又欠安全。少數中職學校的學籍管理是“摸著石子過河”,對學籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設置本文由收集整理訪問權限,檔案數據儲存分散,未進行備份,防病毒措施較差,易于丟失。

4.中職學校紙質學籍檔案的歸檔整理不及時,信息完善不足。少數中職學校的建校時間較長,學籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導致其積壓堆積眾多;同時,新近學生的學籍,應做齊資料的卻沒有及時補足,或任意增刪丟棄而導致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發利用。

5.中職學校學籍檔案管理的專業人才缺乏,檔案管理設備落后。一方面,中職學校檔案管理的理念、內容和方法、人才資源培訓和使用的方式依然陳舊,抑制著學籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時間的推移與學生學籍檔案不斷增加,原有保存學籍檔案的存儲條件已不能滿足學籍檔案的數量日益增長的需要。

二、中職學校學籍檔案管理的內容

學籍檔案是學生從入學到畢業整個培養過程中在德、智、體各方面發展狀況的真實記載和反映,是學生整個在校學習過程的原始記錄,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的,具有保存與利用價值的文件材料。根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》,結合中職學校的實際情況,中職學校學籍檔案主要包括:(1)招生計劃、新生名冊等;(2)在校學生名冊、新生登記表、學生學籍卡片、考試成績卡、學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料;(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表;(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績;(5)學生獎懲材料:獲獎、評優、處分等;(6)畢業證書和發放登記表;(7)畢業生就業單位統計表和簽約單位合同;(8)擴展材料,即畢業生跟蹤調查統計情況:使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。

為適應社會發展,服務地方經濟,近年來中職學校出現了辦學層次多樣化的轉變。招生種類多導致了學籍檔案復雜多樣的局面,各教學部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學校學籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發展,假畢業證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業證的真實可信,各中職學校必須做到有證可查,有據可依。

三、中職學校學籍檔案管理的特點

1.復雜性。中職學校學籍檔案的內容十分復雜,包含學生在校期間的各種表現及相關情況,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。

2.多變性。中職學校學籍檔案產生形成的周期較長,學生學籍情況處于不斷的變化中,比如有的學生考試成績可能從不及格到補考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學到復學等,這些變化都要及時做好記載,以便準確反映學生的學籍情況。

3.保密性。每份學籍檔案都記載了學生的很多個人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個人隱私,在一定的范圍內需要保密,要按照有關規定進行管理。這既是對學生的愛護,又是學校防止出現因學籍檔案管理不善而引發法律糾紛的必要舉措。

4.利用的頻繁性。學籍檔案是中職學校檔案利用最頻繁的。學生報考高一級學歷層次(如專科或本科)、證書丟失、應征入伍等,都需要利用其在校期間的學籍檔案。用人單位鑒定證書真偽、學生找工作等利用學籍檔案的也不在少數。

四、加強中職學校學籍檔案管理的措施

1.針對中職學校辦學層次多樣化,要逐步完善學籍檔案管理制度,統一要求,做到學籍檔案的種類和內容合理有序,多而不雜。

2.各級領導要關心和愛護基層學籍檔案管理人員,提高待遇,積極創造條件,通過培訓、經驗交流、考察學習等方式,使他們接受系統的檔案管理業務知識培訓,提高業務能力。同時,要堅持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質和要求,使之逐漸形成一支相對穩定的、責任心強、水平較高的專業隊伍。

3.加強學籍檔案管理規范化、程序化和高效化。在中職學校中要逐步推行電子學籍檔案管理,利用校園網進行學籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復的工作中解放出來,改變過去的“經驗型”和“手工操作”管理模式,使數據可靠、準確,情況反饋及時、迅速,增強管理工作的科學性和時效性。

五、做好中職學籍檔案管理工作的方法

1.做好學籍檔案的收集和整理工作,保證學籍檔案的完整齊全。學籍檔案的收集、整理是學籍檔案管理工作中的基礎環節,直接決定著學籍檔案的質量和齊全程度,也關系到提供利用工作能否順利進行。因此,做好學籍檔案的收集、整理工作尤為重要。

(1)做好前期指導工作。一是要與教學管理部門和學生管理部門協商、研究有關學籍材料項目的設計和范圍的確定,尤其重視學籍材料項目的設計與學生的動態發展聯系起來,完整地反映學生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規范,在形成部門移交學籍檔案前做好相關指導工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學籍檔案進館(室)的質量。

(2)主動收集,跟蹤收集。由于學籍檔案具有復雜多樣、產生形成周期長的特點,如果不熟悉學校的辦學模式,不主動了解學校的辦學情況,那么很可能出現學籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學籍檔案以前,就要主動收集相關資料,比如,當年畢業班級數量、每個班的人數、各班的畢業率等。跟蹤收集主要針對畢業或肄業學生學籍材料的后續補充收集。由于學生畢業或肄業以后其補充的材料都是由教務部門形成的,因此檔案部門就要加強與教務部門的聯系,并做好宣講工作,尤其要讓相關人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補充材料交到檔案部門。

(3)做好檢查驗收工作。由于學籍檔案材料的內容繁多,加上檔案整理人員繁多,學籍檔案的立卷整理質量就參差不齊。這就要求在收集時進行檢查,一旦發現問題,就立即予以糾正。

2.針對中職學校辦學形式和生源多樣化,要逐步完善學籍檔案管理體制,提高管理意識。學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃,完善管理體制,從而加強對檔案工作的領導和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責,做到每學期、每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別,保證其真實可靠。還應制定完善的考核管理制度和激勵機制,獎罰分明。

3.加強學籍檔案管理人員培訓,提高素質,穩定工作隊伍。學籍檔案管理是一項非常細致的工作,具有極強的程序性和專業性。學籍檔案管理人員必須具備檔案業務知識和一定的科學文化知識;必須熱愛檔案事業,忠于職守、遵守紀律;必須有極大的責任心和學習精神,經常研究工作中出現的新情況,解決新問題。要建設這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現,中職學校的領導者必須重視檔案管理人員的培訓,提高管理人員素質;必須有針對性地引進人才,培養人才,穩定學籍檔案管理隊伍,保證檔案管理工作的嚴肅性與持續性。

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（一）領導對檔案管理不夠重視

現如今，很多高校的學籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設備陳舊、缺少專業管理人員和缺乏專項業務經費的情況，之所以會出現上訴情況，跟領導對檔案管理工作不夠重視有著直接關系。高校學籍檔案所反映出的價值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領導所忽視。想要加強對學籍檔案的管理是需要進行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領導望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設當中去。校領導對“硬實力”過于重視，卻忽視了“軟實力”才是高校發展建設當中的重中之重。

（二）管理人員隊伍建設不完整

由于高校對學籍檔案管理工作認識的不足，以至于其被錯誤的放在高校建設的從屬地位，各院校也沒有聘請專業的檔案管理人員來進行學籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內的行政業務人員來兼管的，然而由于校內行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業水平和理論素養，以至于出現了檔案管理隊伍整體業務水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進行學生學籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學生學籍檔案的流失量增大，學生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學籍檔案的利用效率，更嚴重阻礙了高校學籍檔案事業的發展。

（三）檔案管理工作缺乏規范性

因為高校對檔案管理工作的錯誤認識及重視度不夠，使得高校學籍檔案管理工作缺乏一套詳細的、統一的、可以用來約束檔案管理工作的規章制度，這是致使高校學籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規范的管理制度，使得管理人員職責劃分不清，對已出現問題的責任相互推諉、工作協作性差，以至于高校學籍檔案在客觀上缺乏嚴謹性。

二、加強學籍檔案管理的對策

（一）加強檔案宣傳，引起領導重視

學籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學籍檔案質量的好壞直接影響到學校的管理水平。加強領導對學籍檔案管理工作的重視，是提高學校檔案管理工作的關鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學管理部門，都必須充分的認識到學籍檔案管理工作的重要性，增強檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態中走出來，通過校園網絡媒體、專題講座、宣傳手冊、報告專刊等多種途徑來宣傳和普及學籍檔案的基礎知識，加強校領導、教師、學生以及校工作人員對學籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認識，以確保學生能夠提供真實準確的檔案信息、檔案管理人員能夠認真細致的對檔案進行收集管理，校領導能夠嚴謹負責的加強信息檔案管理建設。

（二）加強檔案管理隊伍的素質建設

想要提高學籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴謹、團結、穩定的管理隊伍是必不可少的。學校應該經常組織開展檔案管理的業務培訓和學術交流活動，積極地為檔案管理人員創造出能夠提高專業能力和業務水平的平臺，使檔案管理人員的業務水平、工作效率以及對現代化管理設備的操作水平得到全面的提升。與此同時，更要重視檔案管理人員的職業道德建設，增強管理人員的責任感和事業心，真正樹立起現代化檔案管理工作人員全新的職業形象。另外，檔案管理隊伍的穩定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應設立恰當的考核制度和獎勵機制，充分調動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進檔案各管理工作與學校各項工作協調發展，更好的為學生就業提供便利條件。

（三）建立完善的規范檔案管理制度

科學、嚴謹、完善的學籍檔案管理制度，是協調、有序、順利開展學籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應對檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責等各項工作活動，制定出一套嚴謹的、完整的規章制度，使學籍檔案管理工作做到有據可依、有章可循。與此同時，主管部門應對現有的各部門各自為政的工作狀態進行切實的改變，促進各部門團結協作的工作態度；各級領導要做到把執行管理制度作為加強檔案管理部門制度建設的工作重點來抓，讓學籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實。

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關鍵詞：學籍管理；學籍檔案；規范化

學籍管理與檔案管理都是學校最基礎的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規范化為學校教學的有序開展和學校的持續發展提供了有力保障。

一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀

態反映著學生學習的過程與結果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網”（以下簡稱“學信網”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態反映著學生學習的過程與結果。

（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉學、留級、轉專業等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經濟困難而放棄了學業；還有的學生退學的原因是無法在規定的年限內完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態。

（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現。學生的各種獎勵，如三好學生、優秀學生干部、優秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優異、或反映出學生具有較強的組織協調能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規、或反映學生成績低劣。

（三）畢、結業結論，反映了最終的學習結果。在規定的年限內，修完規定的學分或規定的課程全部及格，將獲得畢業證書，相反，則只能結業離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業證書與學位證書則是對學生學習結果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結果。

二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據

學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業，甚至包括升學考試每門課程的分數。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關系、求學經歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉專業、轉學、退學等），可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現的優劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。

三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進

學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規范化也有助于倒逼學籍管理的規范化。

（一）學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善

學籍管理的規范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業的時候，成績表、畢業生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。

（二）檔案管理的規范化有助于倒逼學籍管理的規范化

檔案管理的規范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關學生學籍的操作必須按照規范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或學校規定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規范化。總之，學籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎工作。沒有規矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規范的學籍管理、規范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續發展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學教務處館員

參考文獻：

[1]成小芬.近二十年高校學籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學院學報,2014,(2).

[2].解穎嫻.高校學籍檔案管理存在問題與解決對策[J].宿州教育學院學報,2008,(1).

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一、制定完善檔案管理工作制度。

為了使學校學籍檔案管理工作有章可循，在《檔案法》的基礎上，學校應當對傳統的管理制度進行相應的完善，以明文對檔案工作進行規范，以適應現代化的學籍檔案管理工作。還有對檔案的使用、保管、銷毀等工作進行相應的規定，從而使學校教務檔案管理工作制度化，規范化。這樣在明確的規章指導下，就能提高教務檔案管理的水平。

二、樹立良好的學籍檔案管理的觀念

更新觀念，確立適合學籍工作發展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學籍工作管理活動，及時發現了解學籍工作的發展動態，找準管理的切入點，積極地、有針對性地研究開發檔案信息資源，改進服務方式和手段，尋找適合的管理模式，以實現檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發揮檔案的作用，為教育事業的發展當好參謀助手。

三、建立學籍檔案分類的合理化

檔案建設的分類應遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學生報到、學校復查，復查合格后注冊、發放學生證的檔案；二是學生成績檔案，包括學生正常成績的記載及補考成績的記載等；三是學生學籍變更的檔案，包括學生的休學、退學、轉學、復學事宜的處理及相關檔案；四是畢業證書發放的檔案。檔案管理人員應根據《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標準, 結合學校和部門實際進行分類,并嚴格按類立卷,以便查找。

四、建立學籍檔案管理的信息化

電子計算機是檔案管理人員辦公自動化的核心設備，它可以使學籍檔案管理由傳統的手工操作，向運用先進的現代電子技術進行檔案現代化管理轉變。運用計算機技術對檔案的自動化管理主要包括以下幾個方面：計算機自動管理文件的收發工作、計算機自動整理編目、計算機自動統計、計算機自動檢索、計算機完成檔案的日常管理工作、計算機與通訊技術相結合，建立網絡化的檔案自動化管理系統，進行遠距離的檔案檢索，等等。如學生成績、學籍檔案管理, 管理人員可以使用軟件設計人員設計的應用軟件――“學生學籍管理通用程序”對學生成績、學籍檔案等教務資料實施有效的管理。

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關鍵詞：學籍管理 網絡化 問題與對策

高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平成為了當今研究熱點。

一、學籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學籍檔案管理中存在一些問題，如一些學生和教師對學籍管理缺乏正確的理解，學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象；教師視學籍管理為教學管理部門的事，與己無關，且有些教學管理人員的責任心、事業心不強，對有關學籍管理的規章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。有些學生在臨近畢業才發現自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學生違紀現象不聞不問或隱瞞實情，對嚴重違紀問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學生管理等規章制度形同虛設，影響正常的教學秩序。

很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現代化發展的需要。

二、提高學籍管理現代化對策

規范管理，樹立“以服務為主”的觀念。建立健全規范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。

利用信息技術，建立網絡化的學籍管理。現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

積極探索、推行學分制。學分制是高等教育大眾化形勢下改革學籍管理制度的必然選擇，它允許學生根據個人情況對所學知識和學習進程上的自主選擇，是一種全新的教學管理制度和人才培養模式。學籍管理應當以適應學生個體的差異化、多樣化為原則，根據學校實際情況，積極探索推行學分制。學分制應依據“拓寬基礎、淡化專業、加強素質教育和注重創新能力培養”的原則，制定切實可行的人才培養計劃。學生只要修滿了學校規定的各項學分，就可以提前畢業。學分制的實行能極大調動學生的學習熱情，減少學生壓力，改善考風考紀，有利于學生根據自身特點構建自己的知識體系。

加強考試管理，提高人才培養質量。課程考核是學籍管理中的重要內容，它可以檢驗教師的教學成果，還可以檢驗學生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學生能否按照教學計劃學習的客觀依據，也是對學生進行學籍處理的重要依據。加強考試管理，制定考試工作職責及處理辦法，對考試各個環節作嚴格規定，還應建立校、院兩級巡考制度，為嚴肅考風、考紀提供保證。

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

參考文獻：

[1]李玲.淺談學籍管理信息化的現狀[J].南昌教育學院學報，2010.

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一、當前基層電大學籍檔案管理中存在的突出問題

（一）學籍檔案材料收集不及時、不完整。一是招生材料收集不及時、不完整。由于擴招、補錄等原因延長了招生期，導致招生材料難以及時、完整收集。二是學生成長記錄材料收集不及時、不完整。學生在學期間的評優評先獎勵材料及其作弊、違紀、處分材料和社會實踐文書表格等反映學生成長過程的材料形成于不同時間，涉及多個部門，難以及時、完整收集。三是學籍異動材料收集不及時、不完整。當前學生休學、復學、退學、轉學等學籍異動呈現增多態勢，其學籍材料形成時間較長，難以及時、完整收集。

（二）學籍檔案收集內容不統一。目前我國高校學籍檔案的內容缺乏相對統一的標準，各個學校要求收集的學籍檔案內容要求各不相同。從電大系統學籍檔案歸檔材料的內容看，歸檔材料雜亂無序，內容少且質量差，該歸檔的材料沒有收集，該寫明的內容空白，該重點反映的信息缺失，收集的檔案材料內容不全，質量不高，格式不規范，呈現“四多四少”現象：一是記錄政審和社會關系方面的材料多，反映培養成長過程中技術能力、協調能力和創新能力方面的材料少；二是記錄成績格式化的材料多，反映參加學習實踐和考核的材料少；三是記錄學生優點和特長的材料多，反映學生缺點和不足的材料少；四是原始記錄不完整的檔案多，齊全規范的檔案少。

（三）歸檔整理不規范。當前學籍檔案歸檔整理距離分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、保管安全的規范要求尚有較大差距：一是時間編排和材料分類混亂，如有的按學生入學年度編，有的按學生畢業年度編，缺乏統一標準；二是組卷裝訂不規范，有時按一個班組卷，有時按幾個班一起組卷，有時又按專業、年級組卷，組卷裝訂缺乏規范性；三是卷內目錄填寫不規范，該填寫的內容完全空白或未填寫完整、或填寫不規范，有得甚至用圓珠筆、鉛筆書寫，字跡龍飛鳳舞，內容難以辨別；四是缺乏專用的檔案保存庫房，沒有專用的保管框架，沒有良好的衛生環境，缺乏防火、防潮、防塵、防蛀、防污染的安全防護措施，存在嚴重的安全隱患。

二、存在上述問題的原因分析

（一）檔案意識薄弱，對學籍檔案的重要性認識不足。當前電大領導和學籍檔案管理人員檔案意識薄弱，對學籍檔案管理重要性的認識不足，一是錯誤認為現代遠程教育條件下學籍檔案的作用不大，錯誤認為現在是以文憑取人，以能力用人，只要工作崗位有用人需要，有文憑為證、有能力展現即可，有沒有學籍檔案無所謂；二是錯誤認為電大學籍檔案簡單，容易整理，檔案材料無非是填幾張表格、蓋幾個公章、找幾個人簽字，學籍檔案有沒有收集整理關系不大，真有需要學籍檔案，到時候臨時補辦還來得及；三是電大系統普遍存在重學校人事檔案、輕學籍檔案，重教師檔案、輕學生檔案，重學生考試成績記錄、輕實踐能力材料收集的現象，導致學籍檔案材料收集不完整。

（二）學籍檔案管理人員配備不全，專業素質不高。目前學籍檔案管理人員配備不全，缺乏專職的學籍檔案管理人員，檔案管理人員身兼數職，難以滿足日益重要的學籍檔案管理需求。另一方面，現有學籍檔案管理人員專業知識不足，絕大多數學籍檔案管理人員之前缺乏檔案管理工作經驗，有的甚至沒有從事過跟檔案管理有關的工作，也沒有參加過有關檔案管理工作的業務培訓，專業素質與檔案管理工作的實際要求存在較大差距，客觀上缺乏規范做好檔案管理工作的能力和時間。

（三）學籍檔案管理制度不規范，信息化程度不高。目前基層電大學籍管理工作缺乏系統有效的管理規章制度，學籍管理人員應具備何種業務能力要求、管理職責是什么、學籍檔案材料的立卷、材料收集、歸檔整理、使用管理、保管存放等工作如何開展，有何監督制約機制，均缺乏明確的、可操作的管理規范。另一方面，在提倡建設數字化校園的今天，紙質檔案尚未全部掃描或翻拍成照片格式上傳至相關的信息系統，學籍管理信息化程度總體上處于低水平狀態。

三、規范學籍檔案管理的對策思考

（一）提高檔案意識，加強隊伍建設。思想是行動的先導，提高檔案意識對于規范學籍檔案管理工作至關重要。要加強學籍檔案管理工作的組織領導，將其納入學校教務整體發展規劃，堅持“統一領導、分級管理”的原則，科學劃分層級管理。同時要加強學籍檔案管理人員的隊伍建設，將計算機操作能力強、協作精神好、吃苦耐勞、具有檔案和管理專業知識的人員調整充實到學籍檔案管理崗位，優化檔案管理人員配置，建立一支知識結構合理并相對穩定的專業化隊伍。

（二）建立健全規章制度，推動檔案管理工作制度化。要根據《檔案法》、國家教育部和中央電大的有關精神和文件，結合工作實際，建立和完善學籍檔案管理規章制度，包括學籍檔案管理實施辦法、學籍管理人員崗位責任制、學籍檔案室管理規定和學籍檔案材料收集、整理、歸檔工作規范等學籍檔案管理制度，使學籍管理工作有章可循、有據可依，努力做到學籍注冊規范化、成績管理檔案規范化、畢業辦證手續規范化和學籍檔案資料的收集、整理、歸檔規范化。

（三）加強學籍檔案管理信息化建設，堅持紙質學籍檔案與電子學籍檔案共存管理。設計、開發和優化學籍檔案管理系統，建立學籍檔案數據庫，利用計算機數據準確、方便快捷的優勢，對學生的錄取名冊、學籍表、成績表、學籍變更等情況進行及時記錄更正，確保學籍檔案的齊全、完整和真實有效，并實現學籍檔案信息資源共享。同時，鑒于紙質學籍檔案和電子學籍檔案各有其優、缺點，應堅持紙質學籍檔案與電子學籍檔案共存管理。紙質學籍檔案便于長期永久保存，具有法律憑證作用，但查找、利用較為不便；電子學籍檔案便于檢索和利用，但法律憑證作用存在爭議，永久保存的難題有待解決。因此，在加強電子學籍檔案管理的同時，也要重視收集具有法律效力及原始憑證性質的紙質學籍檔案，并通過高速掃描、數碼成像、大容量存儲和數據庫等技術，將紙質檔案的內容完整儲存在學籍檔案管理信息系統中。

篇(7)

關鍵詞：高職院校 學籍檔案 管理對策

高職院校學籍檔案是在教學、實踐以及管理等活動中，由教師與學生的相互作用形成的，其記錄了學生自入校起一直到畢業離校時，主要在德智體美等方面的表現。例如學生的學習成績、品行、獎懲情況、活動與操作能力、興趣愛好等內容，是對學生綜合方面的評價。高職院校學籍檔案管理具有周期性、分散性以及保密性三個特點。

一.高職院校學籍檔案管理存在的問題

（一）缺少規范、科學的管理經驗

當前，在高職院校學籍檔案管理中，管理方法太隨性，缺少科學管理方法，從而導致學生學籍檔案材料的雜亂。其主要表現為：學籍檔案的時間編排混亂，在編排中有的是按照入學年度編排、有的是按照學習專業，還有的是依照畢業年度進行編排。組卷缺少規定，未能劃分學院、系別、年級、專業等層級，再就是一些組卷在裝訂過程中缺少規范性。

（二）學籍管理缺少完善、健全的規章制度

隨著高職不斷的擴招，學生規模日益壯大，但是學生學籍檔案的管理，還是以教務處管理為主，這種管理體制不能夠有效的發揮出高職中學院或者系部的管理優勢，且由于任務重，極易出現差錯，再就是造成了辦事效率低的現狀。

1.缺少先進的管理手段

高職學生學籍管理檔案的管理手段相對落后，當前多數高職院校依然以手工為主，不僅管理效率低，而且管理人員的工作量大、任務繁重。這種缺少準確性與精確性的管理方式，不足以滿足現代化教育的需求，最終不利于教育管理效果與作用的提升。

2.管理人員素質相對不高

在高職院校學生學籍管理人員隊伍中，工作人員專業能力、管理素質不高，他們在上崗之前未經過專業培訓，在工作中只能通過工作實踐不斷摸索學習，同時還缺少主動創新性。

二.高職院校學籍檔案管理的對策

針對高職院校學籍檔案管理中存在的一系列問題，我們主要從以下幾方面給出相應的解決對策：

1.不斷更新學籍檔案管理理念

為適應今天快速發展的高職院校，應不斷加強和完善學籍檔案管理理念，倡導工作人員積極主動的開展管理工作，提供優質服務，從科學化、信息化著手，讓學生認識到學籍檔案管理的重要性。

完善學籍檔案管理制度

學籍檔案管理是一項繁重的工程，因此，只有健全的學籍檔案管理制度，才能不斷適應發展規模日益壯大的高職院校，并有效的監督學生學籍檔案的管理，使學生學習情況、教學質量更加規范化，有效的提高教學管理效率和教學水平。

2.在高職院校學生學籍檔案管理中加強現代化手段的運用。

為提高學籍檔案管理的效率，最為重要的就是對計算機、校園網等現代化手段的應用，通過這些舉措實現信息資源的共享，有效的提高管理效率，加強教學單位之間的信息的交流互動。在學籍檔案管理中，對現代化科技手段的運用，將顯著的促進和提高高職院校教學改革與發展。

3.加強工作人員綜合素質的培養和提升

學籍檔案管理質量的提高，關鍵還是提高管理質量，因而學籍管理工作人員須不斷學習，提升自身的綜合素質。在學籍檔案管理中，工作人員除了掌握豐富的科學文化知識、教育理論知識等，而且還要具備超強的決策能力、組織能力、溝通能力、創新能力，而工作人員綜合能力的提高，需要在日常工作中不斷總結和學習。

三.結論