序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇畢業檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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1系統架構與技術分析

1.1系統架構

系統是基于Web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。

1.2技術分析

本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用B/S體系結構。

在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受WEB服務器傳遞的WEB頁面數據;WEB服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給WEB服務器,WEB服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,B/S結構的系統開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務器交換數據,數據安全性比較高。

2系統需求分析

針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。

3系統功能設計

由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。

系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。

(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護——按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。

(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。

4數據庫設計及系統實現

4.1數據庫設計

根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執——由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。

由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。

4.2系統實現

本系統基于平臺開發,用2005作為開發環境,界面設計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務器,數據存儲采用Access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。

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關鍵詞　高職院校　畢業生　檔案管理

中圖分類號：G715 文獻標識碼：A1 我校高職畢業生檔案的管屬部門及內含

高職畢業生的檔案管理有的學校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學生工作管理系統，由學生處統一管理；而有些院校放在各個學院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負責、輔導員監管，畢業生提取檔案需要攜帶畢業證、身份證、報到證等相關證件到系里領取。在特殊情況下，畢業生檔案暫時不能轉走，比如：處分未撤銷緩發畢業證者；欠學費者；處分未撤銷緩發畢業證者，成績不合格者。監管學生檔案的輔導員老師在學生領取檔案時告知學生應該注意的事項有：第一，學生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學生個人不得自行拆封，應由就業單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業生檔案是指已經完成教育部、學校、各專業人才培養方案中所有需要完成的項目學生個人的干部身份檔案。我校高職畢業生檔案里面的內容有：高中學籍表；高考電子檔案；學生黨團關系；每個學期學生綜合素質考核表；各種評優登記表；實習成績考核表；畢業論文答辯開題報告；畢業論文答辯成績單；畢業生登記表；綜合成績單；學生誠信檔案；全國普通高校專科畢業生就業通知書等材料。

2 高職院校畢業生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強，管理不規范

高職院校檔案管理和建設主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循下發的《干部人事檔案材料收集規定》，并沒有形成自己的檔案細則和規定。在執行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現象，檔案不能避免有丟失情況，等發現后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導致人事檔案缺乏嚴肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現象逐年增多

口袋檔案是指畢業生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現象的產生一方面是因為畢業生急于就業，并沒有簽訂正式的勞動協議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業生畢業以后長期將檔案放在學校，好像“永遠”沒有檔案一樣，增加了學校檔案管理者的工作復雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設備不先進

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導員和學生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數高職院校仍以傳統的手工操作為主，整檔材料繁瑣復雜，加上每個學期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發案宗的內在信息，計算機現代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現象存在

有的畢業生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現，比如：教師評語、思想品德、畢業答辯成績等，在沒有聽清輔導員老師或者檔案管理員的要求和強調時，就已經將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現和成績不算優秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學在學期間表現不是太優秀，個別學生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉交和查詢管理不規范

高職院校還沒有形成統一的標準，造成發放檔案的過程隨意性很大，很不規范。有些學生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達，有些學生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統一造成檔案發放的混亂，有時會出現“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業生檔案管理工作完善措施

（1）加強領導，保證畢業生的檔案質量。學校應該統一各個部門各個學院系部意見，綜合討論人才培養方案，制定全校統一的載入學生檔案材料的全部內容，做好對外宣傳等工作。另外，各學院、系部、各專業、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業宣傳出去。規定學校專門派一名領導直接掛帥管理，各學院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強化學生的檔案意識。從教育入手，使學生重視個人檔案。使學生從入學教育就懂得檔案的重要性，跟學生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業生應樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認識，加強檔案管理者的素質提升。從樹立責任心和端正工作態度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學校應經常組織檔案管理校內外的培訓交流，全面提高檔案管理者的素質，從技術手段上提高管理檔案的科學性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學年進行學校檔案管理評比活動，及時表揚先進，對表現不足的環節提出建議，進行修改。每學期定期進行補充材料，歸檔材料入檔，畢業學期進行全面大檢查，進行查漏補缺等工作，保證畢業生檔案質量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進行科學管理。在現階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們如果認識到紙質檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務意識。

總之，高職院校畢業生檔案管理的好壞，直接影響到學校的聲譽和學生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領，做好管理的科學化、規范化，為學校服務，為畢業生和用人單位服務。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業抗挫力培養研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學生就業抗挫力培養路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻

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[3]　李瑛.高校畢業生檔案管理工作中存在的問題與建議[J].實踐與探索,2010(7):255.

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【關鍵詞】高校畢業生人事檔案管理對策與思考

隨著我國市場經濟的發展,我國教育體制和用人制度進行了相應的改革,國家培養人才的方式方法發生了很大變化,大中專畢業生的就業制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養,統一分配的傳統做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優錄用的高校畢業生就業工作新機制。隨之而來的是高校畢業生的人事檔案管理的管理機構、檔案內容、轉遞渠道、管理方法、開發利用、重視程度等各方面出現了很多與市場經濟發展不協調的現象,出現了隨意涂改檔案內容、檔案自我管理、由于企業破產造成檔案丟失、企業員工不能辦理退休、因為檔案內容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉移等諸多問題,大大制約了高校畢業生的就業與合理流動。近期,就進入我市就業的高校畢業生采取了座談交流會、書面統計和實地調查形式,對高校畢業生人事檔案管理的情況進行了深入調研。

1我市高校畢業生檔案管理工作現狀

高等學校畢業生檔案是畢業生政治表現、學習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業生,挑選人才,合理使用人才的重要依據。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業生的人事檔案管理工作,東營市畢業生就業辦公室和東營市人才服務中心是專門負責我市生源畢業生和來我市就業的大中專畢業生就業服務的專門機構。主要服務范圍是學生報道、檔案轉遞、就業協議簽訂、就業培訓、創業扶持、三支一扶考試、職業介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業生就業的管理與服務工作。2009年,我市接收高校畢業生共計有12108人,登記就業10590人,未就業1518人,就業率達到87.5%。

2存在的主要問題

(1)管理機構不統一

我市現管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構:一是考取了機關事業單位的高校畢業生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業或到非公企業就業的高校畢業生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務中心和職業介紹中心管理;三是師范類高校畢業生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權限的國家企業或國有控服企業,例如:國有四大銀行、商業銀行、保險機構、電力部門等。五是由于學校和學生個人的原因,還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業人力資源部。

(2)轉遞渠道不規范

現在高校畢業生的檔案大部分由學校直接寄往學生畢業前所簽約單位所在城市的高校畢業生就業機構,然后再由畢業生就業機構根據高校畢業生畢業生所簽約單位所在市縣區將其人事檔案轉遞至所在市縣區人才服務機構。有的高校為了就業率,直接將學生檔案寄往學生所簽約用工單位。過了幾個月這個學生要求到其它企業工作時,企業把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學生畢業前將檔案讓學生自帶回家。有一部分學生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學校。

(3)檔案內容更新不及時、內容簡單、檔案內容與檔案相對人不統一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發現同是研究生畢業的學生,有的有畢業設計書(論文)和學位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業生的人事檔案材料。還有的內容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學校畢業生的檔案內容,很不完善。轉入人才服務機構的學生檔案,后續檔案材料不全面,無法依據檔案材料為其出具社會化證明材料。

(4)學生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學生畢業十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務項目,結果耽誤了自己的職業發展。

3對策建議

(1)統一管理機構,從制度上避免高校畢業生檔案多頭管理的現狀。大部分高校畢業生畢業后分布在在非公有制企業,屬流動人員范疇。人發【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確:流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。此《規定》的頒布明確了高校畢業生檔案的管理機構就是各地人才服務機構,其他任何機構不得擅自管理高校畢業生人事檔案,這為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務機構的檔案管理職能,加強人才流動服務機構與畢業生就業部門的工作銜接,切實維護高校畢業生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才的合理流動。

(2)統一轉遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業生檔案管理混亂的局面。現在高校畢業生就業或未就業都必須在高校畢業生就業信息網上注冊個人信息后,才能夠離開學校。所以各級各類學校、各級畢業生就業管理部門要充分利用高校畢業生就業信息網,在學生網上注冊時,提前告知學生將其人事檔案轉遞到工作單位所在地人才服務機構或戶籍所在地人才服務機構,其他任何機構不得接收學生檔案。然后各級人才服務中心再根據實際情況再細分到縣區人才服務機構。這樣就不會出現學生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學生畢業后,用到人事檔案時,會自覺到當地人才服務機構來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發揮人事檔案的價值。

(3)提高檔案意識,拓寬服務內容,發揮檔案價值。高校畢業生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業生人事檔案,歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業生綜合素質的最重要依據。所以各級各類學校要重視學生在校期間的表現,本著對社會負責、對學生負責的態度,及時準確的將學生本人的各類檔案材料歸檔。為學生走向社會做好做一些必要的準備。比如學生在校期間的榮譽、參加社會活動的證明、畢業論文設計等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務機構也應該適應新形勢發展,就需要對人事檔案的內容進行調整,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。創建能力檔案,重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。

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引言

檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業創造更多利潤和財富，是企業持續發展的源動力，畢業生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業生人數越來越多，畢業生檔案數量和信息量越來越大，高校畢業生檔案管理、轉遞工作面臨挑戰。當前我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作現狀并不理想，各方面都有待完善。

一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義

高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據。可見做好高校畢業生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。

二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題

（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視

高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。

（二）不規范

雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。

三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路

（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作

想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質

檔案管理人員是畢業生檔案管理、轉遞工作開展的核心力量和前提基礎。如果管理人員自身不具備過硬的專業知識，便很難保證工作的順利開展。提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，必須要從工作人員抓起，工作人員素質直接決定管理效果和管理有效性。所以必須要先提高工作人員自身素質，通過多種學習方式，使其熟練掌握畢業生檔案管理技能和知識，保障畢業生檔案管理、轉遞工作的有效落實。

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近些年來，隨著高校擴招力度的逐步加大，畢業生人數日趨增多，其檔案數量也在迅速膨脹，傳統落后的檔案管理方式已難以適應高校管理與發展需求，極大地制約了畢業生檔案管理效率的提升。隨著網絡信息技術快速普及，借助于ASP技術的應用，構建畢業生檔案管理信息系統，不僅極大地提高了管理效率，便于畢業學生隨時關注檔案去向，還推動了高等院校畢業生檔案管理工作迅速邁入新臺階。

1 ASP 技術

ASP是微軟公司所開發的類似于HTML、Script、CGI三者的結合體。較HTML而言，ASP程序編寫更靈活方便，是在Web服務器端運行之后，將結果通過HTML的方式傳至客戶端瀏覽器中，因而較其他腳本語言要便捷、更可靠。通常而言，ASP技術的開發工具很多，有助于迅速開發系統。此外，較CGI而言，ASP包含HTML標簽，可對數據庫進行直接存取。ASP是一項十分實用的技術，屬于發展較為成熟的開發技術。核心技術支持組件、對象技術，采用ASP組件及對象技術，用戶可直接采用ActiveX 控件，就對象方法、屬性等進行直接調用，繼而實現各種功能。

2 系統需求分析

畢業生檔案管理信息系統主要針對的是畢業生信息加以管理和分析，以便為管理人員提供必要的支持。系統特征如下。

1）要求系統界面直觀而優化，便于操作和使用，能夠最大限度地減少用戶數據輸入，富有親和力，使畫面輸入盡量接近實際情況，保持界面的一致性，使用戶始終采用相同的方式進行操作，并能夠結合用戶的需求，把握好任務的進展；界面必須具有容錯功能，以免由于操作失誤致使數據錯誤錄入。

2）具有復雜的信息結構。畢業生管理均以信息工作作為主要內容，而畢業生檔案信息較繁雜，因而導致信息結構復雜。

3）面向對象的多層次化。畢業生檔案管理信息系統，主要服務對象即畢業生管理人員，但實際開展畢業生管理的人員具有多層次性，從校長、學生工作處到各院系管理人員、輔導員等，要求系統面向多層次服務

對象。

4）具有安全災難恢復功能。系統應利用授予權限，對程序使用加以控制，保障用戶正常操作，利用備份、恢復等方式，確保數據的安全性。還必須加強日志管理及病毒防范等。

3 系統框架的構建

畢業生檔案管理信息系統采用的是B/S結構模式實現的，見圖1所示。

首層，即客戶瀏覽器，屬于連接用戶與系統的接口。用戶利用諸如IE等通用瀏覽器進入系統；第二層屬于Web服務器，用以啟動進程，對用戶端請求加以響應；第三層是數據庫，利用ASP技術，對數據庫內所動態產生的HTML代碼加以調用，并將處理結果嵌入系統，傳送至用戶端瀏覽器中。

B/S模式將三層結構分別劃分為三個獨立單元，即顯示層、邏輯層、數據層。其中，顯示層同用戶開展交互，將用戶請求利用中間層組件，傳遞至邏輯層，邏輯層組件借助于SQL等方式，向數據層發出數據或資源請求。由數據層將數據傳至邏輯層，再由邏輯層傳至表示層。各層均有相應的功能，各層均可獨立加以修改，也不會對其他層造成影響。各軟件在B/S結構的基礎上進行開發設計，利用邏輯層，實現界面與數據訪問之間的相互獨立。顯示層、邏輯層、數據層分別在客戶端瀏覽器、Web服務器及數據庫服務器上進行運行。

4 功能模塊的開發與設計

在需求分析基礎上，結合系統設計目標，最大限度地提高畢業生檔案管理信息化水平，以便其對自身檔案情況進行查詢，或同檔案管理人員展開交流。具體而言，畢業生檔案管理信息系統包括如下模塊。

1）權限管理模塊。系統借助于ASP技術，于Internet網絡上進行運行，因此，要求系統具有良好的安全性。系統開發過程中對數據的安全性出發，構建了該模塊，由管理人員負責對其他用戶授權與操作加以科學管理。

2）信息查詢模塊。基于網絡基礎，對畢業生信息，如就業協議書編號、學號、姓名、籍貫、畢業時間等信息進行查詢，以便用戶及時掌握檔案情況，例如，檔案是否仍為學校保管、檔案寄送單位等情況以及畢業生檔案保管期限、郵寄途徑及時間、相關資料借還，等等。

3）檔案咨詢與留言模塊。該模塊實現了檔案的科學化管理，以便畢業生及時針對檔案政策進行咨詢和留言，例如，如何進行檔案托管或辦理傳遞手續等。

4）檔案信息錄入模塊。由管理者將畢業生檔案信息及數據錄入該模塊，錄入過程中，在Web頁面可結合情況將檔案信息加以輸入，使用戶于客戶端對信息進行查詢。

5）檔案查詢模塊。該模塊便于管理人員對檔案信息加以管理，也為畢業生開展檔案信息查詢，明確管理情況提供了支持。

6）檔案信息修改模塊。該模塊為管理者及時更新、檔案管理信息提供了支持。

7）咨詢管理模塊。用于管理者同畢業生展開信息交流，實現有問必答，及時對常見問題及意見加以反饋，以便提高檔案管理水平。

8）信息備份模塊。定期對檔案管理信息進行備份，要求管理者必須定期將數據刻錄于光盤，實現異地備份。

5數據庫設計

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一、高校畢業生檔案轉遞的重要性

人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學生檔案是真實記錄了大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數量眾多的高校畢業生檔案， 按照國家相關人事管理制度進行規范化轉遞，將高校畢業生檔案及時準確轉遞到相關接收單位，以免影響畢業生就業升學報到時間，更好的保障高校畢業生合法權益。因此，做好高校畢業生檔案轉遞和查詢工作，是我國人才強國戰略的物質基礎和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業生檔案轉遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對畢業生檔案轉遞工作不夠重視

目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學生的教學管理上，而對于大學生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業生檔案轉遞工作更加不重視。與此同時，高校學生檔案管理工作人員本身對畢業生檔案轉遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔工作，認為只要在學生畢業之后將其檔案轉遞出去就和自己沒有任何關系了。

（二）高校畢業生檔案管理工作無序而發生各種錯誤

在高校畢業生檔案轉遞工作中，大部分學校都會嚴格按照國家相關規定進行學生檔案轉遞。由于許多高校基層單位并沒有專人負責學生檔案管理工作，一般都是由輔導員和部分學生負責畢業生檔案轉遞工作，再加上畢業生數量眾多且時間倉促，從而使得許多學生的檔案材料出現不齊、錯放、錯寄的現象。同時，許多學校違反相關管理規定，讓畢業生私自查看和自帶檔案材料，進而影響了檔案材料的保密性、嚴肅性和真實性。最后，由于許多畢業生提供給學校的檔案轉遞單位和地址不蜃既罰使得畢業生檔案投遞工作難以正常開展，容易發生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規范而帶來不便

由于高校畢業生檔案轉遞工作都是集中在一個時間段轉寄給畢業生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應的專業檔案技能，從而降低了畢業生檔案管理工作的規范化程度，進而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。

（四）高校畢業生檔案轉遞與查詢管理手段相對落后

目前，許多高校在進行畢業生檔案轉遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業時間較久的同學回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業生人事檔案資料的開發利用。應該說，計算機等先進技術在畢業生檔案轉遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發揮。

三、新形勢下完善高校畢業生檔案轉遞工作的優化策略

（一）不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業生正確認識到檔案的重要性，學校應該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業委，學校應該通過講座、班會、印發手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業生進行強化宣傳，幫助畢業生正確認識檔案對于自身以后發展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細材料、畢業生檔案的保管和轉遞等檔案常識，從而使畢業生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學校開展畢業生檔案轉遞工作。與此同時，政府主管部門也應重視普及全民檔案意識，對畢業生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業生檔案轉遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業生檔案法律法規建設

近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關的部門陸續制定了《高等學校檔案管理法》等法律法規。但是，目前對于高校畢業生檔案轉遞問題并沒有相應的法律法規加以管理和規范，使得各個相關部門仍然按照自己的習慣做法開展畢業生檔案轉遞工作。為此，相關部門應在《高等學校檔案管理法》的指導下，從實際情況出發，盡快出臺專門的法律法規，或者對現行法律法規進行合理的修訂，以確保高校畢業生檔案轉遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業生檔案管理規章制度

針對當前我國高校畢業生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應從學生檔案的特點出發，進一步和各地市人事部門和人才交流中心進行合作，對已經出現的問題進行查找，并提出相對應的解決策略，逐步建立和完善高校畢業生檔案管理規章制度。進一步明確高校檔案管理人員的工作職責，從而保證高校畢業生檔案轉遞工作做到有據可依、有規可循，確保每一個畢業生檔案的完整性及投遞的準確性。

（四）對檔案管理人員開展專業檔案業務培訓

作為高校畢業生檔案轉遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業務能力對于做好畢業生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負責高校畢業生檔案轉遞工作主要由學校檔案工作人員以及學生輔導員來負責完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負責完成，由于大量的非專業檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業檔案業務培訓，在加強他們的責任心的同時提高其檔案管理業務能力。

（五）加強高校和人事機構間交流與溝通

因為高校畢業生檔案最終會轉遞給社會人事機構進行人事管理，因此應該在不改變畢業生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機構之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業生檔案料、管理方法、轉遞形式以及交接流程等方面進一步達成共識，從而使得高校畢業生檔案交接工作方便及時，進而有力保障轉遞工作的順利開展。

（六）建立畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學校公共服務體系重要組成部分的學生檔案服務管理部門，必須緊跟時展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設進程，建立高校畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統，從而實現檔案管理的電子化數據對接轉換，提高畢業生檔案轉遞工作的準確性和及時性。在學校檔案管理部門或者學校就業網站設置畢業生檔案轉遞信息管理查詢窗口，每一個畢業生可以在任何時間和地點隨時登陸網站進行實時查詢，從而極大地方便畢業生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業生檔案轉遞查詢反饋機制

首先，高校應及時催促畢業生檔案接收單位在收到學生檔案材料之后及時將檔案接收回執寄回學校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執應進行及時進行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執的用人單位應想辦法督促其盡快辦理。同時，學校還應對于那些被退回的畢業生檔案進行及時歸檔，并錄入到畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統，以方便畢業生進行網絡查詢。其次，畢業生檔案接收單位如果出現“人檔不符”等問題時應及時和高校檔案管理部門取得聯系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業生到就業單位報到之后，應主動查詢自己的檔案是否已經順利寄到，如果在畢業三個月之后仍然沒有寄到的話就應及時和學校進行聯系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規范高校畢業生檔案傳遞工作是保障畢業生合法權益的大事，同時也直接影響著畢業生人事檔案積極作用的充分發揮。新形勢下高校畢業生檔案相關管理部門應不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業生檔案法律法規建設、逐步完善高校畢業生檔案管理規章制度、對檔案管理人員開展專業檔案業務培訓、加強高校和人事機構間交流與溝通、建立畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統和畢業生檔案轉遞查詢反饋機制，切實把高校畢業生檔案轉遞及查詢服務工作做好。

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隨著信息化技術的發展和使用，高校的政務管理和學籍管理也逐步信息化，給高校日常管理帶來越來越多的便利，提高工作效率。然而，大學生檔案管理卻還延用著傳統紙質檔案的管理模式，檔案管理員工作理念還停留在檔案“看管”的層面，不能發揮其為就業服務的功能。目前，我國的高等教育已經進入了大眾化階段，大學生的就業壓力越來越大，已成為社會關注的焦點。依托信息化技術，建立大學生電子檔案信息系統，為大學生與用人單位提供交流平臺，發揮大學生檔案為就業服務功能具有深遠的意義。

一、傳統檔案管理在就業服務中的現狀分析1.管理模式落后，制約其就業服務功能經過企業走訪調查發現，除了國家政府機關、大型國有企業比較重視應屆畢業生入職前的檔案查閱外，眾多的民營企業和私營企業很少在招聘時進行案查閱。檔案查閱更多是放在入職后或是轉正時，檔案利用滯后情況嚴重，不能真正發揮其為就業服務的功能。究其原因，主要與我國學生檔案管理模式有關。其一，高校學生檔案管理模式及觀念比較陳舊，檔案管理員對檔案管理只停留在“看管”的層面，很少對企業開放學生在校檔案查閱服務。如果企業想查閱學生檔案，則必須向各高校就業指導部門、系部、檔案室等相關部門提交申請，涉及部門多，手續繁瑣；其二，根據我國人事檔案管理規定，除國家機關、國有事業單位（或其上級單位），大中型國有企業單位有人事檔案管理權外，一般私營企業、外資企業和合資企業是不具備人事檔案管理權。因此，很多企業在招聘和錄用大學生時，都很難有機會看到大學生個人在校期間的檔案。檔案功能只是停留在資料的收集，不能發揮其在就業服務的功能。2.檔案內容陳舊，可利用率低目前，高校學生檔案絕大部分還是延用傳統的管理方式，檔案內容陳舊，與社會需求脫節，可利用率低。首先，檔案資料單一，內容陳舊。高校學生檔案主要包括高校招生錄取材料、黨（團）材料、獎懲材料、學籍表、成績單和體檢資料等；其次，檔案管理與就業市場需求脫節。高校檔案管理人員大多不參與學生就業指導工作，他們認為自己的工作就是管理好檔案就可以了，不會主動去了解就業市場，影響其對大學生檔案在就業中的作用認識；再次，傳統的紙質檔案容納信息有限，統一化、標準化的檔案內容又使得檔案管理流于形式，空洞無物，不能真實反映學生個性特征和個人能力。然而，用人單位除了了解畢業生的學業成績和專業能力外，更想深入了解他們在校期間的綜合表現。然而這些資料在傳統紙質檔案中無法記錄，難以考察，致使用人單位無心去查閱畢業生紙質檔案，紙質檔案失去了原有的價值，降低了紙質檔案的利用率。3.評價主體單一，缺乏可信度高校大學生檔案評價延用傳統評價方式，主要是學校對學生的評價，沒有形成學校、教師和學生多種主體共同參與，交互作用的評價模式。這種評價模式由于參與主體單一，忽視了學生和教師的評價價值，容易出現評價的片面性。此外“檔案優化”現象嚴重。個別高校則為追求高就業率，促使畢業生順利就業，不惜為學生進行“檔案優化”。例如，《高校畢業生就業推薦表》“優化”。《高校畢業生就業推薦表》是畢業生在校期間最為重要的綜合評價材料，也是企業錄取畢業生時的重要參考依據。但在院系推薦意見欄中，出現了不同程度的“優化”，或是使用統一的評價模板，評價不能體現個性差異。以上的行為在高校中屢見不鮮，致使檔案信息的真實性大打折扣。這不僅影響到用人單位選拔優秀人才，而且干擾了畢業生就業市場的公平競爭。

二、大學生電子檔案在企業招聘中的作用1.提高效率，降低招聘成本電子檔案借助信息技術優勢來管理每名大學生大學期間的成長檔案，能詳細地記錄了每名學生在校期間的學習情況、獎懲情況、實踐活動情況、心理情況及誠信記錄等。企業在招聘時可以通過指定的網絡端口進入學校畢業生資源庫，可以快捷查詢畢業生們的信息材料，并結合崗位職業能力要求設置篩選條件，從中篩選出符合條件的學生進行面試。這比一個個查看畢業生紙質材料或紙質簡歷更加便捷和節省時間，提高招聘效率，降低招聘成本。2.有利于用人單位全面了解學生綜合能力面試是每個畢業生進入公司工作，獲得就業機會的必經環節。用人單位通過和畢業生面對面的面試只能獲得對學生的直觀印象，而對于學生本人大學期間的學習情況、專業競賽、社會實踐和誠信等綜合素質卻很難以一時進行考察。大學生電子檔案則系統記錄著學生在校期間的學習、生活、實踐和誠信等情況，可以更全面展示畢業生的綜合素質和整體形象，有助于企業在招聘中更為直觀而全面了解學生綜合能力，提高招聘成功率。3.為用人單位與畢業生提供信息交流平臺電子檔案系統不僅可以反映學生本人大學期間的學習情況，同時還能完整，清晰反映學生品德表現、干部經歷和社會實踐活動等綜合素質的情況，是畢業生學習成長的一個記錄，也是非本人提供，是為他證的證據。其可以作為向用人單位自我推薦最具權威性的憑據，也是用人單位挑選人才的主要依據。高校通過建立在校生電子檔案，并向合作企業開放畢業生電子檔案查閱服務，使畢業生檔案信息得以在畢業生和用人單位之間進行有效交流，有效地幫助畢業生實現就業，為用人單位與畢業生提供了信息交流的平臺。4.提高“人―職”匹配度企業招聘的主要途徑有：現場招聘會、內部選拔、網絡招聘、推薦、中介、媒體等，當中效率最高為“推薦”。它的好處在于推薦者一般比較熟悉招聘企業的具體要求和待遇情況，同時對被推薦者的職業能力和綜合能力也比較了解，所以在推薦人員時也會有的放矢。電子檔案則類似于推薦者的角色，它可以根據企業的招聘要求，通過信息處理技術，在現有的畢業生數據庫中“推薦”出與招聘條件高度匹配的畢業生供企業招聘。而經“推薦”選出來的畢業生，其個人的職業能力和求職意愿與企業需求吻合度也相對會高些，從而提高“人―職”匹配度。

三、完善大學生檔案管理，發揮其為就業服務功能1.與時俱進，實現檔案信息化管理21世紀是信息化時代，信息技術的運用給社會帶來了眾多便利，提高了工作效率。在高校的日常管理中，也逐漸運用信息技術進行管理。例如：高校的政務管理和教務管理工作均進行了不同程度信息化管理。然而，大學生的檔案管理還延用著傳統的管理方式，影響了學生檔案在就業服務中的作用發揮。為了更好地服務于畢業生就業，大學的學生檔案管理部門應當與時俱進，借簽國外檔案管理的先進技術，實現以計算機為主要管理手段的檔案信息化管理。這不但能使學生檔案管理更加規范化和有序化，極大地擴充大學生檔案的信息量，還能為用人單位提供便捷、真實、可信的畢業生信息，使其更好服務于就業工作。2.轉變觀念，擴充檔案內容要完善大學生檔案管理，體現其就業服務功能，除了進行信息化管理之外，還要擴充檔案內容，使其更加全面展現學生個人綜合素質。要首先從觀念上做轉變，傳統檔案管理只是把學生檔案看作是學生學籍資料的簡單積累，到了畢業時才把所有的資料進行收集歸檔，這樣的檔案管理方式使得檔案變成一個“靜態”的資料袋，不能反映學生的全部，更不能體現學生的個性化差異。檔案管理部門應樹立新的檔案管理理念，根據社會發展和用人單位的需求，擴充檔案內容，為用人單位招聘高校畢業生提供更為全面、權威的信息。3.創新機制，實現全程化管理畢業前的資料集中匯總和整理歸檔是傳統檔案管理的慣例操作方法，檔案管理員的職責只是簡單的檔案看管和畢業前的檔案歸檔。這種傳統的檔案管理模式不能充分調動檔案管理人員的工作積極性，影響其工作效果和為就業服務的功能發揮。為更好調動檔案管理員的工作積極性，形成就業工作全員參與的工作機制，我們要創新機制，實現檔案管理全程化。首先，建立以高考電子檔案為基礎的初期電子檔案。2001年始，各省陸續實行網上高考招生，考生檔案進入了電子化階段。考生未進入大學之前，高校老師就可以通過考生電子檔案提前了解每名學生高中期間的學習情況。這為輔導員和班主任老師進行新生管理、學生干部選拔和軍訓工作提供了便利。其次，建立大學生在校期間學習成長電子檔案。在高考電子檔案的基礎上，為每位在校大學生建立個人學習成長電子檔案，檔案包括學習成績、干部經歷、獎懲情況、實踐活動、心理健康、誠信記錄、職業規劃和師生評價等內容。詳細記錄了學生從入學至畢業期間每個階段的學習、生活、實踐和教育評價，真實反映學生的成長過程，有利于企業更加全面了解學生綜合素質。最后，建立畢業生信息反饋檔案。電子檔案的好處在于方便管理和保存，學生畢業后電子檔案還可以繼續發揮其就業服務功能。建立畢業生信息反饋檔案則是利用電子檔案方便管理和保存的特點，便于高校對畢業生就業情況進行后續跟蹤，了解市場對人才需求的要求，并根據反饋信息，在教學計劃、教學內容、教學方法和手段等各個教學環節進行調整，主動適應人才市場，培養學生綜合素質和基本技能。總之，在信息化時代，利用信息技術進行大學生檔案管理，建立大學生電子檔案，是社會經濟發展要求，也是順應用人單位的需要。它不僅提高檔案管理效率，促進大學生進行職業規劃，還為畢業生和用人單位提供招聘交流的平臺，有利于畢業生就業，有利于用人單位選拔人才，同時還有利于促進高校自身建設。