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關鍵詞：國企辦公室工作 管理 精細化 研究

中圖分類號：F276.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）4（c）-0000-00

山西省交通開發投資集團有限公司作為一個國有獨資企業，一直致力于成為一個具備較強綜合競爭力的交通投資主體，為國家基礎建設做出了應有的貢獻。精細化的辦公室工作管理成為重要的發展環節。伴隨著現代化的企業管理體制的不斷完善與發展，辦公室工作精細化管理越來越成為發展的精髓，對于企業的整體水平提升有著重要的作用。精細化管理不僅是一種現代化工作理念的體現，更是一種企業文化的生動呈現。精細化管理方式最早出現在發達國家的企業管理模式中，起初體現在社會分工上，精細化管理是現代企業管理的核心體現，更是在常規管理的前提之下，是對企業辦公室工作常規管理模式的一種創新和延伸，能夠更有效的降低管理耗用的資源，最大化的節約辦公管理成本。管理責任嚴格到人到位是精細化管理的一大體現，“精細”更加體現在對管理責任的劃分上，要求更加具體與精確，對管理者來說，更是一種責任強化的約束。國有企業辦公室精細化管理要求不同區域之間進行合理明確的分工，并且進行密切的合作，企業各個部門需要在完成各自的工作分工之后與其他部門進行協調對接，針對管理工作中存在的問題，要加以重視，對于細節要更加關注，有針對性的解決問題，不斷完善，最終實現整體目標的構建。

1 國企辦公室精細化管理的重要性

1.1 精簡工作流程

山西省交通開發投資集團有限公司的企業規模比較龐大，集團公司的辦公室作為企業的重要保障部門之一，發揮著重要的作用，因此，集團公司的辦公室工作是一個比較復雜繁瑣的體系，不僅體現在行政管理、人事管理還關系到企業的形象宣傳等，伴隨著集團公司業務面的不斷拓展，集團公司辦公室管理工作的工作量相對較大，管理環節比較復雜，與此同時，辦公室工作還會遇到一些突發狀況，因此，辦公室工作的管理難度較大。精細化管理就顯得更為重要，精細化管理不僅能將國有企業辦公室工作進行一個細致明確的劃分，把宏大的管理目標進行塊狀的分割，將不同的管理工作細化到不同的責任人，最終對辦公室工作任務進行一個整體的對接。如此的工作模式不僅可以有效的細化責任落實情況，而且能夠最大程度上簡化辦公的繁瑣程序，避免了日常工作雜亂無章的情況發生，對于工作流程進行的科學完整性更是一個有力的保障。

1.2 完善決策依據

集團公司辦公室作為一個關鍵的中樞協調部門，需要接觸多方面的信息，可以了解不同部門的經營生產情況，這一系列的信息是為集團公司領導層提供企業事務決策的重要依據，保障企業科學管理，高效經營，對于集團公司各個環節的持續運轉有著重要的意義。精細化管理要求國有企業辦公室的工作進行細致的分化，形成具體的工作任務，落實分配到每一個責任人的身上，細化明晰了崗位職責，通過辦公室人員對各自工作的責任分解，層層落實，并進行有效的信息獲取，制定出一個最佳的解決方案。針對在日常工作任務中發生的具體問題，應該及時發現，妥善解決，精細化管理可以讓企業各方面的信息進行更有效全面的匯總，因此依照這些信息所提出的決策建議更加具有科學性和客觀性，對于領導層進行企業決策工作有著重要的意義，對于明確企業發展目標，調整企業發展方向有著關鍵性的作用。

1.3 提高辦公效率

集團公司多種經營業務的拓展，在一定程度上加大了工作量，企業辦公室工作的工作細節相對繁雜，在具體實施的過程中，如果按照常規的工作方式，將會持續較長的時間，對于各部門工作的正常運轉是一個極大的阻礙。辦公室工作精細化管理可以科學的對工作事務進行劃分，不僅能夠保障工作細節的完善，還能夠提高工作的效率，最有效的避免在工作過程中出現的工作漏洞，可以在最大程度上強化辦公室工作的制度健全、流程的科學劃分、工作績效的科學量化以及工作責任的分解落實，能夠在最大限度實現工作效率的高效便捷，對于公司正常的工作運轉有著重要的意義。

2 實行辦公室工作精細化管理的具體措施

2.1 細化崗位職責

崗位職責的劃分是精細化管理內容的充分體現，精細化管理要求辦公室工作根據集團多種經營業務和各部室、子公司的工作要求進行工作類型的細化，明確不同工作崗位對于工作職責的規范要求，設置合理的工作權限，對于辦公室工作的正常運轉起著關鍵性的作用。辦公室工作精細化管理針對明晰的崗位職責有著兩方面的體現：

第一個方面體現在辦公室工作崗位權限設置上，辦公室工作的劃分需要進行細致的部署，不同的工作崗位因工作責任的不同，工作權力有著不同的設定范圍，工作劃分之后的具體工作負責人應該對自己管轄的權力進行明確的了解，對工作任務進行針對性的研究，制定科學高效的工作計劃。對于工作中出現的問題應該根據自己的權力，對管理者進行合理實際的建議，發揮具體工作模塊的專長，將工作處理的更加妥當。唯有將工作模塊進行細致劃分，實現精細化管理，專人負責，才能夠保證每個環節的工作效能，最終實現工作目標。與此同時，在進行工作責任權限劃分的過程中，需要明確企業的工作章程，不違規、不越權，高效實現工作目標，完成工作計劃。

第二個方面體現在崗位職責的具體落實上，崗位權限的劃分是要為工作的具體落實打下堅實的基礎。這樣可以保證工作內容具體劃分成不同的模塊之后，通過集團各部門之間有效的協調，最終實現目標整體性的整合。集團下設十幾個部室以及多個下屬公司，這些部室和下屬公司作為獨立的團體，又存在著工作上的聯系。精細化管理成果的有效實現需要不同的部室和下屬公司之間進行密切的協作，辦公室要作為一個協調整合的部門，對不同的部室進行各部室和下屬公司領導工作指示的傳達，將不同的工作內容分配給各室和下屬公司。同時，辦公室要作為一個監督主體，負責對各部室的工作進度情況進行落實。對各部室之間存在的協作問題要進行有效的協調，更大程度上簡化工作的程序，提高工作的效率。

2.2 建立健全工作管理制度

剛性管理制度也是現代企業管理體制中的一個重要模塊，完善的工作管理制度對于工作過程中的各個環節都是一個強硬而有效的約束。沒有規矩不成方圓，對于集團每個部室來說，制度不僅是約束，更是一種規范依據。辦公室工作管理制度的建立健全是精細化管理的一個重要表現，然而完善的工作管理制度又包括兩個方面，一方面是辦公室工作的操作程序，另一方面是公平合理的績效考核標準。

一方面，規范的辦公室工作操作程序需要立足于辦公實際情況，要針對辦公過程出現的漏洞進行補充規范，制定出一個切實可行的操作程序，并根據實際情況制定一個統一的評判標準，并加強工作制度的具體落實。制度的保障不僅是對崗位職責的又一次細化落實，更是對責任權力的深層次的強化，同時對于防止辦公人員違規違章操作有著一定程度上的約束與規范。另一方面，績效考核也是管理制度的一個重要模塊，獎罰分明在管理過程中有著明顯的作用。制定一個公平合理的考核標準不僅可以優化辦公氛圍，還能夠在很大程度上提升集團各部室職工的工作熱情和工作積極性。能夠更加有效的讓辦公室工作人員高效率完成工作任務，并且提升工作的主動性，提高工作的業績，為企業的發展貢獻自己應有的一份力量。

2.3 加強監督與培訓

辦公室工作的精細化管理落實需要不斷進行有效的監督，通過監督機制的落實，可以推動集團目標任務不斷前進。與此同時，應重視對辦公室工作人員專業素質以及綜合素養的提升，在日常工作中組織定期培訓，增加辦公室工作人員理論知識的儲備，重視實際工作能力的提升，不斷增強工作責任意識的落實。辦公室工作的繁雜性特征更加意味著辦公室人員的綜合素質需要進一步提升，應重視對辦公室人員專業能力以及綜合素質的提升，為辦公室工作精細化管理的良好發展打下堅實的基礎。

3 結語

國有企業辦公室工作精細化管理是我國國有企業制度發展完善的一個必然趨勢，對于多種經營方式并存的集團公司來說，工作精細化管理更是一個可行性工作模式，因此，我們應該正確認識到國有企業辦公室工作精細化管理的重要意義，不斷在實踐中進行摸索，為集團的改革發展提供源源不斷的動力。

參考文獻：

[1] 楊從杰.推進精細化管理提升辦公室工作效能[J].中國化工貿易 2011，3（7）103-104.

[2] 何寶印.樹立精細化管理意識推進企業和諧發展[J].政工研究動態.2010年07期.

[3] 劉新德，楊靜怡，王新云.構建市場鏈考核體系實現企業精細化刊[A].中國管理科學文獻[C].2010年02期.

[4] 李偉民.實施精細化管理提高企業質量標準化水平[A].第七次煤炭科學技術大會文集（上冊）[C].2011年.

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關鍵詞：保險公司；辦公室；工作；精細化管理

當前中國保險業正處于加快發展的重要戰略轉型期，同時也處于保險主體的迅速增加和保險市場競爭加劇的矛盾期，面對公司經營環境的多變性和決策環境復雜性以及員工思想的不確定性，辦公室的工作效能和精細化管理水平對于公司的穩健發展尤為重要，必須通過創新的思維、精細化的管理和注重細節的敬業精神來達到公司發展對辦公室工作的新要求。

一、辦公室的地位和作用

辦公室是公司的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心，具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等主要職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的工作超前性、較精準的細節掌控性以及較高超的協調能力和較深的文字功底。辦公室在公司經營管理中主要發揮如下作用：一是要做好領導的參謀和助手作用，不但要善于調研，更要善于謀劃，為領導的決策提供服務。二是要起到橋梁和紐帶作用，通過組織和協調以及督辦來確保公司各項目標和任務的順利完成。三是要協調好與各新聞媒體的關系，重點做好公司品牌和產品的宣傳策劃，放大宣傳效應，提高公司社會影響力。四是要協調好與政府等外部單位的關系，要通過經常協調聯系，溝通情況，努力建立與地方政府主管部門的融洽關系，以準確傳導好公司領導意圖，爭取得到地方政府主管部門的重視和支持。五是要做好公司的后勤和安全保障工作，確保公司各項工作有序推進。

二、精細化管理的理念和效能

精細化管理是以精細操作和注重細節管理為基本特征，通過制定和貫徹標準、提高員工素質和強化執行力，達到提高企業和部門整體效益的管理方法。企業的每位員工都是企業精細化管理的對象、載體和參與者， 也是企業精細化管理的主體和實施者， 只有員工都參與到精細化管理中去， 精細化管理工作才能高效開展和高質量完成， 才有可能落到實處并取得實效。

辦公室的工作性質特別適合和非常需要精細化管理，通過對辦公室實施服務專業化和管理精細化能夠使辦公室的各項工作規則更加系統化，使得辦公室服務的水平更加程序化、規范化、數據化，讓辦公室內部管理的各個單元能夠同時精確、高效、協同運轉。精細化管理的本質特征就是重細節，強調過程管理；重具體，強調措施落地；重質量，強調服務水準。精細化管理強調做好辦公室工作中的小事，在細節上追求精益求精，以求達到最佳效果。保險公司辦公室作為促進公司高效運轉的“推進器”和輔助領導決策的“參謀部”，在公司全局工作中有著舉足輕重的作用，強化公司辦公室的精細化管理對促進公司管理水平的提升至關重要。

三、辦公室精細化管理的建議和思考

1.全力推進責任文化

一是建設責任文化不但可以提高辦公室整體的凝聚力和向心力，還可以形成一種無形的競爭力，有利于促使辦公室員工自主提高自身綜合素質，不斷改進工作作風，努力成為崗位專家。二是倡導責任文化是提升辦公室整體管理水平的有效途徑，讓辦公室工作人員全面樹立起精細化管理的理念和精細化工作的習慣，再結合辦公室管理中的制度化和程序化，則能更為有效扎實地推進辦公室精細化管理工作的全面推進。三是作為公司企業文化建設職能部門，辦公室要研究制定提升文化力的辦法措施，要組織開展文化力提升項目，用先進的文化管理工具，梳理文化要素，明確文化定位，推動文化執行。

2.牢固樹立精細化的服務意識

（1）辦公室工作的核心是服務，辦公室要寓管理于服務中，樹立服務意識、明確服務目標、規范服務行為，把服務貫穿于工作的始終。

（2）辦公室工作千頭萬緒，要在紛繁復雜的工作中，做到游刃有余，就需要不斷加強系統性建設和專項性工作，通過系統思考、統籌兼顧、提升專業技能和精細化管理水平，實現辦公室工作的有序和高效。

（3）辦公室人員要提高三種能力，即專業力、執行力和文化力。專業力就是體現辦公的質量效率，執行力體現應急響應能力，文化力是軟實力的核心，更具可持續影響力，與硬實力如車之兩輪，鳥之兩翼，協同前進。

（4）辦公室工作要搭建“三個平臺”，即綜合管理平臺、品牌宣傳平臺和網站信息平臺。通過系統管理平臺建設，不斷提高綜合服務保障能力，大力提升公司品牌和產品的宣傳實力，使得公司品牌價值與業務發展同步增長，文化力與執行力有效提升，努力將辦公室建設成為創新、高效、勤儉、務實的學習型和服務型團隊，從而為公司內外提供更好的服務與支持。

（5）要政務服務重于事務服務。政務服務優劣直接關系到領導決策貫徹落實的好壞。政務服務貫穿于整個中心工作，滲透到工作的每一個層面。在決策前，辦公室是領導的外腦和助手，提出有價值的參考意見。在決策后，要善于迅速制定出落實方案，在縝密中體現果敢，在細致中突出效率，協調和督促各單位和部門原原本本地貫徹落實。

3.著力培養精細化的敬業精神

（1）辦公室人員的綜合素質、工作能力和敬業精神，對內代表著辦公室整體的管理素養，而對外則代表著公司的形象與作風，因此辦公室工作人員要在日常工作中加強自身修養，提高自身的綜合素質，關注工作中的細節，并把注重細節逐漸固定化到辦公室人員的日常工作行為習慣之中。

（2）辦公室人員要善于在繁雜中沉著冷靜地理出工作思路，突出重點服務。領導關注的熱點就是重點，推進工作的難點就是重點。當然，重點也往往因時因地而異，一個階段有一個階段的重點，一項工作又有一項工作的重點環節，在具體操作中，學會準確捕捉，冷靜思索，科學把握。在重大決策前，掌握實情，大膽諫言就是重點；在貫徹落實中，積極協調，真督實查就是重點；在落實后，認真總結，掌握規律，及時反饋就是重點。抓不住重點就沒有工作效率，服務也就難以到位。

（3）要小中見大，突出要事服務，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細、周密和嚴謹上下功夫，在重點服務中突出要事服務。在辦公室服務的全過程中，貌似小事未必是小事，要增強工作的敏感性，善于發現和抓住“一滴水見太陽”的閃光點，舉一反三，做好大局文章。

（4）不要以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多，任務瑣碎繁雜。辦公室人員要知重知輕，避免重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭。還要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。摸透了下情，辦事才有的放矢和真抓實干。

（5）不要以事急而盲為。辦公室固定式和程序化的工作多，但意料外和突發性的事情也會隨時出現。在這種情況下，辦公室人員必須政治敏感、頭腦冷靜、沉著應付，切忌自亂陣腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，及時做出解決方案并按領導要求協調相關單位，組織力量進行處理。

（6）不要以事難而怕為。在應付處置事務中，不乏一些超出預見，超出職責，難以預料的事情，且這種事對于辦公室而言又常常是沒有退路的。對這些難事，辦公室人員要不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩，遇到的事情不管多難也要群策群力和想方設法加以解決。

4.制定和落實精細化的管理制度

（1）精細化管理的核心就是創造和固化出一種精細和可行的標準和制度，而這種標準和制度，完全是以有效、可行、合理的信息作為基礎，即使管理者真正的離開或是不再對員工行使管理權力的時候，這種管理標準和制度還是存在的，對員工的管理動力還會在無形之中繼續下去的，這才是真正的和有效的管理。因此辦公室人員要善于將自己捕捉和積累的細節與經驗固化到管理標準和制度中去，并發揮它真正和持久的作用。

（2）辦公室是公司與外部溝通和聯系的重要渠道，同時也是保持內部各項信息交流、溝通以及協調各部門間統一、協作關系的樞紐。隨著社會的發展與進步，辦公室工作也需向科學化、精細化和規范化的方向發展。

（3）精細化管理，歸根結底是細節管理。而精細化管理觀念的拓展，正是基于細節管理之上。辦公室在日常的管理過程中要善于發現和捕捉有效的細節，并需具有創新管理的思想意識，這樣才可以真正地把精細化管理的思想進一步拓展開來并運用到辦公室工作的方方面面。

參考文獻：

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一、關于精細化管理的涵義

“精細”就是細致精密之意。在我國傳統的思想文化當中，關于精細的思想可謂源遠流長。古人曾講：天下的難事，必須做到簡易；天下的大事，必須做到精細。其它如“千里之堤，潰于蟻穴”的觀點，也從另一層面展現了韓非子的精細化觀念。就當前而言，精細化管理模式來源于一些發達國家，這種全新的管理是服務質量精細化及社會分工精細化對當代企業管理的必然趨勢，它基于常規管理這個基礎，且將這個基礎引向一種更為深層次的管理模式，它的主要目標就在于將管理所占用的成本及資源進行最大限度的降低。作為一類管理技術與管理理念，精細化的管理強調的是通過規則的細化及系統化，運用數據化、標準化及程序化的手段，確保組織管理不同的單元保持協同、可持續、高效、精確運行。就當前而言，精細化管理模式其最主要的特征就是重效果、重質量、重具體、重過程與細節，追求專注做好一件事情，并在細節上力求最佳、精益求精[1]。

二、加強辦公室精細化管理的措施（幾點體會或思考）

第一，精細化管理要加強辦公室細節落實、增強職工意識（注重細節，增強意識）。

就當前而言，作為一種新型管理模式，精細化管理不僅可以提高各部門管理水平，而且還可以將員工的工作效率、積極性和主動性進行提高。尤其對于復雜的企業辦公室來講，其各類工作具有突發性強、受被動性、事務紛繁復雜等特點，不論是對上接待還是服務領導，不論上傳下達還是督辦、督查等工作，稍有大意或者疏忽，就極有可能鑄成大錯，造成企業或者個人損失。在實際的企業工作當中，各企業要適當通過組織全體成員一起探討、學習精細化的管理工作，認識到實行精細化管理的意義所在，引導和教育廣大員工腳踏實地、立足本職，從細節上養成嚴謹細致、精益求精的工作習慣，確保精細化管理思想深入人心，貫穿每個流程、每個工作環節的始終。如果要想做到這些，那么辦公室職工就在增強以下三方面的意識水平：一是增強企業意識。這也是落實辦公室工作的重要保證。由于辦公室每項工作都極具重要性且頭緒很多，特別是對于可以影響全局的工作，更是要做到服務在先、思考在前，將企業責任意識落實到工作當中來，講效率的同時也要保證質量水平，堅持誰工作、誰負責的責任原則，將各項工作切實落到實處，力爭各項工作穩步推進，做到零缺陷、零失誤，為企業正常運營提供保障；二是增強辦公室職工的精品意識。從辦公室工作的情況來看，這是落實工作的根本。企業辦公室不論是辦事還是辦文，都要做到有序、保證條理性、遵守程序，要盡可能將每一個細節、每項工作做到盡善盡美 。簡單地說就是辦事要達到無可挑剔、會議要舉辦得圓滿、寫文要力求達到準確、精練、高效表達辦文意圖；三是增強辦公室工作人員的創新意識。這也是辦公室工作最終得以做好的動力所在。辦公室工作的全局性決定了廣大工作者要從企業大局出發，認真思考每一項工作，不斷在工作當中探索靈活多樣、行之有效的工作手段及方法，積極適應企業領導的不同的工作作風、思路以及理念，將這種服務內化為一種藝術，真正發揮出領導的助手功能。就企業辦公室工作者而言，辦公室的工作大多是日常事務性的工作，平凡、簡單而單調，許多具體工作都有固定的程序和模式，容易在工作中產生因循守舊的慣性思維，特別在擬寫重要材料時，由于平時不注重資料的收集整理，對周圍環境變化的觀察和思考不夠，上級和領導新的思路未能及時準確把握等原因，最終將導致擬寫的文章既不能迅速融入企業的經營環境，也無法有效傳遞管理層的經營理念和思路，也就難以真實反映企業經營管理過程中存在的問題，最終提出的管理措施和手段將失之偏頗乃至謬之千里。為此，在企業的辦公室工作中創新意識的樹立對工作質量的提升同樣發揮著極其重要的作用。只有真正理解本職工作的實質，深入研究工作中遇到的問題和困難，積極主動思考解決的方法，才能充分發揮員工的主觀能動性，才能在具體工作中創新思路、創新流程、創新方法，行動的中樞就是思想行動，只有在思想上進行重視，在行動中也才能給予重視，才能通過行動反映思想。提高工作者本身的責任意識，也是當代企業精細化管理當中不可或缺的重要因素，它能確保廣大工作者在工作的過程當中思維縝密，不斷提高工作效率，保證工作成效。因此，辦公室工作人員在工作過程當中，要從基礎抓起，關注瑣事、小事，從這些鎖事、小事做起并做好。從細節上入手，從小處著眼，從精細化上苦下功夫，真正使每個辦公室職員認識到精細化管理所帶來的良好成效，將精細化的管理方式融入到日常的學習與管理當中，樹立起科學的、精細的工作態度，切實落實辦公室各項工作有序、穩定、扎實地推進。有些同志難免會覺得自己工作崗位和未能及時因而從思想上忽略了工作的重要性，導致行動過程當中疏忽大意。然而許多人始終沒能明白，無論工作者從事什么工作，在哪個工作崗位，都是企業辦公室工作當中的一部分。所謂千里之堤，潰于蟻穴正是這個道理，也正說明了小環節其獨特的重要性質。（建議刪除灰色部分）

第二，將精細化管理模式運用到企業辦公室規章制度的制訂以及績效考核當中（規范管理，加強考核）。

現代精細化的管理要求工作人員在工作的整個流程當中都要做到標準化、規范化及精細化。而如果在企業的日常工作過程當中，只是口頭上強調要求精細化、具體化，而沒有一套嚴格的、可供參考的獎懲制度及考核方法，沒有差與優的區分，不能用量化標準去衡量，也必將使企業的精細化管理無法落到實處，最終只是流于形式。因此，在日常的實際工作流程當中，企業應結合各類辦公室工作制定的相關職責要求與工作標準，將其作為對員工本職工作衡量與考核的主要依據，強化績效考核制度，具體可采取以下幾種方式：一是根據崗位職責不同，改變傳統重過程輕監督的做法，制訂科學的考核模式，獎優罰劣，建立事務全程監督體系；二是遵循可操作性、激勵性與科學性原則，實施責任分解制，將各項工作量化、細化，從效果、標準與時間等方面具體化，建立權責統一、分工明確的科學責任體系；三是堅持定性考核與定量考核相結合、分類考核與綜合考核相結合，不斷提高考核科學性；四是將各類考核同獎評優先、行政問責等方面有機結合，以此使企業辦公室工作全面取得實效；五是建立企業辦公室工作活動臺帳，記錄每個員工工作成績，定期進行工作情況匯報，推廣先進的典型。堅持用數據和事實說話，不能單純憑主觀臆斷進行評價，確保辦公室的每個工作者能能夠優質高效、各司其職完成自身所承擔的各項任務，實現事事有人管、人人有事做的先進化管理，并在此項基礎之上，付之于科學合理的績效考核，這樣既可推動企業各部門實現精細化管理進程，另一方面還能激發廣大職工的工作積極性與熱情。它的功效主要表現在以下兩個方面：一是實行嚴格的績效監督體系，可以即時了解各個工作者、各個部門在工作計劃進度、工作任務以及規章制度等方面的具體落實情況，這樣就有利于工作的評比及表彰，以此來建立合理的激勵機制與約束機制，達到嚴格獎罰、鞭策后進、激勵先進之功效；二是實行嚴格的考核監督休系有利于找差距抓進展。對企業辦公室重要工作進展、部署落實進行嚴格的考核與監督，可以確保各項工作都能夠最快的落實與實施。特別對于未能如期完成的工作與啟動較慢的工作來講，嚴格考核監督體系的實行，利用發現此項工作的問題之處，進而找出差距，以便及時將當前工作方式進行改進，以達到精細化的管理，來促進企業辦公室的各項工作穩定實行，為企業實現順利運營提供有利保障。

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關鍵詞：辦公室 精細化 管理 規章制度 考核

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）10（b）-0075-02

辦公室作為單位管理的中樞部門，對單位的內外銜接和正常運轉起著重要的作用。辦公室內務工作從來都沒有小事，辦公室工作因與多個部門交接，同時也承擔對外聯絡的重任，任何一件事情處理不好都有可能引起單位內部矛盾，導致影響到工作的運轉，對外則會影響單位的形象。辦公室各項工作，決定了其必須走規范化與精細化的路線。

1 精細化管理的必要性

現階段，經濟在快速發展，商業社會中各行各業趨于越來越細地進行分工且專業化越來越高。而辦公室通常是單位的第一窗口，是單位提高管理能力的基石，同時也是單位領導層進行決策和各項規章制度落實實施的基礎。那么，必然要有精細化管理的要求將繁瑣的辦公室工作分類并根據輕重緩急進行統籌兼顧、合理安排，只有這樣才能提高辦公室工作效率。

辦公室管理工作主要體現出4個特點：綜合性、樞紐性、時效性、服務性。辦公室的工作特點要求辦公室工作必須實現精細化管理。從綜合性來說，辦公室承擔著單位行政、外事、通訊、公文、機要、印章管理等工作；負責領導的服務保障、接待、組織協調工作等。事情多而雜，內容涉及廣，幾乎無規律可循，很多工作都是臨時交代，這就要求在工作中要合理安排、分清主次、緩急有序。從樞紐性來說，辦公室是上情下達、下情上達的中轉站。一切的指令和工作安排都從這里經由領導之手傳達給各部門去執行，辦公室工作人員就應該及時完整地傳達領導的意思。從時效性來說，辦公室的工作主要是辦文、辦會、辦事，時限要求強，拖延可能會誤大事，這需要精細化管理、條理分明、按時按點完成工作任務。從服務性來說，辦公室就是為領導服務，為各部門服務，做到上行下效，調節好上下級的關系，發揮好窗口部門的作用，為單位創造更大的價值。

2 精細化管理涵蓋的內容

2.1 更新管理理念，提高服務意識、增強責任意識

辦公室作為單位運轉的中樞神經，工作雜且責任重大，因此迫切需要更新舊有的管理方式，引M精細化管理的理念。提高辦公室服務意識、增強辦公室員工的責任意識是辦公室自身管理工作的必要條件。辦公室員工需要有細節決定成敗的工作意識，任何事情都要做好做細；服務意識也是基本要素，通常我們講辦公室要服務好領導，但辦公室同樣要服務好基層，要做到主動服務，改變過去的被動服務的形式；同時必須要有責任意識，在辦公室各項工作中講質量、講原則，要有嚴謹負責的工作態度，落實各項工作，不能出任何的失誤。

2.2 健全規章制度，規范工作流程，加強工作考核

實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。要結合工作實際，通過修訂和完善單位的規章制度，保證規章制度的可操作性及實用性，使規章制度成為規范員工工作行為的手段和提高服務效能的保障。

健全完善制度的同時，還需規范工作流程。按照辦公室工作內部規程細化工作流程，通過“一圖看懂”模式，用圖解方式表現程序，讓程序簡單化，同時完善各種手續，保證工作的規范化和標準化，只有每項工作都在陽光下實施，才能保證各個環節保持高效實施。

根據定崗、定職、定責的要求，明確細化員工的工作職、權、利，同時設置AB崗，提高辦事效能。緊密結合細化的權責提出合理的量化考核指標，將辦公室的各項計劃目標層層分解，落實到各個辦公室成員身上。通過辦公室定期例會、季度工作目標完成情況檢查、半年度部門人員工作考核、月度及年度個人績效考核等方式，負責對單位員工的工作進行考評，將考評結果與員工收入掛鉤，促使員工重視工作完成情況，只有這樣，才能提高員工的工作積極性，從而提高工作成績。

2.3 實現辦公自動化，節約成本

降低辦公運行成本是企業發展的必然要求，具體來講：一是實現辦公室各項日常工作的全電子化審批。通過無紙化辦公，不僅可以提高辦公效率、優化流程、信息共享和協同辦公，還可以節約辦公成本，降低損耗。二是規范車輛管理。在面臨車輛少、用車單位多的情況下，如何降低成本，最大程度上保證用車需求，是精細化管理必須解決的一個重要問題。對此，辦公室采取了一系列的措施，具體做法如下：（1）修訂完善車輛管理辦法，通過制度強化執行力，通過執行力體現管理效果。（2）做好臺賬記錄，車輛管理員對每天出車的情況進行詳細登記，包括駕駛員、乘車人、出車地點、出車時間、出車里程等；（3）為每輛車配備車輛檔案卡，檔案卡中包含該車輛的購買時間、歷次維修清單、保險清單等，并做好電子臺賬備查；（4）通過比價，選取一家性價比高的修理廠定點維修，降低費用支出；（5）量化和細化車輛加油管理，做好車輛油量消耗登記，杜絕異常情況發生。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，通過比價集中采購和定點簽約，大力壓縮辦公費、通訊費、招待費等支出。

3 精細化管理的必要性

實行精細化管理，是事前設計，細在過程，重在結果，這不僅是一種管理方法，更是一種理念，一種認真的態度，一種精益求精的文化。辦公室精細化管理強調了辦公室工作中的細致和精確，每一位職工都是辦公室精細化管理的參與者，“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細”，只有每個人都以精細管理的方法實施，從而實現積極的工作態度，扎實做好每項工作，把工作做實、做細、做好、做精，才能高質高效地完成辦公室的管理工作，才能將精細化的管理落到實處，保證整體工作的正常、順利進行。

參考文獻

[1] 周金群.辦公室工作精細化管理探析[J].經管營銷，2012（11X）：121.

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【關鍵詞】高校；辦公室；行政管理；精細化

一、精細化管理在行政管理工作中的必要性

高校辦公室作為高校行政部門的綜合管理機構，在高校系統中往往擔負著為全校師生服務、保證全校信息的傳達和各項工作順利完成的重要職責。目前，眾多高校繼續擴招，高校辦公室管理工作也需要更加精細地開展。只有盡可能地減少行政管理中不必要的資源和成本，用開創性的理念提高高校的經營績效，才能配合時代需要，提高高校的教育品質，實現高校的教育目標。對此，采用精細化管理方法是高校辦公室管理工作的必要手段。從目前來看，許多高校辦公室缺乏完整的辦公制度，工作人員的工作職責不夠明確，從而造成管理比較混亂，導致效率低下，辦公室人員的工作積極性和責任感非常低。第二，工作人員不求上進，墨守成規，一味照搬原有的工作模式，缺乏創新意識，工作自然變得乏味、缺少挑戰性。第三，高校辦公室的行政工作缺乏具體的規劃和安排，工作人員職能交叉，很容易造成工作效率低下，高校辦公室當下面臨的問題需要進一步解決。因此，高校辦公室有必要應用開創性的觀念，積極采取有效措施，在日趨繁雜的高校事務中，應用精細化的管理理論，建立規范的高校辦公室行政管理體制，從而讓高校辦公室的行政工作更加高效，盡可能避免失誤。

二、高校辦公室精細化管理的對策

（一）完善高校辦公室行政管理的各項工作制度。首先，要明晰辦公室工作各個崗位的工作職責，保證各個崗位的人員分工明確，避免工作人員互相推諉責任，導致辦公室行政效率低下。同時，引進激勵機制，建立明確的崗位職責，實行工作標準制。其次，要制定完善的辦公室考核機制。在每個工作崗位的具體職責確認之后，還需要制定出具體的考核標準，從而對每個工作人員的工作進行考評。考評內容可以從許多方面來進行考量，包括出勤狀況、工作完成情況、與團隊的配合程度、協調與組織的能力等。每個月進行一次考評，考評的結果直接體現在工作人員的工資和獎金當中。通過這樣的定期考核模式，可以提高辦公室行政工作的質量，提高員工工作效率，激發對于行政工作的熱情，進而促進辦公室精細化管理工作的有序進行。

（二）加強辦公室工作的科學管理。高校辦公室工作看似十分容易，實際上卻需要足夠的耐心和細心，還需要各部門工作人員的配合。因此，高校辦公室行政管理需要對彼此工作職責有明確了解，既要做到明確工作內容，做到每一項任務都能夠落實到具體的職工身上，同事之間還應建立起良好的合作關系，每個人在完成各自職責的同時還能夠根據工作的需要，隨時與其他同事進行銜接和配合，共同提高高校辦公室行政管理工作的質量和效率。同時，還要加強辦公室工作人員的培訓，培養辦公人員綜合素質能力。辦公人員的綜合素質能力包括很多方面，例如精湛的業務能力，強烈的責任意識，精細化的管理水平，積極的學習能力等。只有辦公室人員真正提高綜合素質能力，才能更好地促進高校辦公室工作的精細化。自身綜合素質較強，更容易接受新的工作內容和挑戰，也可以更好地在實踐中提高辦公室的精細化水平。

（三）堅持以人為本的管理理念，引入信息化系統管理。堅持人本主義的管理理念，就是以人為中心的管理方法的同時，以信息技術手段建立各單位、各部門的溝通渠道，建立精細化的管理組織結構，形成分級監管、網絡監控的有效模式。這種方法不同于以往把人作為工具和手段的管理模式，而是更加突出人在管理過程當中的主觀能動性，營造出和諧的辦公氛圍。在對待工作人員方面，首先要給予其一定的自主性和信任度，鼓勵他們在工作中發表自己的意見，多總結適合自己的工作方法。其次，要給予工作人員溝通和交流的機會，對于好的成果也予以展示，這一舉措能夠進一步挖掘工作人員的辦公積極性，激發出工作潛能，使工作真正地服務于人。此外，在高校辦公室中還要盡可能營造輕松和諧的辦公氛圍，通過細致的組織計劃、人員配置和崗位規劃進一步增強辦公人員對于團隊的人際關系。另一方面，在21世紀，信息技術是辦公室行政管理精細化的重要支撐，因此，高校應重視引入信息化系統管理模式，將先前的人工管理模式轉變為信息化網絡系統管理模式，同時，辦公室工作人員要不斷適應辦公信息化和自動化的發展更新，以變化的眼觀來看待辦公自動化應用技術，通過自發學習以及參加培訓等途徑了解和掌握行政管理知識和最先進的技術，并通過實踐應用加強自身的行政管理技能。

三、結語

推進高校辦公室精細化管理是提升辦公室行政工作水平的必經之路。我國高校作為培育人才的土壤，應該認識到辦公室精細化管理的必要性，努力加強與完善高校辦公室行政管理精細化水平，從而推動學校各項事業的發展。

【參考文獻】

[1]蔡品.如何提升高校辦公室行政管理工作的水平[J].佳木斯教育學院學報(高等教育)2012,11(121).

篇(6)

關鍵詞：行政管理；精細化；思路；對策；職業素養

一、辦公室行政管理的現實意義

行政管理部門是企業中的一個綜合性管理部門，在企業日常管理中的地位至關重要。做好科學高效的行政管理工作，是現代化企業更好迎接市場挑戰的必要條件，對促進企業的穩定發展和提高企業經濟效益起到積極作用。要適應新形勢下的需求，就必須打破常規，摒棄舊思想，不斷地改革和完善綜合行政工作，這樣才能不斷地給企業帶來發展新活力，增強企業的綜合競爭力。而辦公室作為一個承上啟下的綜合辦事機構，日常工作中，發揮著辦文、辦會、辦事、協調溝通等職能，因此，對其進行精細化管理，能使各部門工作銜接更加順暢，提高辦事效率，助推企事業單位更好發展。

二、辦公室行政管理存在的問題

不同的組織、企業、事業單位都設有辦公室這一機構，所負責的工作內容也大同小異，但是目前來看，對其進行行政管理方面仍表現出普遍的不足。

1.制度不健全，機構運作吃力

部分企業在發展過程中，規章制度不健全，使得辦公室工作開展效率低下，經營中一旦缺少制度約束，則會使工作偏離企業實際，從而造成人力物力的浪費。辦公室的工作是否能順利進行直接影響著公司的正常運轉，綜合辦的工作開展出現問題或者遇到障礙，就會影響到企業管理水平。

2.缺少對強企業文化的貫徹

行政部門的工作繁雜，也因為這一點，辦公室的工作人員常常會著重處理日常內業、后勤等工作，對于企業文化的宣傳和貫徹不夠，長此以往，導致員工隊伍缺乏向心力和就凝聚力，不利于公司和員工個人的長遠發展。

3.企業內部員工綜合業務水平有待提高

企業的員工個人綜合素質和崗位業務能力不高，不能夠以積極的心態去面對崗位工作，缺少創新性，不能夠高效保質的完成綜合管理工作，由于辦公室的行政工作是見諸于細節，所以企業在日常細節中就會漏洞百出，出現運轉不暢等問題。

三、行政管理精細化的思路與對策

1.強化制度管理

正如古語所言：無規矩不成方圓，完善的規章制度是企業得以運轉的基本前提，強有力的激勵和約束機制可以在充分調動員工積極性的同時，加強自我約束。以事業單位為例，事業單位人員編制相對固定，但也容易因此導致人員工作散漫，遇事推諉，形成慵懶的工作氛圍，這樣的企事業運轉起來就很吃力。事業單位管理層應該制定科學合理的流程化制度標準，建立規范化的行政管理，提高管理水平和工作效率，使單位各項行政工作有章可循、照章辦事，并隨時總結推廣好的經驗做法，提出改進的意見和建議，根據形勢和任務需要，不斷充實和完善。落實公司規章制度，重在執行與堅持，對于難以貫徹的制度必須堅持原則，加強各項工作的督促和檢查，保證上情下達和下情上報。

2.加強企業文化宣貫力度

很多企業對企業文化的重視程度不夠，往往制定的企業精神和經營理念與自身并不相符，至于后期的宣貫工作更是沒有執行。這種環境下的員工對企業而言是沒有靈魂、沒有凝聚力，必然不利于辦公室行政管理工作的開展。企業文化是企業管理的精髓，企業的宣傳傳遞出企業的形象，所以企業文化的建設宣貫工作必須放在重要位置。企業的宣傳是一個由內而外的過程，首先應加強企業內部員工的認同感，定期舉辦企業文化考試，并且把成績納入到員工績效考核當中，開展企業文化培訓會，實行員工文化考核常態化，對各部門自身的企業文化執行情況隨機抽查，目的就是加強員工紀律性和團隊凝聚力。

3.細化崗位設置，明確崗位職責

辦公室作為企業的樞紐，它起到承上啟下、溝通左右、聯系八方的作用，它是一個相對獨立又相互聯系的系統。基于它的特殊性，精細化就成為了辦公室工作必不可少的條件和手段。以綜合辦公室為例，辦公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企業文化、對外接待、媒體宣傳等內容，是公認的工作繁瑣的部門。但就目前來看，辦公室崗位設置普遍存在隨機性和任意性，造成各部門工作內容橫向的重疊和縱向銜接的不順暢，不但浪費了人力成本，如果出現問題，因為各部門分工不明確，很難追究某個崗位的責任。因此，辦公室在設置崗位職責時一定要考慮橫向和縱向的需求，細化崗位職責，明確分工，指派專人負責和銜接工作，這樣不僅能夠提高工作效率，還能激發人員的積極性和協同配合的熱情。

4.提高人員職業素養，樹立服務意識

辦公室工作看似瑣碎、復雜，但是一旦實現精細化管理后，各部門的工作分工將非常明確，每個崗位都有著明確的工作對象，而負責特定崗位工作的辦公室人員也要具有特定的專業技術和能力，這樣才能保證整個辦公室工作的順利銜接。因此，這就需要定期或不定期開展思想素質教育和專業技術培訓，真正提高辦公室人員的工作執行能力。另一方面，辦公室工作每天與各種人員接觸，其行政管理工作從本質上來說是一種服務性工作，要提高工作人員的服務熱情，必要的還要設置激勵機制和晉升機制，在搞好各項辦公室工作的同時，也實現了辦公室人員的個人價值，是辦公室精細化管理的一種人性化體現。

四、結語

辦公室行政管理工作內容紛繁復雜，精細化管理是提升辦公室管理效率的重要方法，根據企業辦公室的工作特點，要求其必須走規范化、科學化以及精細化道路。同時在建立企業精細化管理文化的過程中，必須將這一觀念深入人心，培養員工的工作習慣，從而全面提高辦公室行政管理工作水平。

參考文獻

[1]祁剛.實現辦公室行政管理精細化[J].企業文化旬刊，2012，（3）：65-66.

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在市場經濟條件下，公立醫院面臨著激烈的市場競爭，走精細化核算道路是適應市場競爭的需要，是醫療機構開源節流、收縮成本的主要方式。許多公立醫院的人力資源、財務資源、物料資源等的管理較為混亂，各種管理相互交叉，沒有形成嚴密的體系，基礎工作薄弱，醫院運行成本高。實行精細化核算則可以讓各個科室明白自己的收入、利潤，找出成本控制點，利用現有資源提高成本控制效果，促進各個科室管理活動的集成，促進運行機制的改革，改善基礎工作，既推動精細化核算的順利開展，又為醫院實現科學的集約化管理奠定堅實基礎。新《醫院會計制度》中明確提出醫療機構要加強預算和收支管理，不斷提高成本預算管理的精細化程度，構建與世界接軌的成本預算管理體系，降低運行成本，提高經營效益。

二、醫院實行成本管理精細化核算的對策

(一)提高成本核算意識，樹立成本控制理念

醫院成本管理要想實行精細化核算，首先必須提高成本核算意識，樹立全員成本控制理念，實行全員、全過程、全方位的成本管理，做到人人重視成本管理、人人關心成本管理，在醫院內部營造良好的成本管理意識，并隨著科學技術的發展不斷更新成本管理理念，運用新理念和新方法提高成本管理水平，走“成本降低”和“資源節約”型道路。對此，醫療機構首先必須根據新《醫院會計制度》的有關成本核算的內容建立成本控制管理模式，其次再對各項業務成本進行經濟性和社會性分析，在保證醫療服務水平的基礎上降低成本，在降低成本的同時提高醫療服務水平，提高患者滿意度，創造良好的發展道路，促進醫院的可持續發展。

(二)調整機構模式

為促進精細化核算工作的順利進行，醫院必須對原有的機構模式進行相應的調整，努力實現集中的財經管理，可以在財經管理中心設置綜合計劃辦公室、衛生經濟辦公室、財務辦公室和收費辦公室，這四個辦公室統一負責成本管理、核算、控制工作。綜合計劃辦公室的主要職責是預算、審核和經濟管理，指導其他部門編制年度經費預算，匯總醫院的年度預算，根據預算執行情況提出相應的指導建議，加強收支、原始票據、財務報表的審核等。衛生經濟辦公室負責成本核算、醫療核算和物價管理工作。財務辦公室的崗位分成會計、出納和經費。收費辦公室按照日結日清原則做好門診、急診等的收費和計價工作，做好收費票據的稽查工作等，做好押金條丟失補辦、明確住院押金退款流程等，確保資金安全，提高患者滿意度等。這四個部門相互配合和協調，在統一的信息管理平臺上實現成本的集約化管理，通過順暢的信息流實現數據資源的共享，提高工作效率，嚴格控制成本，提高醫院經營效益。

(三)制定科學的精細化核算細則

根據實際情況制定科學的精細化核算細則，明確藥品、設備、耗材、水電、勞務費等的核算方法。如：在藥品核算上，藥劑科利用藥品入庫信息、消耗信息等進行核算。衛生經濟辦公室提取各個科室領用以及消耗的藥品成本，然后再對各個成本項目進行區分，進行分門別類的成本核算，計入科室成本中。醫療設備采用年限平均法按月折舊提取，一次性錄入到成本核算系統中，從而得出每月的維修費用，而衛生經濟辦公室提取數據后進行區分，并計入到科室成本中。衛生經濟辦公室提取所有員工的工資、福利等成本費用數據，然后再納入到相關的科室成本中。

(四)構建成本精細化核算信息平臺，實行信息化管理

醫院成本管理的精細化核算必須體現出精細分工的特征，必須構建精細化核算信息平臺，利用信息系統實現信息化管理，高效處理復雜、龐大的數據流，利用信息技術提高成本管理效果。對此，醫院可以在現有的系統基礎上進行升級改造，依托信息平臺實現計價、收費、記賬等全過程的患者收費管理，確保采購、入庫、出庫等環節的自然銜接，從而實現對藥品、設備、辦公室用品等資源的全封閉式管理。總的來說，信息平臺的構建可以分成三個部分：首先，根據醫院成本管理的特點構建會計核算賬務系統、藥品賬務系統、物流賬務系統、收支賬務系統、預算控制賬務系統等。其次，依托醫院信息管理系統加強患者信息的管理和維護。最后，構建全成本核算系統提取信息，按照事先定義好的公式、方法等進行院級、科級的成本核算。

(五)加強成本預測和效益分析，提高成本管理水平

實行精細化核算的同時要重視成本預測和效益分析，制定成本核算指標體系、成本分析體系、成本信息管理體系、成本控制體系等，一步步做好各項業務的成本預測和效益分析工作。根據成本預測結果加強勞務費、水電費、醫療材料費、設備購置費等成本費用的事前控制。通過病人就醫費用的考核分析醫院服務項目的成本控制水平，實行成本核算的事中控制。根據醫療服務項目、特殊病種的服務項目等進行成本核算，為醫院作出科學的價格決策提供依據，盡量降低病人的就醫費用，體現醫院的公益性。為促進精細化成本核算工作的順利開展，并逐步提高工作效率，醫院必須建立與之相適應的激勵約束機制，提高員工的工作積極性和主動性，使其主動學習新技術和新知識，加強成本預測、控制、核算等，實現人力、物料、資金等資源的優化調配，提高醫院的服務水平，提高市場競爭力，在激烈的市場競爭中發展壯大。總的來說，醫院實行精細化成本核算的關鍵在于減少壞賬損失、提高管理效益和深化機構改革，實現信息化管理，增強醫院機構的社會化服務功能，減少管理成本。

三、結束語