序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇文件管理系統范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【關鍵詞】php技術 網絡文件管理 系統設計

一、文件管理現狀

就目前的文件管理來說，主要有三種方式，比較傳統的兩種就是將文件存儲在個人的電腦硬盤上以及將文件存在移動存儲介質上，如移動硬盤等容易攜帶的介質。之所以說這兩種方式比較傳統，是因為相對于目前的發展狀況和用戶需求來說，它們已經趨于落后，這主要體現在兩者各自的弊端上。對第一種方式來說，它的弊端就在于不易攜帶，不辯解；而相對于第二種方法來說，雖然便于攜帶，卻有著容量小、已損壞的缺點。而來那個著共同的缺陷就是無法實現有效的共享，數據信息間的交流度不夠。那么第三種方法就是比較便捷且擁有高共享度的方式，就是將文件存于網絡服務器上，構建一個安全便捷的文件管理系統。

二、PHP技術的網絡文件管理系統的特點與優勢

（一）具有靈活性。網絡文件管理系統不僅可以在單機上供個人使用，也可以在網絡上供多人使用，具有靈活性，同時，文件的分類匯總工作做得很好，用戶在進行文件管理時可以盡情享受管理系統所帶來的靈活與便捷。

（二）管理便捷。在文件查找方面，文件可以通過錄入關鍵詞、標題、作者、摘 要等一些信息進行查找，大大提高了文件查找的速度，這是基于網絡文件資源的豐富性，同時，查找好的文件也包含了文件的許多具體信息，為文件的使用提供了便利。

（三）安全性高。首先，文件管理系統的安全性體現在權限的認證上，需要通過密碼和口令才能夠進入系統，同時，管理員和用戶的權限也不同，這就很好的阻擋了攻擊分子對文件的攻擊和對信息的泄露。另外，網絡文件管理系統是建立在網頁瀏覽的基礎上的，這就與傳統電腦存儲文件不同，它避免了文件存儲于個人電腦上的一些列不可預見的危險，如電腦病毒、黑客攻擊等，這就避免了文件和信息的泄露，提高了安全性。

（四）功能齊全。網絡文件管理系統就文件管理來說是功能完善的，用戶不僅可以對文件進行一些常規的管理如文件的查找、瀏覽、下載、共享等，同時網站對文件的管理也是非常到位的，不僅實現了文件管理的便捷，更提高了文件的安全度。這與傳統的文件管理形式相比起來，更加便捷與智能化，大大提高了人們的工作效率。

三、文件管理系統的設計追求的目標

（一）滿足用戶需求。文件系統的設計必須要以滿足用戶需求為根本出發點，在操作界面方面，一定要保證簡單明了，易操作，實現用戶操作的便捷性。

（二）保證系統安全。系統的安全對于文件信息和用戶跟人來說，都是及其重要的，這也是文件管理系統設計的基本要求。在安全性反方面，系統設計時要保證登錄界面的安全性。在用戶登錄時，要設置密碼進行驗證，并且在系統加密方面，也要采用最先進的加密技術增強系統的保密性。

四、文件管理系統的設計

（一）系統設計的基本要素。系統的 WEB 服務器為 Apache，開發語言是 PHP，所謂PHP是一種運行在服務器端的嵌于HTML的腳本語言，具有安全性高、運行穩定等優點。系統的管理模塊主要包括用戶認證、用戶的記錄包括信息記錄與操作記錄、用戶權限判斷和系統安全管理等。這在我們下面的文章中將會介紹到。系統的存儲空間包括個人與公共兩個存儲空間，個人用戶空間是具有私密性的，存儲著用戶的私人信息并保證著這些文件的安全性，當然，注冊用戶可以對個人的文件進行管理；而公共空間則是向用戶開放的，用戶可以對公共文件信息進行瀏覽，并下載使用，為用戶提供大量的文件與信息。

（二）系統主要功能模塊

1.用戶登錄界面。用戶登錄是進入系統的第一步，也是系統設計的第一步，用戶登錄界面主要包括用戶名和用戶登錄密碼的信息。

2.權限設置與認證。在用戶登錄后，服務器需要對用戶進行權限的驗證，這里是針對普通用戶和管理員的權限進行設置的，普通用戶對個人存儲文件具有查閱、刪除、移動、分享等權利，并且能夠瀏覽和下載公共文件，但不能對公共文件進行移動、刪除、編輯，這是只有管理員才能進行的操作。用戶權限的認證對于整個文件管理系統的安全也有著重要的意義，是文件管理的一道安全屏障。

3.用戶注冊。用戶注冊也是一個重要的功能模塊，注冊后的用戶能夠在普通用戶的操作權限基礎上對個人文件進行編輯、移動、刪除等操作。

4.文件管理功能模塊。系統的核心模塊就是文件管理，主要功能包括文件資源的搜索、文件資源瀏覽功能、文件的上傳與下載、文件分類管理等。文件資源信息都在網頁中顯示，而且文件自身信息完整，用戶在對文件資源進行搜索時可以通過文件標題、關鍵詞詞、上傳時間、作者等多方信息快速搜索到文件，方便快捷，并且網上文件資源本身信息量巨大，且分類齊全，對于用戶來說是強大的信息資源庫。文件的上傳是基于PHP技術的，是文件的上傳更加快捷智能，文件下載顧名思義就是為用戶提供文件資源下載的功能，在這個過程中，文件的路徑、服務器信息等都是被隱藏和保密的，具有極高的安全性。而文件的分類管理則包括對公共文件好個人文件的分類管理。另外，文件管理也包括文件刪除、編輯的功能，這是針對用戶對于私人文件的管理來說。

五、結語

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關鍵詞：B/S架構；C/S架構；混合架構；文件管理；系統設計

中圖分類號：TP319

文獻標識碼：A 文章編號：1672-7800（2014）003-0078-02

0 引言

文件管理是目前各企事業單位都會涉及到的常規性信息內容管理。文件管理具有管理任務量大、管理手續繁雜、文件信息收發責任對象明確等特點。因此，文件管理不僅要有明確的收發對象，還應當具有實時性和高效性，這對文件管理系統的開發提出了更高的要求。目前的文件管理系統大多是一種在局部范圍內實現的文件收發系統，其功能僅僅是滿足文件的收發，相當于一個簡單的文件傳輸管理系統，而且在文件傳輸過程中存在著大量的重復勞動，其文件內的數據信息并沒有得到充分挖掘。因此，目前的文件管理系統在信息的管理、挖掘和再應用方面尚存在著較多不足，有待進一步改進和完善。

1 文件管理系統架構模式分析與選擇

鑒于自動化控制系統在處理多任務信息開發和管理中所表露出來的優越性，本文件管理系統的開發設計也借鑒和應用了分布式管理系統的開發模式。目前，分布式管理系統的主流開發應用模式主要有兩種：B/S模式和C/S模式。

1.1 B/S模式

B/S模式，即瀏覽器服務器模式，其主要應用模式是將多任務所涉及到的數據信息，統一交由數據庫服務器進行管理和，而用戶只需借助瀏覽器就能實現對多任務信息的統一訪問及數據信息管理。如果文件管理系統采用B/S模式，則無需開發專門的文件管理信息系統，就能夠輕松實現對文件信息的管理，而且只要有能夠聯網的電腦終端，且電腦終端配備了瀏覽器，就能夠實現對文件信息的訪問和管理。這種模式極大地減輕了開發人員的設計工作量，但同時也增加了數據庫服務器的負載壓力，容易導致整個信息管理系統宕機，一旦數據庫服務器宕機，則有可能導致整個文件管理系統失效。

1.2 C/S模式

C/S模式也稱客戶端/服務器模式，這種應用模式需要為用戶配置專門開發的客戶端，只有電腦終端安裝了這種專門開發的客戶端，才能夠實現對系統內數據信息的訪問、配置和管理。因此，該模式的最大弊端就是開發設計的工作量大，需要專門技術人員才能夠實現對系統內文件信息的有效管理。同時，這種C/S模式將數據庫服務器的負載壓力平均分攤到了每一個客戶終端，因此服務器的壓力較小，提高了整個文件管理系統的穩定性和健壯性。

分析發現，B/S模式和C/S模式都有各自的優缺點，因此，考慮將B/S模式和C/S模式這兩種分布式系統模式的優勢相結合，設計基于B/S和C/S混合模式的文件管理系統。這種基于混合架構的文件管理系統具有如下特征：①文件管理系統的數據結構采用B/S模式，這樣每一個客戶端只需要借助于瀏覽器就能夠實現對文件管理信息的訪問和統一管理，而無需為每一個客戶端配置專用的客戶端程序，降低了開發設計人員的工作量；②文件管理系統的分布式結構采用C/S模式，將數據庫服務器統一管理模式交由若干個應用終端分擔，能夠極大地減輕數據庫服務器的負荷壓力，有利于提高整個文件管理系統的穩定性和健壯性；③應用C/S模式可以有效實現在局域網內的聯網通信管理能力，同時C/S模式所采用的異步確認機制也能夠從根本上提高文件收發管理的實時性和準確性，有助于提高文件管理辦公效率。

2.1 文件管理系統功能

基于B/S模式和C/S模式混合架構的文件管理系統，其管理功能主要包括以下幾個方面：

（1）文件管理功能。文件管理主要是對文件收發進行相關信息記錄，包括收發責任人、文件大小、傳輸信道、文件格式、時間戳等，所有數據信息統一在數據庫服務器備份，以實現統一管理。

（2）文件收發功能。利用局域網通信組件能夠實現自上而下及自下而上的文件收發、轉發管理。同時，對文件信息內容進行按需過濾，建立文件檢索關鍵詞，以提高文件管理效率，并實現自動化、無紙化辦公的目的。

（3）用戶管理功能。對使用該文件管理系統的用戶進行注冊管理，分配統一的登陸賬號和密碼，確保文件信息的安全性；另一方面，針對不同級別的用戶，分別設置不同級別的權限，以實現對文件信息的分類管理和權限制訪問管理，提高文件管理效率。

（4）聯網安全管理功能。由于文件管理系統不可避免地會涉及到網絡文件的收發，因此需要加強對系統的聯網安全管理能力。可以通過采用用戶賬號登錄、數據庫矩陣機制、文件信息內容加密等措施，提高文件管理系統的安全性。在系統硬件架構上，可采取物理隔離、硬件防火墻等措施為文件管理系統的安全性提供保障。

2.2 系統架構與實現

基于B/S和C/S混合架構的文件管理系統，從硬件架構上來說，既要凸顯C/S模式的優勢，同時也要在數據庫訪問機制上保留B/S模式的優點，圖1為基于B/S和C/S混合架構的文件管理系統架構原理圖。整個文件管理系統，其硬件上主要從以下幾個方面加以實現：

（1）文件服務器采用磁盤陣列。主要存放tiff格式的遙感影像文件及其影像產品的描述文件等，數據庫服務器存放遙感印象產品的編目信息，FTP服務和IIS服務部署在同一臺服務器上。并且，采取通關防火墻等安全隔離措施，以方便外網多用戶通信。

（2）Web程序采用VS2010 C#語言，基于 開發。主要實現遙感影像產品編目信息查詢、遙感印象產品管理、用戶管理、文件分發計劃制定、公告等功能。

（3）FTP服務提供文件下載服務。采用Windows自帶的FTP服務，采用虛擬目錄的形式將FTP的文件目錄指向文件服務器。

（4）文件分發管理服務軟件安裝在中心的FTP和IIS服務器上，與IIS服務和FTP服務共用一臺服務器。主要定時查詢數據庫中管理員制定的文件分發計劃，解析文件分發計劃內容，根據分發計劃中的用戶名將分發計劃中的文件名和編目信息，以及訪問FTP的用戶名和密碼發送到指定用戶的文件下載客戶端，文件下載客戶端收到文件推送信息后根據信息的文件名和路徑，以及訪問FTP的用戶名和密碼自動下載文件。

（5）文件下載客戶端軟件，安裝在用戶終端上。用以實時接收文件分發管理服務軟件推送的文件下載信息，并根據下載信息自動下載文件。

2.3 系統軟件設計

基于B/S和C/S混合架構的文件管理系統，其主要功能是實現文件的收發傳輸，因此在軟件設計上，需主要完成文件收發傳輸的工作流程設計。

（1）文件傳輸管理。由文件發送方選擇文件類型、文件數量及文件內容，經過系統內部封裝，打包發往指定的部門或者客戶群，同時出于對文件安全性的考慮，支持增添密碼訪問功能。當指定用戶打開由上游轉發而來的文件時，在驗證了用戶身份和文件訪問密碼后，可進行文件打包下載，將相關下載信息反饋給文件發送方，并對整個文件傳輸信息進行記錄備案。

（2）用戶權限管理。用戶必須完成注冊，獲取系統統一分配的用戶名和密碼，才能夠登陸系統進行使用；并且，針對用戶注冊時所選擇用戶類型的不同，分別賦予不同等級的權限，對文件管理系統內的所有文件信息標記不同權限等級訪問標簽，從而實現對用戶和文件的雙重分類管理，提高系統的安全性。

3 結語

文件管理系統能夠大大降低文件管理工作人員的負擔，在實現無紙化文件傳輸流轉的同時，也提高了辦公效率。本文對分布式文件管理系統進行了設計與應用，提出了基于B/S模式和C/S模式相混合的應用架構，這對于分布式文件管理設計是一次有益的嘗試，同時對其它分布式管理系統設計與應用也具有較好的指導和借鑒意義。

參考文獻：

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一、企業電子文件管理建立反饋機制的必要性

反饋機制實際上建立了一種溝通機制，使企業各部門員工能夠了解管理層設定的電子文件管理目標，并有機會表達對這種目標設定的認可或質疑。同時，管理層能夠通過多方途徑，獲取企業各部門員工在具體業務操作過程中，對電子文件管理策略的落實程度，并以此為依據，不斷對企業電子文件管理進行改進和升級。具體如下：

（一）反饋機制通過幫助企業電子文件管理實現質量控制與自我調節，來解決決策層與執行層之間的供需不平衡問題

傳統的企業電子文件管理往往由管理層作出決定后，各部門負責電子文件管理的專門人員或相關人員，完全按照管理層決定的電子文件管理制度、規范、流程等，執行電子文件管理系統中的某些操作。在這種單向工作流中執行層是否能夠按照企業級電子文件管理戰略路線執行好決策，是缺少足夠的評估依據的。設置反饋機制后，企業電子文件管理流則不再是單向的，而是形成決策層與執行層之間“上傳”與“下達”的雙向甚至多向溝通機制。企業電子文件管理的過程因此處于監控之下，反饋信息能夠直接反映這些過程中各方管理行為是否妥當，上傳至管理層后，便會形成對企業電子文件管理的實時反思與不斷調整。

（二）反饋機制通過強化企業電子文件管理過程中的協同合作，來解決協作部門之間的供需不平衡問題

傳統的企業電子文件管理中，固化的制度、規范、流程以及相對穩定的電子文件管理系統，往往導致部門之間、員工之間以及人與系統之間缺少必要的溝通。反饋機制的設立著重關注業務部門對于電子文件管理的認知或建議，增強除文檔管理部門之外，其他協同部門的參與程度。形成多方參與、共同協商、企業各層級普遍具有共同認知的一種電子文件管理狀態。

（三）完善的企業電子文件反饋機制作為企業內控機制的一部分，來解決系統與用戶之間的供需不平衡問題

電子文件管理系統的設計與維護都需要從管理者的管理需求出發。在設計階段，如果管理者不能明確完整地提出系統功能需求，系統日后就很難支持企業電子文件管理過程。在應用階段，如果系統維護方不能夠及時了解系統用戶體驗，就無法及時優化和調整系統功能與操作流程。而完善的企業電子文件反饋機制是關于電子文件管理持續性的、周期性的自省與改革。反饋機制的設計體現了新的管理理念下，企業電子文件對參與、協同、自我管理的重視，也體現了企業電子文件管理者積極尋求與業務活動相結合、不斷提升用戶體驗效果、建立更具認可度和共識性的企業電子文件管理制度所作出的重要努力。

二、企業電子文件建立反饋機制的具體內容

在反饋過程中，反饋信息的獲取非常關鍵，上一步管理行為的結果會成為下一步管理行為的原因，而不斷形成“原因――效果――原因”的良性循環。換句話說，“反饋信息如何傳遞”（反饋流程）、“誰傳遞反饋信息”（反饋主體）以及“反饋信息傳遞了什么”（反饋信息）是反饋機制必須明確的三個核心問題。

（一）反饋流程

企業電子文件反饋機制應該是一個覆蓋電子文件管理全流程的廣泛機制，是管理主體通過反饋信息流實現管理功能的一個完整的管理優化過程。在該機制中，企業內參與電子文件管理的部門和員工將他們參與電子文件管理的制度、規范、流程、系統等建議匯報給管理者，形成“反饋”；管理者根據接收到的反饋信息，評估已有的管理方法、程序和工具，作出相應的“反饋遵從”；管理目標和內容在進行調整后，新的電子文件管理策略、方法和系統又會引發“關于反饋的反饋”，即“再反饋”。企業電子文件管理的反饋流程，貫穿企業電子文件戰略制定、業務實施與系統操作的各個階段。在這一過程中，電子文件管理的決策制定者和執行者都可能成為反饋主體，任何關于電子文件管理決策執行的認可、改進、懷疑、否定都可能成為反饋信息，而不同反饋主體又會根據反饋信息的不同作出再反饋。如圖1所示。

（二）反饋主體

參與電子文件管理反饋機制的主體至少包含三大類：電子文件管理者（管理層）、系統開發者（技術層）、企業各業務部門員工（操作層）。三大主體的關系如圖2所示。

1.電子文件管理者作為管理層，擔負著掌控企業電子文件管理水平與發展的重任，其所制定的電子文件管理總體目標，引導著企業電子文件管理的總體走向。從企業電子文件宏觀發展來看，管理者控制著反饋信息的使用與結果，即只有在作出管理者及時根據反饋信息對電子文件管理作出優化調整時，反饋機制才能發揮積極作用。

2.系統開發者作為策略規劃的設計實現者，需要將管理者設定的目標和制度，落實在復雜但有序的電子文件管理系統中，并通過系統數據庫及時獲取并管理用戶在系統中的操作行為，節省管理者的管理成本，形成系統自動管理與反饋。沒有系統開發者，管理者設定的目標將無法落實，用戶反饋的信息將無序無用，反饋結果對管理升級并無意義。

3.企業各部門員工作為實際業務的執行者，必須遵循管理者制定的電子文件管理制度，使用系統開發者設計的電子文件管理系統，以參與完成與本業務相關的電子文件管理流程，實際上是以用戶的身份使用管理成果。各部門員工的“用戶體驗”對于管理者和系統開發者判斷管理目標與管理成效是否匹配至關重要。

需要注意的是，反饋機制中三大主體之間的關系不是單向的，反饋與再反饋總是循環發生。例如，管理者會通過系統為各部門員工提供系統操作行為的反饋信息，幫助他們判斷自己的管理行為是否符合管理層提出的目標和要求。而各部門員工又可以通過系統向管理者提出自己的質疑或建議，幫助管理層調整管理策略等。

（三）反饋信息

不同反饋方提供的反饋信息與作用是不同的。當電子文件管理系統作為反饋方時，反饋信息主要用于幫助用戶判斷自身操作行為是否正確并進行有效修正；當電子文件管理系統的用戶作為反饋方時，反饋信息主要用于幫助電子文件管理者判斷管理成效并作出更新優化。按照反饋結果，反饋分為正面反饋和負面反饋。正面反饋是指企業用戶對電子文件管理流程或系統的肯定，也可指電子文件管理者或系統自動對企業用戶操作行為的肯定；負面反饋則是指企業用戶參與電子文件管理流程或使用系統時對其產生的不滿或質疑，也可指電子文件管理者或系統在用戶使用不當時，對其發出的警示。一般來說，越完善的電子文件管理流程或系統所產生或接收的負面反饋信息就越少，但是也要注意：負面反饋信息越詳細越有利于用戶行為的修正和電子文件管理的優化改進。

三、企業電子文件管理中建立反饋機制的實踐路徑

反饋機制的實現需要電子文件管理部門、業務部門和技術部門等多方協同，在企業電子文件的生成、管理、利用等多個環節中完成相應的反饋活動。

（一）企業電子文件的生成

業務部門根據自身業務需要，同時遵從企業制定的電子文件管理制度和規范，在本部門業務系統中生成電子文件，并在業務流程中流轉。在這一階段，文檔管理部門會對業務部門提出相應的電子文件格式與內容要求等，各業務部門則成為主要的反饋主體，對文檔管理部門的“前端控制”進行反饋：一是業務部門有必要積極向管理者提出需求，說明本部門在業務過程中需要生成何種電子文件、需要何種技術支持管理以及需要的人員與財務成本等。二是業務部門要積極填寫由企業文檔管理部門下發的、用于調查業務部門電子文件管理情況的調查問卷，或積極參加由文檔部門組織的座談會，及時反映本部門遵循現有電子文件制度、規范和標準的情況，生成業務類電子文件的類型與格式現狀等。

（二）企業電子文件的管理

企業電子文件在歸檔前，作為業務活動憑證，仍需要在業務系統中進行管理，以隨時支持部門員工的電子文件利用需求。在這一階段，各部門員工成為主要的反饋主體。

1.績效評估。企業電子文件管理負責人可對員工參與電子文件管理的總體工作成效、各環節操作細節等進行評估，從而幫助員工判斷自身在電子文件管理方面的能力與表現。評估結果在合格以上即為正面反饋，在合格以下即為負面反饋。

2.專業培訓。根據績效評估結果，那些對電子文件管理參與度不高、參與水平有限或操作行為不當的員工，需要接受專業的培訓指導，以強化他們對電子文件管理的認知，使員工認識到在完成業務目標的同時，也要完成相應的電子文件管理任務。

（三）企業電子文件的利用

企業電子文件歸檔保存后，作為企業的信息資產，可以分級、分類面向企業用戶開放使用。企業電子文件的利用一般需要系統操作，此時系統及其用戶會對彼此的行為作出反饋，推動電子文件利用過程中系統與用戶的相互適應。

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由于電子證據的一些特殊性，與傳統證據相比，對電子證據進行認證要復雜得多，給認證帶來了許多挑戰。關于電子證據在什么條件下能夠通過認證具有可采性和證明力，目前已有的國際上或者各國的證據法律規定不一致，英美法系的國家和大陸法系也存在不統一，但是能夠得到統一認可的是某一電子證據必須具有合法性和真實性才能作為定案的依據。電子證據的認證標準同樣不能脫離這兩個標準。對此，結合英美法系的相關規定，筆者在理清電子認證和電子文件管理之間關系的基礎上，著重探討了電子證據合法性以及真實性認證給電子文件管理工作的啟示和要求。

一、電子認證與電子文件管理的關系

1　電子證據與電子文件證據概念解析

法律學界將電子證據的含義概括為：電子證據是以電子形式存在的、用作證據使用的一切材料及其派生物；或者說，借助電子技術或電子設備而形成的一切證據。檔案學界對電子文件的含義概括為：國家標準《電子文件歸檔與管理規范(GB／T 18894―2002)》將電子文件界定為“在數字設備及網絡計算機環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備進行閱讀、處理和存儲，并可在通信網絡上傳送的文件。”電子文件是“數字信息”與“文件”兩個概念的交集，它既是有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。將電子文件用作證據使用時，即為電子文件證據。

通過對電子證據和電子文件證據的概念進行分析可見：電子證據與電子文件證據是屬種關系，電子證據在外延上大于電子文件證據。

2　電子證據認證與電子文件管理

美國著名的電子文件管理專家戴維?比爾曼(David Bearman)的著名專著《電子證據一當代機構文件管理戰略*的譯者王健教授在序言中針對為何將書名以為“電子證據”解釋到：“本書的書名反映了研究焦點的重大變遷……一年中，我愈益認識到關鍵在于怎樣界定計算機系統中的信息是否屬于文件―業務活動的證據。我以‘電子證據’作為書名，就是為了強調一點，大多數電子數據、電子記錄或者信息匯集并非文件，因為它們不能作為憑證。這是我們在紙質文件環境中不曾遇到過的。因此，必須為電子證據的管理創立方法論。”可見，在電子文件管理的研究中，已經考慮到了將電子文件作為證據這一思想，也考慮到電子文件的法律效力。

所以，我們需要將證據的觀點納入到電子文件管理的范疇。基于此，我們必須考慮電子文件作為證據在法庭上被采納的認證標準，明確什么樣的電子文件具有證據資格和證明力，這樣才能有效地推動電子文件管理工作。本文主要是從證據的合法性和真實性認證的兩個角度來討論其對電子文件管理的啟示。

二、電子證據合法性認證對電子文件管理工作的啟示

1　電子證據合法性

電子證據合法與否與其生成、傳遞、存儲以及顯現有密切關系。其合法性是與電子證據的非法證據排除規則相對應的，美國的《聯邦證據規則》針對電子證據調整了非法證據排除規則，我國也規定了有限的非法證據排除規則。具體來說，電子證據作為非法證據加以排除的情形主要有：(1)通過竊取方式獲得的電子證據，不予采納；(2)通過非法搜查、扣押等方式獲得電子證據、情節嚴重的一般不予采納；(3)通過非核證程序得來的電子證據，在電子商務糾紛案件不予采納；(4)通過非法軟件得來的電子證據，在民事訴訟中一般不予采納。這四個方面，前兩者主要是指獲取方式不合法導致的電子證據不合法，而后兩者則指生成與保存電子證據的程序和軟件不合法導致的電子證據不可采納，與電子文件管理有關的也正是后兩者。系統核證主要是針對電子文件管理系統，它是指由專門機構對有關的系統按照一定標準和步驟進行審核，審核合格的就簽發核證證書。非法軟件主要包括非法售制的軟件與非法錄制的軟件兩大類。前者是指研制過程違公益或國家法律的軟件，或者未通過國家登記備案而私自向社會銷售的軟件。后者是指未取得軟件合法所有權人授權而錄制的軟件，即俗稱的盜版軟件。

2　啟示

非核證程序和非法軟件中得來的電子證據不予采納，給電子文件管理帶來的啟示包括：一是進行系統核證，二是保證電子文件管理系統的合法。

進行系統核證

一些國家已經針對系統核證做了特別規定，例如新加坡就成立了專門的機構進行系統審核和簽發證書。我國尚未作出全面的規定，目前僅有一些對電子商務輔助活動使用計算機軟件進行核證的規定。如財政部1994年的《會計電算化管理辦法》針對會計行業的核算軟件的核證作出了規定；信息產業部的《電信設備進網審批管理辦法》和中國證監會的《網上證券委托暫行管理辦法》都對各自行業的系統核證進行制度規定。但是，專門針對電子文件管理系統的核證制度目前還沒有明確法律規定，有的電子文件管理系統是企業與其他軟件公司合作開發，有的甚至是自行研發的，沒有對電子文件管理系統確立統一的標準并核證。但是從確保安全的角度出發，對系統進行審核許可的時代遲早會來的。

保證電子文件管理系統的合法

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我國各省、市按照國家檔案信息化建設的總體要求，制定了相應的電子文件管理地方標準。地方也積極制定地方法規，1999年11月，天津市出臺第一個電子檔案地方標準《文書檔案目錄數據庫結構與著錄格式》，不久，江蘇、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相繼了類似標準。2005年以后，安徽省電子文件中心作為全國第一個電子文件管理中心作為代表，在全國檔案工作會議上被推廣經驗，后來江蘇、浙江、福建、天津、青島等地方也開展了一系列電子文件管理和保管利用項目，改變了各機關電子文件分散保管的局面。我國目前正是在通過基層試點來解決電子文件檔案遇到的難題，探索我國電子文件長期保存和利用模式。

筆者閱讀大量資料，站在電子文件管理國家戰略的高度規劃電子文件管理模式的結構框架，力圖構建出一個立足電子文件發展規律，符合國家方針政策的具有實際可行性和生命力的結構體系，具體說來，我國電子文件管理模式結構需從4條主線，3個層次來架設。

一、四條主線

1.全程管理

全程管理是對電子文件運動全生命周期迸行管理過程的簡稱，前端控制思想是全程管理思想的保障，強調事先控制。我們在進行電子文件管理模式構建中，就應將電子文件管理理論納入到文件形成初期，避免因“分段管理”造成管理過程不銜接，電子文件資源的丟失和格式（途徑）不配套的現象發生。

2.文檔一體化

當前我國整體上是實行的文件和檔案分開管理分開處理的體制。我國是將文件與檔案管理看作是一個前后的過程。文件管理是檔案管理的前者，沒有文件管理就沒有檔案管理，文件管理是檔案管理形成的前提性條件，而檔案管理則是文件管理的后續處理結果，文件管理統歸都要經過檔案管理這個階段。然而正式這種電子文件管理與檔案管理分開管理的模式，我國恰好又正式兩個部門對與這兩個階段進行分別管理，所以在二者的協調上就總會出問題。電子文件管理機構對于電子文件的保護意識不夠，在電子文件向檔案文件傳輸過程中，造成不小的流失。而檔案管理機構的資源改革和探索，也很少一部分可以影響到電子文件管理機構。對此，我們要把檔案管理理論覆蓋整個電子文件運動生命周期，實現電子文件從形式時就按檔案的要求進行管理，實現文檔一體化。

3.集中式管理

集中式保管策略是通過機構變革、政策法規、觀念轉變等逐漸形成的電子文件資源統一管理、統一指揮、統一調配的格局，這有利于實現電子文件管理的集約型，促使電子文件管理規范化和位置集中，消除“孤島”現象和“政出多門”的弊端，實現電子文件的共享和長久可用。

4.單軌制（單套制）

我國電子文件管理目前實行的是雙軌制的管理方式（雙套制的保管模式）。“單軌制”與“單套制”歸檔的選擇，是建立國家電子文件管理的戰略的一個不可回避的問題。西方發達國家基本已經實現了電子文件的“單軌制”與“單套制”歸檔管理模式。

二、三個層次

1.真實、可靠、完整、可用和長久可用是電子文件管理的目標

（1）真實性：電子文件管理系統在接收文件前對即將進入系統的電子文件進行鑒定，并確認其是由被授權者形成、發送的，同時保證在保存、處置電子文件過程中對其所做的任何增、刪、改、查的行為都是經過授權的。

（2）可靠性：系統中存儲的電子文件要能夠準確反映其所證明的活動、事實及事務活動過程，在后續的事務活動過程或活動中可以以其為依據，這要求電子文件管理系統能夠保證電子文件的內容信息和背景信息真實可信。

（3）完整性：對于保存在系統中電子文件，系統能夠保證期信息的齊全，防止對其

進行未授權的改動，一旦發生改變，系統能夠對這種改動進行追蹤，并能夠恢復到最后一次改動的狀態。

（4）可用性：電子文件管理系統要能夠保存電子文件以有效的方式查找、檢索、呈現和理解，電子文件可以得到利用。

（5）長期保存：為了能夠能夠持續收集、選擇、組織最有價值的文件信息資源，對其進行長期保存，確保其真實性、完整性、有效性，并在相應的權利保護下可以為電子文件管理系統的用戶所獲取。

這是我們進行電子文件管理的核心目標，也是我們對電子文件管理活動的要求，一切電子文件的活動都應建立在這個核心目標之上，離開了任何一點，我們進行電子文件管理也將失去意義。因此我把這作為構建電子文件管理模式的結構體系的靶心。

2.法律政策、標準規范、技術創新、商業模式、組織機制和最佳實踐是電子

國家層面應制定電子文件管理活動的方針、政策、法律、條例，使電子文件管理活動在國家總攬全局、統一指導、有效監督的條件下有條不紊的進行，同時完善電子文件管理組織體制，保障電子文件在服務組織機構管理活動，建立電子文件管理標準體系，目前比較成熟的，模型是開放檔案信息系統（OAIS），鼓勵發展電子文件管理軟件和設備產業，加強電子文件數字中心的建設，推動電子文件技術的創新，探索電子文件管理的最佳實踐，并以示范經驗推廣應用。法律政策、標準規范、技術創新、商業模式、組織機制和最佳實踐之間是相鋪相成、密不可分的。

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111 　 項目文件管理的概念項目是一種臨時性 ( Temporary) 創造(Create) 一項唯一的 (Unique) 產品和服務的任務。

項目的這種臨時性、創造性、唯一性決定了完全意義上的項目文件管理的復雜性、艱巨性和嚴肅性。為了實現對項目文件的有效管理和控制 ， 保持工作成果及過程的可追溯性 ，防止信息資源丟失、損失 ， 便于有關信息、成果的有效再利用 ， 必須加強項目文件管理。

112 　 工程項目文件管理軟件的運用現狀目前在我國 ， 項目電子文件管理的方式和手段的運用并不容樂觀 ， 因為項目具有周期緊張、資源有限、信息量大等特點 ， 甚至有的項目是現場作業 ， 所以很多企業在項目中根本就沒有采用文件管理軟件 ， 電子文件的保管沒有形成完整的體系。

有人統計 ， 在此類企業項目實施中 ， 主要項目管理人員文件查找消耗的時間超過了其工作時間的 30 %。

也有部分經營狀況良好的大中型企業花費大量的人力、物力建立了項目電子文檔管理系統、項目文檔數據庫 ， 實現項目全過程的信息管理和共享 ， 實現工作流的控制和管理 ， 實現文檔的版本控制、分發、共享瀏覽 ， 數據恢復管理、紅線圈閱、權限管理、文檔的狀態跟蹤、文檔管理與控制等 ， 但總體上看真正運行正常的微乎其微。

2 　 需求分析

工程項目文件管理的服務對象實際存在三個層次: 公司、項目、個人。對項目級的電子文件管理而言 ， 因需要保留過程文件 ， 文件量十分龐大 ， 一個工期 1～2 年、投資幾億人民幣的總包項目 ， 其文件存儲就可能要超過 10G。

對公司級的文件管理 ， 因公司項目可能達到一年幾十個上百個 ， 而公司服務器的存儲空間有限 ， 所以不可能把項目的所有過程文件保存上去 ， 一般只會保存最終版文件 ， 這不能完全滿足項目過程控制的要求。至于個人的文件管理 ， 公司的文件管理系統就更加不能應付了。

這樣便產生了公司、項目、個人三個層次需求的不一致 ， 公司級的文件管理系統更多的是一個事后的檔案管理系統 ， 而很難成為一個實時的項目文件管理系統。因此 ， 一個獨立于公司文件管理系統之外的項目文件管理軟件就存在現實的必要性。

3 　 開發方案選擇

項目周期緊張、資源有限、甚至現場作業的特點決定了項目文件管理軟件的安裝配置、運行維護、操作使用必須十分簡單 ， 因為一般項目是沒有專職的 IT 工程師的 ， 而由項目秘書負責建立“項目管理文件清單”及文件登錄、歸類、保存。

雖然文件管理系統要求是一個以網絡和大型數據庫為支撐、以資料檔案的規范管理和有效利用為核心、以提高資料檔案管理水平和利用價值為主線的檔案和資源管理信息化平臺[1 ]。

但根據我國目前項目建設與管理的實際 ， 現階段大多數情況下 ， 項目文件管理并不宜完全依賴于網絡 (雖然是將來的發展方向) ，以文件系統 ( Filesystem 指貯存在計算機上的文件和目錄) 和Access等小型數據庫為基礎仍是一個不錯的選擇 ， 在實踐中能起到事半功倍的效果。

4 　 軟件開發思路

411 　 數據庫設計

項目文件管理是一個系統的過程 ， 包括文件處理、文件報批、文件借閱、文件保管與保存、文件發放與控制、文件作廢與銷毀等過程。

項目實施過程中 ， 往往有來自組織內部和外部的大量的文件產生 ， 這些文件又和相關的事件相聯系。因此 ， 項目文件管理必須反映組織、事件、相關文件等內容。數據庫設計時 ，與文件直接相關的表可考慮建立以下三個 (見表 1) :

WBS表: 用于反映組織、事件的分類。

通過其編碼 ， 可以準確、便捷地對文件進行確認和檢索 ， 可方便地進行電子化或表格 (紙介質) 形式管理。

MATTER 表: 對事件進行描述 ， 主要反映事件日期、事件代碼等內容。如一封信件的接收或發送日期、信件編碼、內容描述等信息。

FIL E表: 必要時 ， 對事件所涉及的文件分別進行登記 ， 如圖紙提交相關方時 ， 登記提交的每個圖紙包名稱或每一張圖紙名稱等內容。

三個表之間采用一對多級聯的關系 ，wbs -id是 WBS 表的主鍵 ，MATTER 表的外鍵 ，WBS 表和 MATTER 表之間級聯刪除和更新;mat ter-id是 MATTER 表的主鍵 ， FIL E 的外鍵 ，MATTER 表和 FIL E表之間級聯刪除和更新。

*1

412 　 主要程序設計

41211 　 樹型結構設計

項目實施各方可根據各自的項目管理需求確定其文件管理的分類 ，如可采用四級分類:第一級為收發文單位、 第二級為文件類別、 第三級為專業或部門、 第四級為專業子項。Treeview控件可方便地創建同級節點或下級節點 ，從而實現對事件、 文件的分類管理[2 ]。

樹型結構使用 WBS 表的數據 ，由 Treeview控件來創建 ，parent-id 字段確定了各個 wbs -name 的層次關系(見表 2) 。

*2

41212 　 Datagrid表格設計為操作 MATTER 表和 FIL E 表 ，可利用Datagrid控件分別建立事件表格和文件表格。

Treeview 上點擊某節點 ，如該節點為最底層節點 ，事件表格中便顯示 MATTER 表中與該節點Wbs -id 對應的數據 ，如該節點不是最底層節點 ，事件表格中便顯示 MATTER 表中與該節點及其下級所有節點 Wbs -id 相對應的數據。

事件表格上點擊某記錄 ，即確定了 MATTER 表中的 Mat ter-id ，文件表格便顯示 FIL E表中等值Mat ter-id所對應的數據。

MATTER 表和 FIL E 表的 AllowAddNew、AllowDelete、 AllowUpdate 屬性設置為 True ，以保證數據編輯工作的正常進行。軟件界面如圖 1 所示 ，其左側為樹型結構 ，顯示事件、 文件的分類 ，右上部為事件表格 ，右下部為文件表格。

41213 　 對文件系統的操作

文件系統對象 FSO ( File System Object )可通過調用對象本身的屬性直接實現對文件和文件夾的操作 ，FSO 的 Folder 對象的 FolderExist s方 法 可 查 找 一 個 文 件 夾 是 否 存 在 ，CreateFolder方法可創建一個文件夾。 在事件圖 1 　 軟件運行界面

表格新增記錄時 ，程序目錄下相應自動建立與新增記錄的 wbs -id 同名的文件夾。事件表格雙擊事件 ，本事件對應的文件夾自動打開。

41214 　 對查詢集的全文搜索

Windows操作系統提供了對某一指定根節點文件夾的全文搜索 ，但在項目文件查詢中使用并不方便 ，因為事先并不知道相關文件在哪些文件夾中 ，在頂層文件夾中查找效率太低 ，指定更具體的位置 ，又可能掛一漏百。對查詢集的全文搜索的方法是:首先通過一定的查詢方法 ，查詢出包含相關內容的所有文件夾的集合 ，事件表格中便顯示事件相關文件存放的位置(事件 Wbs -id 與相應的文件夾同名) ，然后在這些文件夾和子文件夾的所有文件中 ，查找包含一定文字的文件。

41215 　 文件打包

不同的項目人員對項目資料有不同的需求 ，如需要拷貝某部門在一定時期的全部管理文件 ，使用文件打包功能便可圓滿地解決這個問題。

文件打包主要使用 FSO 的 CopyFolder和CopyFile 方法 ，隨著查詢記錄集從第一條向移動 ，對應事件的文件夾依次被復制到文件包中。如在復制時判斷該文件夾是否已經存在 ，還可實現增量備份的功能。

5 　 結　 語

我們依據本思路開發了一名為 “文管精靈”的項目文件管理軟件 ，并已在一涉外項目中使用了一年 ， 現工程完成將近一半 ， 管理的文件量已達到了1 2 G ，文件數超過2萬個 ，文件夾接近 4 000 個。實踐證明 ， “文管精靈” 簡單直觀 ，操作方便 ，同其它文件管理方式相比提高了管理效率 ，不僅能服務于項目級的文件管理 ，還可用于個人資料的管理。此開發和運用模式既結合了當前國內軟件運用的水平 ，使普通使用者輕松上手 ，又服務于生產實際 ，使項目文件管理規范、 項目文件保存完整。

參考文獻

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一、元數據自動采集需求分析

元數據是描述文件背景、內容、結構及其整個管理過程的數據。不同于傳統意義上的著錄,元數據內涵更豐富,功能更全面,要求更嚴格,不可能由檔案管理人員在文件歸檔后進行著錄,更不可能由形成機構文件管理人員或業務人員手工錄入。元數據需要全程規劃,需要嵌入系統,需要實時自動采集,需要真實、動態地再現電子文件管理的背景信息及過程信息。實現元數據自動采集,是元數據自身管理的要求,也是形成機構實際業務的需求。

(1)元數據管理要求

國際標準《信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》(ISO 16175 1-3)一再強調,文件管理元數據(metadata)包括“識別、認證文件和文件背景關聯等信息以及生成、管理、維護和使用文件的人員、流程和系統的信息,文件管理政策”。只有伴有界定了關鍵特征元數據的文件才是真實有效的文件,這些特征必須被清晰地記錄下來。元數據在文件捕獲點上對文件進行詳細說明,固化文件與其業務背景的關聯,對文件實施管理控制。在整個生命周期中,新的元數據不斷伴隨業務的開展、提供利用而持續增加,以長期保證真實性、完整性、可靠性、可用性,使得對文件的管理成為可能。

在電子文件管理系統中必須實現元數據的有效管理。電子文件管理系統(ERMS)作為專門用于對文件的維護和處置予以管理的系統,具有如下屬性:在背景中生成文件;管理和維護文件;依據要求的時間長度維護文件;文件管理元數據要可以設定。

作為描述文件背景、內容、結構及其整個管理過程的數據,元數據最大的特征是動態性,動態地再現文件生成、流轉、管理的全過程,在整個生命周期中為電子文件(包括由此轉化而成的電子檔案)的真實、完整、可靠、可用保駕護航。元數據的重要價值在于還原文件的背景信息,反映其所生成的政策法規和技術環境,顯示與其他文件以及業務行為責任者等的各種關系,克服電子文件虛擬存在的局限。可見,元數據記錄和反映的這些錯綜復雜、動態變化的信息已經無法僅僅依靠手工進行記錄,必須嵌入系統,由系統自動判斷、計算與識別,實現系統自動采集元數據是元數據自身管理的要求。

(2)機構業務需求

電子文件的特點決定了對元數據的采集必須前置,由前端形成機構伴隨業務活動的開展和其間文件的形成進行采集與管理。《文書類電子文件元數據方案》(以下簡稱《元數據方案》)給出了88項元數據元素,其中80%需要形成機構進行采集,而且過程性元數據需要反復著錄,側重記錄電子文件生成的技術環境與業務過程信息,所涉問題難度大且較復雜。特別是《元數據方案》中規定的一些元數據項存在“宏觀”或“籠統”的情況,比如元數據中“日期”項,如不結合文件生成、運轉、處置的流程予以細化,則無法確定采集節點和采集方式;僅從文件生成流程來看,面臨著起草、會商、審核、簽發等諸多“日期”,哪些日期最為關鍵、哪些應作為元數據予以采集、在文件生命周期中是否重復元數據以及如何采集等,都需要結合機構業務流程和相關規范深入研究,并實施精細化管理。對文件形成機構(即業務機構)而言,因為元數據管理而徒增繁重手工著錄工作量,造成人力物力財力的巨大浪費,進而影響機構工作效率與績效。需要指出的是,元數據并不是獨立的,而是與機構自身電子文件管理基礎密不可分。沒有科學的電子文件、檔案一體化全程管理流程,沒有完備的電子文件元數據管理功能要求,便無法構建完善的元數據管理方案。因此,本文的研究內容是綜合性的,從狹義來講是電子公文元數據自動采集方案;從廣義來講是機構電子文件管理方案。

二、元數據自動采集原則

(1)基于檔案管理的基本原則

1.來源原則。元數據采集雖然通過對電子文件信息加以采集、提煉、分析和組織,揭示文件、檔案的內容及其產生規律,但是仍然以尊重檔案的本質屬性和規律為前提,在采集時注重體現電子文件來源,使機構中同一來源的電子文件通過元數據采集得到集中反映,使元數據與檔案的來源相聯系,以此通過元數據揭示同一來源的檔案、文件之間的各種聯系,為檔案、文件的理解與利用提供來源方面的背景信息。

2.有機聯系原則。有機聯系原則也是檔案管理的基本原則,是指系統中文件及組成系統的諸要素之間需保持時空上的相互聯系。由于電子文件是以二進制代碼的形式分散存在于計算機之中,因此保持文件之間的有機聯系顯得尤為重要,而要保持這種有機聯系,必須依賴于元數據。以此原則為導向的元數據采集實質上就是電子文件信息的系統化增值過程,其目的是把分散的文件信息轉化為互相聯系、系統的信息流,形成！更高級的信息產品,滿足用戶的特定利用需求。通過元數據采集與管理過程,使大量文件特征信息加以系統化和組織化,有效控制檔案、文件信息揭示的數量和質量,克服檔案、文件查詢和利用的困難,提高檢索效率,節省查詢成本和精力耗費,實現價值增益。